Dopytové konanie - všeobecne

Nástroje na vykonávanie dopytového konania sú nástroje na evidenciu dopytovaných položiek s väzbou na zdroj dopytu, na evidenciu oslovených dodávateľov a ich ponúk a ďalej vyhodnotenie odpovedí dodávateľov pre aktuálne dopyty. Možnosti využitia objasníme na príklade:

Hlavnou agendou pre vykonávanie dopytového konania v systéme ABRA Gen je agenda Dopytové listy (POL). Eviduje všetky vytvorené dopyty z okolitých agend a spracovateľovi (osobe zodpovednej za vedenie dopytového konania) umožní ku každej dopytovanej položke zadať jedného alebo viac dodávateľov, u ktorých tovar bude dopytovať. Dopytový list (POL) je záznam o tom, že bude potrebné zaistiť (nakúpiť) nejakú položku, a preto je potrebné zistiť, za akú cenu ju bude možné nakúpiť. Dopytový list má štandardnú hlavičku a riadky obsahujúce jednotlivé dopytované položky (zďaleka nemusí ísť len o existujúce skladové karty, ale môžu to byť napr. i len textové riadky) vrátane dopytovaného množstva a požadovaného termínu dodania. Dopytový list je možné vytvoriť bez väzby na iný doklad alebo podľa existujúcich dokladov iných agend (napr. podľa objednávok prijatých, ponúk vydaných a i.), a to podľa aktuálneho vybraného alebo podľa viacerých označených. Viď tiež Možnosti vystavenia nového POL. Do novo vytváraného dokladu sa zahrnú riadky všetkých označených zdrojových dokladov, ktoré majú Stav dopytu=1, viď ďalej Stav dopytu na zdrojových dokladoch (importovaných do POL). K jednému riadku zdrojového dokladu môže existovať aj viac POL. Dopytové listy vystavené k danému zdrojovému dokladu je možné prehliadať prostredníctvom záložiek X-väzby zdrojového dokladu a naopak.

Ku každej dopytovanej položke (riadku POL) sa na POL eviduje zoznam dodávateľov, ktorí sa budú dopytovať. Je veľa možností, ako je možné do POL pridať firmy, ktoré je potrebné osloviť ako možných dodávateľov. V ideálnom prípade sa pridajú automaticky rovno pri vystavení POL podľa dodávateľov evidovaných na skladových kartách, avšak ako oslovený dodávateľ môže byť pridaná ľubovoľná firma (jedinou podmienkou je, že musí byť evidovaná v Adresári firiem, tzn. ak tam doposiaľ nie je, je potrebné ju tam zadať).

Pri každom dodávateľovi v POL je evidované, v akom stave sa nachádza dopyt danej položky pri ňom (zatiaľ sa nedopytovalo, dopytovanie je v procese, cena už je zistená atď.). Stavy sa môžu meniť i automaticky vystavením následných dokladov k POL. Viac viď Stav dopytu na POL. Ak má doklad POL väzbu na riadok zdrojového dokladu, tak stav dopytu na POL ovplyvňuje informáciu o stave dopytu na zdrojových dokladoch. Viac viď ďalej Stav dopytu na zdrojových dokladoch (importovaných do POL).

On-line a off-line dopyty - Samotné zistenie cien môže prebehnúť buď on-line (telefonicky, z webu a pod.), potom je možné zistené ceny zaznamenávať priamo do dopytového listu. Druhou možnosťou je zistenie cien off-line (mailom, faxom, poštou), v tom prípade sa z dopytového listu (v tomto prípade 1:1) vystavia pre jednotlivých navrhnutých dodávateľov doklady Dopyty vydané (PPV) (viď Procesná tvorba dokladov - POL → PPV), tieto sa vytlačia a doručia danému okruhu dodávateľov (oslovujeme niekoľkých dodávateľov, aby sme vybrali najlepšieho). Po určitej dobe dodávatelia dodajú reakciu na dopyty – ponúknu ceny (a termíny), za ktoré sú schopní tovar dodať. Výsledok sa zaznamená priamo pri dokladoch Dopytu vydaného a automaticky sa premietne do príslušných riadkov POL, z ktorých daný PPV vznikol, a príslušne sa pri nich zmení stav dopytu.

S dopytovanými položkami je možné pracovať aj z pohľadu daných položiek. Na to slúži agenda Dopytované položky, kde je k dispozícii súhrnný zoznam položiek z dopytových listov, ktorý si je možné triediť podľa viacerých kritérií (napr. podľa skladových kariet a pod.). Aj tu je možné k vybraným položkám hromadne priraďovať dodávateľa, vystavovať PPV či vyberať víťaza podobne ako tomu je v agende Dopytových listov, všetko sa automaticky zaznamenáva do príslušných riadkov POL. Či bude užívateľ s dopytovanými položkami pracovať skôr z agend POL/PPV či z agendy Dopytovaných položiek, záleží aj na tom, v akom režime dopytovanie obvykle pracuje. Viď príklady režimov práce uvedené ďalej.

Na dopytovom liste resp. dopytových listoch sa teda postupne zhromažďujú ponúknuté ceny od jednotlivých dodávateľov a postupne sa pri všetkých menia stavy až na stav, kedy je už dopytované a to buď s kladným výsledkom (je možné dodať, zistená cena je platná) alebo so záporným výsledkom (dodať od daného dodávateľa nie je možné). Ak nebol dopyt u daného dodávateľa úspešný, je možné si u neho výberom z číselníka Dôvody neúspechu oslovených dodávateľov zadať špecifikáciu dôvodu. V ľubovoľnom okamihu je možné dopytové konanie ukončiť a pre jednotlivé dopytované položky vybrať z dodávateľov víťazných dodávateľov (na danom POL ich môže byť viac - pre každú dopytovanú položku jeden). Výber víťazného dodávateľa sa vykonáva ručne, tzn. obsluha posúdi, ktorý má najlepšie podmienky a toho označí za víťaza.

Možnosti nastavenia víťaza:

• funkciou Označiť víťaza z POL
• funkciou Označiť víťaza z Dopytovaných položiek

Víťazný dodávateľ má hodnotu Áno v položke Víťaz a v riadkoch dodávateľov POL je graficky zvýraznený.

Následne sa dopytový list uzavrie funkciou Uzavrieť. Tým je možné zabrániť ďalším nechceným zmenám, keďže uzavreté POL už nie je možné opravovať (a to ani údaje na ňom dostupné k oprave z iných agend, napr. z agendy Dopytované položky). Uzavretie je nutné, aby bolo možné objednať, viď ďalej. Uzavretie je teda akt, ktorým obsluha dáva vedome najavo, že dané dopytové konanie skončilo, už sa na ňom nebude nič meniť a údaje tak, ako boli zadané, sú konečné a môžu byť relevantným podkladom pre následné objednanie. Informácia, či je POL uzavretý, je dostupná v zozname POL v položke Uzavreté.

Ak ide o POL vytvorený podľa ponuky vydanej (viď Procesná tvorba dokladov POL → NV), tak je možné v rámci uzavretia ceny víťazného dodávateľa danej položky preniesť do prvotného dokladu, z ktorého POL vznikol (využijete typicky v prípade, že účelom dopytovania nebol rovno nákup, ale zatiaľ len zistenie cien pre ponuku).

Avšak aj uzavretý POL je možné spätne otvoriť (ak je to skutočne žiadúce), funkciou Zrušiť uzavretie. Takú akciu ale vykonávajte s rozmyslom, keďže na daný POL už môžu existovať odoslané objednávky vydané a následné opravy v ňom vykonané by nemuseli byť žiadúce! Aby nedošlo k nechcenej manipulácii s uzavretím, môžu ho vykonávať len užívatelia, ktorí majú prístupové právo Uzavrieť a zrušiť uzavretie.

Po stanovení víťazných dodávateľov a uzavretí POL je možné pri vybraných víťazných dodávateľoch objednať, tzn. vystaviť objednávky vydané. Z hľadiska vystavenia následnej objednávky vydanej je potrebné ešte dodať, že dopytový list má spravidla viacero jednotlivých riadkov a môžu nastať dve možné situácie:

• pre všetky položky vyberieme rovnakého víťazného dodávateľa - tak je možné objednávku vydanú vystaviť jednak z dokladu Dopyt vydaný (PPV), tak aj z Dopytového listu (POL), tak z prvotného dokladu (Objednávka prijatá, Ponuka vydaná, ...). Vznikne jedna objednávka vydaná vystavená na daného dodávateľa. Viď tiež možnosti vystavenia OV.

• pre rôzne položky bude víťazným dodávateľom rôzny z dodávateľov - potom je nutné vystavenie vydanej objednávky je možné vykonať z dokladu Dopytový list (POL), pričom výsledkom bude toľko objednávok vydaných, koľko rôznych víťazných dodávateľov je na jeho riadkoch (viac ako jedna). Druhou možnosťou je postupné vystavenie objednávok z jednotlivých dokladov Dopytov vydaných (PPV), pričom objednávka sa vystaví len na tie položky, pre ktoré bol tento dodávateľ označený ako víťazný.

  V druhom prípade, kedy je prevádzkovo prípustné nakupovať jednotlivé položky jedného dopytového listu od rôznych dodávateľov, môže manažér nákupu využiť hromadných nástrojov na spracovanie dopytových listov a tým okrem iného aj optimalizovať nákupy. Môže postupovať tak, že sa najprv určia dodávatelia - v agende Dopytované položky si vytiahne všetky položky, ktoré pochádzajú z doposiaľ neuzavretých dopytových listov a ktoré ešte nemajú priradených dodávateľov, ktorí sa budú dopytovať (prípadne ich majú priradený menší ako stanovený počet). Pre tieto položky musí hromadne priradiť dodávateľa.

  V ďalšom kroku bude nasledovať zisťovanie cien. V tomto prípade si môže združiť položky všetkých neuzavretých dopytových listov za daný tovar dohromady, vystaviť k nim Dopyt vydaný (PPV) za jedným konkrétnym dodávateľom (resp. za jednotlivými dodávateľmi daného tovaru) a dopytovať u nich naraz celkové požadované množstvo samozrejme s ohľadom na žiadané termíny dodania. V tomto prípade sa následné zadanie ponúknutých cien vykoná na doklade Dopyt vydaný a automaticky sa premietne späť do riadkov dopytových listov.

Všeobecne sú možné nasledujúce postupy práce:

1. Režim A - zákazková výroba alebo obchod s individuálnymi produktami – jednoduchší prípad, kedy dopyty riadi spravidla jediná osoba a vybavuje prípady individuálne - napr. dostane OP, z ktorej hneď požaduje dopytovať skladové položky a v prípade rozhodnutia realizovať danú zákazku (výrobu alebo predaj) sa na základe dopytu vytvorí OV.
2. Režim B - sériová výroba alebo obchod so sériovými produktami – zložitejší prípad, kedy sa na procese spravidla podieľa viac osôb a dopyty sa spracovávajú hromadne (väčšina väčších firiem, hlavne výrobných). Napr. je požiadavka na dopytovanie položiek do niekoľkých OP alebo materiálu do POZ/VYP. Tieto požiadavky na dopytovanie je potrebné hromadne spracovať a vytvoriť z nich dopyty. Hromadným spracovaním dochádza k optimalizácii nákupu ako po stránke množstevnej, tak aj cenovej.
3. Kombinácia – u niektorých firiem môže nastať kombinácia oboch výrob či oboch obchodov, v tom prípade je možné postupovať napr. tak, že sa sortiment rozdelí do dvoch základných skupín (napr. s využitím skladového menu) a pre každú skupinu sa uplatňuje samostatne postup podľa bodu a) alebo b) a pod.

Ďalej viď príklady oboch základných režimov práce.

• z agendy Dopytové listy:
  • automaticky pri vystavovaní nového POL, ak je v hlavičke začiarknuté Dopĺňať oslovených dodávateľov - pre pridanie dodávateľov z karty ku všetkým skladovým riadkom aktuálneho POL
  • ručne funkciou Výber dodávateľov zo záložky Zoznam resp. Detail agendy POL- pre pridanie ľubovoľných vybraných firiem ako dodávateľov ku všetkým riadkom vybraných POL resp. aktuálneho POL
  • ručne funkciou Výber dodávateľov z lišty navigátora subzáložky Obsah POL resp. subzáložky Oslovení dodávatelia - pre pridanie ľubovoľných vybraných firiem ako dodávateľov ku všetkým vybraným riadkom aktuálneho POL
  • ručne funkciou Dodávatelia z karty z lišty navigátora subzáložky Obsah POL resp. subzáložky Oslovení dodávatelia - pre pridanie dodávateľov z karty ku všetkým vybraným skladovým riadkom aktuálneho POL
  • ručne funkciou Pridať z lišty navigátora subzáložky Oslovení dodávatelia - pre pridanie vybraných označených firiem ako dodávateľov k aktuálnemu riadku POL
• z agendy Dopytované položky:
  • ručne funkciou Dopytovať (Výber dodávateľov)

Pri každom dodávateľovi v zozname dodávateľov k riadkom POL je tiež položka Stav dopytu (DemandingStatus), ktorá tu dosahuje hodnôt:

• Doposiaľ nedopytovaných (0)
• Dopyt v procese (1)
• Dopytovaných, cena platná (2)
• Dopytovaných, nie je možné dodať (3)
• Objednaných (4)

Pre položku Stav dopytu v týchto dokladoch o. i. platí:

• Všetky stavy je možné nastavovať ručne a meniť bez obmedzenia v editácii POL.
• Vystaviť PPV je možné len pre dodávateľa z POL v stave 0. (Viď popis funkcií pre vystavenie PPV z POL, možnosti vystavenia PPV.)
• Vystavením PPV sa stav prepne automaticky na 1.
• Zadaním cien na PPV sa stav prepne automaticky na 2.
• Podobne zadaním cien k dodávateľovi priamo v POL sa stav prepne automaticky na 2.
• Ako víťaza je možné označiť len dodávateľa v stave 2 alebo 4 (ak sú splnené ešte ďalšie podmienky, napr. POL nesmie byť uzavretý).
• Vystavením OV sa stav prepne automaticky na 4.
• Zmazaním PPV sa stav prepne automaticky späť na 0 (bez ohľadu na to, aký stav bol predtým, tzn. prepne sa na stav 0 i v prípade, že dodávateľ je už označený za víťaza a bol napr. aj v stave 4). Avšak, údaje skôr prenesené z PPV do POL sa na POL nemažú.

  Tejto kombinácie (stav 0 + dodávateľ označený za víťaza) nie je možné inak dosiahnuť, teda táto kombinácia indikuje, že niekto PPV zmazal, aj keď bolo zrejme už objednané.

• Zmazaním OV sa stav nijako nemení (riadky OV nemajú väzby na riadky POL a teda to nie je možné). ak teda OV mažete a nechcete, aby pri danom dodávateľovi na POL zostal stav 4, tak ho ručne opravte.