Máme-li upraven účtový rozvrh, musíme zadat odpovídající počáteční stavy jednotlivých účtů. Pro prohlížení počátečních stavů účtů pro jednotlivá období slouží agenda Počátky účtů. V této agendě lze i počátky ručně zadat, ale pouze pro první existující období a pouze tehdy, pokud toto období zatím není uzavřeno uzávěrkou účetnictví. Poté je již editovat nelze (v případě nutné potřeby však lze účetní uzávěrku zrušit, počátky opravit a poté uzávěrku provést znovu). Počáteční stavy následujících období již editovat nedoporučujeme, počítají se automaticky účetní uzávěrkou období předchozího, do jejího provedení jsou nulové. Pokud chcete získat počátky následujících období, musíte tedy spustit účetní uzávěrku.
V praxi se ale doporučuje zavést si počátky pro první zpracovávané období zadáním interního(ích) dokladu(ů) k poslednímu dni předchozího období. A to proto, aby bylo možno následné doklady, účtované na saldokontních účtech, k těmto interním dokladům párovat a tak sledovat vyrovnávání saldokonta s částkami z předchozích období.
V průběhu práce v jednotlivých obdobích také platí, že se účetní uzávěrky obvykle neprovádí ihned na začátku jednotlivých období, ale až v jeho průběhu, když má účetní jednotka provedeny veškeré kroky potřebné pro provedení uzávěrky (inventury apod.). Systém ABRA Gen nerozlišuje mezi uzávěrkou "zkušební" a "ostrou", ale umožňuje účetní uzávěrku libovolněkrát opakovat. Uzávěrka samotná nic "neuzavírá" proti použití, pouze napočítává počáteční stavy a generuje uzávěrkové přehledy. Pokud tedy chcete mít k dispozici alespoň přibližné hodnoty počátečních stavů účtů pro potřebu výpisů z účetnictví pro dané období, můžete si ji spustit kdykoli dříve, a poté si ji průběžně spouštět a aktualizovat si počátky podle toho, jak bude účtárna mít hotovy přípravné práce nutné pro uzávěrku období.
Firma ze zadaného příkladu není nově vzniklá firma, ale firma již zavedená, která v předchozím období účtovala v jiném systému a od roku 2016 chce začít pracovat se systémem ABRA Gen. Tudíž počáteční stavy pro období 2016 nemá nulové, ale ručně si je zadá dle uzávěrky předchozího období provedené v jiném systému.
V kap. Průvodce nastavením jsme si zavedli jako první období rok 2016. Počátky tedy nebudeme zadávat prostřednictvím interního dokladu k roku 2015 (ani by to již nebylo nyní možné, jelikož předchozí období nelze doplnit zpětně) a počátky účtů zadáme ručně přímo v agendě Počátky. To pro praxi není příliš vhodné, jelikož se připravíme o možnost sledování saldokonta z minulých období, nicméně pro účely naší příručky to postačí.
Předvedeme si zadání počátků pro bankovní účty. V kap. Průvodce nastavením firmy jsme si zavedli podle zadání našeho příkladu dva bankovní účty s počátečními stavy 10000CZK a 3000EUR (81000CZK). Odpovídají počátek musíme zadat i do účetního rozvrhu. Jelikož firma ze zadaného příkladu chce o každém účtu účtovat na samostatných analytikách, zavedli jsme si dříve účty 22101 a 22102. Obdobně pro pokladny.
Otevřeme agendu Počátky účtů. Viz modul Účetnictví→záložka Nastavení. Počátky účtu se zobrazují a zadávají vždy pro zadané období, takže nejdříve je třeba toto zadat, aby se něco zobrazilo. V horní filtrační liště zadáme Období 2016. Jelikož zatím žádné záznamy počátků pro dané obbobí neexistují, program nás nejdříve vyzve k zadání střediska, na které tyto záznamy předgeneruje. Zadáme středisko 000, poté se zobrazí seznam účtů s počátky na straně MD a D pro toto období. Na začátku jsou všechny počátky nulové:
V horní části je seznam účtů, v dolní části je pak možné zadávat/sledovat rozpad počátku daného účtu na střediska, případně ještě pak na zakázky/obchodní případy/projekty. Tyto rozpady na více středisek resp. na zakázky/obchodní případy/projekty si zde ale demonstrovat nebudeme.
Dále zadáme počátky na analytické účty zavedené pro pokladny: 21102→12500. U pokladny hlavní vedené na účtu 21101 jsme si nastavili jako zúčtovací středisko 300 - středisko Finance, tedy i počátek si zadáme pro toto středisko. Proto v sekci rozpadu počátků na střediska zadáme v položce Středisko namísto střediska 000 středisko 300. V této sekci bychom si mohli oněch 1000CZK i rozúčtovat (rozpadnout) na více středisek, což si zde demonstrovat nebudeme.
Obdobně můžeme zadat počátky dalších účtů, podle uzávěrky předchozího období. Musí platit, že součet počátků stran MD za všechna střediska rovná se součtu počátků stran D za všechna střediska, jinak není možné zadané údaje uložit. Abychom je v našem případě uložit mohli, zadáme odpovídající částku na stranu D účtu vlastního jmění, tj. účtu 41100, např. pro středisko 000 a uložíme.
Účelem této příručky není demonstrovat účetnictví, ale jednu z možností zadání počátečních stavů účtů, proto se nebudeme zabývat reálností počátků zadaných výše.
Dále viz podrobný help. Kap.: Počátky účtů
TEST
1. Otevřete si agendu Počátky účtů a nad zobrazenými počátky období 2016 zvolte funkci Tisk a v následujícím dialogovém okně zvolte typ tisku "za všechna střediska" a poté tiskovou sestavu Seznam účetních počátků - souhrnný. Máte ve výsledném tisku všechny vámi zadané počátky za všechna střediska?
Příklad souhrnného přehledu počátků za všechna střediska
ANO
Pokračujte nastavením Předkontací.
NE
Buď jste počátky zadali na jiné středisko, anebo jste zvolili typ tisku "Jen za vybrané středisko", čímž se vytiskly počátky zadané ke středisku, k němuž jsou počátky aktuálně zobrazeny, viz výše. Pokud jste počátky zadávali prostřednictvím interního dokladu, pak se také může stát, že jste dosud neprovedli uzávěrku za rok 2015.