Účtovné žiadosti - záložka Zaúčtovanie

Táto záložka slúži na vlastné zaúčtovanie, resp. rozúčtovanie aktuálnej žiadosti resp. označených žiadostí zo záložky Zoznam. Je k dispozícii iba po vyvolaní funkcie Zaúčtovať alebo Rozúčtovať zo záložky Zoznam.

Zaúčtovanie sa správa ako sprievodca (wizard). Sprievodca postupne zobrazuje jednotlivé kroky a nechá užívateľa editovať požadované údaje tak, aby boli všetky potrebné položky vyplnené a bolo možné zaúčtovanie resp. rozúčtovanie vykonať. Záložku nie je možné opustiť inak ako ukončením tohto sprievodcu, tzn. buď úspešným dokončením vyvolanej akcie zaúčtovania resp. rozúčtovania alebo stornovaním operácie.

V spodnej časti každého kroku sprievodcu zaúčtovaním sú potom k dispozícii funkčné tlačidlá na prechod medzi jednotlivými stránkami:

Iný príklad funkčných tlačidiel v záverečnom kroku sprievodcu zaúčtovaním

Ďalej popíšeme podrobnejšie jednotlivé kroky sprievodcu zaúčtovaním pre obe funkcie:

• Funkcia Zaúčtovať
• Funkcia Rozúčtovať

Funkcia Zaúčtovať

Funkcia umožňuje dva režimy zaúčtovania:

• Zaúčtovanie aktuálneho záznamu (skupiny)
• Zaúčtovanie označených

Zaúčtovanie aktuálneho záznamu (skupiny)

Ak nie je žiadna žiadosť označená a vyvolá sa funkcia Zaúčtovať, prebehne zaúčtovanie celej skupiny záznamov, na ktorej sa v záložke Zoznam nachádza kurzor, tzn. v prvom kroku sprievodcu zaúčtovaním sa na zaúčtovanie ponúknu najskôr údaje prvého účtovného zápisu z danej skupiny (bez ohľadu na to, na ktorom z nich stojí aktuálne kurzor), v ďalšom kroku potom ďalšieho v poradí atď. (Ako bolo objasnené skôr, v jednej skupine sú účtovné záznamy pochádzajúce z toho istého dokladu, tzn. napr. základ a DPH faktúry, riadky súhrnnej účtenky apod.).

V tomto režime je možné zaúčtovať buď celú skupinu, tzn. všetky záznamy v nej, alebo variantne len jej časť, pokiaľ sprievodcu ukončíte bez toho, aby ste prešli zaúčtovaním všetkých záznamov skupiny.

V záložke Zaúčtovanie teda bude sprievodca zaúčtovaním postupne zobrazovať v jednotlivých krokoch účtované záznamy z aktuálnej skupiny a to v každom kroku jeden účtovaný záznam. Vzhľad záložky a položky v nej v každom kroku zodpovedajú záložke Detail účtovaných záznamov. Počet krokov zodpovedá počtu záznamov v účtovanej skupine. V hornej časti záložky je v každom kroku sprievodcu zaúčtovaním uvedené, koľký záznam v poradí z danej skupiny sa práve spracováva:

Príklad zaúčtovania skupiny s tromi záznamami celkom, pričom aktuálne sa zobrazujú údaje prvého

Pre každý účtovaný záznam musí užívateľ doplniť všetky položky povinné pre účtovný denník (tzn. strediská, úplné účty apod.). Ak nie sú vyplnené, nie je možné ďalej pokračovať. K zaúčtovaniu daného záznamu zobrazeného aktuálne v záložke Zaúčtovanie do denníka dôjde ihneď v okamihu prechodu na ďalší krok sprievodcu, teda na ďalší záznam z danej skupiny.

Po úspešnom zaúčtovaní celej skupiny záznamov sa v prípade, že má parameter Tlačiť likvidačné listy hodnotu Vždy alebo Len pri účtovaní zo žiadostí, automaticky ponúkne tlač likvidačného listu dokladu, viď popis tlače likvidačného listu.

Zaúčtovanie označených záznamov

Pokiaľ sú označené nejaké záznamy a zvolíte funkciu Zaúčtovať, vykonáva sa hromadné zaúčtovanie len týchto označených záznamov, bez ohľadu na to, z ktorých skupín žiadostí pochádzajú.

V záložke Zaúčtovanie je potrebné najskôr v prvom kroku sprievodcu zaúčtovaním nastaviť, ktoré položky sa majú hromadne naplniť pre všetky označené záznamy a akými hodnotami. Položky, ktoré nie sú začiarknuté, sa preberú z jednotlivých žiadostí tak, ako sú na nich aktuálne zadané. Takže pokiaľ chcete označeným záznamom hromadne zmeniť alebo doplniť hodnoty položiek, môžete to urobiť v tomto kroku. Ak ich necháte prázdne, budú v nich ponechané pôvodné hodnoty.

K dispozícii sú začiarkavacie položky, po ich začiarknutí sa sprístupnia príslušné editačné položky, do ktorých môžete zadať požadované hodnoty:

V tomto prípade sa na všetky označené účtované žiadosti doplní zadaná zákazka, obchodný prípad a projekt na stranu MD (bez ohľadu na to, či na nich nejaká už bola zadaná alebo nie).

V ďalšom kroku prebieha kontrola všetkých označených záznamov, či sú vyplnené všetky povinné položky. Pokiaľ áno, sú záznamy zaúčtované a funkcia sa ukončí. V opačnom prípade je zobrazený zoznam nevyhovujúcich záznamov, na ktorých nie je zadaná aspoň jedna povinná položka, a teda ich nie je možné zaúčtovať.

Príklad zobrazenia zoznamu žiadostí, ktoré sa mali zaúčtovať, ale nemajú vyplnené všetky potrebné údaje. ABRA vzhľad.

Pokračovať môžete nasledovne:

• Doplniť hromadne chýbajúce údaje a zaúčtovať všetky, tzn. vrátiť sa o krok späť a nechať hromadne vyplniť chýbajúce položky zadanou hodnotou a pokračovať rovnakým spôsobom. Pozor - táto hodnota bude doplnená do všetkých označených záznamov, nie iba k záznamom s nevyplnenou položkou.
• Funkciu ukončiť stlačením Storno a nezaúčtovať nič.
• Zaúčtovať len kompletné záznamy, tzn. ak je aspoň jeden záznam kompletný, je pod zoznamom problémových záznamov táto skutočnosť oznámená a je uvedený ich počet. Stlačením tlačidla Zaúčtovať v tomto prípade prebehne zaúčtovanie len kompletných záznamov, čím sa funkcia ukončí, nekompletné záznamy zaúčtované nebudú.

Po úspešnom zaúčtovaní označených záznamov sa v prípade, že má parameter Tlačiť likvidačné listy hodnotu Vždy alebo Len pri účtovaní zo žiadostí, môže automaticky ponúknuť tlač likvidačných listov, pokiaľ sú splnené podmienky pre tlač likvidačného listu, viď popis tlače likvidačného listu.

Funkcia Rozúčtovať

Funkcia umožňuje danú žiadosť ľubovoľne rozúčtovať. Pracuje iba s aktuálnym záznamom (pokiaľ je aktuálna žiadosť v jednej skupine s viacerými ďalšími žiadosťami, zostávajúce žiadosti sa touto funkciou do denníka nezaúčtujú, zostanú v žiadostiach a budete ich musieť zaúčtovať samostatne).

Ak bol doklad vystavený v cudzej mene, môžete v prvom kroku sprievodcu zaúčtovaním zvoliť, či chcete sumu dokladu rozpočítavať v lokálnej mene, cudzej mene alebo v obidvoch.

V ďalšom kroku sú zobrazené spoločné údaje žiadosti, z ktorých sa dá editovať iba dátum zaúčtovania, a editovateľný zoznam na zadávanie účtovných údajov rozúčtovávanej žiadosti. Rozmiestnenie zadávaných položiek závisí od voľby Zobrazovania účtovného zápisu na dokladoch. Na začiatku obsahuje zoznam jeden záznam s predvyplnenou celkovou čiastkou žiadosti. Pred pridaním nového riadka je nutné zadať všetky povinné položky. Pri pridaní nového riadka do tohto zoznamu sa na nový riadok predvyplnia údaje podľa predchádzajúceho riadka, pričom údaj Suma (resp. Suma cudzia) sa dopočíta tak, aby bola suma všetkých čiastok rovná celkovej sume na rozúčtovávanej žiadosti.

Nad editovateľným zoznamom riadkov rozúčtovania sa zobrazuje, koľko ešte zostáva rozúčtovať a v ktorej mene. Pokiaľ ide o účtovanie dokladu v cudzej mene a užívateľ zvolil rozúčtovanie v lokálnej aj v cudzej mene, zobrazuje sa, koľko zostáva na rozúčtovanie v oboch menách.

Pokiaľ je rozúčtovaná celková suma žiadosti, stlačením tlačidla Zaúčtovať sa môže uskutočniť zaúčtovanie žiadosti do denníka, pričom žiadosť bude rozúčtovaná presne tak, ako bolo zadané, tzn. v tomto prípade už nenastáva žiadne zlúčenie riadkov so zhodnými účtovnými údajmi (ako je to pri štandardnom účtovaní dokladov do účtovníctva (vysielanie dokladov do účtovníctva) podľa predkontácií (viď popis v záložke Rozúčtovanie, resp. zaúčtovanie pri jednotlivých dokladoch).

Pokiaľ teda chcete mať doklad rozúčtovaný prepočtom kurzu z dokladu, musíte mať v kurzovom lístku rovnaký kurz, tzn. musíte si udržiavať kurzový lístok a účtovať k dátumu vystavenia dokladu, alebo môžete použiť voľbu rozúčtovania v oboch menách a zadať si sumy v oboch menách podľa potreby.

Po úspešnom zaúčtovaní rozúčtovávaného záznamu sa v prípade, že tento záznam bol posledným nezaúčtovaným záznamom dokladu a parameter Tlačiť likvidačné listy má hodnotu Vždy alebo Len pri účtovaní zo žiadostí, automaticky ponúkne tlač likvidačného listu dokladu, viď popis tlače likvidačného listu.