Nyní si předvedeme zavedení firmy do agendy Adresář firem a zmíníme, co vše lze u firem zadávat. Firmy lze samozřejmě zadávat i kdykoli později stejně jako jiné záznamy do jiných číselníků.
Firmě ze zadaného příkladu nadefinujeme několik smluvních partnerů:
ABC
Otevřeme agendu Adresář firem. Viz modul Adresář→záložka Adresář. Vyvoláme funkci F2=Nový. Zadáme název, daňová identifikační čísla (IČO a DIČ) firmy (kód je předvyplněn jako K0001, pokud jsme si nadefinovali strukturu, jak bylo řečeno dříve, jinak jej zadáme ručně). Dále v subzáložce Sídlo zadáme adresu sídla firmy. V subzáložce Provozovny máme pak možnost zadat její provozovny. Zadání provozoven je povinné, nicméně pokud je nepoužíváte, nebo firma žádné nemá, nemusíte se provozovnami vůbec zabývat (systém automaticky založí jeden záznam provozovny s nastavením Synchronizovat adresu dle sídla firmy). My si použití provozoven vyzkoušíme, tudíž si zadáme k firmě alespoň dvě provozovny s označením fakturační a expediční místo. Ke každé provozovně lze nastavit výši Kreditu pro sledování nezaplacených pohledávek po splatnosti a upozorňování na překročení kreditu a lze jí přiřadit její sklad pro předvyplňování, příp. další údaje. Tyto možnosti zatím nevyužijeme.
V zadání dokladů pak budete moci kromě firmy vybírat i jednu z jejích provozoven. Nicméně pokud provozovny firem u vašich partnerů nepoužíváte a nechcete se jimi zabývat, můžete si nastavit automatické předvyplňování hlavní provozovny (té, která je první v pořadí) jako jeden z parametrů systému ve Firemních nastaveních.
Dále můžeme k firmě zadat její bankovní účty v záložce Detail, subzáložce Bankovní účty, zadání je intuitivní (pokud chcete k jednomu účtu evidovat účet ve formátu pro tuzemský styk i ve formátu IBAN, pak si je zadejte jako dva samostatné účty). Jedná se o smluvního partnera, kterému naše firma z příkladu poskytuje splatnost 20 dnů, tj. v záložce Detail, subzáložce Další údaje zadáme do položky splatnost 20 dnů. Tato splatnost se použije namísto splatnosti globálně nastavené v agendě Firemní údaje v záložce Předvyplnění, kterou jsme si nastavili dříve prostřednictvím agendy Průvodce nastavením firmy. Dále v záložce Další údaje zadáme do položky Kredit 100000CZK a zatrhneme "Sledovat" (poté bude systém sledovat výši neuhrazených pohledávek u dané firmy, a pokud pro tohoto smluvního partnera překročí povolený limit 100000CZK, bude na to při vystavování dalších faktur uživatele upozorňovat).
Výši úroku z prodlení ponecháme 0 %, což způsobí, že se uplatní hodnota 0,05% předvyplněná dříve prostřednictvím agendy Průvodce nastavením firmy (viz též kap. Firemní údaje - nastavení parametrů a další nastavení). Ostatní položky zatím necháme nevyplněné (firma ABC není dealer, tudíž ji nebudeme zařazovat do dealerské kategorie. Bude mít nadefinován individuální ceník. Ten ale dosud zaveden není, proto jej nelze firmě přiřadit. Ceník jí přiřadíme později hromadně přímo z agendy ceníků. Může mít přiřazen i sklad, pak se daný sklad bude předvyplňovat na některé doklady vystavované na danou firmu, ale to pro účely našeho příkladu zatím nevyužijeme).
Příklad zadání dalších údajů zadávané firmy.
Firma je registrována k DPH i v DE, což si můžeme zadat do položky Země DPH registrace. Na závěr firmě přiřadíme hodnoty klíčů (pokud jsme si je zavedli). V záložce Detail, subzáložce Klíče se nejprve postavíme kurzorem na klíč Typ firmy a k němu v pravé části okna zatrhneme hodnotu Odběratel - smluvní partner, poté se postavíme na klíč Kontakt a k němu zatrhneme hodnotu např. Výstavy.
Příklad zadání hodnot klíčů, které platí pro zadávanou firmu.
Vše uložíme pomocí funkce Uložit v pravém dolním rohu okna.
DEDEK
Obdobně zavedeme další firmu DEDEK jakožto dealera. Kód bude předvyplněn K0002. Zadáme mu adresy atd. a poté mu v záložce Detail, subzáložce Další údaje zadáme dealerskou třídu 1 (pokud nemáte žádné třídy nadefinované, vraťte se zpět a proveďte test z kap. Dealerské třídy). Dále zadáme kredit 30000CZK a zatrhneme Sledovat, splatnost mu zadáme 0 (potom se pro něj bude vždy předvyplňovat splatnost podle aktuálně nastavené splatnosti ve Firemních údajích). Nakonec mu zadáme klíč Typ firmy se zatržením hodnoty Prodejce/dealer.
X-Data
Dále si do adresáře zadáme firmu X-DATA, která bude demonstrovat jednak dodavatele firmy ze zadaného příkladu a jednak koncového spotřebitele, takže nebude mít žádnou dealerskou třídu ani jinou slevu a hodnoty klíče bude mít Odběratel - koncový spotřebitel a Dodavatel. Kredit mu nemusíme zatrhávat, jelikož takovým klientům se nebude vůbec prodávat na faktury, takže není třeba na kredit upozorňovat. My ale zatrhneme "Sledovat kredit" a hodnotu kreditu zadáme nula (pak v případě, že by někdo omylem začal vystavovat fakturu na tuto firmu, program by ho upozornil). Firma je registrována k DPH i v DE, což si můžeme zadat do položky Země DPH registrace. Obdobně zadáme další položky.
T-Servis
Pro založení nové firmy lze též využít funkční tlačítko Import z portálu ARES (CZ) resp. Import z veřejné databáze (SK). Více viz podrobný help. Kap.: Komunikace s portálem ARES (CZ) resp. Komunikace s veřejnou databází firem (SK). Po stisku funkce Nový v Adresáři firem zadáte název firmy nebo IČO, v našem případě stačí zadat do názvu např. T-Servis, a kliknete na příslušné funkční tlačítko.. Nabídne se varianta nastavení HTTP, neboť se jedná o napojení na webovou aplikaci. Podle konkrétní situace zvolíte Centrální nebo Individuální nastavení. Vyhledá se seznam firem evidovaných v ARES, které mají podobný název. Kliknete na požadovanou firmu a zobrazí se detailní informace evidované v ARES, natažení údajů do Adresáře firem potvrdíte tlačítkem OK. Doplní se IČO, oficiální název a adresa firmy, Zadáte další údaje, v našem příkladu klíč Dodavatel.
Pokud se v nějakém údaji spletete a potřebujete provést opravu, můžete zvolit ze dvou režimů - oprava drobná určená pro překlepy apod. (taková se obecně promítá na všechny vystavené doklady s danou firmou apod.) a oprava zásadní. Při opravě zásadní se vytvoří kopie původní firmy, která se bude zobrazovat v záložce Předchůdci. Doklady vystavené dříve na tuto firmu se budou vázat právě na tohoto předchůdce. Typicky se tato oprava používá při změně názvu firmy.
Firma je jednou z povinných položek na většině dokladů. Pokud na některých dokladech, na kterých je povinná, nechcete uvádět konkrétní firmu, můžete si zavést nějakou fiktivní, kterou budete pro tento účel používat. Můžete používat i firmu k tomuto účelu defaultně dodávanou s názvem #Bez příslušnosti k firmě a s kódem např. 000, zbývající údaje k ní není třeba zadávat. Tuto firmu si pak můžeme i nastavit jako firmu předvyplňovanou (předvedeme si dále).
Dále viz podrobný help. Kap.: Adresář firem
TEST
Zadali jste si alespoň jednu firmu s přiřazenou dealerskou třídou
ANO
Pokračujte zadáním osob.
NE
Nevadí, firmu můžeme zadat i později, nicméně pro pozdější zadání dokladu budeme muset mít minimálně jednu firmu zavedenu. Navíc pro firmu přiřazenou do dealerské třídy budeme později demonstrovat slevový systém např. při tvorbě faktury vydané. Dále na více firmách s klíčem Dodavatel si budeme demonstrovat výběr dodavatelské firmy při tvorbě objednávek vydaných hromadně, takže vám doporučujeme si je zavést dle textu výše.