Účetní výkazy - kroky průvodce

V prvom okne môžete vybrať, odkiaľ sa získajú dáta, z ktorých budú výkazy obstarané:

• Podľa obmedzenia - v tomto prípade sa dáta pre výkazy načítajú z databázy podľa obmedzujúcich podmienok zadaných v ďalších krokoch sprievodcu
• Zo súboru - v tomto prípade sa ako dáta pre výkazy použijú dáta napočítané už skôr a uložené v nejakom už existujúcom súbore obstaranom skôr. Využijete napr. vtedy, pokiaľ si chcete opakovane zobraziť, príp. vytlačiť nejaký výkaz, ale nechcete sa zdržiavať opätovným zadávaním obmedzení a napočítaním dát pre výkazy, keďže sa napríklad od posledného výkazu nijako nemenili. Napočítanie dát môže byť totiž v prípade väčších časovo náročné. Dáta pre výkazy sa ukladajú do súborov s príponou *.ARD (ABRA Report Data). Ďalej viď Dátová kocka.

  Pokud se načítá ARD soubor verze nižší verze, než je aktuální verze ARD souborů vytvářených z aktuální verze systému ABRA Gen, pak lze v následujících krocích (viz dále Typ výstupu) provést výstup také do souboru, čímž si uživatel si může "přeuložit" své starší ARD do aktuální verze.

Tento krok je k dispozici pouze, pokud máte nastaven firemní parametr Vytvářet pomocný konsolidační přehled (PKP) na Ano. Zatrhněte, pokud si přejete napočítat data i pro PKP výkaz.

Pokiaľ ste v predchádzajúcom kroku sprievodcu zvolili Podľa obmedzenia, tak v ďalšom kroku sprievodca zobrazí okno na zadanie obmedzenia dátumu účtovania účtovných záznamov, ktoré budú do obstarávaných výkazov zahrnuté. V dátumových položkách Dátum od a Dátum do zadáte časový interval obmedzenia pre dátum účtovania. Takže do výsledných výkazov sa zahrnú iba pohyby zaúčtované v zadanom intervale.

Ďalej je potrebné si zvoliť, ako budete chcieť práve zadaný časový interval rozdeliť, tzn. na aké úseky, pre ktoré chcete výkazy vyčísliť. K dispozícii sú nasledovné možnosti, z ktorých jednu vyberiete:

Voľba rozdelenia časového intervalu

• Po mesiacoch - vyššie zadaný časový interval rozdelí po kalendárnych mesiacoch, tzn. výsledné výkazy budete mať k dispozícii z dát po mesiacoch.
• Po účtovných obdobiach - vyššie zadaný časový interval rozdelí po účtovných obdobiach, tzn. výsledné výkazy budete mať k dispozícii z dát za obdobia prislúchajúce účtovným obdobiam nadefinovaným v agende Obdobie.
• Medziročne - vyššie zadaný časový interval rozdelí po kalendárnych rokoch, tzn. výsledné výkazy budete mať k dispozícii z dát za obdobia zodpovedajúce kalendárnym rokom.
• Vlastná definícia - v tomto prípade bude v nasledujúcom kroku sprievodcu možnosť zadať si tieto časové úseky ľubovoľne podľa vlastných potrieb, tzn. údaje vo výsledných výkazoch budete mať k dispozícii z dát za také časové periódy, aké si nastavíte v ďalšom kroku sprievodcu. Na urýchlenie zadávania po prechode do ďalšieho kroku sprievodca vytvorí jeden časový úsek s predvyplnenými krajnými dátumami rovnajúcimi sa vyššie zadanému časovému intervalu.

Program potom zadaný celkový časový interval rozdelí na príslušný počet čiastkových časových intervalov. Za tieto časové intervaly výkazy vyhodnotí. Objasníme na príklade:

Sprievodca zobrazí zoznam čas. intervalov, na ktoré rozdelil celkový časový interval (obmedzenie dátumu účtovania) zadaný v predošlom kroku sprievodcu.

Pokiaľ ste v predchádzajúcom kroku sprievodcu zvolili rozdelenie časového intervalu:

• po mesiacoch, po účtovných obdobiach alebo medziročne - potom okno v tomto kroku sprievodcu obsahuje needitovateľný zoznam, má informačný význam a umožňuje len uložiť definíciu časových intervalov. Aktuálny zoznam časových intervalov si môžete uložiť ako definíciu časových intervalov pod zadaným menom. Na to slúži funkcia Uložiť navigátoru.

  Pod zoznamom je k dispozícii lišta navigátora. Navigátor tu obsahuje tlačidlá:

  • Na pohyb kurzora po riadkoch (na začiatok, predchádzajúci riadok, ďalší riadok, na koniec) dokladu a hľadanie hodnoty v zozname.
  • Uložiť - na pomenovanie a uloženie definície časových intervalov. Túto uloženú definíciu bude možné použiť (načítať) v prípade rozdelenia čas. intervalu podľa vlastnej definície, viď ďalej.
     
• dle vlastní definice - pak obsahuje editovatelný seznam, s jedním předvyplněním krajními datumy zadanými v předchozím kroku průvodce. Tu môžete zadávať ľubovoľne časové úseky a ich hraničné dátumy, ich názvy atď. Aktuálny zoznam časových intervalov si môžete uložiť ako definíciu časových intervalov pod zadaným menom. Na to slúži funkcia Uložiť navigátoru.

  Pod editovateľným zoznamom je k dispozícii lišta navigátora. Navigátor tu obsahuje tlačidlá:

  • Na pohyb kurzora po riadkoch (na začiatok, predchádzajúci riadok, ďalší riadok, na koniec) zoznamu časových intervalov a hľadanie hodnoty v zozname.
  • Vložiť - Na vloženie nového riadka pre nový čas. interval pred aktuálny riadok (na ktorom stojí kurzor)
  • Pridať - Na pridanie nového riadka pre nový čas. interval na koniec.
  • Vymazať - Na vymazanie aktuálneho riadka, resp. označených, pokiaľ je nejaký označený.
  • Uložiť - na pomenovanie a uloženie definície časových intervalov.
  • Načítať - na načítanie skôr uloženej definície časových intervalov. Môže ísť aj o definíciu uloženú v rámci rozdelenia čas. intervalu po mesiacoch, obdobiach alebo medziročne, viď predchádzajúci bod.
  • Odstrániť - na zmazanie skôr uloženej definície časových intervalov.

Po stlačení tlačidla Ďalej v predchádzajúcom kroku Sprievodcu sa zobrazí okno na zadanie obmedzujúcich podmienok pre dáta, ktoré chceme do následných výkazov spracovať.

Vzhľad tohto okna sprievodcu, ovládanie a spôsob zadania hodnôt jednotlivých obmedzujúcich prvkov je podobný zadávaniu obmedzenia v záložke Obmedzenie dokladových agend. Všeobecne platné pravidlá pre záložky Obmedzenie sú uvedené v samostatnej kapitole (tzn. spôsob nastavenia obmedzenia, používania definícií obmedzení, ovládanie zoznamu obmedzovacích prvkov a popis ich typov, popis funkcií v záložke obmedzení, využitie tzv. divokých znakov (wildcards) v obmedzení podľa znakových údajov atď.).

V tomto kroku sú k dispozícii podobné funkcie, ako sú v záložke Obmedzenie dokladových agend s rovnakým významom. Môžete si teda aj tu nastaviť často používané obmedzenia a uložiť si ich ako vlastné definície obmedzení, z ktorých budete neskôr len vyberať a pod.

Význam zostávajúcich položiek na zadanie obmedzenia dát pre následné výkazy je zrejmý z ich názvu či popisu v záložke Detail jednotlivých dokladov či účtovného denníka.

V tomto kroku zvolíte typ výstupu:

• Excel (MS Office 32 bit a 64 bit) - z dat napočtených z účetních záznamů dle omezení a nastavení v předchozích krocích průvodce (datová krychle) se sestaví odpovídající výkazy ve zvoleném xls souboru (dodávaném nebo vašem vlastním). Z neho môžeme vykonať export do formátu *.FDF pre následné zostavenie *.PDF tlačív požadovaných daňovým riaditeľstvom SR alebo export do formátu XML, s ktorým je možné ďalej pracovať v aplikácii eDane alebo na portáli www.financnasprava.sk. Podrobnejšie viď Účtovné výkazy - vecný obsah - Výstupy prostredníctvom Excel.
• Calc (Open Office) - obdobně jako předchozí volba, jen sestaví odpovídající výkazy ve zvoleném sxc souboru (dodávaném nebo vašem vlastním)
• Tiskové sestavy - z napočtených dat si lze pořídit výstup prostřednictvím uživatelsky definovatelných tiskových sestav (příp. i s možností exportu do jiných programů) nebo do souboru. Ďalší popis viď kap. Vecný obsah - tlačové výstupy - všeobecné informácie. Súhrnné informácie o tlačových výstupoch viď časť Tlačové výstupy. (Tlač. zostavy pre účtovné výkazy nie sú defaultne dodávané - podrobnejšie pozri kap. Vecný obsah-výkazy - časť Výstupy.)
• Soubor - Data pro výkazy napočtená z účetních záznamů dle omezení a nastavení v předchozích krocích průvodce (datová krychle) si můžete uložit do souboru s příponou *.ARD. Tento potom môžete použiť kedykoľvek neskôr (viď 1. krok tohto sprievodcu Výber zdroja dát).

Po stlačení tlačidla Dokončiť prebehne najskôr príprava dát (napočítanie dát) pre výstup. Pokiaľ sú medzi nimi nájdené neúplne zadané žiadosti, zobrazí sa ďalší krok sprievodcu.

Pokiaľ sú do spracovávaných dát zahrnuté aj žiadosti (viď zadanie obmedzenia dát v predošlých krokoch sprievodcu) a sú identifikované žiadosti s nezadanými alebo neúplnými účtami, zobrazí sa aj tento krok sprievodcu, v ktorom je užívateľ o nich informovaný, keďže takéto účtovné pohyby môžu značne skresliť výsledky výkazov.

K dispozici je funkční tlačítko Účty. Funkčné tlačidlo vyvolá agendu Účtovného rozvrhu a otvorí ju "cez" agendu Účtovných výkazov. Agenda Účtovného rozvrhu je obmedzená za neúplné účty nájdené v žiadostiach spracovaných do daného výkazu. K dispozícii sú všetky funkcie agendy Účtovný rozvrh (aj keď niektoré nie je možné v danom momente vykonať) kvôli obmedzeniu číselníka za príslušné neúplné účty. Po prehliadnutí, tlači, príp. ďalších akciách, môžete otvorenú agendu Účtovného rozvrhu zase zavrieť a vrátiť sa tak do toho okna sprievodcu, z ktorého ste ju vyvolali a pokračovať zobrazením žiadostí alebo stlačením tlačidla Dokončiť.

Dále je zde funkční tlačítko Žádosti kombinované s položkou typu skrytý seznam, z něhož můžete vybrat časový interval, pro který se mají zobrazit nalezené žádosti. Ponúkajú sa tie intervaly z intervalov definovaných v predchádzajúcich krokoch tohto sprievodcu, v ktorých boli nájdené nejaké žiadosti s neúplnými účtami. Funkčné tlačidlo vyvolá agendu Účtovných žiadostí a otvorí ju "cez" agendu Účtovných výkazov.

Takto odtiaľ vyvolaná agenda Účtovných žiadostí sa otvorí rovno s prednastaveným obmedzením, tzv. červeným obmedzením, a to za účtovné žiadosti s neúplne zadanými účtami a s dátumom účtovania spadajúcim do časového intervalu zvoleného v skrytom zozname (viď vyššie). K dispozícii sú všetky funkcie agendy Účtovných žiadostí. Teda žiadosti si môžete opraviť, účty doplniť, príp. ich aj zaúčtovať do denníka. Po prebehnutí požadovaných akcií, otvorenú agendu Účtovných žiadostí zase môžete zavrieť a vrátiť sa tak do toho okna sprievodcu, z ktorého ste ju vyvolali a pokračovať zobrazením žiadostí pre nasledujúci časový interval alebo stlačením tlačidla Dokončiť.

Ako bolo povedané vyššie, počas dokončenie prebehne najskôr príprava dát (napočítanie dát) pre výstup a pokiaľ sú medzi nimi nájdené neúplne zadané žiadosti, tieto sa zobrazia. Dokončenie, ktoré potom nasleduje, záleží na zvolenom type výstupu v predchádzajúcich krokoch:

• Výstup do Excel (MS Office):

Program pokračuje hľadaním aplikácie MS Excel, otváraním doplnku a prípravou dát pre Excel.

Poté program nabídne *.xls nebo *.xlsm sešity s definovanými výkazy, které dohledá v rootu adresáře s instalací ABRA Gen. Vyberete příslušný *.xls nebo *.xlsm soubor a otevřete. Otevře se aplikace MS Excel s předdefinovanými výkazy, přičemž v menu jsou k dispozici funkce ABRA Gen.

Pokud otevření výkazu ze systému ABRA Gen selže, tj. nepodaří se aplikaci MS Excel dohledat (není na daném lokálním PC instalována) nebo se nepodaří otevřít doplněk (xla soubor není v rootu adresáře, kde je instalována ABRA Gen) nebo není pro danou instalaci zaregistrováno napojení na Excel/OpenOffice Calc (tj. není NxServ.dll správně zaregistrován na daném PC pro danou ABRA Gen), pak program zobrazí chybové hlášení. Je potrebné zaistiť požadované podmienky spustenia a potom výkazy dokončiť znovu. Podrobnejšie viď Vecný obsah - OLE Automation server pre účtovné výkazy - NxServ.dll a Vecný obsah - Doplnok aplikácie MS Excel. Príp. pokiaľ po otvorení výkazov nebudete mať jednotlivé bunky napočítané a budú sa vám zobrazovať len hodnoty #VALUE, je to pravdepodobne tým, že nemáte adekvátne povolené makrá. Ďalej je potrebné zadať zodpovedajúce obdobie v hlavičkách listov atď. Viac viď Výstupy prostredníctvom Excel (MS Office).

• Výstup do Calc (Open Office):

Program pokračuje hľadaním aplikácie Calc a prípravou dát pre Calc.

Poté program nabídne *.ods sešity s definovanými výkazy, které dohledá v rootu adresáře s instalací ABRA Gen. Vyberiete príslušný *.ods súbor a otvoríte. Otvorí sa aplikácia Calc (Open Office) s preddefinovanými výkazmi.

U Calc (Open Office) nejsou funkce ABRA Gen k dispozici v menu v seznamu funkcí, nicméně je lze používat.

Pokud otevření výkazu ze systému ABRA Gen selže, tj. nepodaří se aplikaci Calc Open Office/Libre Office dohledat (není na daném lokálním PC instalována) nebo není pro danou instalaci zaregistrováno napojení na Excel/OpenOffice Calc (tj. není NxServ.dll správně zaregistrován na daném PC pro danou ABRA Gen), pak bude program, příp. Open Office zobrazovat chybová hlášení. Je potrebné zaistiť požadované podmienky spustenia a potom výkazy dokončiť znovu. Podrobnejšie viď Vecný obsah - OLE Automation server pre účtovné výkazy NxServ.dll. Príp. pokiaľ po otvorení výkazov nebudete mať jednotlivé bunky napočítané a budú sa vám zobrazovať len hodnoty #VALUE, je to pravdepodobne tým, že nemáte adekvátne povolené makrá. Ďalej je potrebné zadať zodpovedajúce obdobie v hlavičkách listov atď. Viac viď Výstupy prostredníctvom Calc (OpenOffice/LibreOffice).

 

• Výstup do tlačových zostáv:

Program ponúkne číselník Tlačových zostáv, z ktorých vyberiete požadovanú. Súhrnné informácie o tlačových výstupoch všeobecne viď časť Tlačové výstupy.

• Výstup do súboru:

Program uloží vypočítané dáta do súboru zadaného mena, potom príp. zobrazí neúplné žiadosti.