Průvodce nastavením firmy

Zde se vyplňují základní údaje o naší firmě. Pokud jste provedli aktivaci, bude název firmy předvyplněn jménem firmy zadaným při aktivaci. Zvolíme typ organizace výběrem ze tří možností, které se nabídnou po kliknutí na šipku označující skrytý seznam. V našem případě si vybereme možnost Soukromá organizace - podnikatel. Dále viz podrobný help. Kap.: Skryté seznamy (combo box).

Dále zadáme daňová identifikační čísla (IČO, DIČ) platná pro lokální zemi, EORI a adresu naší firmy ze zadaného příkladu. Tyto údaje pak budou sloužit zejména v tiskových výstupech jako údaje o "naší" firmě. Důležité je zatržení, zda je firma plátce DPH (myšleno plátce DPH v lokální zemi - např.CZ) a dále zadání limitu pro kontrolu data plnění DPH dokladů, což je např. v České republice dle zákona 15 dnů. Dále viz podrobný help. Kap.: Průvodce nastavením firmy - kroky průvodce

Popis adekvátní agendy: Viz podrobný help. Kap.: Firemní údaje, Firemní údaje - záložka Obecné a Firemní údaje - záložka Vlastní adresa.

Zobrazení kódu lokální země a lokální měny, ve které se účtuje.

Lokální země je pro systém důležitá, jelikož se podle ní zejména určuje, zda vystavované doklady jsou doklady tuzemské nebo zahraniční a u většiny prodejních dokladů se formuláře pro zadání dokladů pro tuzemský obchodní styk značně liší od zadání dokladů pro zahraniční obchodní styk. Lokální měna jednak určuje, v jaké měně bude vedeno účetnictví, a jednak určuje, zda vystavované doklady jsou v cizí měně či nikoli a zda se tedy pro ně bude provádět přepočet do tuzemské měny a do jaké. Dále viz podrobný help Průvodce nastavením firmy - kroky průvodce.

Popis adekvátní agendy: Viz podrobný help. Kap.: Firemní údaje - záložka Obecné, subzáložka Společné údaje

Firmě ze zadaného příkladu se v instalaci pro ČR nabízí měna CZK a země CZ (oba údaje jsou needitovatelné).

Zadání některých defaultních hodnot pro předvyplňování odpovídajících položek v jiných agendách. Předvyplněné hodnoty lze samozřejmě v dané agendě v případě potřeby změnit. Podrobněji popis jednotlivých zde zadávaných položek viz popis stejnojmenných položek v agendě Firemní údaje.

Popis adekvátní agendy: Viz podrobný help. Kap.: Firemní údaje - záložka Obecné, subzáložka Předvyplnění

Firmě ze zadaného příkladu zadáme předvyplňovanou splatnost faktur vydaných 10 dnů, ostatní položky ponecháme předvyplněné.

Nastavení období (fiskální období), tj. časového rozpětí, za které se provádí uzávěrky. Systém ABRA Gen umožňuje pracovat s libovolně dlouhým účetním obdobím, nemusí to nutně být kalendářní rok. Období bude součástí struktury čísel dokladů, musí být tedy nutně zadáno, jinak nebude možné vystavovat doklady. Jednou zadané období již nelze smazat.

Popis adekvátní agendy: Viz podrobný help. Kap.: Období

Firma ze zadaného příkladu začíná s evidencí v ABRA Gen v roce 2016 (pro jednoduchost nechť začíná k 1.1.2016, ale může to být i kdykoliv v průběhu roku).

Období, které bude zadáno jako první, je třeba volit s ohledem na způsob, jakým budou následně zadány počáteční stavy účtů. Pro účely naší příručky si jako první období zadáme období 2016 se zkratkou 2016, názvem Období 2016 a datem od 1.1.2016 do 31.12.2016 a počátky si pro jednoduchost zavedeme ručně přímo v agendě Počátky účtů.

Aby bylo možno vystavovat doklady, je třeba mít nejdříve zavedeny zdrojové řady dokladů. A k řadám dokladů, o kterých se bude účtovat, i odpovídající účetní řady dokladů. Řady dokladů si lze nechat vygenerovat automaticky. Nejdříve v položce Období zadejte kód období, které jsme si založili v předchozích krocích, tj. 2016.

Poté stiskněte funkční tlačítko Generovat. Po jeho stisku se pro každý typ dokladu a zadané období vygeneruje jedna zdrojová řada dokladů s defaultní zkratkou a s prvním otevřeným obdobím rovným období zadanému v položce Období v tomto kroku průvodce.

K těm řadám dokladů, které se mají účtovat, se vygeneruje i odpovídající řada účetní. Dále viz podrobný help. Kap.: Vazby dokladů do modulu Účetnictví a kap. Způsoby účtování, souhrnné/nesouhrnné.

Po automatickém vygenerování řad dokladů jsou všechny takové řady nastaveny jako "účtovat do žádostí" kromě řad, které se vůbec neúčtují, např. u objednávek vydaných a přijatých. Dále řady automaticky vygenerované mají defaultní zkratky. Ale předvyplněný způsob účtování i zkratky dokladů lze přímo v agendě změnit.

Dále viz podrobný help. Kap.: Průvodce nastavením firmy - kroky průvodce

Popis adekvátní agendy: Viz podrobný help. Kap.: Řady dokladů, Účetní řady

Firmě ze zadaného příkladu necháme vygenerovat řady automaticky a to pro první zadané období, které jsme zavedli v agendě období. Funkce vygeneruje ke každému typu dokladu jednu odpovídající řadu dokladů. Kromě toho si můžeme nadefinovat libovolné množství dalších řad dokladů ke každému typu. Další řady můžeme přidávat přímo v agendě řad, kterou si můžeme vyvolat buď ihned přímo z tohoto kroku průvodce nebo i kdykoliv později. Toto si předvedeme pro řady bankovních účtů a platebních příkazů, jelikož každý bankovní účet a k němu příslušející platební příkazy musí být vedeny v samostatné řadě dokladů. Předvedeme si zadání další řady dokladů typu Bankovní výpis.

Stiskneme tlačítko Upřesnit, čímž se otevře agenda Řady dokladů. Zde budou všechny řady, které jsme před chvílí automaticky nechali vygenerovat. (Pokud vidět nejsou stiskněte tlačítko Občerstvit. Problematika Občerstvování podrobný help. Kap.: Občerstvování v číselnících, cachování (kešování) číselníků.)

Vyvoláme funkci Nový (stiskneme tlačítko Nový (nebo klávesovou zkratku F2)). Otevře se formulář pro zadání nové řady dokladů. V položce Typ dokladů zadáme typ "09"-Bankovní výpisy. To můžeme učinit nejjednodušeji tak, že si vyvoláme číselník typů dokladů (v položce Typ dokladu např. stiskneme Alt+šipku dolů nebo klikneme na tlačítko ) a z nabídnutého číselníku vybereme (např. myší nebo kurzorovými klávesami najedeme na požadovaný záznam a stiskneme tlačítko OK). V nabídnutém číselníku lze pro urychlení hledání měnit řazení (viz volby ve spodní části v prvku Třídění) a příp. i hledat podle části zadaného řetězce (zadáním do prvku Hledat ve spodní části). Dále viz podrobný help. Kap.: Číselníky malé/velké, výběrové/nevýběrové. Upravíme zkratku dokladu např. na BVV (bankovní výpisy valutového účtu), protože řada dokladů se zkratkou BV se vygenerovala automaticky. Do položky První otevřené období doplníme 2016. Uložíme (např. pomocí stisku tlačítka Uložit v pravém dolním rohu).

Stejným způsobem bychom mohli zadat i další řadu dokladů typu Platební příkaz pro druhý účet, ale to zatím dělat nebudeme a předvedeme si, jak si řadu zavést později až v momentě, kdy ji budeme potřebovat (viz dále zadání Bankovních účtů).

Poté agendu řad dokladů vyvolanou z průvodce zavřete např. stiskem klávesové zkratky Ctrl+F4 a pokračujte dalším krokem průvodce.

Zde si můžete nastavit sledování změn, tj. sledování oprav a mazání dokladů tak, jak požaduje zákon o účetnictví. Dále viz podrobný help. Kap.: Průvodce nastavením firmy - kroky průvodce

Pro firmu ze zadaného příkladu si sledování změn nastavíme, tj. stiskneme tlačítko Nastavit a dále kladně odpovíme na otázku, zda chceme sledovat opravy záznamů.

Popis adekvátní agendy: Viz podrobný help. Kap.: Nastavení sledování změn

Zavedení středisek. Středisko je povinný údaj na řádcích dokladů, proto musí být zavedeno alespoň jedno. Dále viz podrobný help. Kap.: Průvodce nastavením firmy - kroky průvodce. Agenda Střediska umožňuje definovat i jejich hierarchické uspořádání.

Popis adekvátní agendy: Viz podrobný help. Kap.: Střediska

Firmě ze zadaného příkladu nadefinujeme následující strukturu středisek:

a

Struktura středisek pro náš příklad

V daném kroku Průvodce nastavením firmy tedy zadáme nejdříve středisko s kódem 000 a názvem Centrála - sběrné středisko. Další střediska můžeme přidávat jen přímo v agendě středisek, kterou si však přímo z tohoto kroku průvodce můžeme vyvolat. Stiskneme tlačítko Upřesnit, čímž se otevře agenda Středisek (předtím se program dotáže, zda středisko 000 uložit, odpovězte Ano). V otevřené agendě středisek bude vidět středisko, které jsme před chvílí zadali (pokud vidět není, stiskněte tlačítko Občerstvit).

V zobrazeném číselníku středisek si můžete zobrazovat záznamy i podle jejich stromové struktury stiskem tlačítka v levém horním rohu. Dále viz podrobný help. Kap.: Číselníky se stromovou strukturou - stromové zobrazení v číselníku. Pro jednoduchost si zadání středisek předvedeme bez stromového zobrazení. Máte-li tedy stromové zobrazení zapnuto (tj. tlačítko je stisknuto a v levé části se vám vykresluje hierarchický strom), pak si jej nejdříve opětovným stiskem tlačítka vypněte (strom zmizí). Nyní se postavte kurzorem na středisko 000, vyvolejte funkci Rozvětvit a zadejte středisko 100 - Obchod (v položce nadřízené středisko bude mít uvedeno stř. 000). Obdobně zadejte střediska 200 a 300. Proveďte si Test a poté agendu středisek vyvolanou z průvodce zavřete a pokračujte dalším krokem průvodce.

Zavedení bankovních účtů. Pro bankovní účty platí, že každý z nich musí mít vlastní řadu dokladů typu bankovní účet a dále ke každému z nich musí být přiřazena řada typu platební příkaz (jelikož v ABRA Gen jsou platební příkazy evidovány obdobně jako jiné doklady). Pokud chcete každý účet účtovat na samostatných analytických účtech, musíte mít příslušné analytiky zavedeny. Zavedení obou bankovních účtů si předvedeme na řešení našeho příkladu. Dále viz podrobný help. Kap.: Průvodce nastavením firmy - kroky průvodce a Správa licencí.

Popis adekvátní agendy: Viz podrobný help. Kap.: Bankovní účty

Firmě ze zadaného příkladu nadefinujeme nejdříve první bankovní účet: tj. název banky = KB Praha 1, číslo účtu např. 11115050/0100, měna CZK. Řadu pro bankovní výpis zadáme (nebo vybereme z vyvolaného číselníku) BV. Řadu pro platební příkaz ponecháme předvyplněnou (PLP). Na položce Analytika zadáme (nebo vybereme z vyvolaného číselníku) analytický účet 22101 zavedený v předchozím kroku průvodce "účtový rozvrh", zúčtovací středisko zadejme 000. Počátek na účtu pro období 2016 zadáme 10000CZK. Obdobně jako v předchozích krocích průvodce stiskneme tlačítko Upřesnit. Program nejdříve uloží záznam prvního účtu a přitom nás upozorní, že námi zadané číslo účtu neodpovídá tvaru účtu dle předpisu ČNB (nicméně to pro účely našeho příkladu není na závadu).

Poté v otevřené agendě vlastních bankovních účtů zadáme druhý bankovní účet pro banku ČSOB v EUR (tj. do položky Kód měny vyplníme EUR), pro který musíme použít jiné řady typu bankovní výpis a platební příkaz. Další řadu typu bankovní výpis (BVV) jsme si zavedli v předchozím kroku průvodce (viz výše Řady dokladů), kterou nyní pro druhý účet použijeme, ale nezavedli jsme si dosud druhou řadu typu platební příkaz. Proto si na položce Řada plat. příkazů vyvoláme číselník řad dokladů (tj. s kurzorem na položce Řada platebních příkazů např. stiskneme Alt+šipku dolů nebo klikneme na tlačítko ) - nabídne se malý číselník Řady dokladů omezený za všechny řady typu platební příkaz - v našem případě pouze PLP (ta již ale byla použita pro účet v KB). Ve spodní části zobrazeného okna tedy vyvoláme funkční tlačítko Nový Nový, které otevře na velký číselník Řady dokladů rovnou v editačním režimu umožňujícím přidat novou řadu dokladů typu platební příkaz se zkratkou např. PLPV (způsob byl uveden výše v kroku Řady dokladů). Poté vybereme PLPV do číselníkové položky (tj. stojíme-li kurzorem na řadě PLPV, stiskneme Enter nebo OK, čímž se vyvolaný číselník zavře a zkratka řady se přebere do dané položky v definici nového vlastního bankovního účtu). Dále zadáme analytický účet 22102 a zúčtovací středisko 000. Počátek pro období 2016 zadejme 3000EUR, v lokální měně 81000CZK. Poté uložte, agendu bankovních účtů vyvolanou z průvodce nastavením zavřete a pokračujte dalším krokem průvodce.

Zavedení pokladen. Pokladny nemusí mít individuální řady dokladů, pro hotovostní operace ve všech nadefinovaných řadách pokladních dokladů lze dokonce používat jen jednu společnou pokladnu anebo naopak všechny nadefinované pokladny mohou používat jedny společné řady (pokud máte více pokladen, ale nechcete větší množství řad dokladů). Ke každé pokladně je třeba po jejím nadefinování zadat, které řady pokladních dokladů mohou být pro ni používány.

Pokud chcete každou pokladnu účtovat na samostatných analytických účtech, musíte mít příslušné analytiky zavedeny. Tyto definice můžete provést později, anebo rovnou z průvodce, což si předvedeme na řešení našeho příkladu.

Dále viz podrobný help. Kap.: Průvodce nastavením firmy - kroky průvodce

Popis adekvátní agendy: Viz podrobný help. Kap.: Pokladny

Firmě ze zadaného příkladu nadefinujeme nejdříve hlavní pokladnu: tj. název pokladny = Hlavní pokladna, měna CZK. Na položce Analytika zadáme analytický účet pro tuto pokladnu. Na položce analytický účet stiskem tlačítka vyvoláme číselník účtů, a využijeme dodávaných analytických účtů (21101 - Hlavní pokladna v lokální měně). Vybereme 21101. Dále zadáme zúčtovací středisko 300 - Finance. První použité období 2016 a počátek 1000CZK. Poté přiřadíme k hlavní pokladně řady, které se pro ni budou moci používat (tj. ve kterých bude možno vystavovat doklady do dané pokladny). Po stisku tlačítka Přidat Hlavní pokladnu uložíme a pak v zobrazeném seznamu řad dokladů, týkajících se pokladny, označíme (např. klávesou Insert) řady PP, PV, VP a VV, které se po stisku OK všechny najednou připojí k dané pokladně.

Obdobně jako v předchozích krocích průvodce stiskneme tlačítko Upřesnit a v otevřené agendě pokladen zadáme po vyvolání funkce F2 = Nový obdobně Valutovou pokladnu, s kódem měny EUR. S analytickým účtem např. 21102 (zavedeme si jej jako Nový obdobně jako u bankovních účtů, viz výše). Se zúčtovacím střediskem 000 - Centrála, počátkem pro období 2016 463EUR=12500CZK. Nakonec pro pokladnu valutovou přejdeme do záložky Řady pokladních dokladů. Zde po stisku tlačítka Přidat označíme např. klávesou Insert stejné řady jako u první pokladny, tj. řady PP, PV, VP a VV, které se po stisku OK připojí i k této druhé pokladně.

Agendu pokladen vyvolanou z průvodce nastavením zavřete a pokračujte dalším krokem průvodce.

Zavedení skladů. Ke každému skladu je třeba zadat, jakou metodou se bude oceňovat. Zda se o pohybech na něm bude účtovat, přičemž pokud chcete každý sklad účtovat na samostatných analytických účtech, musíte mít příslušné analytiky zavedeny. Tyto definice můžete provést později, anebo rovnou z průvodce, což si předvedeme na řešení našeho příkladu. Dále viz podrobný help. Kap.: Průvodce nastavením firmy - kroky průvodce.

Popis adekvátní agendy: Viz podrobný help. Kap.: Sklady

Firmě ze zadaného příkladu nadefinujeme nejdříve hlavní sklad: tj. kód skladu= 01, název skladu= Hlavní sklad, metoda Průměrování, Vracet necháme zatím nevyplněné (což znamená, že se bude vracet do téhož skladu). Zatím ale nemáme zaveden další sklad, do něhož budeme chtít vracet, až si jej zavedeme, tak tento údaj u hlavního skladu opravíme, viz dále. Účtovat zadáme Ano. Na položce Účet zadáme analytický účet 13201 pro zboží na tomto skladě. Pokud není mezi předdefinovanými nebo pokud jsme si jej nenadefinovali rovnou již v předchozím kroku průvodce "účtový rozvrh", pak jej zavedeme nyní a to postupem stejným jako byl uveden u bankovních účtů a pokladen. Individuální ceny pro sklad firma nepoužívá, tudíž žádný ceník mu nebudeme přiřazovat. První použité období 2016. Ostatní položky nemusíme vyplňovat, resp. je můžeme ponechat tak, jak jsou předvyplněné. Poté přiřadíme k hlavnímu skladu řady, které se pro něj budou moci používat (tj. ve kterých bude možno vystavovat doklady na skladové pohyby v daném skladu, resp. jinými slovy řady dokladů, na nichž bude možno použít daný sklad na skladovém řádku). Po stisku tlačítka Přidat označíme např. klávesou Insert všechny nabízené skladové řady, které se po stisku OK připojí k danému skladu.

Poté rovnou odtud zavedeme další sklad (ale mohli bychom to udělat i později z agendy Sklady), tj. stiskneme tlačítko Upřesnit a v otevřené agendě skladů zadáme po vyvolání funkce F2 = Nový sklad reklamační, nezapomeneme přiřadit reklamačnímu skladu řady dokladů v záložce Řady skladových dokladů.

Poté vyvoláme opravu hlavního skladu (funkcí Oprava ze záložky Seznam agendy Sklady) a v položce Vracet do zadáme tento nově zavedený reklamační sklad jakožto sklad, do něhož se bude z hlavního skladu provádět vrácení.

Možnost vyskladnění karet, resp. šarží/sér. čísel do minusu u jednotlivých skladů ponecháme na "Nepovolit".

Agendu skladů vyvolanou z průvodce nastavením zavřete a pokračujte dalším krokem průvodce.

Na závěr si nadefinovaná data pro jistotu uložíme. Jedná se o standardní Zálohu dat. Zálohu vytvoříme v agendě Zálohování dat v podsložce Správa dat ve složce Administrace. Otevře se průvodce, který Vám nabídne místo k uložení zálohovaného souboru na disk a spustí vlastní zálohování.

Dále viz podrobný help. Kap.: Zálohování dat