Prechod na novú lokálnu menu euro

Před vlastní konverzí databáze na novou lokální měnu je třeba upravit databázi v instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK), což znamená provést minimálně následující akce:

• Provést update - Provést update instalace ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) na verzi doporučenou výrobcem pro přechod z původní lokální měny na novou lokální měnu. (V případě přechodu z SKK na EUR na Slovensku se jedná o verzi ABRA Gen řady 8.03., kterou nainstalujete např. spuštěním souboru AbraG3-8.03.13-SK-SKK.exe).
• Překontrolovat konzistenci databáze - Pomocí aplikace ServisTool.exe překontrolovat konzistenci databáze z hlediska řešení známých problémů v ABRA Gen.
• Zaúčtovat odpisy investičního majetku - Všechny odpisy investičního majetku spadající do období před datem přechodu na novou lokální měnu (např. na Slovensku do 1.1.2009) je třeba zaúčtovat ještě v instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK).
• Uzavrieť čo najviac účtovných prípadov - Zadať všetky dostupné doklady spadajúce do obdobia pred dátumom prechodu z pôvodnej lokálnej meny na novú lokálnu menu, zaúčtovať ich a spárovať ich s prípadnými platbami alebo inak súvisiacimi dokladmi a pod.
• Vyriešiť prípadné nekonzistencie dát - Všetky prípadné nekonzistencie dát je vhodné vyriešiť ešte pred konverziou databázy na novú lokálnu menu a to v spolupráci so správcom systému prípadne so servisným konzultantom servisnej siete výrobcu.
• Nastavit konverzní kurz - V agendě Firemné údaje v záložce Duální oceňování nastavit vyhlášený konverzní kurz.
• Zabezpečiť existenciu obdobia s dátumom prechodu - Skontrolovať v agende Obdobie, či existuje obdobie, ktoré obsahuje dátum prechodu z pôvodnej lokálnej meny na novú lokálnu menu (napr. na Slovensku 1.1.2009). Ak nie, je nevyhnutné založiť ho. Pri vytváraní nového obdobia odporúčame NEGENEROVAŤ odpisy IM pre nové obdobie. Po datu přechodu z původní lokální měny na novou lokální měnu (např. na Slovensku 1.1.2009) se v souladu s platnou legislativou musí vygenerovat v ABRA Gen EUR odpisy v lokální měně EUR, viz Ocenění majetku a závazků v cizí měně po konverzi.
• Zvolit firmu - V agendě Firemné údaje v záložce Obecné a subzáložce Předvyplnění zadat do položky Firma pro předvyplnění firmu, která se doplní při konverzi dat na ty doklady, které nemají firmu zadánu. Tým sa zabráni prerušeniu konverzie dát z dôvodov nevyplnenej položky Firma.

• Doplnit hodnotu Typ čísla u uživatelsky definovatelných položek - Pro účely konverze z původní lokální měny (např. SKK) na novou lokální měnu EUR byly uživatelsky definovatelné položkyDatového typu Číslo doplněny o upřesňující specifikaci Typ čísla, aby bylo zřejmé, zda je třeba ji při konverzi přepočítávat na euro, nebo nikoli. Typ čísla je defaultne nastavený na NEDEFINOVANÉ a užívateľ mu musí v agende Definovateľné položky prideliť jednu z hodnôt: "Len hodnota", "Suma v mene", "Suma v lokálnej mene".

  Ak má užívateľsky definovateľná položka Typ čísla nastavený na hodnotu Nedefinované pri spustení konverzie na novú lokálnu menu, konverzný program na túto skutočnosť pri kontrole dát upozorní, konverziu preruší a neumožní v nej pokračovať, kým nebude vybraná iná hodnota.

• Doplniť v užívateľských globálnych premenných v mzdách, že ide o sumu v lokálnej mene - Ak používate užívateľské globálne premenné v mzdách, ktoré sú Dátového typu Číslo, a používate ich ako sumy v lokálnej mene, je potrebné v číselníku Globálne premenné nastaviť, že ide o sumu v lokálnej mene, tzn. IsLocalAmout=Áno, aby sa pri konverzii prepočítali na novú lokálnu menu EUR.

  Na rozdiel od užívateľsky definovateľných položiek (viď vyššie) kontrola dát prebiehajúca po spustení konverzného programu nedokáže automaticky nerozpoznať, ktoré užívateľské globálne premenné sa majú prepočítať na novú lokálnu menu a ktoré nie. Z toho dôvodu je na užívateľovi, aby pred spustením konverzie starostlivo skontroloval, či všetky užívateľské globálne premenné v mzdách, ktoré sú v lokálnej mene, tj. majú byť prepočítané na novú lokálnu menu, majú políčko V lokálnej mene začiarknuté.

• Založiť nové rady dokladov OSV a OSP - ODPORÚČAME založiť si kvôli lepšej prehľadnosti nové rady dokladov Ostatné výdaje (OSV) a Ostatné príjmy (OSP), ktoré budú použité na generovanie korekčných platieb k dátumu prechodu z pôvodnej lokálnej meny na novú lokálnu menu (napr. na Slovensku k 1.1.2009). Tieto platby opravujú prípadné nedoplatky alebo preplatky dokladov, ktoré vznikli zaokrúhlením prepočítaných súm pôvodne plne zaplatených dokladov v pôvodnej lokálnej mene (napr. SKK) po konverzii na novú lokálnu menu EUR. Príslušné rady dokladov OSV, OSP zvolíte v sprievodcovi EuroConv.exe pri konverzii dát a v sprievodcovi DbSync.exe pri synchronizačnom importe dát.

  Či je doklad kompletne zaplatený a e tým pádom potrebné generovať korekčnú platbu, sa posudzuje v mene dokladu, nie v lokálnej mene. Tzn. ak máme napr. faktúru vydanú na 100 USD, čomu v lokálnej mene zodpovedá 3000 SKK, ktorá je zaplatená bankovým prevodom 100 USD v inom kurze, takže v lokálnej mene je to 2900 SKK, korekčná platba sa vygeneruje, pretože v mene dokladu je faktúra vydaná kompletne zaplatená (100 USD = 100 USD).

• Vykonať zálohu dát pripravených na konverziu - Pred samotným spustením konverzie odporúčame, aby ste si po vykonaní vyššie uvedených úprav databázu zazálohovali.

Současně s update instalace ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) na verzi doporučenou výrobcem pro přechod z původní lokální měny na novou lokální měnu (viz výše) je nezbytné nainstalovat ABRA Gen EUR. Tj. vytvořit novou instalaci ABRA Gen EUR stejné verze jako je instalace ABRA Gen s původní lokální měnou, a to bez výchozích dat. (V případě přechodu z SKK na EUR na Slovensku se jedná o verzi ABRA Gen řady 8.03., kterou nainstalujete např. spuštěním AbraG3-8.03.13-SK-EUR.exe). Podrobnejšie viď Princípy prechodu.

Přechod z původní lokální měny na novou lokální měnu k datu přechodu samozřejmě není jednorázovou záležitostí, protože v instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) je v přechodném období následujícím po datu přechodu nezbytné doplňovat doklady spadající do období před datem přechodu (např. faktury došlé, výdajové doklady apod.), účtovat je, případně provádět další úpravy. Navíc firmy, jejichž účetní období je shodné s kalendářním rokem, provedou uzávěrku starého období rovněž v instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK). Současně je již třeba hned po datu přechodu na novou lokální měnu začít pracovat v nové instalaci ABRA Gen EUR, do které se pak postupně pomocí synchronizace dat přidají změny provedené v instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) po konverzi na novou lokální měnu EUR.

Preto je pred konverziou na novú lokálnu menu EUR nutné vykonať nasledujúce kroky:

• Vytvořit duplicitní databázi - Kopii původní (zdrojové) databáze v instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK), kterou nazveme duplicitní databází, lze vytvořit zkopírováním souboru *.fdb, kde * udává název vaší zdrojové databáze. Názov skopírovaného súboru (duplicitnej databázy) si volí užívateľ sám, odporúčame však použiť v jeho názve skratku novej lokálnej meny, tzn. napr.EUR.

  Meno a umiestnenie vašej zdrojovej databázy je možné zistiť nástrojom DBAdmin.exe, kde v Parametroch spojenia nájdete miesto uloženia a názov svojej databázy.

  Práve duplicitnú databázu vyberiete pri samotnej konverzii dát vykonávanej pomocou konverzného nástroja EuroConv.exe, aby boli dáta, ktoré duplicitná databáza obsahuje, prevedené na novú lokálnu menu EUR.

  Odporúčame, aby ste si duplicitnú databázu zazálohovali na bezpečnom mieste pre prípad opakovania konverzie databázy.

• Vytvořit spojení na duplicitní databázi - Pomocí nástroje DBAdmin.exe vyvolaného z adresáře, v němž je umístěna instalace ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK), je třeba vytvořit spojení na duplicitní databázi.

  Nemalo by byť v DBAdmin.exe začiarknuté tlačidlo Zmazať databázu pred spustením.

  Teprve po úspěšném vytvoření spojení na duplicitní databázi z instalace ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) se duplicitní databáze nabízí k výběru např. v konverzním nástroji EuroConv.exe.

Exportují se změny, které dosud nebyly exportovány, ve zdrojové databázi vedené v původní lokální měně (např. SKK) v původní instalaci ABRA Gen uskutečněné od okamžiku vytvoření duplicitní databáze do chvíle provádění exportu. Pri exporte vznikne súbor obsahujúci zmeny, ktorý sa uloží do užívateľom zadaného adresára.

Export se provádí pomocí aplikace DbSync.exe, kterou spustíte z adresáře, v němž je umístěna původní instalace ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK). Najskôr zvolíte, že chcete uskutočniť export, následne zadáte spojenie na zdrojovú databázu, špecifikujete adresár, ktorý je sprostredkovateľom medzi zdrojovou a cieľovou databázou. (Tento adresár je predtým nutné vytvoriť.)

V ďalšom kroku sprievodcu synchronizáciou prebehne export všetkých ešte neexportovaných zmien uskutočnených v zdrojovej databáze, ktoré sa v podobe dávkového súboru *.dbs uložia do adresára zvoleného v predchádzajúcom kroku sprievodcu.

Do cílové databáze se importují změny ve zdrojové databázi vedené v původní lokální měně (např. SKK) v původní instalaci ABRA Gen, které byly exportovány do dávkového souboru. Pri importe sa zo súboru uloženého v užívateľom zadanom adresári načítajú a konverziou na novú lokálnu menu EUR upravia zmeny, ktoré sa potom pridajú do cieľovej databázy.

Import se provádí pomocí aplikace DbSync.exe, kterou spustíte z adresáře, v němž je umístěna nová instalace ABRA Gen EUR. Najskôr zvolíte, že chcete uskutočniť import, následne zadáte spojenie na cieľovú databázu, špecifikujete adresár, ktorý je sprostredkovateľom medzi zdrojovou a cieľovou databázou a obsahuje dávkové súbory *.dbs.

V ďalšom kroku sprievodcu synchronizáciou prebehne import všetkých ešte neimportovaných dávkových súborov z adresára špecifikovaného v predchádzajúcom kroku sprievodcu.

Před datem přechodu na novou lokální měnu se zadávání nových dokladů a veškerá práce s nimi provádí v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK), a to i v případě, že již došlo ke konverzi databáze na novou lokální měnu. Veškeré změny provedené po konverzi se do nové ABRA Gen EUR přenesou pomocí synchronizace databází.

Po datu přechodu na novou lokální měnu nastává přechodné období, ve kterém jsou již zadávány nové doklady v ABRA Gen EUR a současně probíhají uzávěrkové operace v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK). Změny provedené v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) jsou pomocí synchronizace přenášeny do ABRA Gen EUR. Z týchto dôvodov je nutné dodržať nasledujúce pravidlá a pracovné postupy, aby nedochádzalo k prípadným nezrovnalostiam v dátach:

• Nové řady dokladů pro firmy, které používají hospodářský rok - Pokud používáte hospodářský rok, tj. datem přechodu na novou lokální měnu pro vaši firmu nezačíná nové účetní období, je třeba pro období po datu přechodu na novou lokální měnu založit nové řady dokladů, v nichž se budou vystavovat nové doklady. Tím se zabrání tomu, aby vznikly doklady se stejným číslem v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) i v nové ABRA Gen EUR a pak docházelo ke konfliktům při synchronizaci dat.

• Vystavování dobropisů - Při vystavování dobropisů v období po datu přechodu na novou lokální měnu k fakturám, které byly vystaveny v původní lokální měně (např. SKK) před datem přechodu, může dojít k potížím způsobeným zaokrouhlovacími rozdíly na jednotlivých řádcích dokladu. V súlade s platnou legislatívou sa totiž pri konverzii na novú lokálnu menu skorigujú sumy v hlavičkách dokladov, kým na jednotlivých riadkoch dokladu môže dôjsť k drobným nezrovnalostiam spôsobeným zaokrúhľovaním. Ak potom dobropisujete iba časť faktúry, systém môže protestovať. Riešenie:

  • Buď na dobu vystavovania dobropisu prepnúť zaokrúhľovanie na 5 desatinných miest, viď parameter Počet desatinných miest pre zadanie sumy na riadkoch dokladu.

  • Alebo zmazať jednotkovú cenu na riadku dobropisu.

    Od souhrnné aktualizace SA2.5-8.03.16-SK do AbraGen-8.03.16-SK-EUR existuje nástroj DB-AKT-80316-17.exe, který u všech dokladů vystavených do 31.12.2008 v původní lokální měně SKK a převedených pomocí konverze do ABRA Gen EUR zruší historické zaokrouhlování na dokladu vázané na slovenské koruny. Takže do prípadného nadväzného dokladu sa importuje suma, ktorá zodpovedá konvertovanej sume zo zdrojového dokladu (tzn. sume v EUR), tzn. bez vplyvu zaokrúhlenia z pôvodného dokladu vystaveného v pôvodnej lokálnej mene SKK. Pre dobropisy navyše platí: Standardně se na dobropisu zaokrouhlování přebírá ze zdrojového dokladu, ale u dobropisu vytvářeného v ABRA Gen EUR po 1.1.2009 na základě faktury vystavené v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) do 31.12.2008 lze zaokrouhlení dobropisu nastavit.
    Nástroj  DB-AKT-80316-17.exe je vhodné spustiť po každom vykonaní synchronizácie, aby bolo zrušené historické zaokrúhľovanie aj pre synchronizácie pridaných dokladov.

• Duální oběh - ABRA Gen podporuje duální oběh v maloobchodním prodeji (např. na Slovensku od 1.1.2009 do 16.1.2009), tj. v tomto období lze přijímat kromě EUR také původní lokální měnu (např. SKK) pomocí agendy Maloobchodní prodej. Postup:

  • K datu o jeden den nižšímu než je datum přechodu na novou lokální měnu uzavřete pokladnu vedenou v původní lokální měně (např. SKK) v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK).
  • Pokud potřebujete používat duální oběh, v ABRA Gen EUR si vytvořte novou pokladnu v původní lokální měně (např. SKK), což je po datu přechodu cizí měna, s počátečním stavem rovným koncovému stavu pokladny z předchozího bodu.
  • V agende Pokladničné miesta v záložke Detail nadefinujte pre dané pokladničné miesto možnosť použitia oboch pokladní, jednej v mene EUR a druhej v pôvodnej lokálnej mene (napr. SKK). Toto nastavenie umožní prijímať platby ako v EUR, tak aj v pôvodnej lokálnej mene (napr. SKK).
  • Ak potrebujete sumy aj vracať v nové lokálnej mene EUR a súčasne i v pôvodnej lokálnej mene (napr. SKK), je potrebné v agende Prevádzky začiarknuť políčko Vracať cudziu menu.
• Priznanie k DPH - Priznanie k dani z pridanej hodnoty za obdobie tesne predchádzajúce dátum prechodu na novú lokálnu menu a tým pádom podávané už po dátume prechodu na novú lokálnu menu sa podáva v novej lokálnej mene EUR. Vystavuje se tedy v ABRA Gen EUR a v agendě Přehled DPH je k dispozici Definice pro DPH přiznání platná v období po datu přechodu na novou lokální měnu.

• Zaokrúhľovacie rozdiely - Pri konverzii dát na novú lokálnu menu EUR môžu vzniknúť zaokrúhľovacie rozdiely. Pri konverzii sa automaticky dorovnajú tie zaokrúhľovacie rozdiely, ktoré je dorovnať možné, viď Opravy po konverzii. Prípadné ďalšie zaokrúhľovacie rozdiely rieši účtovník pomocou Interných dokladov prípadne generovaním kurzových rozdielov k prvému dňu platnosti novej lokálnej meny. Môže ísť o zaokrúhľovacie rozdiely:

  • Medzi zdrojovým dokladom a jeho zaúčtovaním.
  • Súvisiace so zoznamom platieb a dobropisov tých dokladov, ktoré neboli kompletne zaplatené.
  • V rámci uzavretých saldokontných skupín, ktoré sa po konverzii javia ako neuzavreté.
  • a pod.
• Výpočet miezd - Postup pri výpočte a preplácaní miezd v obdobiach okolo dátumu prechodu na novú lokálnu menu EUR je popísaný v Princípoch prechodu v časti Prevod miezd. Je důležité si uvědomit a dodržet, že po uzavření prvního mzdového období po datu přechodu na novou lokální měnu (např. po uzavření ledna 2009 na Slovensku) v ABRA Gen EUR již není možné zásadním způsobem měnit údaje za poslední účetní období před datem přechodu na novou lokální měnu (např. za prosinec 2008 na Slovensku) v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK), a to zvláště v případě, kdy ještě dochází k synchronizaci.

• Údaje typu čerpání a zaplacení se přenáší rozdílově - Pokud dojde k čerpání nebo zaplacení stejného dokladu jak v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK), tak v ABRA Gen EUR, údaje o čerpání nebo zaplacení se při synchronizaci nepřepíší, ale příslušným způsobem se inkrementují. V cieľovej databáze sa v tomto prípade pri položke, ktorá bola čerpaná, neeviduje, že došlo k zmene, aby sa táto situácia pri importe dát v rámci synchronizácie nezobrazovala ako konflikt.

  V původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou SKK byl 15.12.2008 vystaven dodací list DL-20/2008, který nebyl čerpán do žádného dokladu. Při konverzi dat na novou lokální měnu EUR byl DL-20/2008 převeden do ABRA Gen EUR.
  3.1.2009 je v ABRA Gen EUR DL-20/2008 čerpán do FV-1/2009, což se na DL projeví změnou hodnoty čerpání. Pak je v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou SKK provedena uzávěrka skladu za rok 2008, o níž jsou informace přeneseny synchronizací do ABRA Gen EUR. Ke konfliktu nedojde, přestože DL-20/2008 měl při uzávěrce hodnotu čerpání nula a v ABRA Gen EUR došlo před synchronizací ke změně čerpání, protože synchronizace hodnotu čerpání DL-20/2008 nepřepíše na nula, ale přičte nulové čerpání k hodnotě čerpání před synchronizací.

  Je potrebné, aby užívateľ organizačne zabezpečil, že nedôjde k prečerpaniu dokladov, pretože v dôsledku vyššie uvedenej inkrementácie zmien pri synchronizácii neprebiehajú validačné kontroly prečerpania dokladov, ktoré inak prečerpanie nepovolia.

  Týka sa to napr. týchto situácií:

  • čerpanie dodacích listov
  • vytváranie dobropisov faktúr prijatých
  • vytváranie dobropisov faktúr vydaných
  • zúčtovanie daňových zálohových listov prijatých
  • zúčtovanie daňových zálohových listov vydaných
  • zaplatenie dokladov
  • atď.