Saldokonto - účetní deník souvztažně

V předchozí kapitole jsme si prohlédli účetní deník s chronologicky řazenými účetními zápisy. V praxi je potřeba ještě druhý pohled na data v deníku a to podle saldokontních skupin:

V průběhu účtování do deníku probíhá párování záznamů do saldokontních skupin. Toto párování probíhá automaticky na základě vnitřních údajů na jednotlivých dokladech, pro které platí přesně stanovená pravidla, a uživatel toto automatické spárování může ovlivnit pouze částečně ručním zadáním párovacích skupin.

Nicméně výsledné saldokontní skupiny může libovolně upravovat, což si předvedeme.

Pravidla pro automatické párování zde zmíníme velmi letmo, podrobný help. Kap.: Párování dokladů do saldokontních skupin Automatické párování velmi znesnadňují možné vazby mezi doklady typu m:n, kdy nelze vždy automaticky určit, ke kterému z dokladů by se doklad měl připárovat. Dále viz podrobný help. Kap.: Importy dokladů - vazby mezi doklady.

  • Na zdrojových dokladech se pamatuje číslo saldokontní skupiny, do níž se má doklad zařadit. Dokladu je číslo saldokontní skupiny přidělováno při jeho uložení podle pevně daných pravidel. V některých případech se jedná o nové číslo saldo skupiny, v jiných případech je dokladu přiděleno číslo už existující saldokontní skupiny (např. podle nějakého úzce související dokladu apod., viz dále).
  • Kromě toho se pamatují i tzv. identické saldokontní skupiny. Jedná o skupiny, které mají sice jiná čísla, ale které spolu natolik souvisí, že by měly tvořit jednu saldokontní skupinu.
  • Pak, je-li doklad účtován do deníku, program hledá, zda v deníku již existuje záznam se shodným nebo identickým číslem saldokontní skupiny. Pokud takový nalezne, nový doklad k němu připáruje. Pokud takový nenalezne, vytvoří nově účtovaný doklad novou skupinu.
  • Záznamy identických saldokontních skupin program tvoří v některých případech zcela automaticky (např. při zúčtování zálohových listů do faktur). Může je ale vytvářet i uživatel ručně v záložce Ruční párování zadáním skupin, k nimž se má daný doklad po zaúčtování připárovat.
  • Pro přidělování čísel saldokontních skupin platí:
    • Jde-li o nový doklad bez vazby na jiné doklady, je mu přiděleno číslo nové saldokontní skupiny. (Je-li takový doklad nesouhrnně účtován, pak po jeho uložení a zaúčtování bude tvořit novou saldokontní skupinu).
    • Inverzní doklady přebírají obecně číslo saldokontní skupiny od svého zdrojového dokladu (např. dobropis od faktury apod.).
    • Platby dokladů přebírají obecně číslo saldokontní skupiny od placeného dokladu. Zde jsou však výjimkou platby zúčtovanými zálohami, kdy zálohový list obdrží vlastní číslo saldokontní skupiny, nicméně se vytvoří záznam identické saldo skupiny a tudíž zúčtovaný zálohový list bude spárován do téže skupiny jako doklad, do něhož bylo zúčtováno.
    • Doklady s vazbou na jiné, která je typu m:n se obecně ke svázanému dokladu nepárují a spárování si uživatel musí zajistit sám buď zadáním vazeb na jiné párovací skupiny v záložce Ruční párování nebo později až úpravou skupin v deníku (např. případ dodacího listu neúčtovaného souhrnně, který je importovaný do více faktur - v takovém případě program nemůže sám o spárování rozhodnout a párování si musí zajistit uživatel).
    • Souhrnně účtované doklady mají přiděleno samostatné číslo saldokontní skupiny, takže oprava a přeúčtování některého z nich nezpůsobí jeho odtržení od skupiny.

V některých případech při dodatečných opravách je vyvolána akce přeúčtování, která mj. může způsobit i změnu v párování (např. dodatečné připojení pokladní účtenky jakožto platby k faktuře tuto spáruje do jedné skupiny s fakturou apod.). V každém případě automatické párování v běžných případech postačí, v případě různých výjimečných nebo složitějších akcí si pak provedete ruční úpravy.

Otevřeme agendu Účetní deník nebo agendu Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků. Viz modul Účetnictví→záložka Účetnictví.

Dříve byla k dispozici agenda Saldokonto - účetní deník souvztažně. Tato agenda byla nahrazena modernější agendou Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků.

V záložce Omezení musíme zadat účet (účetní skupinu nebo třídu), pro který chceme saldokonto sledovat. Zadání účtů je znakově, čili je třeba používat tzv. divokých znaků (?, *). Divoké znaky podrobný help. Kap.: Výkladový slovník. Tedy omezení si zadáme např. takto:

Vypíše saldokontní skupiny, v nichž je použit účet 311. ABRA vzhled modrý.

Saldokontní skupiny s účtem 311 vypíše všechny (tedy i vynulované skupiny) a ve skupinách vypíše celé se všemi účetními zápisy (tedy i těmi, v nichž se nevyskytuje účet 311).

Po provedení funkce Získat záznamy (viz popis práce se záložkou Omezení) obdržíme následující výsledek:

Výpis z deníku za účet 311 souvztažně. ABRA vzhled modrý.

Tedy v horní části je seznam saldokontních skupin s uvedeným znakem saldokontní skupiny, datem, částkou, která zbývá za každou skupinu k jejímu vyrovnání, a s uvedeným počtem dokladů v dané skupině. Pomocí šipek si lze nastavit, podle kterých položek se mají skupiny setřídit a zda sestupně či vzestupně. Ve spodní části jsou jednotlivé skupiny barevně odlišeny. Kurzor v horní části stojí na skupině, do které patří aktuální záznam ve spodní části.

V našem případě vidíme, že první skupině k vynulování chybí částka 19360CZK. Je to přesně potřebný doplatek faktury, která zatím nebyla uhrazena. Když se v agendě Faktury vydané podíváme na záložku Platby dané faktury, tak vidíme, že to skutečně odpovídá:

Závěrečný sumář předpisů a plateb zobrazovaný v dolní části záložky platby dokladu FV-2/2016. ABRA vzhled modrý.

U druhé skupiny vidíme, že se liší o -2835CZK. Když se podíváme na záložku Platby faktury FV-1/2016, tak vidíme, že celá skupina (faktura a její dobropisy) je vyrovnaná (uhrazená):

Závěrečný sumář předpisů a plateb zobrazovaný v dolní části záložky platby dokladu FV-1/2016. ABRA vzhled modrý.

Nemělo by tedy nic zbývat. Nicméně uvedený rozdíl -2835CZK je odpovídající, jelikož ani jednu z plateb obou dobropisů DV-1/2016 i DV-2/2016 nemáme zatím zaúčtovánu do deníku. Je tedy třeba zaúčtovat pokladní doklady a saldokonto účtu 311 bude vynulované.

Nyní si předvedeme, jakým způsobem ručně párovat. Např. si připárujeme nespárované zaúčtování souhrnného dodacího listu s fakturou FV-1/2016, protože k ní patří. (Což si i můžeme ověřit - např. v záložce X-vazby faktury vydané vidíme, že s ní jsou svázány dodací listy DL-1/2016 a DL-2/2016 a v záložce Zaúčtování těchto DL vidíme, že byly zaúčtovány společně pod souhrnným účetním dokladem DLS.) V saldokontním účetním deníku opět zvolíme funkci Získat záznamy, ale tentokrát za všechny účty:

Vypíše spárované skupiny bez omezení za konkrétní účet, tedy výsledkem bude výpis všech záznamů v deníku spárovaných dle skupin, bez ohledu na jejich účty.

Výřez výpisu deníku souvztažně bez omezení za účet. V tomto případě v horní čísi vidíme 4 saldokontní skupiny, v dolní části pak doklady, které do jednotlivých skupin patří.

Označíme si (např. klávesou Insert) záznam DLS z první skupiny, čímž se zpřístupní funkce Přesun, kurzor umístíme na některý ze záznamů ve skupině faktury a provedeme funkci Přesun. Pokud si pak provedeme výpis deníku saldokontně za účet 311*, budou zmíněné záznamy již v jedné skupině.

Dále viz podrobný help. Kap.: Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků.

1. Provedli jste si výpis saldokonta nějakého účtu?

Pokračujte kapitolou Auditace účetních záznamů.

Akci si vyzkoušejte, abyste se ujistili, že jste problematiku zvládli. Pozor na způsob zadávání účtu (znakově pomocí wildcards→ tedy nikoli 311, ale 311* apod.)