Ochrana dát podľa GDPR - Quickstart

V rámci prípravy je potrebné:

• zanalyzovať a podľa potreby zmeniť vaše firemné procesy, pri ktorých sa pracuje s osobnými údajmi, vykonať výber riešiteľa/riešiteľov ochrany dát pre jednotlivé oblasti spracovania dát.
• vykonať revíziu a príp. úpravy zmlúv s odberateľmi, dodávateľmi, zamestnancami
• začať od subjektov GDPR zbierať tie povolenia a spracovania dát, pri ktorých nie je oprávnenie na spracovanie dané zákonným dôvodom, na základe ktorého je možné povolenie na spracovanie dát vytvoriť automaticky (podľa čl. 6, odst. 1 a) v http://www.privacy-regulation.eu/cs/6.htm). Viac viď ... Ostatní povolení si budete moci nechat vygenerovat později automaticky v systému ABRA Gen na základě definovaných pravidel a existujících dat (dokladů, smluv, zaměstnanců aj.)
• odstrániť evidencie s osobnými údajmi, ktoré nepotrebujete Viac viď ... Ide o neoprávnene evidované osobné údaje, ku ktorým spracovaniu neexistuje žiaden zákonný dôvod. Napr. rôzne dokumenty na diskoch.
• a iné

  Podnětné informace a tipy naleznete na www.abra.eu v sekci GDPR.

Táto prípravná fáza presahuje rámec systému ABRA Gen a systém nemôže tieto činnosti vykonať za vás. Avšak je to nevyhnutnou podmienkou pre to, aby ste boli na GDPR riadne pripravení.

Podobne toto platí i v prípade, že budete chcieť chrániť iné položky v systéme z iného dôvodu ako GDPR, hoci v prvej fáze využitie tejto možnosti zatiaľ nepredpokladáme.

Následne môžete prejsť k ďalším prípravným krokom, ktoré sa už priamo týkajú prevádzky ABRA Gen.

Definície vytvorte najlepšie:

• využitím inštalačnej sady Viac viď... Viď Štartovacia inštalačná sada.

  

  Príklad predvyplnených definícií po importe sady

• alebo importom zo vzorov Viac viď... Viď funkcia Nový podľa vzorov.

  

  Príklad vytvorenia ďalšej novej definície importom podľa jedného z dodávaných vzorov

• Hlavička - Na záložke Hlavička je potrebné zadať ovládač (pre nariadenie GDPR ovládač GDPR), ďalej Kód, Názov a Dôvod. Viac viď... Dôvod sa vyberá z číselníka Dôvody ochrany dát, ktorý je pre GDPR ovládač už predvyplnený, čiže stačí len vybrať podľa toho, pre aký typ povolenia je definícia určená (napr. definícií, na ktoré sa budete odkazovať z ručne nazbieraných povoleniek typicky vyberiete účel "Článok -1a").. Do položky "Riešiteľ" uveďte vlastného užívateľa systému, ktorý bude zodpovedný za prípadné riešenie nezrovnalostí v súvislosti s touto definíciou položka Riešiteľ, slúži pre predvyplnenie riešiteľa na následné povolenia naviazané na danú definíciu (zatiaľ len evidenčný údaj)). Viac viď... Pokiaľ už viete, kto bude onou osobou, vyberte konkrétneho užívateľa, pokiaľ zatiaľ neviete, použite napr. nejakého fiktívneho pre ten účel založeného a v budúcnosti ho hromadne opravíte, až budete vedieť finálne zodpovedné osoby - riešiteľov pre jednotlivé definície resp. následné povolenia.

  V tomto kroku nechajte položku Aktívny nezačiarknutú (!) - začiarknutie položky by znamenalo okamžité zamedzenie prístupu užívateľov ku chráneným položkám, pretože v tejto chvíli ešte neexistujú povolenia ku spracovaniu dát.

  

  Príklad zadania údajov v záložke Hlavička definície ochrany dát

• GDPR - Do záložky GDPR je nutné vložiť firmu - správca dát. Bežne vašu vlastnú firmu. Viac viď... Aby ste to mohli urobiť, zaveďte si sami seba do Adresára firiem, pokiaľ to tak zatiaľ nemáte. Ďalej tu doplňte, kde budú uložené konkrétne povolenia naviazané na danú definíciu, a to výberom z číselníka Zdroj povolení na spracovanie dát, ktorý si naplňte podľa vašich potrieb, viď vyššie Naplnenie základných číselníkov.

  

  Príklad zadania údajov v záložke GDPR definície ochrany dát

• Chránené položky - Do záložky Oprávnenie je nutné postupne zadať položky, ktoré má táto definícia chrániť. Platí: Pre jedného užívateľa je možné vytvoriť niekoľko definícií ochrany dát s rôzne definovanými skupinami chránených položiek. Na tieto definície budú naviazané povolenia na spracovanie dát s rôznou platnosťou, napríklad pre rôzne fázy cyklu obchodného prípadu (predpredajné jednanie, vlastný predaj, záručná doba). Ktoré položky sú chránené, je dané zjednotením množín položiek obsiahnutých v aktuálne aktívnych definíciách ochrany dát. Položka je chránená, ak je obsiahnutá aspoň v jednej aktívnej definícii.

  Pozor! Nie je účelné vložiť maximum položiek do jednej definície, naopak množinu položiek chránených jednou definíciou definujte s ohľadom na to, pre koho a pre aký účel je daná definícia určená (napr. jedna definícia bude určená pre povolenie k údajom položiek zamestnanca v dobe trvania prac. pomeru (bude určená pre širší okruh užívateľov, ale na kratšiu dobu), iná definícia bude pre povolenie k údajom položiek zamestnanca po skončení prac. pomeru (bude určená len pre mzdovú učtáreň a po dobu danú zákonom 30 rokov a môže obsahovať menej položiek, ku ktorým bude prístup (napr. mzdoví účtovníci pri zamestnancoch po skončení prac.pomeru už nemusia potrebovať prístup e-mailu).

  

  Príklad zadania údajov v záložke Oprávnenie definície ochrany dát. odporúčanie: začnite s menším počtom položiek, po odladení definície ostatné môžete postupne pridávať.

• Oprávnění - Do záložky Oprávnění je nutné doplnit jednotlivé uživatele systému (osoby, kterým tato definice dává právo data v položkách chráněných touto definicích vidět nebo s nimi manipulovat) a to podle jejich pracovního zařazení (účetní, obchodníci, personalisté, ...) a s ohledem na to, pro koho je daná definice určena.

• Spočiatku chrániť len niektoré položky, na nich všetko odladiť, napr:
  • Telefón
  • E-mail
  • Adresu

  Naopak skraja nechrániť meno / priezvisko, doplniť do definícií až neskôr.

• Skontrolovať, že v definíciách ochrany dát sú správne užívatelia. Zpočátku zadat je omezenou skupinu uživatelů a na nich vyzkoušet, později rozšiřovat.
• Nezapomenout – v definici ochrany dat musí být i uživatelé využívaní pro:
  • API - podrobněji viz samostatná kapitola Web API a ochrana dát
  • Automatizačný server
  • WEB služby
  • OLE aplikácie

Viac viď Ako začať s ochranou dát, tu Počiatočne nastavenie agend ochrany dát - Definícia ochrany dát a Tipy na založenie novej definície ochrany dát.

Definície vytvorte najlepšie:

• využitím inštalačnej sady Viac viď... Viď Štartovacia inštalačná sada.

  

  Príklad predvyplnených pravidiel po importe sady

• Hlavička - Na záložke Hlavička je potrebné okrem Kódu a Názvu zadať odkaz na Definíciu ochrany dát (k nej sa potom bude vzťahovať vygenerované povolenie, ktoré bude ovplyvňovať dostupnosť položiek chránených danou definíciou oprávneným užívateľom z danej definície), Typ pravidla (určuje, kedy a ako sa použije), pričom pri pravidlách typu Generovanie je potrebné ďalej zadať Oblasť (určuje, z akých zdrojov sa budú povolenia generovať, napr. z faktúr) a Platnosť budúceho povolenia. Viac viď... Dĺžka platnosti je daná dobou, ktorú dokážete pre danú situáciu odôvodniť pred prípadnou kontrolou.

  

  Príklad zadania údajov v záložke Hlavička pravidla pre generovanie z aktivít (pre oblasť aktivity)

• Parametre - V parametroch pravidiel pre doklady začiarknutia položky "Generovať povolenia na spracovanie i pre osoby vo firme" pre osoby pripojené k firmám na ich záložke Osoby (odporúčané) a pre oblasť Aktivity a Zmluvy začiarknutia položky "Pre typ partnera "Firma" generovať povolenia na spracovanie i pre osoby vo firme" pre osoby pripojené k firmám na ich záložke Osoby (odporúčané).

  

  Príklad zadania údajov v záložke Parametre pravidla pre generovanie z dokladov (pre oblasť dokladov)

  Pre niektoré typy úloh je potrebné definovať pravidlá ku konkrétnym radám dokladov. Viď tiež príklady procesov - napr. Riadenie prístupu pre zmluvy.

Pravidlá vytvorte s ohľadom na vašu fázu Prípravy - rozmyslenie si okruhu chránených položiek a toho, ako dlho a na základe čoho by oprávnení užívatelia k nim mali mať prístup:

• pravidlá pre generovanie - slúžia pre generovanie povolení na spracovanie dát z vybraných agend
• pravidlá pre zakladanie nových osôb/zamestnancov a firiem - aplikujú sa pri založení nových záznamov
• pravidlá pre hromadné ručné generovanie povolení z adresára firiem alebo adresára osôb

Upravte si naplánované úlohy pre generovanie povolení na spracovanie dát podľa potreby (naplánovaná doba a parametre úloh výberom z pravidiel).

• spustiť generovanie podľa pravidiel - (napríklad spustením naplánovaných úloh mimo plán, príp. ručne z agendy Povolenie, pokiaľ nemáte automatizačný server).

• zabezpečiť doplnenie povolení získaných ručne

  Pre ručný zber povolení je možné využiť webovú službu pre zber súhlasov so spracovaním osobných údajov podľa GDPR poskytovanú firmou ABRA Software a.s. Viac viď... Súčasťou je možnosť oboslania vybraných subjektov požiadavkom na udelenie povolení (definovateľný vzhľad, obsah) využitím modulu Odoslané e-maily. Adresát obdrží e-mail s odkazom na webový formulár žiadosti, kde môže udeliť súhlas. Udelený súhlas sa prostredníctvom Web API prepíše späť do ABRA Gen. V prípade záujmu kontaktujte svojho obchodníka či obchodné oddelenie výrobcu.

Ďalšie prípady, kedy je potrebné ručne zadať povolenie, napr. pre:

• vlastnú firmu - neexistujú doklady, z ktorých by sa dali povolenia vygenerovať, avšak vlastná firma bude chránená rovnako ako ostatné firmy z adresára firiem
• rôzne fiktívne "firmy" typu Dovolenka, Choroba a podobne, typicky používané v rámci CRM

Viac viď... Ako začať s ochranou dát, tu Počiatočné nastavenie agend ochrany dát.

Zvyšné agendy ako Incidenty a Požiadavky GDPR nie je potrebné v rámci počiatočného nastavenia riešiť, budú potrebné až v rámci prevádzky ochrany podľa GDPR. Viac viď... Ako začať s ochranou dát, tu Počiatočné nastavenie agend ochrany dát.