Prevádzkarne firiem v adresári

V tejto kapitole nájdete:

V praxi býva nutné evidovať pri každej firme okrem jej sídla taktiež ľubovoľný počet jej prevádzkarní, tzn. adries s niekoľko ďalšími atribútmi, ktoré sa nejako daných prevádzkarní týkajú (napr. typ prevádzkarne, hromadná korešpondencia a pod.). Na dokladoch sa potom okrem firmy (a jej sídla) eviduje aj odkaz na niektorú jej prevádzkareň. Na tlačových zostavách/formulároch je možnosť tlače ako adresy sídla, tak adresy príslušnej prevádzkarne. Situáciu dokresľuje nasledujúci obrázok:

Schematický náčrt riešenia prevádzkarní

Práca s prevádzkarňami v ABRA Gen je uspôsobená tak, aby ponúkala riešenie tak pre firmy, ktoré prevádzkarne používajú a chcú nútiť užívateľov k vedomému rozhodnutiu o prevádzkarni, ako aj pre firmy, ktoré prevádzkarne nepoužívajú, teda by ich zadávanie a potom ručné vyberanie do dokladu zbytočne zdržiavalo.

Užívateľ, ktorý nechce prevádzkarne používať, nie je nijako obmedzený ich prítomnosťou v systéme: taký užívateľ nemusí vôbec v dokladoch prevádzkareň zadávať, pokiaľ nechce. Tzn. na subzáložku "Firma" v dokladoch nemusí vôbec vstupovať, firmu do dokladu len vyberie v subzáložke Hlavička, ako prevádzkareň sa mu predvyplní automaticky prevádzkareň východisková, založená opäť automaticky v adresári s adresou skopírovanou (synchronizovanou) podľa sídla, viď ďalej.

Platí:

  • Pri každej firme v adresári firiem musí byť zadaná aspoň jedna prevádzkareň. Pre urýchlenie zadania firmy do adresára a taktiež pre riešenie užívateľov, ktorí prevádzkarne nepotrebujú, sa pri založení novej firmy automaticky založí aj záznam novej prevádzkarne s nastavením synchronizácie adresy prevádzkarne podľa adresy sídla, stačí doplniť len názov prevádzkarne.
  • Na všetkých dokladoch, ktoré majú odkaz na firmu, je taktiež odkaz na prevádzkareň, pričom pokiaľ je firma na doklade povinná, je povinné i zadanie prevádzkarne. Vo väčšine dokladových agend, v ktorých sa zadáva na doklade firma, je okrem subzáložky "Hlavička" k dispozícii i subzáložka "Firma" na zadanie a zobrazenie prevádzkarne a ďalších údajov.

    Rovnako vo všetkých dokladových agendách, v ktorých to má význam a ktoré obsahujú na doklade prevádzkareň, je okrem možnosti obmedzenia podľa firmy tiež možnosť obmedzenia podľa prevádzkarne a je tak možné vyberať doklady nielen podľa použitej firmy, ale aj podľa prevádzkarní.

  • Jedna z prevádzkarní je stanovená ako východisková. Východisková prevádzkareň je tá, ktorá je v zozname prevádzkarní uvedená ako prvá v poradí.

    Pomocou parametra "Predvypĺňať firemné prevádzkarne" si je možné nastaviť, že sa pri preberaní firmy do dokladov preberie automaticky i táto prevádzkareň a nebude ju tým pádom potrebné na doklad vyberať ručne. V opačnom prípade sa automaticky nepreberie žiadna a to ani v prípade, že je pri firme nadefinovaná len jedna. Automatické predvypĺňanie východiskovej prevádzkarne využijete napr. v prípade, keď nechcete prevádzakrne používať a nechcete sa preto ani zdržiavať ich výberom na doklad.

    Ďalej pozri tiež Tip pre vás v popise parametra Predvypĺňať firemné prevádzkarne.

    Východisková prevádzkareň sa ďalej použije v prípadoch, keď sa doklady generujú nejako automaticky iným spôsobom ako klasickým zadaním pomocou formulára daného dokladu a subzáložka Firma na výber prevádzkarne z toho dôvodu nie je k dispozícii. V takom prípade sa automaticky doplní východisková prevádzkareň a to bez ohľadu na aktuálne nastavenie parametra "Preberať východiskovú prevádzkareň". Ide napr. o:

  • V prevádzkarni sa eviduje príznak "Hromadná korešpondencia", ktorá zatiaľ nemá žiadny ďalší význam, nastaví sa iba pri update z nižšej verzie, pokiaľ sa z predchádzajúcich verzií prevádza korešpondenčná adresa.

  • Prevádzkarne a tlače - v defaultne dodávaných tlačových formulároch je definované väčšinou tlačenie adresy sídla. Užívateľ si ale samozrejme môže tlačové formuláre upraviť podľa potreby, teda aj to, aké adresy na nich tlačiť, či sídlo alebo napr. expedičnú prevádzkareň a pod.

    Samozrejme je možné si definovať aj formuláre, kde sa budú tlačiť obe adresy, ako sídla, tak prevádzkarne. Ale tu môže dôjsť aj k nejasnostiam - napr. faktúry vydané: pokiaľ sa totiž do faktúry naimportuje už skôr vytvorený dodací list, ponúkne program prevzatie prevádzkarne z hlavičky dodacieho listu do faktúry rovnako, ako je tomu v ostatných hlavičkových údajoch. Pokiaľ to ale užívateľ neurobí alebo prevádzkareň na faktúre zmení (čo samozrejme môže), potom by prevádzkareň tlačená na formulári faktúry nemusela zodpovedať prevádzkarni na importovaných dodacích listoch, keďže zmena firmy či prevádzkarne na faktúre sa na už existujúci importovaný dodací list samozrejme nepremietne!

Prevádzkarne boli k firmám v adresári zavedené až od verzie 3.xx. Dovtedy každá firma v adresári mohla mať zadaný max. tri adresy: fakturačnú, expedičnú a korešpondenčnú.

Pri update platí:

  • Pre naplnenie adries sídla a prevádzkarní v záznamoch firiem v Adresári firiem:
    • Z fakturačnej adresy sa adresa vždy uloží do adresy sídla a vždy sa z nej vytvorí 1. prevádzkareň s názvom "Fakturačná". Táto prevádzkareň má vždy nastavené synchronizovať.
    • Z expedičnej adresy sa vždy vytvorí prevádzkareň s názvom "Expedičná". Pokiaľ obsahuje úplne rovnaké údaje ako adresa sídla, má tiež nastavený príznak synchronizovať.
    • Pokiaľ nie je korešpondenčná adresa prázdna, je vytvorená prevádzkareň s názvom "Korešpondenčná". Táto prevádzkareň má vždy nastavený príznak "Hromadná korešpondencia". Pokiaľ obsahuje úplne rovnaké údaje ako adresa sídla, má tiež nastavený príznak synchronizovať.

      Pričom tu ako nezadanú adresu program vyhodnotí prípad, kedy nie je zadaný ani jeden znak v niektorej z položiek sledovaných v adrese a ako zhodnú adresu vyhodnotí stav, kedy sa adresy zhodujú vo všetkých svojich položkách. Teda pri zadaní prevádzkarní podľa adries z predchádzajúcej verzie je program vedený snahou nezakladať zbytočne viac rovnakých prevádzkarní, ale ich počet čo najviac minimalizovať.

  • Pre doklady:

    Na dokladoch je vždy zapísaná expedičná prevádzkareň, aby bolo možné (pokiaľ to užívateľ v minulosti používal) na týchto dokladoch jednoducho (po úprave tlačových formulárov) vytlačiť adresu fakturačnú aj expedičnú. Fakturačnú priamo z adresy sídla a expedičnú z adresy prevádzkarne.

    Táto zmena sa prejaví len ak bol vykonaný update z verzie 2.xx na verziu 3.01.15 a vyššiu. Pokiaľ by bol vykonaný update na verziu nižší a až potom na verziu 3.01.15 a vyššiu, tieto pravidla pre prevod prevádzkarní by sa neuplatnili.