Dodávané vzory (účtový rozvrh, předkontace a definice uzávěrky mezd)

Různé typy organizací (soukromé organizace - podnikatelé, neziskové organizace, aj.) mají různé vzory účtových osnov, z nichž musí vycházet při definici svého účtového rozvrhu. Danému vzoru osnovy pak také musí odpovídat účetní předkontace a mzdové definice, které též s předkontacemi pracují.

Součástí defaultně dodávaných inicializačích dat jsou průběžně aktualizované sady předdefinovaných vzorů osnov, předkontací, mzdových definic atd. pro vybrané typy organizací. V rámci Firemních nastavení je k dispozici položka pro volbu typu organizace, podle níž pak lze vybrat přílušný vzor a zmíněné údaje prvotně předvyplnit. Následně je lze dle vzorů průběžně aktualizovat.

Dále naleznete:

Dodávané vzory osnov, předkontací a definic uzávěrky mezd pro různé typy organizací jsou uloženy v pomocných tabulkách vzorových osnov, vzorových analytických účtů pro DPH sazby, vzorových předkontací a vzorových definic uzávěrky mezd. Do těchto tabulek se nahrávají z aktuálních inicializačních dat vždy po instalaci systému (ať už nové instalaci nebo update) v rámci vytváření databáze. Uživatel nemá do těchto vzorů přístup a nemůže je měnit. Vzory slouží pro automatické naplnění účtového rozvrhu, předkontací a definic uzávěrky mezd po prvním výběru typu organizace a dále pro ruční doplnění případných aktualizací ze vzorů do existujících uživatelských dat.

U každého záznamu v uvedených pomocných tabulkách vzorů je uvedeno, pro jaké typy organizací daný záznam platí (jeden vzorový záznam může být společný pro více typů organizací).

V systému ABRA Gen nejsou u účtů, předkontací a definic uzávěrky mezd rozlišovány systémové a nesystémové záznamy (srovnejte např. s tiskovými sestavami), aby uživatel mohl používat rovnou účty, předkontace a mzdové definice dodávané výrobcem bez nutnosti tyto kopírovat apod. Z tohoto přístupu však plyne jisté omezení v možnosti jejich automatických aktualizací. Jak bylo uvedeno v kap. Obnova dat, po instalaci systému je obnova účtového rozvrhu, předkontací a mzdových definic (z inicializačních dat, z demodat, ze zálohy ostrých dat apod.) řešena tak, aby bylo možno zajistit, že pokud už uživatel má nějaká existující data ve zmíněných agendách, tak jeho uživatelské změny nebudou dodávanými daty nijak přepsány:

Tabulky, v nichž se pamatují uživatelský účtový rozvrh, předkontace a uživatelské definice uzávěrky mezd, mají nastavenu metodu pro zálohování a obnovu dat BackupReplace. Tudíž při záloze se uživateli zazálohují jeho záznamy přesně tak, jak je měl nadefinovány, a při obnově dat se přesně tak obnoví.

Současně je zajištěno, aby bylo možné do existujících dat jednoduše promítnout i případné změny provedené v dodávaných vzorech a aby si uživatel mohl provést aktualizaci svého účtového rozvrhu, předkontací resp. svých definic uzávěrky mezd. K tomu jsou v příslušných agendách k dispozici potřebné nástroje pro porovnání se vzory a aktualizaci, viz dále. Tyto nástroje využívají skutečnosti, že v pomocných tabulkách vždy existují aktuálně dodávané vzory.

Aktuálně dodávané vzory se do pomocných tabulek vzorů nahrávají vždy při obnově dat v rámci instalace nové verze (update) z aktuálních inicializačních dat.

Z výše uvedeného tudíž plyne:

Po instalaci prázdného systému bez výchozích dat a bez demodat nebude agenda účtového rozvrhu, předkontací a mzdových definic na počátku obsahovat žádné účty a definice, dokud nebude vybrán typ organizace. Po instalaci s výchozími daty (demodaty či startovacími daty) je již typ organizace v rámci daných dat zvolen a účtový rozvrh a další definice jsou naplněny ze vzorů pro daný typ organizace. V rámci demodat mohou ale tyto definice být již částečně zastaralé a je proto i zde vhodné i provést porovnání se vzory a aktualizaci.

Na obdobném principu jsou dodávány aktuální vzory účtů k DPH sazbám. Dále viz Aktualizace analytických účtů pro DPH sazby.

Zásady použité pro návrh defaultního účtových onov coby vzorů účtového rozvrhu:

Čísla účtů v defaultně navrženém účtovém rozvrhu ABRA Gen jsou pětimístná a mají tvar SSsAa následujícího významu:

  • SS - číslo účtové skupiny směrné účtové osnovy podle Vyhlášky č. 500/2002 Sb.,
  • s - číslo dorovnávající účtovou skupinu na syntetický účet *)
  • A - číslo námi navrženého analytického rozlišení první úrovně **)
  • a - číslo námi navrženého analytického rozlišení druhé úrovně **)

*) Podle § 46 Vyhlášky č. 500/2002 Sb. si účetní jednotka v rámci účtových skupin směrné účtové osnovy sama volí uspořádání i obsah syntetických účtů svého účtového rozvrhu. Náš návrh vycházel ze snahy se co nejvíce přiblížit původní směrné účtové osnově stanovené Opatřením MF čj. 281/89 759/2001, která vycházela z třímístných syntetických účtů.

**) Námi navrhované analytiky vycházejí z potřeb různých agend ABRA Gen. Byly tvořeny jednak proto, aby mohly k agendám být doplněny základní předkontace, a také proto, aby mohly být vytvořeny základní definice závěrkových výkazů. Snažili jsme se tam, kde to bylo možné, dodržet pravidlo, že při definici analytického účtu použijeme nejdříve rozlišení A, a teprve když toto rozlišení nestačí, použijeme rozlišení a. Na místech Aa, kde rozlišení nepoužijeme, ponecháváme 0. Toto pravidlo jsme si stanovili proto, že při definici závěrkových výkazů lze skupiny účtů do řádků definovat hromadně jedním číslem shodným pro všechny účty, které mají shodný začátek. Objasníme na příkladech:

Definujeme-li analytické účty takto:
26101 Peníze na cestě do banky,
26100 Peníze na cestě do pokladny,
pak v rozvaze musíme uvést na řádek "C.IV. 1.Peníze" definici "26100" a na řádek "C.IV. 2. Účty v bankách" definici "26101". To samozřejmě lze, ale v případě jakékoliv potřeby rozšíření analytik tohoto účtu na to musíme myslet, a změnit si patřičně definice výkazů - tj. přidat definici opět celého účtu na jeden nebo druhý řádek.

Definujeme-li analytické účty takto:
26110 Peníze na cestě do banky,
26100 Peníze na cestě do pokladny,
pak v rozvaze stačí uvést na řádek "C.IV. 1.Peníze" definici "2610" a na řádek "C.IV. 2. Účty v bankách" definici "2611". V případě potřeby rozšíření analytik tohoto účtu pak nemusíme upravovat definice výkazů, ale postačí vhodná volba analytiky přímo při definici nového účtu v účtovém rozvrhu - tj. přidáme analytické rozlišení pouze na pátém místě účtu, přičemž další úpravy výkazů nejsou nutné.

Výrobcem defaultně dodávaný vzor si lze samozřejmě v agendě Účtový rozvrh libovolně upravit.

Nicméně mějte na paměti, že z dodávaného vzoru vychází i další dodávané definice a nastavení v systému, jako např. předdefinované účetní výkazy, účetní předkontace apod. a po provedených změnách v účtovém rozvrhu je třeba je zkontrolovat a příp. taktéž upravit.

Platí: 

Předkontace v systému ABRA Gen mají mnoho možností a lze je definovat různým způsobem. Je snaha, aby vzory předkontací dodávané výrobcem optimálně pokrývaly co nejširší spektrum obvyklých účetních případů a to v ideálním případě tak, aby jednotlivé doklady byly ve výsledku zcela předkontovány (a účetní již nemusel doplňovat takřka nic ručně). Nicméně je zjevné, že takto předem nadefinované vzory (bez znalosti konkrétních účtových rozvrhů a procesů u uživatele) mohou být v řadě případů pouze obecné (předvyplňující např. jen účtovou třídu či syntetické číslo účtu) a až při implementaci systému u uživatele je třeba je konkretizovat (tj. např. specifikovat konkrétní analytické účty pro jednotlivé účetní případy).

Nicméně tato "konkretizace" nemusí nutně znamenat, že se tyto konkrétní údaje musí zadávat napevno přímo v definici předkontace (definice předkontací totiž není uživatelsky jednoduchá záležitost). Cílem tudíž je, aby dodávané vzory byly postupně optimalizovány tak, aby si uměly potřebné analytické účty "vytáhnout" přednostně i z různých jiných míst systému, kde si je pak uživatel může pohodlně zadat dle svých potřeb (aniž by to musel řešit přímo v definici předkonace). Proto jsou na různých místech systému možnosti zadat účet tak, jako je tomu zde. Tam, kde dosud nejsou a kde by bylo výhodné je mít, je lze pořešit uživatelsky definovatelnými položkami, příp. mohou být dodány v některé z budoucích verzí.

Můžeme mít předkontaci pro fakturu přijatou nadefinovanou tak, že se pro dané účetní případy má konkrétní analytický účet čerpat přednostně např. z údajů zadaných u řad dokladů daného typu, není-li tam uveden, tak následně např. z údajů firmy, není-li ani tam uveden, tak odjinud (existuje řada dalších možností) a teprve až poté z pevně zadaného účtu v předkontaci.

Které místo v systému má mít přednost (např. zda účet u řady dokladů, u firmy, u DPH sazby, skladového typu atd.) samozřejmě závisí na konkrétních procesech u uživatele. Dodávané vzory jsou optimalizovány na základě zkušeností u uživatelů, ale pokud vašim potřebám nevyhovují, můžete si je samořejmě změnit či si jejich změnu objednat u konzultantů vašeho dodavatele.

Dále viz Možnosti, kam lze zadat analytický účet pro předkontace.