Ako začať - Dokumenty a prílohy

Tu nájdete informácie, ako začať používať agendy modulu: Dokumenty a prílohy

Zadávané dokumenty sú v ABRA Gen poňaté ako doklady. Viď Dokumenty - všeobecne. Vystavované doklady preto musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také. Proto prvním předpokladem používání skupiny Dokumenty je správně provedená nutná část implementace, a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu Dokumenty. V hlavičkách dokladov môžete uvádzať aj informácie o stredisku, ku ktorému daný doklad prináleží, ďalej informácie o zákazke či obchodnom prípade alebo projekte, pričom môže ísť aj o položky povinné (viď popis uvedených položiek). Tedy musíte mít nadefinovaná střediska, a pokud chcete používat vazbu záznamů na Zakázky nebo na Obchodní případy či na Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a tyto číselníky si naplnit.

Pretože rady dokladov a strediská patria medzi tzv. chránené objekty, musíte mať pre novo pridané rady a strediská správne nastavené prístupové práva, viď ďalej! Pre vystavenie dokumentov sú ďalej potrebné Kategórie dokumentov, ktoré tiež patria medzi chránené objekty.

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. Doklady zo skupiny Dokumenty síce nie sú účtovnými dokladmi, no položka Firma sa na nich vyskytuje a ide o položku povinnú. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve agendu Adresár firiem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v agendě Adresár firiem jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou, viz popis předvyplňování položky Firma na dokumentech).

Před zahájením zadávání dokumentů je vhodné si zkontrolovat kategorie dokumentů dodávané výrobcem a případně je doplnit či upravit.

Pre ručné zadávanie dokumentov a ich ručné spracovanie postačí používateľovi nastavenie spomenuté vyššie.

Pokud budete chtít používat fronty souborů a zpracovávat fronty souborů podle zadaných pravidel (tj. např. vytvořit záložní kopii souboru na stanovené místo, vytvořit z něj dokument do agendy Dokumenty atd.), musíte si je nadefinovat v agendě Fronty súborov a nastavit si Pravidla zpracování front souborů. To platí nielen pre automaticky spúšťanú úlohu typu Spracovanie front súborov, viď ďalej, ale i pre ručne vyvolané spracovanie dokumentov funkciou Spracovať súbory.

Ak chcete používať automatické generovanie dokumentov z front súborov alebo z príloh doručených e-mailov podľa zadaných pravidiel, je potrebné:

Ak chcete používať automatické spracovanie dokumentov, je potrebné:

Podrobně je vše popsáno v kap. Věcný obsah, jak začít - Dokumenty a prílohy.

V tejto skupine sú doklady, ktoré podporujú schvaľovanie. Pokiaľ budete chcieť používať proces schvaľovania dokladov, je potrebné, aby ste si schvaľovanie zapli a vykonali pre neho príslušné nastavenia. Viď Ako začať používať skupinu Workflow.

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemné údaje. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí. V rámci dokumentov sa ďalej nastavujú oprávnenia k jednotlivým dokumentom (viď Dokumenty verzus prístupové práva).

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne používateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.