Predchodcovia a nasledovníci firiem

V adresári existujú dva druhy opráv v rámci funkcie Oprava:

• Drobná oprava

  Ide o opravu údajov v položkách daného záznamu firmy. Pri tejto oprave sa netvorí žiaden "nový" záznam firmy, tzn. nevzniká následník a z firmy opravovanej drobnou opravou sa nestáva predchodca.

  Táto oprava je vhodná na preklepy a pod. Pokiaľ je firma už použitá (napr. na dokladoch) a vy vykonáte drobnú opravu firmy, potom sa vami vykonané zmeny prejavia na všetkých dokladoch vystavených na túto firmu spätne.

  V prípade, že ste napr. vystavili faktúry na firmu "Šmelhaus", ale zmeníte jej názov správne na firmu "Schmelhaus", na všetkých vystavených dokladoch sa oprava prejaví, tzn. pokiaľ si ich znovu zobrazíte alebo vytlačíte, názov bude správne.

  Teda drobnú opravu zvolíte vtedy, pokiaľ neprekáža, že sa daná zmena môže prejaviť aj napr. na už vystavených dokladoch na danú firmu alebo kedy je to naopak žiaduce.

  Do drobných opráv môžeme zaradiť tiež napríklad pridanie prevádzkarne, osoby, bankového účtu, alebo zmeny týchto údajov. Ďalej to môžu byť napríklad drobné korekcie adresy, kontaktných údajov a podobné opravy, ktoré zásadným spôsobom neovplyvňujú už vystavené doklady. Naopak medzi Drobné zmeny nie je možné považovať napríklad zmenu názvu firmy, IČ, IČ DPH a podobne, ktorú potrebujeme evidovať od určitého dátumu so zachovaním pôvodných údajov na už vystavených dokladoch.

• Zásadná oprava

  Nejde o opravu údajov v položkách daného záznamu firmy, naopak údaje v položkách daného záznamu zostanú nezmenené. Pri tejto oprave sa vytvorí "nový" záznam firmy s novým interným číslom. Do tohto nového záznamu sa prevezmú pôvodné údaje od opravovanej firmy a uložia vykonané zmeny. Do pôvodného záznamu sa zaznamená odkaz na nový záznam. Tzn. vznikne následník, ktorý bude aktuálne dostupný v záložke Zoznam v adresári a z firmy opravovanej zásadnou opravou sa stane predchodca, ktorý zo záložky Zoznam "zmizne", napriek tomu že nie je zmazaný.

  Ide o iný režim než je klasické skrývanie vo funkcii mazania.

  Výsledkom je, že doteraz vystavené doklady si zachovajú odkaz na "pôvodnú" firmu, zatiaľ čo novo vystavované budú mať už odkaz na aktualizovanú firmu.

  Táto oprava je vhodná pre prípady zmeny sídla, názvu firmy a pod. Na údaje v dokladoch, ktoré boli doteraz na danú firmu vystavené sa žiadne zmeny nepremietnu, ale na novo vystavovaných dokladoch už budú.

  Ak ste napr. vystavili faktúry na firmu "Líška Karol" a firma zmenila názov na "Líška Karol & spol.", teda vykonáte zásadnú opravu firmy v adresári, na všetkých pôvodne vystavených faktúrach zostane Líška Karol a na novej už bude Líška Karol & spol.

  Teda zásadnú opravu zvolíte vtedy, pokiaľ nie je žiaduce, aby sa vykonané zmeny akokoľvek premietli na doklady vystavené na firmu v pôvodnom znení.

  Zásadnú opravu môže vykonať jedine užívateľ, ktorý na to má právo, viď právo Opraviť zásadne.

Tu je uvedené, ako predchodcovia vznikajú, čo je nasledovník, ako je to s ich prevádzkami a ako sa s nimi pracuje pri rôznych typoch akcií:

Kedy sa firma stane predchodcom, odkaz na nasledovníka

Každá firma evidovaná v adresári si môže pamätať odkaz na inú firmu, ktorá ju aktuálne nahrádza, tzn. tzv. nasledovníka. Nasledovník je firma aktuálne dostupná v záložke Zoznam v Adresári firiem. Pokiaľ firma získa nasledovníka, (tzn. je vyplnený odkaz na nasledovníka), potom sa firma sama stáva predchodcom. Hneď čo sa firma stane predchodcom, prestane byť dostupná v záložke Zoznam v Adresári firiem. Predchodcov k jednému nasledovníkovi môže byť aj viac.

Schematický nákres väzieb predchodcov na následníka. Všetci predchodcovia majú odkaz na nasledovníka, tzn. na aktuálnu firmu. Aktuálna firma, tzn. nasledovník nemá odkaz na nasledovníka vyplnený, tá sa bude zobrazovať v záložke Zoznam. Inými slovami: aktuálne firmy zobrazované v záložke Zoznam v adresári sú tie, ktoré nemajú odkaz na nasledovníka vyplnený.

Pre užívateľov predchádzajúceho systému ABRA Gold: V ABRA Gold si každý následník pamätal odkaz na svojho predchodcu (teda sekvenčný reťazec histórie), v ABRA Gen je forma iná: všetci predchodcovia (všetky zásadné opravy danej firmy) si pamätajú odkaz na posledného aktuálneho následníka (aktuálny stav danej firmy).

Predchodcom sa firma zo záložky Zoznam v Adresári môže stať:

• zásadnou opravou
• zlúčením pod inú firmu

Predchodcovia k aktuálnej firme sú dostupní na záložke Predchodcovia. Tu je možné aj predchodcov osamostatniť, tzn. vymazať jej odkaz na nasledovníka a učiniť z nej tak samostatnú firmu opäť dostupnú na záložke Zoznam.

Medzi nasledovníkom a jeho predchodcami existuje jednoznačná väzba, vďaka ktorej nasledovník a jeho predchodcovia vystupujú ako jedna firma, nasledovník bude automaticky vystupovať na miestach, kde by inak bol jeho predchodca (tzn.napr. tvorba nových záznamov), výpisy sa budú automaticky obstarávať podľa nasledovníka i predchodcu atď.

Identifikácia zodpovedajúcej prevádzkarne nasledovníka a predchodcov

Aby bolo možné identifikovať, ktorá prevádzkareň je medzi nasledovníkom a jeho predchodcami ktorá, platí:

• pre každú prevádzkareň sa pamätá jej interný identifikátor (OfficeUnique_ID)
• pri zásadnej oprave firmy sa tento identifikátor kopíruje, tzn. "nová" prevádzkareň zásadne opravenej firmy a zodpovedajúca "predchádzajúca" prevádzkareň predchodcu majú tento identifikátor rovnaký
• novo založená prevádzkareň dostane nový unikátny identifikátor

• pri ukladaní firmy sa kontroluje, či je identifikátor prevádzkarne vyplnený. Ak nie je (zásadná oprava firmy bola vykonaná pred zavedením tohto identifikátora), vyplní ho, pričom súčasne skontroluje, či má firma predchodcu, pokúsi sa vyhľadať predkov prevádzkarní danej firmy a označiť ich rovnakým identifikátorom.

  Z vyššie popísaného je zjavné, že ak predchodca vznikol dodatočným zlúčením pod inú firmu a obe firmy už mali identifikátory svojich prevádzkarní pred zlúčením vyplnené, tak prevádzkarne aktuálnej firmy a jeho predchodcu budú mať spomenutý identifikátor rozdielny, i keď pôjde o prevádzkarne, ktoré si v praxi zodpovedajú.

  Uvedený interný identifikátor je možné využiť napr. v otvorenom rozhraní a skriptovaní. Pri kopírovaní či importovaní dokladov vystavených na predchodcov firiem sa na "kopírovanie" prevádzkarne nijako nevyužíva. Viď popis Prevádzkarní v záložke Firma.

Obmedzovanie, filtrovanie atď.

Pre podmienky v záložke Obmedzenie, vo filtrovaní a pod. platí, že pri obmedzovaní podľa nejakej firmy sa automaticky vyhodnocuje aktuálny posledný nasledovník a všetci jeho predchodcovia. Ak je napr. v záložke Obmedzenie uložená definícia obmedzenia obsahujúca obmedzenie podľa firmy, ktorá bola neskôr opravená zásadnou opravou (tzn. za predchodcu), tak systém použije obmedzenie tak, ako keby bol v definícii zadaný posledný nasledovník - tzn. vyhľadá posledného (aktuálneho) nasledovníka a všetkých jeho predchodcov a vypíše všetky záznamy za danú firmu tak, ako figuruje aktuálne v adresári a všetkých jej predchodcov.

Príklad 1:
1) Vystavíme niekoľko dokladov na firmu A1.
2) V čase T si zadefinujeme obmedzenie podľa firmy A1 a túto definíciu obmedzenia uložíme.
3) V čase T+1 vykonáme zásadnú opravu firmy A1, vznikne firma A2, A1 sa stane jej predchodcom.
4) V čase T+2 vystavíme niekoľko dokladov na firmu A2.
5) V čase T+3 otvárame agendu a vyberáme obmedzenie z bodu 1). Vo výbere budú v tomto prípade automaticky zobrazene všetky doklady vystavené na firmu A1 aj A2.

Príklad 2: Majme firmu ABC s.r.o. Potom sa firma zmení na akciovú spoločnosť, takže je opravená zásadnou opravou na ABC a.s. Majme faktúry vystavené na pôvodnú firmu ABC s.r.o. a na novú firmu ABC a.s. Potom nech obstarávame prehľad fakturácie podľa firmy ABC a.s. Do prehľadu budú zahrnuté nie len faktúry vystavené na ABC a.s. (tzn. s odkazom priamo na firmu ABC a.s.), ale aj faktúry vystavené na ABC s.r.o. (tzn. s odkazom na predchodcov).

Predvypĺňanie firmy na dokladoch a iných záznamoch

Pre predvypĺňanie firmy na dokladoch a iných záznamoch (napr. pri importovaní dokladov, pri kopírovaní dokladov a pod.) platí nasledujúce: v okamžiku, kedy sa na tvorenom Business objekte nastavuje firma, sa kontroluje, čí ide o firmu poslednú v rade, a pokiaľ nie, automaticky sa do Business objektu uloží namiesto požadovanej firmy ta posledná v rade. Objasníme na príklade:

Príklad 1: Majme faktúru vystavenú na firmu ABC s.r.o. Potom sa firma zmení na akciovú spoločnosť, takže je opravená zásadnou opravou na ABC a.s. Potom nech tvoríme kópiu dané faktúry. Do hlavičky sa predvyplní automaticky firma ABC a.s.

Príklad 2: Majme objednávku prijatú vystavenú na firmu ABC. Teraz firmu v adresári zásadne opravíme na firmu ABCxx. Tvoríme faktúru, do ktorej importujeme danú objednávku a pri importe zvolíme prevziať hlavičkové údaje. Teda do faktúry sa má prevziať firma ABC, ale keďže táto už nie je posledná v rade svojich následníkov, doplní sa do faktúry automaticky rovno jej posledný následník - firma ABCxx.

Toto nastane napr. pri tvorbe:

• Všetkých dokladov, ktoré majú položku Firma
• Riadkov bankových výpisov a vzájomných zápočtov a hlavičiek vzájomného zápočtu
• Žiadosti o platobné príkazy (riadky platobných príkazov)
• Opakovaných platieb
• Výv.dokumentácie a Požiadaviek
• Dokumentov
• Požiadaviek objednávok vydaných
• Dokladov maloobchodného predaja
• Skladových kariet
• Dodávateľov a Odberateľov na skladových kartách
• Zákaziek, Obch.prípadov a Projektov
• atď.

Pozor, toto sa netýka účtovných žiadostí/ záznamov v účtovnom denníku, keďže pri nich by toto bolo naopak nežiaduce.

Manipulácia s predchodcami/nasledovníkmi firiem pri práci s ABRA schránkou

Do ABRA schránky sa nemusí vždy dostať posledná platná "verzia" firmy, ale naopak niektorý z jej starších predchodcov. Typicky sa to môže stať pri vložení firiem do schránky podľa dokladov (napr. faktúr), keď je na faktúre uvedený odkaz na firmu, ktorá bola neskôr zmenená zásadnou opravou. Pre prácu s firmami v ABRA schránke preto platí:

• Pri vkladaní do schránky: Vloží sa presne daný záznam (ID danej firmy) (bez ohľadu na to, či je to posledný nasledovník, tzn. aktuálne platná firma, alebo nie).
• Pri označovaní podľa schránky:
  • V agende Adresár firiem - Vyzdvihnú sa všetky ID zo schránky. Pridajú sa k nim všetky ID aktuálnych firiem pre firmy vo výbere (inými slovami: ak sa firma vo výbere zmenila zásadnou opravou, pridá sa k vybranej množine i ID tejto zásadne opravenej firmy. Označenie v adresári firiem sa vykoná za týchto nasledovníkov (aktuálne platnej firmy). (To je nutné, pretože predchodcovia nie sú v zozname v adresári zobrazení.)

  • V iných agendách (označenia podľa firmy) - Označí sa iba za konkrétny záznam (konkrétne ID) v schránke (v tomto prípade sa teda nevyhľadáva nasledovník a všetci jeho predchodcovia).

    Pokiaľ by to tak nebolo, dochádzalo by k "nepochopiteľnému" správaniu v tomto prípade: Ak by užívateľ označil napr. faktúry, do schránky vložil ich firmy (pričom niektorá z nich by mala nasledovníka), následne označenie vo faktúrach zmazal a označil podľa firiem v schránke, došiel by k inej množine faktúr. Z rovnakého dôvodu tiež neprebieha konverzia na posledného platného nasledovníka priamo pri vložení do schránky, ale vkladá sa presne daný záznam, inak by takéto prípady nebolo možné riešiť.

• Pri obmedzovaní podľa firmy (v záložke Obmedzenie a pod.): Pre záznamy v schránke sa nájskôr vyhľadajú ich poslední nasledovníci (aktuálne platné firmy) a títo sa vložia do podmienky. Pričom pre podmienky platí, že sa obmedzuje podľa posledného nasledovníka danej firmy a všetkých jeho predchodcov, viď vyššie.

• Dodatočné zlúčenie firiem

  Hoci systém pri zadávaní firiem do adresára upozorňuje na prípadné duplicity napr. kontrolou zhodných IČO a pod., môže sa v praxi stať, že jedna a ta istá firma je zadaná viackrát (napr. kontakt na ňu je z iných zdrojov, s nepresným údajmi a pod.). To je ale nežiaduce - napr. len preto, že záznamy takej firmy vystupujú samostatne napr. pri výberoch, hromadnej korešpondencii a pod. Pokiaľ už ale jednotlivé záznamy takej firmy boli niekde použité, napr. bol na ne vystavený doklad, nie je možné ich zmazať. V takomto prípade si je možné v adresári firmy, ktoré k sebe patria, zlúčiť pod jednu z nich. Pokiaľ vybrané a označené firmy zlúčite pod inú firmu (viď funkciu Zlúčiť v záložke Zoznam v Adresári), stanú sa z nich predchodcovia a z firmy, pod ktorú boli zlúčené, sa stane následník. Začne teda medzi nimi existovať pevná väzba a všetky zlúčené firmy začnú vystupovať ako jedna.

• Zrušenie zlúčenia firiem

  Zlúčenie firiem, nech už vzniklo ručným zlúčením alebo zásadnou opravou, možno aj spätne zrušiť. Pokiaľ vybraných a označených predchodcov v záložke Predchodcovia osamostatníte (viď funkciu Osamostatniť v záložke Predchodcovia v Adresári), stanú sa z nich samostatné firmy, tzn. už nebudú vystupovať ako predchodcovia. Pôvodná väzba medzi následníkom a týmito predchodcami prestane existovať a všetky osamostatnené firmy začnú vystupovať každá zvlášť.