Jak na volné dobropisy
Novinkou verze 23.1 jsou volné dobropisy faktur vydaných bez vazby na původní doklad. V tomto návodu si ukážeme vytvoření volného dobropisu bez vazby na fakturu, vytvoření finančního dobropisu bez vazby na fakturu, volného dobropisu z příjemek a také vytvoření volného dobropisu z agendy Příjemky nad existující příjemkou.
Před zahájením používání volných dobropisů doporučujeme aktualizovat si základní účetní předkontaci podle vzoru (typ dokladu 60). Případné rozdíly proti vaší aktuální předkontaci pro daný typ dokladu si můžete prohlédnout a následně převzít. Viz Účetní předkontace→záložka Detail→funkce Porovnat.
Nový dobropis bez vazby na fakturu
Tuto volbu lze využít například v případě, kdy potřebujeme dobropisovat doklad vystavený v jiném IS. Můžeme použít řádky typu 0 až 3, přičemž na skladové řádky je potřeba vytvořit skladový doklad.
Spustíme agendu Dobropisy faktur vydaných, stiskneme tlačko Nový a šipkou vedle otevřeme multivolbu. Vybereme volbu Nový dobropis bez vazby na fakturu.
Dále postupujeme podobně jako při vytváření dokladu Faktura vydaná. Vyplníme hlavičkové údaje. Kromě běžných údajů vyplníme také pole Příjemka - řada, jelikož budeme na Obsah zadávat i řádky typu 3 s nenulovým množstvím a budeme tedy potřebovat vytvořit skladový doklad, což v tomto případě bude Příjemka (speciální Příjemka nahrazující vratku (typ 23), viz typy příjemek). Dále je potřeba vyplnit pole Reference, kde vyplníme číslo dokladu v původním IS, který nyní dobropisujeme. Toto pole je povinné. Je potřeba totiž mj. v tisku daného opravného dokladu.
Na záložce Obsah vyplníme podle potřeby řádky typu 0 až 3.
Po uložení dokladu se automaticky v systému ABRA Gen vytvoří Příjemka, což si můžeme zkontrolovat na záložce X-vazby.
Příjemka obsahuje skladovou kartu, kterou jsme vložili do volného dobropisu do řádku typu 3.
Vzniklá Příjemka je uvedena i v záložce Detail→Importované doklady nebo Detail→Obsah v položce Importovaný doklad u daného řádku.
Tedy stejným způsobem, jako by byl uveden doklad Vratka dodacího listu, který by se vytvořil na skladové řádky v případě tvorby standardního dobropisu s vazbou na fakturu. Viz též typy dobropisů.
Nový finanční dobropis bez vazby na fakturu
Tuto volbu využijeme například tehdy, pokud potřebujeme vystavit dobropis např. k faktuře uvedené v jiném IS (jako v předchozím případě) a zákazníkovi chceme poskytnout finanční slevu za splněný finanční objem při prodeji a současně chceme mít na dobropisu skladové řádky, kterých se sleva týká (zboží ale nechceme vracet, tedy skladové řádky budou mít nulové množství). Na obsahu takového finančního dobropisu můžeme použít řádky typu 0 až 3, přičemž pokud použijeme řádky typu 3, musí mít nulové množství a nevznikne k nim skladový doklad. Řádky typu 3 v tomto případě totiž slouží jen pro evidenci toho, na které skladové karty byla finanční sleva poskytnuta.
Možnost vystavovat finanční dobropisy (se skladovými řádky s nulovým množstvím) není nic nového, byla v systému k dispozici již dříve, jen se týkala standardních dobropisů s vazbou na fakturu evidovanou v systému ABRA Gen. Nyní tedy jde o alternativu vystavení takového finančního dobropisu, ale bez vazby na fakturu evidovanou v systému ABRA Gen.
Spustíme agendu Dobropisy faktur vydaných, stiskneme tlačítko Nový a šipkou vedle otevřeme multivolbu. Vybereme volbu Nový finanční dobropis bez vazby na fakturu.
Na záložce Hlavička vyplníme opět pole Reference, které je v případě dobropisu bez vazby na fakturu evidovanou v ABRA Gen povinné.
Na záložce Obsah vyplníme podle potřeby řádky typu 0 až 3. V našem příkladu jsme vyplnili všechny tři typy řádků, abychom si prezentovali možnosti volného finančního dobropisu faktury vydané. Všimněte si, že u takto vystavovaného dobropisu u řádků typu 2 a 3 není možné vyplnit množství (Počet) ani jednotkovou cenu, pouze celkovou cenu.
Dobropis je totiž vystavován jako Volný finanční (typ 4) a nelze měnit typ z volného na volný finanční a naopak (3<->4). Viz též typy dobropisů.
Nový dobropis bez vazby na fakturu podle příjemek
Ve třetím příkladu si ukážeme situaci, kdy se nejdříve přijímá vracené zboží na sklad a teprve poté se vystavuje volný dobropis.
Tato situace předpokládá existenci skladové příjemky určené pro volné dobropisy, tedy příjemky speciálního typu (speciální Příjemka nahrazující vratku (typ 23)), která zatím nebyla vyčerpána do jiného dobropisu. Standardní příjemky totiž nelze na tvorbu volného dobropisu použít (a ani dodatečně nelze změnit typ příjemky ze standardní na typ 23).
Takovou příjemku lze vytvořit v agendě Příjemky (funkce Nová příjemka volného dobropisu).
Příjemka použitelná pro tuto situaci může v systému vzniknout také následovně: příjemka typu 23 mohla vzniknout dříve spolu s nějakým volným dobropisem (postup jsme si předvedli v prvním příkladě), ale daný dobropis byl následně vymazán. Tudíž daná příjemka typu 23 se osamostatnila a lze ji znovu použít pro import do jiného volného DV.
My si nejdříve takovou příjemku vytvoříme.
V agendě Příjemky použijeme funkci Nová příjemka podle volného dobropisu. Zadáme standardně hlavičkové údaje a nějaké řádky a příjemku uložíme.
Poté v agendě Dobropisy faktur vydaných stiskneme tlačko Nový a šipkou vedle otevřeme multivolbu. Vybereme volbu Nový dobropis bez vazby podle příjemek.
Ve spuštěném průvodci vybereme poslední možnost Získat záznamy dle předvyplněných podmínek. Současně bude zatržena možnost Jen čerpatelné příjemky volného dobropisu.
V dalším kroku se zobrazí doklady, které je možné do nového volného dodacího listu naimportovat. V našem případě je k dispozici příjemka, která vznikla na základě vytvoření dobropisu v prvním příkladu (který jsme následně smazali).
Následně ABRA Gen vytvoří volný dobropis. Na hlavičce před uložením nesmíme zapomenout vyplnit pole Reference.
Pokud bychom na záložce Obsah přidali další řádky, vytvoří se na nově přidané řádky nová Příjemka.
Vytvoření volného dobropisu z agendy Příjemky
Pro tento příklad musí existovat (stejně jako v předchozím případě) příjemka, na základě které lze vytvořit volný dobropis. Tedy skladová příjemka speciálního typu (speciální Příjemka nahrazující vratku (typ 23)), která zatím nebyla vyčerpána do jiného dobropisu. Proto stejně jako v předchozím případě nejprve vytvoříme takovou příjemku.
V agendě Příjemky použijeme funkci Nová příjemka podle volného dobropisu. Zadáme standardně hlavičkové údaje a nějaké řádky a příjemku uložíme.
Poté nastavíme fokus na takto vytvořenou příjemku, ke které potřebujeme vystavit volný dobropis faktury vydané, a stiskneme tlačítko Volný dobropis.
Otevře se průvodce, kde si zkontrolujeme údaje, popřípadě provedeme opravdu a stiskneme tlačítko Dokončit.
Po dokončení průvodce se otevře rozeditovaný doklad volného dobropisu vydaného. Doplníme potřebné údaje (např. pole Reference) a doklad uložíme.
