Ako začať - Workflow

Tu nájdete informácie, ako začať používať agendy modulu: Workflow

V rámci schvaľovania dokladov sa priamo žiadne doklady nevystavujú, ale schvaľujú sa v ňom jednotlivé doklady vznikajúce v iných častiach ABRA Gen. Aby bolo možné schvaľovanie dokladov používať, je potrebné mať správne nastavený parameter systému Používať schvaľovanie.

Ďalej je potrebné si nadefinovať schvaľovacie scenáre, podľa ktorých potom schvaľovanie bude prebiehať. Bez nadefinovaných scenárov sa žiadne požiadavky na schvaľovanie nevygenerujú. Pokiaľ chcete povoliť prípadné manipulácie (opravy, mazanie) pri dokladoch už schválených resp. zamietnutých, potom je potrebné si príslušne naplniť aj číselník povolenie opráv.

Pokiaľ chcete umožniť pri schvaľovaní zastupiteľnosť jednotlivých užívateľov podľa toho, aké roly vo firme zastávajú, je potrebné nastaviť si parametre Schvaľovanie dokladov za podriadené a Začatie schvaľovania dokladov za podriadené.

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemné údaje. Nielen parametrov v sekcii Schvaľovanie dokladov, ale i ostatných, pretože môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Funkcie pre schvaľovanie (Schváliť, Zamietnuť, ...) nepotrebujú nastavovať prístupové práva, pretože prístup k funkciám sa riadi schvaľovacím scenárom a vyhodnotením, kto môže byť konkrétnom schvaľovateľom.

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.

Začatie schvaľovacieho procesu pre vybraný doklad vykonáte v jeho záložke Schvaľovanie funkciou Začať. Ďalej viď Proces schvaľovania všeobecne.

Ve skupině Workflow jsou dále k dispozici agendy pro provádění schvalování budoucích výdajů. Zadávané požiadavky na schválenie výdajov, ale aj automaticky generované doklady schválených výdajov sú v ABRA Gen poňaté ako doklady. Viď Vecný obsah - Schvaľovanie výdajov - všeobecne. To znamená, že musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také. (Tzn. musí byť správne vykonaná nutná časť implementácie a to pre účely tejto skupiny minimálne definícia Obdobia, pretože obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu Požiadavky na schválenie výdajov a Schválenie výdajov.

Ďalej si, podobne ako bolo spomenuté vyššie, skontrolujte nastavenie prístupových práv a do akej miery vám vyhovujú požadované tlačové výstupy.

Do modulu Workflow jsou zařazeny také agendy pro podporu procesního řízení, umožňující definovat životní cyklus dokladů od přípravy po vyřízení a v rámci něj pak pracovat s různými procesními stavy dokladů (kromě skladových dokladů jsou v omezené míře podporovány také objednávky přijaté a vydané). Po úvodní analýze (různé scénáře oběhu dokumentů v rámci organizace) je zapotřebí nadefinovat procesní stavy, přechody mezi nimi, provést nastavení uživatelských oprávnění a celou funkcionalitu zapnout ve Firemních údajích (pro každou skupinu dokladů je k dispozici samostatný parametr). Podrobnější informace o problematice naleznete v kapitole Věcný obsah - Procesní řízení - obecně.