Typy plateb - typy platících dokladů, příjmové/výdajové doklady, znaménka +/-, dorovnávání plateb

Platby môžeme rozdeliť z dvoch hľadísk a to podľa typu platiaceho dokladu (tzn. akým dokladom sa platba predpisu uskutočnila) a podľa toho, či ide o príjem alebo výdaj (tzn. príjmový alebo výdajový doklad). V následujícím textu naleznete pojednání o následujících oblastech:

Zaplatenie alebo úhrada daného dokladu (ktorý je predpisom platby) sa môže vykonať:

  • Bankovým prevodom - tzn. riadkom platby na bankovom výpise (BV).
  • V hotovosti - tzn. pokladničným príjmom (PP) alebo výdajom (PV).
  • Ostatným dokladom - tzn. ostatným dokladom prijatým (OSP) alebo vydaným (OSV).
  • Vzájomným zápočtom - tzn. vzájomným vyrovnaním pohľadávok a záväzkov dokladom vzájomného zápočtu (VZ).
  • Kurzovým rozdielom - má význam len pre doklady v cudzej mene. Pri dokladoch v cudzej mene môžu vznikať kurzové rozdiely vplyvom odlišných kurzov predpisov a úhrad týchto dokladov. Ak už pre takéto doklady boli kurzové rozdiely napočítané a vygeneroval sa doklad typu kurzový rozdiel (KR), bude aj tento uvedený v zozname platieb daného dokladu ako jeden z typov úhrady daného dokladu.
  • Závierkovým kurzovým rozdielom nerealizovaným daňovo uznateľným - má význam len pre doklady v cudzej mene. Pri dokladoch v cudzej mene, ktoré nie sú uhradené presne vo výške predpisu, môžu pri uzávierke vznikať závierkové kurzové rozdiely. Ak prebehla uzávierka fakturácie, resp. ostatných dokladov s tvorbou nerealizovaných kurz. rozdielov daňovo uznateľných (ďalej KZN), a ak sa pre tieto doklady napočítali doklady KZN a vygeneroval sa doklad typu daňovo uznateľný nerealizovaný kurzový rozdiel (KZN) , bude aj tento uvedený v zozname platieb daného dokladu ako jeden z typov úhrady daného dokladu.
  • Zúčtovaním zálohového listu - tzn. zálohovým listom vydaným (ZLV) alebo prijatým (ZLP). Má význam len pre niektoré doklady. V podstate ide o zúčtovanie nezdanenej zálohy. V zozname platieb sa však nezobrazuje suma uvedená v predpise zálohového listu, ale suma, ktorá sa zo zálohového listu zúčtovala (čerpala) do dokladu predpisu. Pritom aj zúčtovanie nezdanenej zálohy do dokladu daňovej zálohy sa berie ako jeho "platba", aj keď tu nejde o platbu peniazmi v pravom slova zmysle.
  • Zúčtovaním daňového zálohového listu - tzn. daňovým zálohovým listom vydaným (DZV) alebo prijatým (DZP). Má význam len pre niektoré doklady. V podstate ide o zúčtovanie zdanenej zálohy. V zozname platieb sa však nezobrazuje suma uvedená v predpise zálohového listu, ale suma, ktorá sa zo zálohového listu zúčtovala (čerpala) do cieľového daňového dokladu predpisu.
  • Príjmom do pokladničného miesta - tzn. dokladom príjmy do pokladničného miesta (PPP) na prijaté platby, viď platby realizované z pokladne pokladničného predaja.
  • Výdajom z pokladničného miesta - tzn. dokladom výdaje z pokladničného miesta (VPP) na vrátené platby, viď platby realizované z pokladne pokladničného predaja.

Každá z týchto platieb sa potom príslušnou sumou zobrazuje v zozname platieb daného dokladu v záložke Platby v agende daného dokladu.

Systém ABRA Gen umožňuje každý doklad, ktorý je predpisom platby, hradiť podľa typu platiaceho dokladu buď platiacim dokladom príjmovým i výdajovým, alebo platiacim dokladom príjmovým alebo výdajovým:

  • Platby v hotovosti alebo ostatnými dokladmi - Defaultne sa ponúka ten, ktorý podľa typu plateného dokladu a podľa výšky jeho doterajšej úhrady zodpovedá predpisu, no vždy je možné namiesto defaultne ponúkanej voľby použiť i možnosť opačnú. Tzn.:
    • pre doklady, ktoré znamenajú príjem pre vašu firmu (ako je faktúra vydaná, zálohový list vydaný, dobropis faktúry prijatej atď.)
      • a sú nezaplatené (neuhradené), sa defaultne ponúka voľba Príjem (tzn. platba pokladničnou príjemkou alebo ostatným príjmom). Můžete ale zvolit Výdej a vystavit k nim jako platbu doklad pokladní výdej nebo ostatní výdaj.
      • a sú preplatené, sa ponúka defaultne naopak Výdaj.
    • pre doklady, ktoré znamenajú výdaj pre vašu firmu (ako faktúra prijatá atď.)
      • a jsou nezaplacené (neuhrazené), nabízí se defaultně volba Výdej (tj. platba pokladní výdejkou nebo ostatním výdajem). Môžete ale zvoliť Príjem a vystaviť ako platbu doklad pokladničného príjmu alebo ostatného príjmu.
      • a sú preplatené, sa ponúka defaultne naopak Príjem.
  • Platby zúčtovaním zálohového listu - Defaultne sa ponúka ten, ktorý podľa typu plateného dokladu zodpovedá predpisu.Tzn.:
    • pre doklady, ktoré znamenajú príjem pre vašu firmu (ako sú faktúra vydaná, dobropis faktúry prijatej atď.), sa ponúka voľba Príjem.
    • pre doklady, ktoré znamenajú výdaj pre vašu firmu (ako faktúra prijatá atď.), sa ponúka voľba Výdaj.
  • Platby bankovým prevodom - Defaultne sa ponúka ten, ktorý podľa typu plateného dokladu zodpovedá predpisu.Tzn.:
    • pre doklady, ktoré znamenajú príjem pre vašu firmu (ako sú faktúra vydaná, zálohový list vydaný, dobropis faktúry prijatej atď.), sa ponúka voľba Kredit.
    • pre doklady, ktoré znamenajú výdaj pre vašu firmu (ako faktúra prijatá atď.), sa ponúka voľba Debet.

Do zaplacených částek za daný doklad se započítávají i vystavené žádosti o platební příkazy a vystavené platební příkazy dosud nesvázané s bankovním výpisem, kromě platebních příkazů s příznakem "Neplatný".

Proto, pokud na doklad byly např. mylně opakovaně vygenerovány žádosti o platební příkazy (tj.celkově ve vyšší ceně, než je předpis faktury) jedná se o nesmyslný stav a další platba se snaží jej korigovat, tj. předvyplňuje se platba opačným typem dokladu z hlediska příjmu/výdeje.

V prípade danených záloh a kurzových rozdielov nemá význam meniť defaultne ponúkaný typ príjem/výdaj. Tzn.:

  • pre doklady danených záloh prijatých sa ponúka Príjem
  • pre doklady danených záloh vydaných sa ponúka Výdaj

V zozname Platieb je potom kvôli informácii pri každom platiacom doklade zobrazené znamienko plus alebo mínus. Toto znamienko užívateľa rýchlo informuje o tom, či sa použila platba zodpovedajúca danému predpisu, alebo platba opačná. Toto znaménko nijak nesouvisí se znaménkem u částky dané platby a nijak jím není ovlivněno.

Takže:

  • plus sa na platiacom doklade uvedie v prípade, že
    • pre doklady, ktoré znamenajú príjem (faktúra vydaná atď.), bola použitá platba typu Príjem (pokladničný príjem, ostatný príjem, ale aj kreditná platba bankového výpisu)
    • pro doklady, které znamenají výdej (faktura přijatá atd.), byla použita platba typu Výdej (pokladní výdej, ostatní výdaj, ale i debetní platba bankovního výpisu)
  • mínus sa na platiacom doklade uvedie v prípade, že
    • pre doklady, ktoré znamenajú príjem, sa použila platba typu Výdaj
    • pre doklady, ktoré znamenajú výdaj, sa použila platba typu Príjem

To isté platí aj pre tie typy platiacich dokladov, pri ktorých užívateľ pri ich tvorbe nemôže sám zvoliť, či pôjde o charakter príjmu alebo výdaja. To platí pre kurzové rozdiely a závierkové kurz. rozdiely nerealizované daňovo uznateľné, keď znamienko bude závisieť od toho, či pôjde o kurzový zisk alebo stratu a či sa bude vyrovnávať doklad charakteru príjmu alebo výdaja pre firmu, napr.:

  • znamienko mínus bude mať v zozname platieb
    • KR alebo KZN doklad, ktorý je kurzovým ziskom (tzn. KR/KZN<0) k faktúre vydanej, dobropisu faktúry prijatej a pod.
    • KR alebo KZN doklad, ktorý je kurzovou stratou (tzn. KR/KZN<0) k faktúre prijatej, dobropisu faktúry vydanej a pod.
  • znamienko plus bude mať v zozname platieb
    • KR alebo KZN doklad, ktorý je kurzovou stratou (tzn. KR/KZN>0) k faktúre vydanej, dobropisu faktúry prijatej a pod.
    • KR alebo KZN doklad, ktorý je kurzovým ziskom (tzn. KR/KZN>0) k faktúre prijatej, dobropisu faktúry vydanej a pod.

Viď tiež Všeobecné princípy výpočtu kurz.rozdielov v ABRA Gen - Zisk/strata, aktívny/pasívny - znamienko KR,KRZ,KZN.

Podobné pravidlá platia aj pre doklady daňových záloh, aj keď pri nich nie je možné ľubovoľné prepínanie typu Príjem/Výdaj pri voľbe typu platby.

Celé objasníme na príkladoch:

Príklad 1: Majme faktúru vydanú na 32000Sk. Klient nám ju uhradil bankovým prevodom, ale omylom zaslal vyššiu sumu, konkrétne 33000Sk. Takže na faktúre vznikol preplatok 1000Sk. S klientom sa dohodne, že sa mu preplatok vráti na mieste v hotovosti. Tzn. musíme vystaviť pokladničnú účtenku, ktorou vydáme 1000Sk z pokladne. Sú dve možnosti, ako to urobiť:

a) Vystavíme novú platbu ako Príjem, tzn. vznikne pokladničná príjemka, ale bude na -1000Sk. Zoznam platieb potom bude vyzerať nasledovne:

Ide o príjmový doklad, obe platby sú charakteru príjem, zobrazené informačné znamienka v položke "+/-" sú teda plus "+"

a) Vystavíme novú platbu ako Výdaj, tzn. vznikne pokladničná výdajka, ktorá bude na +1000Sk. Zoznam platieb potom bude vyzerať nasledovne:

Ide o príjmový doklad, platba pokladňou je ale tentokrát charakteru výdaj, zobrazené informačné znamienko v položke "+/-" je teda mínus "-"

V oboch prípadoch bude daná faktúra uhradená správne. Ktorú možnosť zvolíte, záleží na vás. V prípade Ada) sa pokladničná účtenka vytlačí s mínusovou sumou, čo môže niekomu principiálne vadiť. V prípade Adb) je naopak mierne skreslený obrat pokladne príjem - ak by totiž napr. aj prvá platba nebola bankovým výpisom, ale bol by to tiež pokladničný príjem a tlačili by ste si napr. pokladničné príjmy, vykazovali by príjem 33000Sk celkom, aj keď v skutočnosti bol len 32000Sk.

(Či je skreslený obrat pokladne aj účtovne na strane MD a D, závisí len od toho, ako máte nastavené kontácie a ako účtenku vracajúcu preplatok zaúčtujete- napr. je možné nadefinovať špeciálnu kontáciu na vracanie preplatku faktúry vydanej výdajovou účtenkou, ktorá bude mať účty na strane MD a D ako účtenka príjmová, ale do účtovníctva sa bude vysielať so sumou s opačným znamienkom (nastavuje sa položkou účtovať obrátene v rade dokladov zdrojovom alebo účtovnom) a pod.).

Príklad 2: Majme faktúru prijatú na 55000Sk. Uhradili sme ju bankovým prevodom, ale omylom sme zaslali vyššiu sumu, konkrétne 56000Sk. Takže na faktúre vznikol preplatok 1000Sk. Dodávateľ nám preplatok vrátil v hotovosti a my ho teraz musíme zaevidovať ako pokladničnú účtenku, ktorou prijmeme 1000Sk do pokladne. Sú dve možnosti, ako to urobiť:

a) Vystavíme novú platbu ako Výdaj, tzn. vznikne pokladničná výdajka, ale bude na -1000Sk. Zoznam platieb potom bude vyzerať nasledovne:

Ide o výdajový doklad, obe platby sú charakteru výdaj, zobrazené informačné znamienka sú teda plus "+"

a) Vystavíme novú platbu ako Príjem, tzn. vznikne pokladničná príjemka, ktorá bude na +1000Sk. Zoznam platieb potom bude vyzerať nasledovne:

Ide o výdajový doklad, platba pokladňou je ale tentokrát charakteru príjem, zobrazené informačné znamienko je teda mínus "-"

Ďalší príklad vyrovnania preplatku a znamienka uskutočnenej platby pri položkách Suma a Suma platby viď popis položky Suma platby v kap. Zadanie novej platby z agendy plateného dokladu.

Príklad 3: Znamienka kurzových rozdielov:
- Majme kladnú faktúru vydanú FV na 10 USD v kurzu 1:30. Platba je na 10 USD v kurzu 1:31. KR je -10 ⇒ kurz. zisk k FV. V zozname platieb bude uvedený ako platba v hodnote 10 a v prvom stĺpci bude mínus.
- Majme zápornú faktúru vydanú FV na -10 USD v kurzu 1:30. Platba je na -10 USD v kurzu 1:31. KR je +10 ⇒ kurz. strata k FV. V zozname platieb sa uvedie ako platba v hodnote 10 a v prvom stĺpci bude plus.

Při párování předpisů a plateb může docházet k situacím, kdy se zaplacená částka přesně neshoduje s částkou na předpisu (například z důvodu zaokrouhlení).

Systém ABRA Gen nabízí mechanismus pro snadné dorovnávání těchto ne zcela přesných plateb prostřednictvím dodatečně generovaných ostatních dokladů (Ostatné príjmy (OSP) nebo Ostatné výdaje (OSV)). Doklad typu Ostatný príjem se vygeneruje při dorovnávání nedoplatku pohledávky nebo přeplatku závazku, doklad typu Ostatný výdaj se vygeneruje při dorovnávání přeplatku pohledávky nebo nedoplatku závazku.

V tomto výukovém videu se dozvíte, jak lze řešit dorovnávání plateb – nejdříve ručně, pak za pomocí funkce Doplatiť, a zároveň jak si můžete tuto funkci zautomatizovat:

Video je súčasťou celého kurzu Fakturácia pre pokročilých v ABRA Academy. Prihlásiť sa na tento bezplatný kurz a pozerať sa na všetky videá môžete tu.

Toto dorovnávání (generování dokladů OSP/OSV) může probíhat zcela automaticky nebo na vyžádání (použitím funkce Doplatit v agendě Bankové výpisy (BV), případně funkce Doplatit na záložce Platby v agendách dokladů, které mohou být placeny).

V obou případech (automatické i ruční dorovnávání) je zapotřebí provést následující kroky:

  • Uživateli, který má tuto funkcionalitu využívat, přidělit (prostřednictvím role nebo skupiny rolí) speciální právo Automatické vyrovnání plateb dokladu a použití funkce "Doplatit". Bez tohoto práva nebude probíhat automatické dorovnávání plateb formou generování ostatních dokladů, ani nebudou k dispozici uvedené funkce Doplatit, kterými je možné vygenerování těchto dokladů vyvolat ručně.

  • V agendě Firemné údaje vyplnit jednotlivé položky na záložce Platby - zaokrouhlovací rozdíl. Konkrétně je zapotřebí nastavit:

    • Maximální výši rozdílu mezi částkou uvedenou na předpisu a již zaplacenou částkou (v absolutní hodnotě), která bude považována za dostatečně nízkou, aby se dorovnávací doklady generovaly automaticky. Viz popis položky Limit.
    • Řady dokladů, ve kterých se mají dorovnávací doklady OSP a OSV vystavovat.
    • Účetní předkontace, které se mají používat jako předpis pro vytváření účetních zápisů do žádostí nebo přímo do deníku.
    • Účty z účtového rozvrhu, které se mají na těchto dokladech použít (pouze pokud je využíváno zadávání účtů přímo na řádcích dokladů).

    Podrobnější popis jednotlivých položek naleznete na záložce Platby - zaokrouhlovací rozdíl.

Dorovnávací doklady se automaticky generují pouze v případě, že:

  • absolutní hodnota rozdílu částky na předpisu a již zaplacené částky je nižší nebo rovna absolutní hodnotě nastaveného limitu
  • nastavený limit je různý od nuly
  • k dokladu typu Faktúra vydaná neexistuje definice pro skonto, případně definice pro skonto existuje, ale již je k němu vygenerován opravný Dobropis faktúry vydanej

Pro automaticky generované dorovnávací doklady platí:

  • datum vygenerovaného dokladu OSP/OSV je shodné s datem poslední již existující platby placeného dokladu (nezohledňují se pouze kurzové rozdíly)
  • pokud k danému dokladu dosud žádná platba neexistuje, použije se aktuální systémové datum
  • částka OSP/OSV odpovídá nezaplacené částce v lokální měně
  • pokud je placený doklad vystaven v cizí měně, částka OSP/OSV je přepočtena na měnu placeného dokladu

Pokus o automatické vyrovnání plateb se provádí:

  • při ukládání platby dokladu (v případě platby bankovním výpisem pro každý řádek, který je platbou dokladu)

    Přehled různých možností platby naleznete na začátku této kapitoly v sekci Typy platícího dokladu.

Automatické dorovnávání plateb není podporováno pro doklady typu Podklady pre žiadosti o platobné príkazy z miezd(PPM).

Vygenerování dokladů typu OSP/OSV, které dorovnají existující platby ke stávajícím dokladům tak, aby tyto doklady byly přesně zaplacené, je možné vyvolat také ručně s využitím funkce Doplatit. Podrobnosti naleznete v popisech jednotlivých funkcí:

Na rozdíl od automatického dorovnávání se při použití funkce Doplatit nebere ohled na nastavený limit (toleranci rozdílu mezi výší předpisu platby a již existujícími platbami) - OSP/OSV je možné vygenerovat na jakoukoli rozdílovou částku.

K zaúčtování takto vygenerovaných dokladů slouží dvojice speciálních předkontací s kódem Doplatit, dodávaná výrobcem. Pro jejich nastavení postupujte následovně:

  • Agenda Účtovné predkontácie
    • Typ dokladu 01 - Ostatné doklady - příjmové.
    • Pokud se vám v seznamu nezobrazuje předkontace označená Doplatit, použijte funkci Nový → Neexistující ze vzoru, vyberte možnost Automatické vyrovnání plateb dokladu a potvrďte OK. Předkontace Doplatit se do seznamu doplní.
    • Stejný postup zopakujte pro Typ dokladu 02 - Ostatné doklady - výdajové.
  • Agenda Firemné údaje
    • Na záložce Platby - zaokrouhlovací rozdíl vyplňte následující údaje:
      • Ostatný príjem - kontace: Doplatit - Automatické vyrovnání plateb dokladu
      • Ostatný výdaj - kontace: Doplatit - Automatické vyrovnání plateb dokladu
      • Do pole Ostatní příjem - účet doporučujeme vybrat nákladový účet 54800 Ostatní provozní náklady.
      • Do pole Ostatní výdaj - účet doporučujeme vybrat výnosový účet 64800 Ostatní provozní výnosy.