Průvodce nastavením firmy - kroky průvodce

V následujícím textu uvedeme, které informace pomocí tohoto průvodce můžete nastavovat. V každé části je uveden název adekvátní agendy, resp. její části, ve které lze provádět totéž nastavení bez průvodce. Popis jednotlivých položek najdete vždy u popisu adekvátní agendy.

Pokud nebudete mít odpovídající přístupová práva k některé agendě, jejíž údaje se prostřednictvím tohoto průvodce nastavují, program vás na to v příslušném kroku průvodce upozorní a zadání údajů pro tuto agendu nepovolí provést!!!

První kroky průvodce se týkají agendy Firemních údajů, ve které se obecně nastavují údaje platné pro vaši firmu.

V prvním kroku můžete zadat Typ organizace, IČO a DIČ (lokální, tj. v lokální zemi), číslo EORI firmy, nastavit, zda je firma plátce DPH a jaký je limit dnů pro kontrolu správnosti zadání data plnění na daňových dokladech, a dále zadat adresu vlastní firmy. Název firmy se přebírá z položky obchodní jméno majitele licence z aktivací a je editovatelný jen v případě multiverze. (Viz popis položky "Lokální název firmy" ve Firemních údajích v záložce Obecné).

Adekvátní agenda: Firemní údaje, záložka Obecné a záložka Vlastní adresa.

Pokud některé hodnoty již byly zadány dříve (v předchozím spuštění průvodce nebo adekvátní agendy), pak jsou tyto hodnoty zobrazeny s možností jejich oprav. Po stisku tlačítka Další se zobrazí dotaz, zda zadané údaje uložit do agendy Firemní údaje. Pokud zvolíte ANO, pak postoupíte k dalšímu kroku průvodce s tím, že do položek adekvátní agendy se uloží údaje právě vámi zadané.

Současně pokud jste v tomto kroku zadávali Typ organizace a jednalo se o první zadání Typu organizace (tj. typ organizace dosud nebyl zadán), pak se naplní účtový rozvrh, účetní předkontace a definice uzávěrky mezd ze vzorů pro zvolený typ organizace. Dále viz Dodávané vzory (účtový rozvrh, předkontace a definice uzávěrky mezd) a aktualizace dle vzorů. Pokud zvolíte NE, postoupíte k dalšímu kroku bez uložení případných provedených změn.

Zobrazení kódů lokální země a lokální měny, ve které se účtuje. Needitovatelné údaje. Lokální země a lokální měna je pro systém velmi důležitá. Podrobněji viz stejnojmenné v popisu adekvátní agendy.

Adekvátní agenda: Firemní údaje, záložka Obecné, subzáložka Společné údaje

Po stisku tlačítka Další se přejde k dalšímu kroku průvodce.

Zadání některých dalších společných údajů, které se týkají předvyplňování. Hodnoty zadané v tomto kroku průvodce se použijí jako výchozí hodnoty odpovídajících položek ve Firemních údajích a to těch, které jsou určeny pro nastavení údajů předvyplňovaných v jiných agendách. Předvyplněné hodnoty lze samozřejmě v dané agendě v případě potřeby změnit.

Podrobněji popis jednotlivých zde zadávaných položek viz popis stejnojmenných položek v agendě Firemní údaje. Ve Firemních údajích jsou položky týkající se předvyplňovaných údajů podle způsobu jejich nastavení umístěny buď v záložce Parametry nebo v záložce Obecné na subzáložce Předvyplnění.

Adekvátní agenda: Firemní údaje, záložka Obecné, subzáložka Předvyplnění a dále záložka Parametry

Údajů, které lze ještě nastavovat ve Firemních údajích, je samozřejmě více a mohly by se vám později při práci se systémem hodit. Proto doporučujeme, abyste se později k agendě Firemní údaje vrátili, seznámili se všemi jejími možnostmi a provedli si nastavení dle svých potřeb.

Pokud provedete nějaké změny, pak po stisku tlačítka Další se zobrazí dotaz, zda provedené změny ve Firemních údajích uložit. Pokud zvolíte ANO, pak postoupíte k dalšímu kroku průvodce s tím, že do odpovídajících položek adekvátní agendy se uloží údaje právě vámi zadané, v opačném případě postoupíte k dalšímu kroku bez uložení provedených změn.

Nastavení období, tj. časového rozpětí, za které se provádí uzávěrky. Podrobněji popis jednotlivých zde zadávaných položek viz popis stejnojmenných položek v agendě Období. Do položky Zkratka předvyplňuje rok podle aktuálního data, ale můžete jej samozřejmě libovolně změnit. Obdobně položky "Datum od" a "Datum do".

Jednou zadané období již nebude možné mazat, ani u něj opravovat položku Datum od (viz popis položky v popisu adekvátní agendy).

Adekvátní agenda: Období

Pokud dosud žádné období nemáte nadefinované, pak je možno zadat nové. Údaje o období jsou přístupné k editaci.

Pokud již máte nějaké období nadefinované a je právě jedno (z předchozího spuštění průvodce nebo adekvátní agendy), pak jsou jednotlivé položky předvyplněny jeho údaji a lze je editovat, vyjma položky "Datum od".

Pokud provedete nějaké změny, pak po stisku tlačítka Další se zobrazí dotaz, zda změny uložit. Pokud zvolíte ANO, pak postoupíte k dalšímu kroku průvodce s tím, že do odpovídajících položek adekvátní agendy se uloží údaje právě vámi zadané, v opačném případě postoupíte k dalšímu kroku bez uložení provedených změn.

Pokud již máte jedno období nadefinované a chcete definovat další, musíte si vyvolat plnou agendu Období, kterou můžete vyvolat rovnou z tohoto okna Průvodce stiskem tlačítka Upřesnit. Funkční tlačítko vyvolá agendu Období a otevře ji "přes" agendu Průvodce nastavením firmy. Zde jsou k dispozici všechny funkce agendy Období. Po provedení požadovaných změn, otevřenou agendu Období zase můžete zavřít a vrátit se tak do téhož okna průvodce, odkud jste ji vyvolali a pokračovat v nastavení stiskem tlačítka Další.

Existuje více možností, jak zavřít agendu. Pokud se chcete vrátit zpět do průvodce, pak zavřete jen aktuálně otevřenou agendu Období. Pokud si spolu s ní zavřete i agendu Průvodce, vrátíte se buď do hlavního okna aplikace (máte-li otevřenu ještě jinou agendu), anebo rovnou do okna pro spouštění agend. Pokud budete chtít v Průvodci pokračovat, budete si jej muset znovu spustit.

Pokud již máte nadefinováno více období, pak v položkách není zobrazeno nic a ani nejsou přístupny k editaci. Pro další úpravy je třeba opět vyvolat plnou agendu Období.

Automatické nadefinování řad dokladů a k nim odpovídajících účetních řad pro každý typ dokladů.

Pokud chcete využít možnosti automatického generování řad dokladů, musíte nejdříve do položky Období zadat jedno z již nadefinovaných období. Toto období bude prvním otevřeným obdobím nadefinovaných řad. Viz popis položky "První otevřené období" v záložce Detail. Po stisku tlačítka Generovat se od každého typu dokladu vygeneruje jedna zdrojová řada dokladů a k těm, které se mají účtovat i odpovídající účetní řada.

Funkce Generovat generuje od každého typu dokladů právě jednu řadu dokladů s prvním otevřeným obdobím rovným zadanému. Tzn., že použijete-li funkci pro dané období opakovaně a budou-li již existovat pro dané období řady dokladů všech typů, podruhé se již nic nevygeneruje.

K dispozici je také parametr Zaplňovat mezery, který určí hodnotu parametru Zaplňovat mezery po smazaných dokladech na vygenerovaných řadách.

Po automatickém vygenerování řad dokladů jsou všechny takové nastaveny jako "účtovat do žádostí" kromě řad, které se vůbec neúčtují, např. u objednávek vydaných a přijatých. Předvyplněný způsob účtování i zkratky dokladů lze v případě potřeby samozřejmě opravit a to přímo v agendě řad dokladů.

Řady automaticky vygenerované mají defaultní zkratky.

Pro úpravy je třeba použít plnou agendu Řady dokladů, kterou můžete vyvolat rovnou z tohoto okna Průvodce stiskem tlačítka Upřesnit. Funkční tlačítko vyvolá agendu Řad dokladů a otevře ji "přes" agendu Průvodce nastavením firmy. Zde jsou k dispozici všechny funkce agendy Řady dokladů. Po provedení požadovaných změn, otevřenou agendu Řad dokladů zase můžete zavřít a vrátit se tak do téhož okna průvodce, odkud jste ji vyvolali a pokračovat v nastavení stiskem tlačítka Další.

Adekvátní agenda: Řady dokladůresp. Účetní řady dokladů

Zde si můžete nastavit sledování změn, tj. sledování oprav a mazání dokladů tak, jak požaduje zákon o účetnictví. Po stisku tlačítka Nastavit se zavolá funkce Generovat, která nastaví příslušné sledování změn.

Pro úpravy je třeba použít plnou agendu Nastavení sledování změn, kterou můžete vyvolat rovnou z tohoto okna Průvodce stiskem tlačítka Upřesnit. Funkční tlačítko vyvolá agendu Nastavení sledování změn a otevře ji "přes" agendu Průvodce nastavením firmy. Zde jsou k dispozici všechny funkce agendy Nastavení sledování změn. Po provedení požadovaných změn, otevřenou agendu Nastavení sledování změn zase můžete zavřít a vrátit se tak do téhož okna průvodce, odkud jste ji vyvolali a pokračovat v nastavení stiskem tlačítka Další.

Adekvátní agenda: Nastavení sledování změn

Zde si můžete provést případné úpravy účtového rozvrhu, předkontací a definic uzávěrky mezd, které se naplnily ze vzorů po zvolení typu organizace (viz 1. krok průvodce) nebo které jste si již naplnili dříve. Pro úpravy je třeba použít přímo příslušné agendy, které můžete vyvolat rovnou z tohoto okna Průvodce stiskem odpovídajících tlačítek. Pokud jste v 1. kroku průvodce změnili Typ organizace z původní hodnoty na nějakou jinou, pak byste měli provést porovnání vašich účtů, předkontací a mzdových definic se vzory platnými pro aktuálně zvolený Typ organizace. To opět provedete přímo v příslušných agendách. Dále viz Dodávané vzory (účtový rozvrh, předkontace a definice uzávěrky mezd) a aktualizace dle vzorů.

Adekvátní agendy: Účtový rozvrh, Účetní předkontace, Definice uzávěrky

Nastavení střediska. Podrobněji popis jednotlivých zde zadávaných položek viz popis stejnojmenných položek v agendě Středisek.

Adekvátní agenda: Střediska

Pokud dosud žádné středisko nemáte nadefinované (resp. případná dříve nadefinovaná jsou všechna smazaná), pak je možno zadat středisko nové. Údaje o středisku jsou přístupné k editaci a jsou předvyplněny defaultním kódem a názvem pro první zadávané středisko, lze je však samozřejmě změnit.

Pokud již máte nějaké středisko nadefinované a je právě jedno (z předchozího spuštění průvodce nebo adekvátní agendy), pak jsou jednotlivé položky předvyplněny jeho údaji a lze je editovat.

Pokud provedete nějaké změny, pak po stisku tlačítka Další (resp. jakéhokoli jiného) se zobrazí dotaz, zda změny uložit. Pokud zvolíte ANO, pak postoupíte k dalšímu kroku průvodce s tím, že do odpovídajících položek adekvátní agendy se uloží údaje právě vámi zadané, v opačném případě postoupíte k dalšímu kroku bez uložení provedených změn.

Pokud máte již jedno středisko nadefinované a chcete definovat další, musíte si vyvolat plnou agendu Středisek, kterou můžete vyvolat rovnou z tohoto okna Průvodce stiskem tlačítka Upřesnit. Funkční tlačítko vyvolá agendu Středisek a otevře ji "přes" agendu Průvodce nastavením firmy. Zde jsou k dispozici všechny funkce agendy Středisek. Po provedení požadovaných změn, otevřenou agendu Středisek zase můžete zavřít a vrátit se tak do téhož okna průvodce, odkud jste ji vyvolali a pokračovat v nastavení stiskem tlačítka Další.

Pokud již máte nadefinováno více středisek, pak v položkách není zobrazeno nic a ani nejsou přístupny k editaci. Pro další úpravy je třeba opět vyvolat plnou agendu Středisek.

Nastavení vlastního bankovního účtu. Podrobněji popis jednotlivých zde zadávaných položek viz popis stejnojmenných položek v agendě Vlastních bankovních účtů.

Adekvátní agenda: Bankovní účet

Pro definici bankovních účtů v tomto kroku Průvodce nastavením platí stejné zásady jako pro definici středisek, viz výše.

Nastavení pokladen. Podrobněji popis jednotlivých zde zadávaných položek viz popis stejnojmenných položek v agendě Pokladen.

Adekvátní agenda: Pokladny

Pro definici pokladen v tomto kroku Průvodce nastavením platí stejné zásady jako pro definici středisek, viz výše.

Aby bylo možno danou pokladnu použít a vystavovat v ní doklady, je třeba na závěr definice pokladny ještě k dané pokladně přiřadit řady dokladů, ve kterých bude možno vystavovat doklady na pohyby v rámci této pokladny. K dispozici je needitovatelný seznam, v němž jsou zobrazeny řady dosud k dané pokladně přiřazené. Přidávat další a odebírat již přiřazené můžete pomocí funkčních tlačítek Přidat a Odebrat. Detailnější výklad viz Řady pokladních dokladů.

Nastavení skladů. Podrobněji popis jednotlivých zde zadávaných položek viz popis stejnojmenných položek v agendě Skladů.

Adekvátní agenda: Sklady

Pro definici skladů v tomto kroku Průvodce nastavením platí stejné zásady jako pro definici středisek, viz výše.

Aby bylo možné vytvářet doklady, obsahující dané sklady, je třeba na závěr definice skladu ještě k danému skladu přiřadit řady dokladů. K dispozici je needitovatelný seznam, v němž jsou zobrazeny řady dosud k danému skladu přiřazené. Přidávat další a odebírat již přiřazené můžete pomocí funkčních tlačítek Přidat a Odebrat. Detailnější výklad viz popis agendy Sklady a dále kap. Věcný obsah - Sklady a řady skladových dokladů.

Nakonec vám průvodce nabídne provést si zálohu dat, abyste si tak zazálohovali všechna dosud provedená nastavení. Zálohu rozhodně doporučujeme provést.

Adekvátní agenda: Záloha dat

Tímto skončil Průvodce nastavením firmy. Mějte ale prosím, na paměti, že tím zdaleka nebyly vyčerpány všechny možnosti nastavení, které systém má. Jak bylo řečeno v úvodní kapitole, tento Průvodce je pomocníkem pro nejzákladnější nastavení minimálně nutná k tomu, abyste mohli v systému např. vystavit doklad. Proto doporučujeme se dále seznámit s kapitolou Implementace - nastavení volitelná a ta z nich, která byste využili pro vaši firmu, si provést (např. pokud budete potřebovat prodávat ze skladu, musíte si nejdříve zavést skladové karty do skladu, nadefinovat ceny a ceníky apod., pokud budete chtít používat zakázky, musíte si je nejdříve zavést atd.).