Dokumenty - všeobecne

Ako bolo objasnené v kap. Naplánované úlohy a autoserver, systém ABRA Gen umožňuje automatické spúšťanie úloh rôzneho typu. Ide o úlohy, ktoré používateľ potrebuje vykonávať v pravidelných intervaloch, no nechce na ich vykonávanie zbytočne myslieť alebo sa ním zdržiavať. Automaticky spouštěné úlohy jsou evidovány v agendě Naplánované úlohy a jejich spuštění a provádění zajišťuje tzv. automatizační server. Naplánované úlohy a autoserver sa využívajú aj tu, v niektorých úlohách s dokumentmi, ako vyplýva z nasledujúceho popisu (pre niektoré úlohy s dokumentmi sú naplánované úlohy a autoserver dokonca nevyhnutné):

Systém ABRA Gen zabezpečuje evidenciu elektronických dokumentov alebo zdigitalizovaných papierových dokumentov, tzn. napr. dokumentov prevedených do digitálnej podoby skenovaním a ich ďalšie spracovanie. Jsou ukládány jako doklady do agendy Dokumenty . Každý záznam tu v svojom obsahu nesie nejaké dáta, ktoré predstavujú jeden či niekoľko uložených elektronických resp. zdigitalizovaných fyzických dokumentov rôzneho typu. Môže ísť napr. o uložené obrázky, textové dokumenty, výsledky elektronických exportov (elektronických dokladov, elektronických reportov odosielaných cez VREP, ...), prijaté elektronické doklady a. i.

Účel dokumentů - dokumenty evidované v agendě Dokumenty lze využít k různému účelu:

• jednak môžu mať len archívny účel (napr. uložená technická dokumentácia, fotodokumentácia, dopisy, objednávky, tabuľky, htm súbory ale i obrázky, animované súbory,... , ktoré sa typicky ďalej nijako nespracovávajú),
• alebo ide o dokumenty z firmy vydané, ktoré sú typicky určené na ďalšie spracovanie (napr. elektronické podpísanie a odoslanie do nejakého cieľového miesta (napr. elektronická faktúra odberateľovi)) a evidencie odoslaného dokumentu,
• či dokumenty do firmy prijaté, ktoré sú tiež typicky určené na ďalšie spracovanie (podľa obsahu uloženého dokumentu automaticky založiť zodpovedajúci doklad v systéme ABRA Gen (napr. faktúru prijatú)) - viď ďalej elektronická fakturácia.

Aby sa rozlíšilo, na aký účel dokument slúži, či a ako sa má spracovávať a zobrazovať, je každý dokument určitej kategórie. Kategória dokumentov špecifikuje, o aký typ dokumentu ide, určuje spôsob ich spracovania a definuje ovládač, ktorým sa bude dokument zobrazovať a spracovávať. (Ovládač napr. zabezpečuje elektronické podpísanie a odoslanie dokumentu). Takto evidované dokumenty je tiež môžné pripájať ako prílohy k iným záznamom systému ABRA Gen v ich záložke Prílohy.

Tedy každý záznam v agendě Dokumenty obsahuje soubor nějakého typu (a i s těmito daty je uložen přímo v databázi systému ABRA Gen). Príp. obsahuje len odkaz (link) na súbor umiestnený inde na disku (táto možnosť platí iba pre kategóriu OLE dokumentov).

Dokumenty je možné zakladať rôznymi spôsobmi:

• ručním založením v rámci agendy Dokumenty (a to i metodou drag-and-drop), ručním založením z jiných agend z jejich záložky Přílohy apod., z jiných agend jako výsledek zpracování definovatelného exportu resp. definovatelného B2B exportu (je-li v rámci funkce Export zvolena mezi možnostmi zpracování výsledku exportu volba Vytvořit dokument (viz popis funkce Export a volby Vytvořit dokument u běžných def. exportů)),
• prostredníctvom DMS klienta (vyvolaného napr. z ISDOC readra v rámci otvorenia príloh doručených e-mailov do externého mailového klienta alebo súborov doručených iným spôsobom),
• automaticky jako výsledek automatického Zpracování doručených e-mailů (příloh e-mailů doručených do agendy Doručené e-maily podle pravidel zpracování doručené e-mail.pošty) nebo automatického Zpracování front souborů (souborů z fronty souborů podle pravidel zpracování front souborů). Ďalej viď elektronická fakturácia.

Dokumenty je možné spracovávať:

• vôbec
• jednotlivými používateľmi ručne, poloautomaticky či automaticky (líši sa mierou interaktivity používateľa pri danom spracovaní)
• autoserverom

V poslednom prípade sa o spracovanie dokumentu postará automatizačný server v rámci spustenia naplánovanej úlohy typu Spracovanie dokumentov, tzn. využíva sa automatické spúšťanie úloh spomenuté vyššie. Na ostatné spôsoby nie sú naplánovaná úloha ani automatizačný server potrebné. Ďalej viď Spracovanie dokumentov.

Príklady použitia:

Výhody tohto riešenia pre tvorbu a evidenciu dokumentov

Za všetky uvedieme tie najpodstatnejšie:

• Prehľadná evidencia dokumentov - umožňuje ich mať roztriedené do rôznych radov dokladov a pod.
• Možnosti vyhledávání v dokumentech dle řady kritérií - lze třídit, označovat a vyhledávat dle typů dokumentů a dle všech hlavičkových údajů (datum, firma, středisko atd.).
• Větší bezpečnost dat obsažených v těchto dokumentech - dokumenty jsou uloženy v databázi ABRA Gen, platí pro ně proto tedy všechny výhody, které poskytuje SQL server.
• Přístupová práva - pro dokumenty uložené v databázi lze využívat propracovaného systému přístupových práv, který nabízí ABRA Gen.
• Snadné zobrazování obsahu dokumentu.
• Velmi snadné založení dokumentů dle souborů různého typu, podpora i drag-and-drop metody.

Použití agendy Dokumenty rozšiřuje velmi podstatně možnosti systému ABRA Gen, přitom je po stručném seznámení bezpečně zvládne i uživatel - laik.

Nevyhnutnou podmienkou pre prevádzku dokumentov je, aby táto časť systému bola licencovaná. Pro typ licence Konkurenční platí, že agendy modulu Dokumenty a prílohy jsou licencovány v rámci jádra - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti). Pro typ licence Pojmenovaní uživatele platí, že jsou tyto agendy zahrnuty v rámci licence uživatele pro Přístup do systému.

Ďalej je na prevádzku potrebné:

• Mať sprevádzkované Naplánované úlohy a autoserver, viď Čo je potrebné na prevádzku naplánovaných úloh a autoservera
• Mít zprovozněn modul E-maily a interné správy, viz Co je třeba k provozu modulu E-maily a interné správy

Tieto vyššie uvedené podmienky sú samozrejme nutné iba vtedy, ak chce používateľ príslušnú časť využívať. Ak mu napr. nechodia elektronické doklady e-mailom, ale len do nejakej fronty súborov, nebude potrebovať pravidlá spracovania doručenej e-mailovej pošty. Nemusí tiež využívať ani služby automatizačného servera, pokiaľ si vystačí len s ručným zakladaním nových dokumentov z doručených elektronických dokladov a pokiaľ si spracovanie evidovaných dokumentov bude robiť tiež ručne, zbytočne si tak však pridá prácu a ochudobní sa o možnosti automatizácie práce, ktoré systém ponúka.

Jak bylo uvedeno v kap. Jak začít - E-maily a interné správy, vystavované záznamy o takto zadaných a evidovaných dokumentech jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady, proto musí mít patřičné náležitosti dokladů. Tzn. sú vystavované v nejakom rade dokladov zodpovedajúceho typu, sú zodpovedajúcim spôsobom číslované atď. Tieto údaje je možné neskôr, okrem iného, využívať na efektívne vyhľadávanie a prehľadnú evidenciu všetkých zadaných dokumentov.

V rámci dokumentov sú špeciálnym spôsobom riešené prístupové práva:

• Každý dokument je určitej kategórie dokumentov.
• Kategórie dokumentov sú jedným z chránených objektov, ale nastavuje sa pre ne len právo Spracovať na spracovanie dokumentov danej kategórie.
• Práva zobrazovania a použitia sa k nim nenastavujú, riešia sa nastavením oprávnení priamo na konkrétnom dokumente. Tj. kromě práv k chráněným objektům a funkcím agendy Dokumenty, která se standardně nastavují v agendě Roly resp. Skupiny rolí, lze nastavovat oprávnění uživatelů pro každý jednotlivý dokument prostřednictvím jeho záložky Účastníci. Ide o roly resp. používateľov, ktorí budú mať oprávnenie "vidieť" či "upraviť" konkrétny dokument.

Aby nebolo nutné účastníkov vždy zadávať (ak používateľ túto možnosť nechce využívať), platí: Nejsou-li zadáni žádní účastníci, pak nebude konkrétní dokument nijak více omezen nad rámec standardních přístupových práv (tj. budou jej moci zobrazovat příp. opravovat všichni uživatelé mající práva k agendě Dokumenty a k příslušným chráněným objektům (řada dokladů pro dokumenty, kategorie dokumentů, střediska).

Ak používate na zakladanie či spracovanie dokumentov naplánované úlohy a autoserver, tak ďalej viď Naplánované úlohy versus prístupové práva.

Dokumenty umožňujú verzovanie. Vytváranie jednotlivých verzií dokumentu (tzv. revízií) funguje podobne ako v prípade iných dokladov, ktoré podporujú verzovanie, a bolo podrobne popísané v kap. Revízie dokladov (archivácia verzií dokladov) - všeobecne.

Dokumenty je možné ďalej zamykať proti nechceným úpravám od iných používateľov. Zámok je určený predovšetkým na ošetrenie toho, aby dvaja používatelia nemenili ten istý dokument súčasne. Proto má význam především pro editaci dokladu (uživatel chce dokument upravit, tak si jej nejdříve zamkne (aby jej nemohl mezitím opravovat někdo jiný), opraví jej, uloží a následně zámek uvolní, aby jej případně mohli upravovat i ostatní). Zamknutie sa nevzťahuje iba na editáciu vyvolanú funkciou Oprava, ale aj na ďalšie akcie s dokumentom, ktoré by ho mohli zmeniť (napr. vytváranie nových revízií, aktivácia obsahu dokumentov a pod.). Ak je dokument uzamknutý, takéto akcie buď vôbec nie je možné uskutočniť, alebo sa zobrazí varovná správa.

Uzamknutie dokumentu je však možné prelomiť špeciálnym prístupovým právom Prelomiť uzamknutie dokumentu.

Platí, že:

• používateľ, ktorý dokument zamkol, môže vykonávať ďalšie úpravy daného dokumentu bez obmedzení
• používateľ, ktorý dokument nezamkol, nemôže zamknutý dokument upravovať a pri aktivácii sa mu zobrazuje varovná správa. Môže ale zámok prelomiť (čím sa dokument odomkne), pokiaľ má na to prístupové právo.

Možnosti zamknutia dokumentu:

• ručne pomocou funkcie Zamknúť
• automaticky vyvolaním editácie nezamknutého dokumentu, ak má príslušná kategória dokumentu nastavený Spôsob zamykania = Automaticky

Na odomknutie slúži funkcia Odomknúť.