Předkontace a jejich aplikace na doklady
Účetní předkontace slouží pro automatizované zaúčtování zdrojových dokladů do účetnictví (žádostí nebo deníku). Lze je chápat jako šablony určující, jak se mají do deníku zaúčtovat pravidelně se opakující účetní případy (na jaké účty, na jaká střediska, s jakými texty, ...). Tyto definice lze specifikovat zvlášť ke každému typu dokladu, dokonce zvlášť ke každé řadě dokladů či různým typům řádků daného dokladu. Účetní údaje (účty MD a D, střediska MD a D, text,...) se mohou být zadány konkrétní hodnotou přímo v předkontaci nebo se mohou čerpat z různých míst v systému.
Předkontace jsou plně uživatelsky definovatelné a pokud jsou správně nadefinovány, značně usnadní práci účetního.
Pokud dodávané předkontace nepředvyplňují účty dle vašich představ a předvyplněné účty musíte opakovaně měnit či zadávat ručně, pak je doporučené řešení dodávané předkontace upravit.
Zde můžete vidět krátké představení této agendy:
Video je součástí videokurzu Účetní předkontace na vzdělávacím portálu ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Zde můžete vidět konkrétní práci s touto agendou obecně:
Video je součástí videokurzu Účetní předkontace na vzdělávacím portálu ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
-
Předkontace se zadává při vystavování dokladu - typicky v záložce Hlavička (viz záložka Hlavička→položka Kontace). Program se snaží ji předvyplnit, pokud je to možné. Předvyplněnou předkontaci lze v případě potřeby změnit. Není-li žádná předkontace zadána, použije se tzv. "Základní předkontace". Ta je sama o sobě typicky obecná a předvyplní pouze něco. Nicméně vhodným nastavením jak předkontací, tak jiných míst systému lze docílit toho, že se doklady budou předkontovávat úplně a správně.
Poté se pro každý řádek dokladu vyhodnotí výrazy zadané v předkontacích a program se pokusí pro daný řádek dokladu předvyplnit účetní údaje (účty MD a D, střediska MD a D, text,...).Uživatel se již při vystavování dokladu může podívat, jak bude vypadat zaúčtování jednotlivých řádků daného dokladu, pokud by se použila zvolená předkontace. K tomu slouží záložka Rozúčtování. (Viz záložka Rozúčtování→položka Kontace a tlačítko Předkontuj.) Uživatel může chybějící údaje rovnou doplnit nebo předvyplněné údaje změnit.
-
Po uložení dokladu se program ještě pokusí sloučit řádky, které obdržel z předkontací příp. ze záložky Rozúčtování nebo z hodnot ve sloupcích Účet na řádcích dokladu a které mají všechny účetní položky shodné, a tudíž je lze sloučit (např. všechny částky DPH ze všech řádků, kde je stejná DPH sazba, středisko, zakázka, obchodní případ, projekt).
Výsledné řádky se promítnou do modulu Účetnictví jako účetní zápisy pro vystavený doklad. Výsledné zaúčtování daného dokladu lze též prohlížet v záložce Zaúčtování.
Předkontace může být např. nadefinována tak, že účet MD se bude brát z údajů použité řady dokladů (viz agenda Řady dokladů→položka Účet) a účet D se bude brát např. ze zadaného typu příjmu v řádku dokladu (viz agenda Typy příjmů→položka Účet). Viz též K dodávaným vzorům účetních předkontací. Dále viz Možnosti, kam lze zadat analytický účet pro předkontace.
Předkontace jsou hierarchicky členěny. Hlavní členění předkontací je podle typu dokladu - např. faktury vydané, faktury přijaté atd.
Pro daný typ dokladu je možné vytvářet skupiny předkontací, které se buď váží ke konkrétní zdrojové řadě dokladů, nebo platí pro všechny řady daného typu dokladu (tj. jsou na řadách dokladů nezávislé).
V rámci jedné skupiny předkontací je možné vytvořit několik dílčích definic předkontací - např. faktura za zboží, faktura za služby, faktura za nákup majetku apod. Definic předkontací můžete zadat libovolný počet.
V každé skupině (k určité řadě nebo jen typu dokladu, tedy bez určení konkrétní řady) se může vyskytovat jedna tzv. základní předkontace, která má zvláštní výsady při vyhodnocování předkontací pro konkrétní doklad, viz dále. Jednotlivé definice předkontací pak mohou obsahovat libovolný počet řádků. Každý řádek je buď pravidlem, nebo výjimkou, dále každý řádek obsahuje informaci o typu řádku (typ řádku podle typu dokladu může nabývat různých hodnot, např. základ, daň a zaokrouhlení), lze na něm zadávat podmínku řádku a informaci, zda pokračovat ve vyhodnocování předkontací či nikoliv. Tyto informace se používají při vyhodnocování předkontací pro daný doklad.
Příklad hierarchického uspořádání definic kontací pro doklady faktur vydané a pro řady FVA a FVB viz následující obrázek:
Barevnou škálou jsou odlišeny definice, které k sobě patří
Připravili jsme pro vás několik videí s konkrétními situacemi, které v rámci předkontací můžete řešit.
Zde můžete vidět příklad práce s předkontacemi:
Video je součástí videokurzu Účetní předkontace na vzdělávacím portálu ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Zde můžete vidět příklad práce s předkontacemi:
Video je součástí videokurzu Účetní předkontace na vzdělávacím portálu ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Zde můžete vidět příklad práce s předkontacemi:
Video je součástí videokurzu Účetní předkontace na vzdělávacím portálu ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Zde můžete vidět příklad práce s předkontacemi:
Video je součástí videokurzu Účetní předkontace na vzdělávacím portálu ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Zde můžete vidět příklad práce s předkontacemi:
Video je součástí videokurzu Účetní předkontace na vzdělávacím portálu ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Při vyhodnocování předkontací se postupuje následovně:
- nejdříve řádky kontace zvolené pro řadu dokladů
- poté řádky kontace základní pro řadu dokladů
- poté řádky kontace základní pro typ dokladů
Přičemž platí:
- Nejdříve se vyhodnotí všechny existující výjimky, pak všechna existující pravidla.
- Řádky předkontací se vyhodnocují postupně dle svého pořadí.
-
Doplňování položek z předkontací se děje aditivně (tedy je-li hodnota již doplněna, vyhodnocení dalšího řádku téže či následující předkontace ji již nepřepíše, doplňují se tedy pouze dosud nedoplněné údaje.
Hodnoty mohou být předvyplněny přímo na dokladu:
- na záložce Rozúčtování v rámci ručního rozúčtování provedeného uživatelem
- v poli Účet na subzáložce Obsah zaúčtovávaného dokladu, viz popis vlastnosti Zadávat účet na řádku dokladu v číselníku řad dokladů
Pokud je některá z požadovaných hodnot určena tímto způsobem, pokládá se za doplněnou již před začátkem zpracování předkontací a vyhodnocování jednotlivých řádků předkontací ji nepřepíše. Jinými slovy:
- pokud jsou na záložce Rozúčtování vyplněné nějaké údaje, mají přednost před případným obsahem pole Účet na subzáložce Obsah i před předkontacemi
- pokud na záložce Rozúčtování žádné údaje vyplněné nejsou, případný obsah pole Účet na subzáložce Obsah má přednost před předkontacemi
- Řetězec vyhodnocování kontací se ukončí, pokud je podmínka nějakého řádku vyhodnocena kladně (je splněna) a současně položka Pokračovat je nastavena na Ne.
- Toto vyhodnocování probíhá pro každý typ řádku.
Tedy jinými slovy, jak proběhne celý proces zaúčtování:
Při vyhodnocování předkontací se vychází z nějaké předkontace uživatelem vybrané v hlavičce dokladu, resp. v záložce Rozúčtování při editaci dokladu. Na této předkontaci se vyhodnotí existující výjimky. Pokud nebyla kladně (podle podmínky výjimky) vyhodnocena žádná, nebo pokud je na kladně vyhodnocené výjimce nastaveno pokračovat, pokračuje se ve vyhodnocování výjimek na základní předkontaci stejné skupiny (podle řady nebo podle typu dokladu). Pokud se i po vyhodnocení výjimek v základní předkontaci má pokračovat dále a pokud byla uživatelem vybraná předkontace na konkrétní řadu dokladů, pokračuje se vyhodnocováním výjimek základní předkontace k typu dokladu. Pokud ani toto nezpůsobí ukončení vyhodnocování předkontací, provede se stejný cyklus s vyhodnocováním řádků předkontací (ve stejných definicích předkontací) pro pravidla. Pokud žádná z předkontací pro zvolenou řadu, resp. pro daný typ dokladu (bez ohledu na řadu) není označena jako základní, příslušný krok se přeskočí.
Tento proces se provede pro každý řádek zdrojového dokladu.
Poté se program ještě pokusí sloučit řádky, které obdržel:
- z předkontací
- ze záložky Rozúčtování
- z hodnot vyplněných ve sloupci Účet na řádcích dokladu
Řádky, které mají všechny účetní položky shodné, jsou sloučeny do jednoho. Výsledné řádky jsou následně vyslány do účetnictví (dle nastavení do žádostí, resp. do deníku) jako řádky odpovídajícího účetního dokladu. Např. zdrojový doklad, který měl např. 4 řádky, může po aplikaci předkontace mít pouze jeden řádek účetního dokladu, příp. naopak. objasníme na příkladu:
Sloučení řádků objasníme na příkladu:
Mějme fakturu vydanou FV-5/2000 se dvěma řádky - řádek 1 na 1000Kč s DPH 22%, a řádek 2 na 300Kč s DPH 22%, oba na středisko 100, zakázka, obchodní případ, projekt nezadané. Potom v záložce Rozúčtování uvidíme 4 řádky - základy řádků 1 a 2 a DPH řádků 1 a 2. Předkontace je nastavena tak, že pro oba řádky předvyplní stejné účty MD a D,případně je zadáme ručně. Jelikož oba základy mají shodné položky podstatné pro účtování, sloučí je program v jeden zápis do účetního deníku (resp. žádostí). Obdobně pro DPH. V účetnictví se tedy objeví dva řádky např. takto:
Doklad | Text | částka | MD | Střed.MD | D | Střed.D |
---|---|---|---|---|---|---|
FV-5/2000 | Výnosy - základ DPH 22% | 1300,- | 31110 | 100 | 60410 | 100 |
FV-5/2000 | DPH výstup 22% | 286,- | 31110 | 100 | 34322 | 100 |
Pokud bychom např. účet MD pro základ řádku 2 zadali jinak, např. 31120, pak bychom obdrželi v účetnictví 3 řádky:
Doklad | Text | částka | MD | Střed.MD | D | Střed.D |
---|---|---|---|---|---|---|
FV-5/2000 | Výnosy - základ DPH 22% | 1000,- | 31110 | 100 | 60410 | 100 |
FV-5/2000 | Výnosy - základ DPH 22% | 300,- | 31120 | 100 | 60410 | 100 |
FV-5/2000 | DPH výstup 22% | 286,- | 31110 | 100 | 34322 | 100 |
Jaké konkrétní položky obdržíme v účetnictví (účty, střediska, texty atd.) závisí na tom, jak máme nastaveny předkontace a co jsme zadali v záložce Rozúčtování.
Při zadávání dokladu se program pokusí předkontaci předvyplnit, nicméně předvyplněnou je možno změnit. Pokud program předkontaci předvyplnit nemůže, může ji uživatel vybrat ručně. Přitom platí následující pravidla:
- Pro majetkové doklady:
- Odpisy - použije se na doklad odpisů předkontace zadaná pro danou kartu majetku v jejích kmenových údajích
- Zařazení, Změna ceny, Vyřazení - předvyplní se prioritně předkontace přiřazená v číselníku druhů majetku k danému druhu majetku, do něhož karta majetku uvedená na dokladu patří. Není-li v číselníku druhů majetku kontace přiřazena, aplikují se dále obecná pravidla, platná pro ostatní doklady systému
- Pro ostatní doklady systému:
- pokud existuje jedna předkontace za řadu, v níž je vystavován doklad, předvyplní se (bez ohledu na to, kolik existuje předkontací bez ohledu na řadu)
- pokud existuje více než jedna předkontace za řadu, nepředvyplní se žádná a to ani v případě, že existuje pouze jedna předkontace bez ohledu na řadu
- pokud existuje jedna předkontace bez ohledu na řadu a žádná za řadu, předvyplní se
- Při vybírání předkontace pro určitý doklad a vyvolání číselníku předkontací, se nabídne číselník:
- buď obsahující skupinu předkontací pro danou řadu dokladu (a to tehdy, pokud nějaké takové předkontace k zadané řadě existují),
- nebo jen skupina předkontací pro daný typ dokladu. Je možné mezi těmito dvěma omezeními přepínat.
- Informace o vybrané předkontaci se uloží na doklad, aby byla k dispozici v případě oprav dokladu.
- Pokud není předkontace na dokladu zadána, použije se pro zaúčtování základní předkontace. Prioritu má základní předkontace s ohledem na řadu, základní předkontace ze skupiny kontací pro řadu, v níž je vystavován doklad.
Pro doklady s možností souhrnného účtování navíc platí:
- Při souhrnném účtování je možno zadat předkontaci, která se pak upřednostní před předkontací zadanou pro daný doklad (v hlavičce dokladu).
Objasníme na příkladu:
Mějme řady pro odpisy majetku ODP1 a ODP2. Dále základní předkontaci "Základ" bez ohledu na řadu, základní předkontaci "Základ-řada ODP2" pro řadu ODP2 a dále předkontace bez ohledu na řadu "P1" a "P2". Na kartě majetku je vybraná předkontace pro odpisy P2 a řada ODP2. Poté účtujeme odpis k dané kartě:
a) v souhrnném zaúčtování nezadáme žádnou kontaci, tj. uplatní se kontace z dokladu ODP → tedy kontace z kmenových údajů karty, tj. kontace "P2". Pokud by definice této kontace nějakou účetní položku nedoplnila a má se pokračovat, budou se uplatňovat definice kontací v tomto pořadí: "P2"→"Základ-řada ODP2" (základní pro použitou řadu)→"Základ" (základní bez ohledu na řadu).
b) v souhrnném zaúčtování zadáme nějakou kontaci → pak se prioritně použije tato, přičemž pokud nějaké položky zůstanou nedoplněny a má se pokračovat, uplatní se další pořadí stejně jako v Ada), tedy "P2"→"Základ-řada ODP2" (základní pro použitou řadu)→"Základ" (základní bez ohledu na řadu).
Účet může být zadán v předkontaci buď napevno zadáním konkrétního čísla účtu, nebo jej lze získat odjinud (pomocí nějakého výrazu, který se vyhodnotí pi plnění nějaké podmínky). Takto lze např. účet získat ze svázaného placeného dokladu, ze zdrojového svázaného dokladu apod. Kromě toho jsou k dispozici i jiné možnosti, kde může být účet zadán a odkud jej pak lze v předkontaci čerpat. Toto řešení může celý systém vhodného nastavení účtování, aby výsledný doklad byl řádně a celý předkontován, značně usnadnit.
- Řady dokladů (Faktury přijaté, Faktury vydané, Ostatní doklady, Vzájemné zápočty, ...). Viz Řady dokladů→položka Účet
- Adresář firem - nastavení účtu pro sledování pohledávek/závazků za danou firmu na samosné analytice). Viz Adresář firem→položka Účet
- DPH sazby/DPH indexy
- Typy výdajů, typy příjmů
- Skladové typy
- Sklady, skladové karty
- Způsob úhrady, způsob dopravy
- Pokladny a bankovní účty
- Účet lze zadávat i ručně přímo na řádcích dokladů - je-li povoleno přímé kontování dokladů
- ... a mnoho dalších míst
Speciálním případem může být, pokud potřebujeme zaúčtovat např. na dokladu Faktura vydaná platbu zálohy (na řádku typu Záloha) podle řady zálohových listů vydaných. V takovém případě se lze odkázat na řadu dokladů následujícím výrazem: @Document_ID.DepositDocument_ID.DocQueue_ID.Code.
Tam, kde dosud nejsou a kde by bylo výhodné je mít, je lze pořešit uživatelsky definovatelnými položkami, příp. mohou být dodány v některé z budoucích verzí.
Můžeme mít předkontaci pro fakturu přijatou nadefinovanou tak, že se pro dané účetní případy má konkrétní analytický účet čerpat přednostně např. z údajů zadaných u řad dokladů daného typu, není-li tam uveden, tak následně např. z údajů firmy, není-li ani tam uveden, tak odjinud (existuje řada dalších možností) a teprve až poté z pevně zadaného účtu v předkontaci.
Pokud předkontace nedoplní účty správně, je jednou z možností v rámci editace dokladu účty zadat v záložce Rozúčtování, příp. účty doplnit až v agendě Účetní žádosti při zaúčtování do deníku. Nicméně toto není systémové řešení. Pokud dodávané předkontace nepředvyplňují účty dle vašich představ a předvyplněné účty musíte opakovaně měnit či zadávat ručně, pak je doporučené řešení dodávané předkontace upravit. Mělo by se docílit takového nastavení, aby byla lidská práce co nejvíce automatizována.
Při nastavování kontací může být potřeba odkázat se na informace, které obsahuje připojený doklad (např. platba dokladu). Nemusí se jednat o číslo analytického účtu, ale o jakékoliv další informace z dokladu (text, řadu dokladů, zakázku apod.).
Pokud tedy například potřebujeme zaúčtovat na dokladu Faktura vydaná platbu zálohy (na řádku typu Záloha) podle řady zálohových listů vydaných, lze se odkázat na řadu dokladů připojeného dokladu následujícím výrazem: @Document_ID.DepositDocument_ID.DocQueue_ID.Code. Důležité je před výraz zadat znak @.