Agendy Adresár firiem, Adresár osôb - obecně (vazby firmy - osoby, klíčování aj.)

V tejto kapitole nájdete:

Táto skupina agend umožňuje o. i. evidovať adresy firiem a osôb. Ku každej firme je možné priradiť žiadnu alebo viacero osôb, ktoré k nej patria, a naopak každá osoba môže byť priradená do žiadnej alebo do viacerých firiem. Jak bylo řečeno v kap. Provozovny firem v agendě Adresár firiem, každá firma může mít jednu nebo více provozoven. Osoby patriace k firme je teda možné priraďovať buď k firme ako takej (čiže akoby naraz k všetkým jej prevádzkarňám, tzn. k celej firme bez určenia konkrétnej prevádzkarne) alebo konkrétne priamo k niektorej z jej prevádzkarní.

Možnosti, ako pripojiť osoby k firme:

  • S možnosťou pripojiť i na prevádzkareň - je možné zadať konkrétnu prevádzkareň, ku ktorej má byť osoba pripojená:
    • Z agendy Adresár firiem přímo z editace firmy (v rámci funkce Oprava) na její subzáložce Osoby. Je tu možné pripojiť existujúcu osobu alebo priamo zadať osobu novú (uloží sa spolu s uložením firmy).
    • Z agendy Odoslaná pošta funkcí Nový kontakt, pokud je v daný moment v hlavičce odeslaného e-mailu zadaná firma příp. provozovna.
  • Bez možnosti pripojiť i na prevádzkareň - V tomto prípade nie je možné zadať konkrétnu prevádzkareň, ku ktorej má byť osoba pripojená, čiže ak je osoba pripojená k firme touto cestou, bude pripojená k celej firme (tzn. k všetkým jej prevádzkárňam):
    • Z agendy Adresár firiem pomocí funkce Hromadná oprava.
    • Z agendy Adresár osôb na její záložce Firmy funkcí Připojit (připojení vybrané firmy zde probíhá mimo editační režim dané osoby).
    • Z agendy Adresár osôb pomocí funkce Hromadná oprava.
    • Z agendy Adresár osôb zadáním nové osoby, pokud je v daný moment zobrazený seznam firem omezen za danou firmu, viz funkce Nový
    • Z agendy Call centrum ze záložky Hledání funkcí Nová firma, pokud je v daný moment kurzor na záznamu osoby resp. funkcí Nová osoba, pokud je v daný moment kurzor na záznamu firmy

Je potom možné jednoducho zistiť, ktoré evidované osoby sú bez väzieb na firmy, ktoré osoby patria k určitej firme, resp. ku ktorej jej prevádzkarni a naopak, aké kontaktné údaje platia na danú osobu v rôznych firmách atď. Viď ďalej Evidencia kontaktných údajov na firmy/osoby (adresy, telefóny, e-maily,...).

Pri tvorbe dokladu na konkrétnu prevádzkareň firmy sa zoznam osôb, na ktoré sa má doklad odkazovať, ponúka obmedzený na osoby pripojené k danej prevádzkarni, čo môže byť v praxi výhodné.

Jak je tomu s mazáním vazeb firma-osoba resp. se vzájemným mazáním při mazání firem resp. osob a jak je tomu s kopírováním vazeb firma-osoba při kopírování firem resp. osob, viz popis funkcí Vymazat a Zkopírovat v agendě Adresár firiem resp. Vymazat a Zkopírovat v agendě Adresár osôb. Ako je to s väzbami firma-osoba pri dodatočnom zlučovaní resp. osamostatňovaní firiem, viď popis funkcií Zlúčiť a Osamostatniť.

Ako bolo spomenuté vyššie, každá firma môže mať okrem sídla ľubovoľné množstvo prevádzkarní. Proto lze v agendě Adresár firiem evidovat kontaktní údaje jednak pro sídlo a jednak zvlášť pro každou provozovnu (pokud se tyto liší od sídla).

Ďalej jedna osoba môže byť pripojená k viacerým firmám. Logicky pritom v každej z týchto firiem budú na danú osobu v praxi iné kontaktné údaje, osoba môže v jednotlivých firmách zastávať rôzne pracovné pozície a pod. Proto se evidují jednak kontaktní údaje na osobu jako takovou (budeme jim říkat privátní údaje (osobní kontaktní údaje) a evidují se primárně v detailu dané osoby v agendě Adresár osôb) a jednak kontaktní údaje na danou osobu v dané firmě (budeme jim říkat služební údaje (kontaktní údaje na osobu v dané firmě) a evidují se primárně v detailu dané firmy v agendě Adresár firiem v subzáložce Osoby v seznamu připojených osob).

Privátní údaje dané osoby lze prohlížet a editovat jak z agendy Adresár osôb, tak z agendy Adresár firiem. Služební údaje osoby ve firmě lze prohlížet a editovat v agendě Adresár firiem u dané firmy.

Osobu je možné pripojiť iba k jednej z prevádzkarní danej firmy.

Viď tiež inštruktážne video na túto tému.

Väzba firiem a osôb, privátne a firemné údaje osôb

Vo verzii 21.1 bol zmenený celkový vzhľad systému, na niektorých miestach došlo k úpravám usporiadania užívateľského rozhrania. Vzhľad produktu zachytený na obrázku/vo videu sa preto môže od aktuálnej verzie mierne líšiť. Bez ohľadu na vizuálne rozdiely obrázky/videá stále relevantným spôsobom osvetľujú danú problematiku.Viac viď Obrázky a videá v helpe.

V skupine Adresár môžete definovať tzv. kľúče a ich hodnoty. Kľúčom sa rozumie vlastnosť, ktorú danej firme priradíte napr. dodávateľ, odberateľ, častý dlžník, lokalita, kde firma sídli (mesto, krajina a pod.). Každá taká vlastnosť môže nadobúdať jednu alebo niekoľko hodnôt. Napr. sídlo firmy Európa, Afrika, Severná Amerika atď. Pomocou kľúčov možno potom jednotlivé firmy odlišovať. Potom pri každej firme je možné vybrať niektoré či všetky hodnoty daného kľúča. Ďalej možno hromadne označovať podľa kľúčov a obstarávať výpisy firiem práve podľa týchto kľúčov.

Môžete si napríklad nadefinovať kľúč Druh činnosti s hodnotami autodoprava, realitná kancelária, kancelárska a výpočtová technika. Možno potom tak označiť a vypísať všetky firmy zaoberajúce sa autodopravou alebo všetky zaoberajúce sa realitami či výpočtovou technikou.

Na označovanie firiem pri často opakovaných kombináciách hodnôt kľúčov je možné túto kombináciu uložiť ako definíciu hromadného označenia a neskôr pri vyberaní len použiť niektorú z definícií (namiesto zadávania kombinácie kľúčov určených na označenie).

Agendy adresáře podporují práci s dealery. Jednotlivé firmy možno priraďovať do tzv. dílerských tried ručne alebo automaticky (zatiaľ nie je implementované) na základe definovaných tabuliek obratov pre dílerov. Na tieto dílerské triedy možno viazať systém dílerských zliav a pri predaji tovaru zo skladu priradiť dílerskú zľavu, ktorá mu pre daný tovar a danú dílerskú triedu náleží. Okrem zľavy môže byť dílerská trieda využitá aj na určenie východiskovej predajnej ceny.

Dále se zmíníme o číslování firem zadávaných do agendy Adresár firiem.

Každá firma, kterou v systému použijete, musí být uložena v agendě Adresár firiem. Každej firme je možné prideliť kód firmy - (je ho možné chápať ako zákaznícke číslo alebo externé číslo firmy a pod.). Je to jedna zo základných vyhľadávacích možností danej firmy, používa sa pri výberoch firmy na doklady a pod. Kódy firem zadávaných do agendy Adresár firiem je možné si nechat automaticky generovat podle předem nadefinované struktury kódu nastavené v agendě Firemné údaje.

Agendy adresárov sú kľúčovými agendami, v ktorých sa najviac premieta ochrana dát, ak je zapnutá, hlavne ochrana dát podľa GDPR, keďže ich sa najviac týka evidencie chránených osobných údajov.

Ak máte v systému zapnutú ochranu dát, či už ide o ochranu podľa nariadenia GDPR či o všeobecnú ochranu dát, tzn. máte v systéme ABRA Gen nejaké aktívne definície ochrany dát chrániace určité položky, s ktorými chcete pracovať, ale nemáte k nim prístup (buď nie ste medzi oprávnenými používateľmi k príslušnej definícii ochrany dát, alebo nemáte od daného subjektu platné povolenie), potom nebudete mať obsah daných položiek prístupný (vizuálne v nich uvidíte *****, nebudete ich môcť editovať atď.). Netýka sa to len adresárov, ochrana dát sa môže prejaviť kdekoľvek v systéme.

Príklad, ako sa prejaví ochrana dát pri editácii záznamu, pokiaľ používateľ nemá k položkám daného záznamu prístup

Všetko je dôkladne objasnené (a to vrát. rôznych dopadov zapnutej ochrany na systém a vrát. množstva príkladov) v kap. Řešení ochrany dat a GDPR v ABRA Gen. Ďalšie množstvo odpovedí súvisiacich s prácou v systéme so zapnutou ochranou dát nájdete v kap. Často kladené otázky k ochrane dát:.