Skladové doklady a pohyby na skladech

V této kapitole rámcově popíšeme jednotlivé zde vystavované doklady a vystavování nových dokladů na základě již existujících:

Jednotlivé sklady, které si v této skupině agend můžete nadefinovat, musí mít přiřazeny řady skladových dokladů, v nichž je možné generovat skladové doklady na pohyby v rámci zvoleného skladu. Jednotlivé sklady nemusí mít každý své individuální řady dokladů (jako je tomu u bankovních účtů). V limitních případech mohou všechny nadefinované sklady používat jedny společné řady skladových dokladů, nebo každý sklad může používat jen své "vlastní" řady, nebo pro skladové operace ve všech nadefinovaných řadách skladových dokladů lze dokonce používat jen jeden společný sklad apod. Variant je mnoho a záleží čistě na vás, jakým způsobem si sklady a řady přejete používat, kolik máte skladů a kolik řad dokladů chcete vést apod. Řady dokladů se ke skladu přiřazují v definici skladu v subzáložce Řady skladových dokladů.

Význam přiřazování řad dokladů ke skladům spočívá hlavně v tom, že uživateli dovoluje větší variabilitu při nastavování práv pro skladové operace. To je častý požadavek v případě, že je ve firmě více skladů, kterými během produkce firmy cosi prochází, a přitom firma požaduje osobní odpovědnost za stav jednotlivých skladů. Objasníme na příkladu:

Firma má dva sklady. Jeden výrobní "Výroba" a druhý "Expedice" určený pro expedici hotových výrobků. Z "Výroba" skladník Vonásek dělá dodací listy materiálu do výroby a dále příjem hotových výrobků. Kromě toho se požaduje, aby měl možnost udělat i převod těchto hotových výrobků do skladu "Expedice". Ze skladu "Expedice" už ale nesmí mít možnost dělat dodací listy. Dodací listy ze skladu Expedice provádí skladník Mrkvička. Kromě toho Mrkvička dělá i příjemky nakupovaného zboží do skladu "Expedice" a příjem nakupovaného materiálu do skladu "Výroba". Tedy skladník Vonásek musí mít možnost: ve skladu "Výroba" dělat výdej, příjem, převod-výdej a ve skladu "Expedice" převod-příjem a nic víc. Skladník Mrkvička smí provádět ve skladu "Výroba" jen příjem a ve skladu "Expedice" jen výdej a příjem, víc nic.

V nastavení práv ke skladům lze nastavit právo pro zobrazení a právo pro použití daného skladu, což ale znamená, že bude moci na daném skladu provést jakýkoliv skladový pohyb, čili nelze tím vyřešit, aby v jednom skladu mohl udělat např. příjemky a v druhém např. jen výdejky. Naopak v nastavení práv k funkcím ve skladu lze nastavit právo tvořit dodací listy, příjemky atd., ale toto pak zas platí globálně pro všechny sklady, čili nelze tím vyřešit, aby v jednom skladu mohl udělat např. dodací list a v jiném skladu nikoliv.

Řešením výše uvedeného příkladu je právě kombinace práv ke skladům, skladovým dokladům a přiřazení řad skladových dokladů jednotlivým skladům:

Tj. oběma skladníkům nejdříve nastavíme právo použít oba sklady. Dále Vonáskovi nastavíme právo vytvářet nové doklady v agendách DL, PR, PRP a PRV a Mrkvičkovi právo vytvářet nové doklady v agendách DL a PR. Dále zavedeme řady dokladů DL1, DL2, PR1, PR2, PRP a PRV. Řady DL1, PR1 a PRV přiřadíme ke skladu Výroba a řady DL2, PR2 a PRP ke skladu Expedice. Dále Vonáskovi nastavíme právo použít řady DL1, PR1, PRP a PRV a Mrkvičkovi řady DL2, PR1 a PR2.

Tedy např. Mrkvička bude moci použít pro výdej ze skladu jen řadu DL2, ale jelikož tato je přiřazena jen ke skladu Expedice, bude moci vydávat právě jen ze skladu Expedice. Vonásek bude např. pro příjem moci použít jen řadu PR1, ale jelikož tato je přiřazena jen ke skladu Výroba, bude moci vydávat právě jen ze skladu Výroba.

Co se děje, nemá-li sklad řady přiřazeny

  • Pokud vystavujete skladový doklad ve zvolené řadě a řada je již v hlavičce dokladu zadána, pak budete moci vybrat jen z těch skladů, které mají danou řadu přiřazenu.
  • Pokud máte na řádcích zadán sklad, který nemá přiřazenu řadu zadanou v hlavičce (např. jste řádky importovali z jiného dokladu, nebo jste řadu v hlavičce dokladu po zadání řádků změnili resp. jste řadu v hlavičce zadali až po zadání řádků apod.) pak program nepovolí takový doklad uložit.

Řady a sklady, které lze použít, dále podléhají přístupovým právům k chráněným objektům.

Je možno řadu ke skladu přiřadit až v průběhu editace dokladu jako u pokladen

Přiřazování řad ke skladům je obdobné jako přiřazování řad k pokladnám. Pro ně platí: Pokud není daná řada, kterou je potřeba na dokladu použít, ke zvolené pokladně přiřazena např. vinou neúplné implementace systému), pak je možno přímo z editace hlavičky dokladu vyvolat velký číselník pokladen, řadu k ní přiřadit a po občerstvení seznamu řad ji rovnou do hlavičky editovaného dokladu zadat.

U skladových dokladů je situace komplikovanější v tom, že sklady se zadávají na řádcích, nikoliv na hlavičce, a aby nebyla odezva systému pomalá, je v průběhu editace číselník dostupných skladů vzhledem k řadám "cacheován" v paměti. To má ten důsledek, že pokud v průběhu editace dokladu zjistíte, že daný sklad se pro řadu zadanou v hlavičce nenabízí a chcete ji rovnou z editace přiřadit, nebudete to možné. Můžete si sice otevřít samostatně číselník skladů, řadu přiřadit a pak v seznamu nabízených skladů v obsahu dokladu občerstvit, nicméně seznam dostupných skladů pro danou řadu v rámci editovaného dokladu se nezmění. Řešením je buď editaci dokladu ukončit a zahájit znovu (již se bude nabízet aktuální seznam skladů pro danou řadu), nebo v hlavičce dokladu zvolit jinou řadu, resp. řadu nezadat a poté seznam nabízených skladů občerstvit.

S kartami evidovanými na skladě je možno provádět skladové pohyby prostřednictvím vystavování skladových dokladů. Všechny skladové doklady lze opravovat (pouze doklady, které jsou již uzavřeny uzávěrkou skladu, lze opravovat pouze částečně).

Pro výdej, neboli expedici ze skladu slouží doklady typu Dodací list (DL). K dodacímu listu pak lze vystavit doklady inverzní - Vratky (VR), pomocí kterých můžeme v případě potřeby provést vrácení vydaného množství zpět na sklad. Dále viz též Vracení zboží. Pro příjem do skladu pak doklady typu Příjemky (PR). Také k příjemce lze vystavit doklady inverzní - Vratky příjemek (VPR), s jejichž pomocí můžeme v případě potřeby provést vyskladnění přijatého množství ze skladu.

Dále je možné provádět přesuny zboží mezi sklady. Každý provedený přesun je zaznamenán na výdejovém dokladu ze skladu - Převodka výdej (PRV), ke kterému se následně vystavuje odpovídající doklad příjmový na jiný sklad - Převodka příjem (PRP). (K jedné převodce výdej je možné vystavit několik převodek příjem a naopak.)

Pro operace spojené se změnou karty nebo sériového čísla / šarže slouží dvojice dokladů Záměna výdej (ZAV) a Záměna příjem (ZAP). Pokud je zapotřebí provést rozebírku určité sady na jednotlivé karty nebo naopak sloučení několika karet do jedné (kompletaci), je možné využít doklady Přeměna výdej (PEV) a Přeměna příjem (PEP). Operace typu skladových záměn a přeměn je na rozdíl od převodek možné provádět také v rámci jednoho skladu.

Na zjištěné inventární rozdíly jsou vystavovány doklady Inventárního manka (INM), resp. Inventárního přebytku (INP). Pro evidenci skladových pohybů mezi konkrétními pozicemi polohovaných skladů slouží samostatné polohovací doklady: Naskladnění do pozic (NPZ), Vyskladnění z pozic (VPZ) a Přesun mezi pozicemi (PPZ). Práce s polohovanými sklady je podrobně popsána v kap. Polohované sklady - obecně.

Dále jsou v rámci skupiny sklad k dispozici i skladové výrobní doklady a to pro pohyb materiálu/surovin a výrobků do/z výroby. Platí pro ně vše, co je řečeno v této kapitole, ale navíc mají ještě jistá specifika plynoucí z toho, odkud vznikají a jak se mají oceňovat a proto jsou popsány v samostatné kap. Skladové výrobní doklady a účtování o nich.

Pro všechny skladové doklady platí, že na existující skladové doklady, na kterých se vyskytují skladové karty se šaržemi, resp. sériovými čísly, lze k příslušným řádkům doplňovat šarže a sériová čísla (lze je zadávat přímo při vytváření dokladu příp. i doplňovat později). Skladové doklady mohou být vystavovány nejen z agend modulu Sklad, ale i z jiných částí systému (z Výroby, Kompletace, Gastrovýroby, z Pokladního či Restauračního prodeje apod.)

Co se týče účtování výše zmíněných dokladů, pak pro všechny platí následující: Pomocí funkce Uzávěrka skladu je možné spočítat skladové ceny k jednotlivým skladovým pohybům a doklady se spočtenými skladovými cenami poté hromadně zaúčtovat, souhrnně či nesouhrnně, do účetnictví do účetních žádostí, resp. přímo do deníku.

To, zda se vůbec budou ze skladových dokladů nějaké účetní záznamy generovat, záleží jednak na nastavení způsobu účtování na příslušných řadách dokladů, jednak na nastavení účtování skladu a jednak na způsobu účtování skladových pohybů pro typ skladové karty, se kterou je pohyb realizován. Dále viz Co vše lze nastavit na "Neúčtovat" při účtování o skladových pohybech.

Možnosti vzájemných importů dokladů v rámci ABRA Gen jsou uvedeny v kap. Importy dokladů obecně spolu se základními pravidly, která pro import dokladů platí. Popis vlastního importu jednotlivých typů dokladů z této skupiny nebo odkaz na daný popis je pak uveden u konkrétních funkcí, kterými lze vzájemné importy jednoho dokladu do druhého vyvolat. (Viz funkce Nový resp. Vytvořit (je-li k dispozici) v záložkách Seznam, funkce Import (je-li k dispozici) v záložkách Detail, příp. záložky X-vazby (je-li k dispozici) v jednotlivých agendách).

Při vystavování nových dokladů můžete využít jejich návaznosti na případné předchozí doklady, pokud již takové existují a přebírat z nich údaje tj. využít vzájemných importů mezi doklady. U skladových dokladů toto přichází v úvahu např. u dodacího listu, který můžete vystavit na základě již existující objednávky přijaté, příjemky či převodky příjem, u příjemky, kterou lze vystavit na základě již existující objednávky vydané, vratky příjemek vystavené podle příjemek aj. Tím si značně ušetříte práci a čas strávený jinak zadáváním týchž údajů znovu.

Dále u příjemek a vratek příjemek přichází do úvahy možnost jiného způsobu importu dokladů a to čerpání částek výdajů pořízení z existujících nákupních dokladů, jakožto výdaje pořízení. Viz možnosti zadání výdaje pořízení/účelu výdaje.

Vystavit skladové doklady podle jiných lze nejen z agend skladových dokladů, ale i přímo z agend příslušných zdrojových dokladů. Viz též procesní tvorba dokladů.

Na základě některých existujících skladových dokladů lze vystavit později prodejní doklady (např. vystavit fakturu vydanou s importem dodacího listu, vystavit dobropis s importem vratky apod.), ale i vytvořit fakturu přijatou podle skladové příjemky apod.

Dále u příjemek a vratek příjemek přichází do úvahy možnost jiného způsobu importu dokladů a to čerpání do částek účelů výdaje do existujících nákupních dokladů z dokladů skladových. Viz možnosti zadání výdaje pořízení/účelu výdaje.

Vystavit návazné doklady podle skladových lze nejen z agend příslušných návazných dokladů, ale i přímo z agend skladových dokladů. Viz též procesní tvorba dokladů.

Dodací list je také možné importovat do účtenky pokladního maloobchodního a restauračního prodeje. Viz Prodej na kase podle dodacího listu.