Evidencia šarží a sériových čísel

• Nová karta

  Keď zavádzate novú hlavnú kartu, je situácia jednoduchá. Šarže/sériové čísla zavediete tak, že pri zakladaní skladovej karty nastavíte položku trieda na hodnotu "Karta so šaržami (resp. sériovými číslami)" a pri vystavovaní dokladov s touto kartou zadávate aj šarže/sériové čísla.

• Už existujúca karta

  Triedu karty už nie je možné meniť, pokiaľ na karte existujú nejaké pohyby, viď popis výnimky pri triede karty. Takže pokiaľ na karte už evidujete nejaké položky a teraz pre ne chcete evidovať sériové čísla alebo šarže, môžete postupovať nasledovne:

  Najskôr založíte novú hlavnú kartu s požadovanou triedou karty. Potom zahájite inventúru na skladoch, na ktorých chcete túto novú kartu evidovať so sériovými číslami alebo šaržami. Tu pre pôvodnú jednoduchú kartu zadáte nulový stav (inventárne manko) a pre novú kartu so sériovými číslami zadáte skutočný stav pôvodnej karty (inventárny prebytok) a potom zadáte dané sériové čísla. Ďalej budete položky evidovať na novej karte. Týmto riešením však stratíte kontinuálny prehľad o pohyboch na karte, pretože karta bude reprezentovaná dvomi kartami (novou a pôvodnou), preto je lepšie rozmyslieť si, či chcete evidovať šarže už pri zadávaní kariet.

Pri šaržách/sér. č. je použitá podobná filozofia ako pri skladových kartách, tzn. existujú akési "hlavné" šarže/sér. č. a "čiastkové" šarže/sér. č. pre jednotlivé sklady.

Hlavné šarže/sér. č. obsahujú informácie spoločné pre všetky sklady (ide napr. o informácie typu Názov, Kód apod.). Dílčí šarže/sér.č. naopak obsahují informace, které mohou být u jednotlivých skladů rozdílné (jako např. počet na daném skladě, umístění apod.).

Novú hlavnú šaržou/sér. č. je možné založiť v agende Šarže/sér. č. alebo sa založí automaticky pri zadaní novej šarže/sér. č. z dokladu. Novou dílčí šarži/sér.č. pro daný sklad lze založit v agendě Dílčí šarže/sér.č. anebo se založí automaticky při prvním použití dané hlavní šarže/sér.č. na daném skladu ve skladovém dokladu (za předpokladu nepovinného Zadávání místa na dílčích šaržích/sér. číslech.).

Pre šarže/sér. č. platí možnosť čerpať z nenaskladnených šarží/sér. č. (tzn. expedovať tzv. do mínusu podobne ako pri skladových kartách). Túto možnosť môžete povoliť alebo zakázať nastavením pri danom sklade, viď povolenie vyskladňovania šarží/sér.čísel mínusu.

Pre sériové čísla platí, že pohyby s nimi je možné uskutočniť iba v celých kusoch, počet na skladoch za dané sériové číslo tak môže nadobúdať len hodnoty (teda počet za všetky čiastkové sériové čísla k danému hlavnému sériovému číslu byť celkom len):

• "-1" tzn. čiastkové sériové číslo bolo vyskladnené skôr, ako bolo naskladnené, tzn. šlo o expedíciu tzv. do mínusu
• "0" tzn. sériové číslo buď bolo naskladnené a už vyskladnené alebo žiadne pohyby s týmto sériovým číslom neexistujú (tzn. sériové číslo bolo založené ručne v agende šarží/sér.č. alebo bolo zadané prostredníctvom dokladov, ale z týchto dokladov bolo neskôr vymazané)
• "1" tzn. sériové číslo bolo naskladnené a zatiaľ nebolo vyskladnené

Tento počet sa kontroluje dohromady za všetky sklady. Pokiaľ táto podmienka nie je splnená, program na danú skutočnosť upozorní s tým, že by po jej vykonaní nastal na sér. číslach nepovolený stav. Vykonanie takejto akcie je na užívateľovi, pozri príklady ďalej.

Pre šarže žiadne obmedzenie podľa počtu na sklade neexistuje.

Keď v nejakom doklade použijete kartu so šaržami/sériovými číslami, mali by ste tiež zadať, ktoré šarže/sériové čísla sa k danému pohybu viažu. Jedine v agendách objednávok nie je použitie šarží/sériových čísel podporované, nakoľko tu nemá zmysel.

Pre karty so šaržami/sér. číslami platí nasledujúce obmedzenie:

• Řádky skladových dokladů s kartami se šaržemi/sér. čísly nelze čerpat pouze částečně do dokladů prodejních.

  Dôvodom je to, že šarže/sér. čísla zadané k riadku skladového dokladu sa evidujú k tomuto riadku ako celku. K riadku predajného dokladu sa neevidujú, preberajú sa pre účely zobrazenia a tlače od príslušného dokladu skladového. Ak by teda riadok bol čiastočne čerpaný do niekoľkých predajných dokladov, nezodpovedal by počet šarží/sér. čísel zobrazený resp. tlačený na predajnom doklade počtu zadanému v riadku predajného dokladu. Takže:

  • pri importe do faktúr vydaných resp. do pokladničných príjemiek je možné čerpať takýto riadok dodacieho listu len celý
  • pri importe do dobropisov faktúr vydaných resp. do vrátení pokladničných príjmov je možné čerpať takýto riadok vratky len celý
  • riadok dodacieho listu, na ktorý existuje samostatná vratka (bez dobropisu resp. vrátenia príjmov), už nie je možné vyfakturovať resp. zahrnúť do pokladničnej príjemky.
  • systém nepodporuje přidání/změnu sériového čísla na dodacím listu, který je již čerpán do více prodejních dokladů. Pokud by se uložení umožnilo, nedojde ke správnému vyplnění datumu prodeje v případě záruky na dílčím sériovém čísle.

  Objasníme na príkladoch:

  Majme dodací list s riadkom na kartu HDD so sériovými číslami v počte 3ks. Dodací list importujeme do faktúry v režime čerpania "Bez opravy DL". Ak by sme sa pokúsili čerpať len čiastočný počet, tzn. zadať napr. len 2ks a doklad uložiť, program by nám to nepovolil.

  Majme dodací list s riadkom na kartu HDD so sériovými číslami v počte 3ks. K nemu existuje samostatná vratka VR v počte 1ks. Takže na dodacom listu zostávajú 2ks ešte nefakturované. Keď by sme takýto dodací list importovali do faktúry, program by predvyplnil 2ks. Takúto faktúru však nepovolí uložiť, pretože by potom šlo o čiastočné čerpanie dodacieho listu, čo z vyššie uvedených dôvodov nie je možné.

  Z toho tedy plyne následující - skladový řádek se šaržemi či seriovými čísly na prodejních dokladech (FV, PP) vyžaduje čerpání v celém rozsahu, protože šarže či sériová čísla nejsou uložena na samotné FV (či PP, DV nebo VP), ale pouze na DL. Proto správný postup je obrácený. Nejdříve z celého DL (bez existující vratky) vytvořit FV či PP a následně na vrácené kusy vytvořit DV nebo VP, kde se vytvoří vratka automaticky. Tento postup není nutný u skladových karet bez sériových čísel či šarží.

• Pri zadávaní množstva karty, ktorá eviduje sériové čísla, platí, že v zvolenej jednotke nesmiete zadať také množstvo, ktoré by po prepočte na jednotku so vzťahom 1 vychádzalo na desatinné miesta, pretože sériové čísla má zmysel evidovať len v celých kusoch, viď vyššie. Pre šarže je zadanie množstva na desatinné miesta povolené.

• Dále při zadávání sériových čísel do dokladů, příp. při opravách nebo mazání dokladů, je vždy kontrolován počet sériového čísla za všechny sklady (povolený počet je jen -1, 0 a 1, viz výše) a není-li tato podmínka splněna, program na danou skutečnost upozorní s tím, že by po jejím provedení nastal na sér. číslech nepovolený stav.

  Provedení dané akce je v daný okamžik na vás, pokud ji přesto provedete, bude důsledkem aktuálně stav 2 a více kusů na sér. číslech, což není stav, který by měl nastat, a měli byste situaci co nejdříve uvést do pořádku (opravit doklady, vystavit výdajové doklady nebo jen doplnit na ně sér. čísla apod.) Objasníme na príkladoch:

  Majme kartu so sériovými číslami. Majme zadané sér. číslo X-101, k nemu nech zatiaľ neexistujú žiadne čiastkové sériové čísla. Vystavíme príjemku na 5ks tejto karty na sklad S1 a zadáme na ňu sériové čísla (ako jedno z nich vyberieme z agendy šarže/sér. č. X-101). Tým sa založí čiastkové sér. číslo pre sklad S1 s počtom 1ks. Pokiaľ by sme potom vystavovali druhú príjemku na tú istú kartu a rovnaký sklad a vložili na ňu rovnaké sér. číslo, program by nahlásil, že by po uložení nastal na danom sér. čísle neprípustný počet. Podobne, pokiaľ by sme napr. opravovali inú príjemku a namiesto sér. čísla na nej zadaného, by sme zadali X-101. Je potrebné posúdiť, či je daný stav v takýto okamih oprávnený. (Teoreticky môže byť, napr. preto, že ste prvou príjemkou nakúpili, následným DL predali, ale ešte na DL nie sú sér. čísla doplnené a teraz vystavujete následnú príjemku, ktorou riešite vracanie.

  (Takýto prípad je však skutočne len teoretický, pretože vracanie tovaru sa typicky rieši Vratkou k DL a príjemkou sa rieši len v prípadoch vracania obalov (a to obalov, ktoré ani nemuseli byť nakúpené u vás) a takéto sklad. karty nebudú určite evidované pod sér. číslami.)

  Majme kartu so sériovými číslami. Majme zadané sér. číslo AA-101, k nemu nech zatiaľ neexistujú žiadne čiastkové sériové čísla. Vystavíme príjemku na 1ks tejto karty na sklad S1 a potom dodací list na 1ks tejto karty a sér. čísla. Takže počet na danom čiastkovom sériovom čísle je 0ks. Za týchto okolností môžeme čiastkové sériové číslo zmazať. Potom môžeme vystaviť novú príjemku na rovnaké číslo v počte 1ks. Pokiaľ by sme ale v danom okamihu napr. chceli dodací list zmazať, znamenalo by to, že po jeho zmazaní by boli na sklade 2ks tohto sériového čísla, takže program by upozorňoval na nepovolené množstvo na sér. čísle.

• Pro volné dobropisy faktur vydaných platí, že se musí shodovat množství na skladovém (PR) a prodejním dokladu (DV). Množství lze měnit pouze na DV, a to v režimu změny množství na skladovém dokladu.

Šarže/sériová čísla lze zadat ihned při zadání dokladu, ale lze je doplnit i později, a to i po částech s meziuložením dokladu. Takto je možné napr. vystaviť dodací list na jednom mieste a sériová čísla doplniť na inom mieste, napríklad priamo vo fyzickom sklade, pri výdaji konkrétnych položiek. Doklady, na které zbývá doplnit šarže/sériová čísla, je možno dohledat v jednotlivých agendách pomocí omezení za doklady s nezcela doplněnými šaržemi/sér. čísly v záložce Omezení jednotlivých agend.

Spôsob zadávania šarží/sériových čísel na doklady je detailne vysvetlený v rovnomennej kapitole.

K dispozícii je agenda Šarže/sér. č., v ktorej sú evidované všetky hlavné šarže/sériové čísla, ich čiastkové šarže/sériové čísla s počtami na sklade atď. Pohyby s jednotlivými šaržami/sériovými číslami sa evidujú v zvláštnej agende Pohyby šarží/sér. č., kde je ich možné prehliadať. Vyvolať agendu pohybov na prehliadanie pohybov s vybranými šaržami/sér. č. je možné aj priamo z agendy Šarže/sér. č. Ďalej na dokladoch, na ktorých sú zadané karty triedy so šaržami alebo sér. č., je pre daný riadok k dispozícii vždy záložka šarže/sér. č., kde je tiež možné prehliadať (resp. zadávať) šarže/sér. č. zadané na danom doklade.