Inventúry skladu

Táto kapitola obsahuje informácie, ktoré budete potrebovať na vykonanie inventúr skladu (tj. ako inventúru vykonať, ako zadať výsledky atď.).

Protokoly HIP/DIp, výhody inventúry pomocou protokolov

Na inventarizáciu skladov slúžia agendy Hlavné inventárne protokoly a Čiastkové inventárne protokoly. V nich sa evidujú protokoly, pomocou ktorých sa inventúry vykonávajú:

Hlavné inventárne protokoly (HIP)
Čiastkové inventárne protokoly (DIP)

Hlavný inventárny protokol (HIP) je záznam o procese inventúry, tj. aký skladový sortiment z akého skladu je či bol inventarizovaný, kedy a kým, akým typom inventúry (blokačná, neblokačná k dátumu, ..., viď ďalej) a s akými výsledkami. Ku každému HIP sa vystavujú podriadené Čiastkové inventárne protokoly (DIP), do ktorých používatelia vykonávajúci inventúru zadávajú zber dát. Každý DIP sa vždy viaže k jednému HIP, nemôže existovať samostatne. Naopak k jednému HIP môže existovať viac DIPov. Každý DIP obsahuje položky inventarizované daným DIPom a môže byť pridelený konkrétnemu pracovníkovi, ktorý zaň nesie zodpovednosť, čím možno pohodlne rozdeliť inventarizovaný sortiment na čiastkové časti, medzi viac pracovníkov atď. Pritom existuje viac možností, ako inventarizované položky pridávať (napr. len na HIPe s tým, že do DIPu bude možné vybrať len časť z nich, alebo naopak na DIPoch, viď ďalej). Výsledky z DIPov sa sústreďujú na nadriadenom HIPe. Vlastné ukončovanie inventúry je možné vykonávať buď za celý hlavný protokol (ukončenie HIP), alebo parciálne za vybrané položky (uzatváranie riadkov HIP).

V prípade inventúr polohovaných skladov dôjde k ukončeniu inventúry v zmysle vygenerovania dokladov INP/INM až v okamihu ukončenia HIP, pri uzatváraní riadkov sa generujú iba polohovacie doklady.

Tento spôsob vykonávania inventúr má rad výhod:

Výhody inventúry pomocou protokolov o inventúre

Možnosť inventarizácie menších častí skladu

V praxi, v prevádzkach s veľkým obratom tovaru je prakticky neúnosné zastaviť kvôli inventúre expedíciu z celého skladu. Preto sa spravidla inventúra vykonáva po častiach, teda napríklad zinventarizujú sa iba vrtáky (alebo tovar konkrétnej značky, tovar v konkrétnom umiestnení...), a tým sa obmedzí iba predaj tohto úzkeho sortimentu do doby, kým je táto parciálna inventúra dokončená. Protokoly to umožňujú - možno inventarizovať sklad po častiach postupne niekoľkými protokolmi (položky nezaradené v protokole nijako blokované nie sú), možno ukončovať inventúru iba za časť skladového sortimentu z daného protokolu (pokojne ihneď, akonáhle je daná časť sortimentu zinventarizovaná), čím sa minimalizuje doba blokovania inventarizovaných položiek a predaj môže z väčšej časti bežať bez narušenia.
Možnosť "neblokovania" inventarizovaného sortimentu

Inventúra pomocou protokolov umožňuje voliteľne aj režim, keď nie sú úplne zablokované ani inventarizované položky. Je to dané zvoleným typom inventúry, viď ďalej. V rámci takého režimu potom expedícia tohto tovaru v priebehu zberu dát nie je blokovaná vôbec, prípadne len na dobu nevyhnutne potrebnú na ukončenie inventúry a vystavenie inventárnych dokladov. Na inventarizovaných položkách je iba znemožnené vykonávať príjmy a prevody resp. medzipolohové prevody. Tento režim samozrejme vyžaduje prevádzkovú disciplínu. Vzhľadom na prebiehajúcu inventúru a súčasnú expedíciu je nutné s inventarizovaným tovarom zaobchádzať tak, aby to nenarušilo správnosť výsledkov inventúry - napr. pri odbere zo skladu ho nahradiť vytlačenou informáciou o odobratí tovaru z daného miesta, ktorú potom pracovník inventarizačného tímu bude považovať za existujúci kus (takzvaným zástupným inventárnym lístkom).
Variabilita zadávania výsledkov inventúry

K dispozícii je viac rôznych metód zadávania výsledkov. Inventúra pomocou protokolov umožňuje zadávanie výsledkov (na hlavnom, prípadne na čiastkových protokoloch) tak absolútne, ako aj prírastkovo. Na identifikáciu tovaru je možné používať čítačky (nasnímanie/zadanie kódu EAN, sériového čísla, šarže, kódu tovaru, prípadne jeho názvu). V prípade nejednoznačnosti identifikácie systém ponúkne zoznam vyhovujúcich kariet na výber.
Inventúra sériových čísel a šarží

Inventúra pomocou protokolov umožňuje k položkám inventárneho protokolu rovno zadávať aj sériové čísla/šarže. Uzavretie inventúry potom vygeneruje príslušné korekčné pohyby sér. čísel/šarží v prípade, že existuje nesúlad reálneho stavu s evidenčným stavom.
Inventarizácia v rôznych jednotkách

Pri inventúre pomocou protokolov je možné zadávať zistené množstvá v rôznych skladových jednotkách.
Uľahčenie inventarizácie viacerými pracovníkmi

Množinu inventarizovaných položiek je možné rozdeliť medzi niekoľkých pracovníkov, pre každého vytvoriť samostatný čiastkový inventárny protokol a do každého čiastkového inventárneho protokolu zaradiť len položky, ktoré bude inventarizovať príslušný pracovník.
Zachované doklady o výsledkoch inventúry

K dispozícii sú potom kedykoľvek dohľadateľné, prehľadné výsledky inventúr. Protokoly zostávajú v systéme trvalo uložené a po uzavretí nemenné, s pevnou väzbou na hlavný protokol a hlavne na osobu vykonávajúceho, a teda je možné v budúcnosti kedykoľvek dohľadať, ako bola ktorá časť skladu/sortimentu fyzicky inventarizovaná.

Okrem inventúr vykonávaných pomocou protokolov existuje ešte "rýchla odovzdávacia inventúra" alebo zrkadlo. Viac viď Zrkadlá - všeobecne.

V minulosti sa na vykonávanie inventúr skladov v systéme ABRA Gen používali agendy Inventúra resp. Pozičná inventúra. Keďže spôsob vykonávania inventúr, ktorý tieto agendy ponúkali, bol uspokojivý len pre firmy s menším skladom, ale firmám s väčšími skladmi či nepretržitou prevádzkou nepostačoval, bol do systému ABRA Gen zavedený nový spôsob vykonávania inventúr (pomocou agend Hlavné inventárne protokoly a Čiastkové inventárne protokoly), ktorý pôvodný systém v mnohých ohľadoch výrazne vylepšil. Podrobnosti nájdete nižšie v sekcii Inventúra pomocou protokolov. Funkcionalita obsiahnutá v pôvodných agendách je v súčasnosti novými agendami úplne pokrytá a pôvodné agendy preto boli zo systému odstránené.

inventarizované položky, Typy inventúr

Inventúry sa líšia podľa toho, aký sklad sa inventarizuje. Podľa toho sa líšia aj inventarizované položky a doklady, ktoré v rámci inventúry vzniknú:

Nepolohovaný sklad => inventarizované položky sú skladové karty.
Ak bol zistený rozdiel medzi skutočným a evidenčným množstvom skladových kariet resp. šarží/sériových čísel, vzniknú doklady Inventárne manká (INM)/Inventárne prebytky (INP).
Polohovaný sklad => inventarizované položky sú skladové pozície (resp. obsah skladovej pozície).
Ak bol zistený rozdiel medzi skutočným obsahom pozície a evidenciou, vzniknú rozdielové polohovacie doklady Vyskladnenie z pozícií (VPZ)/Naskladnenie do pozícií (NPZ). Ak bol navyše zistený rozdiel medzi celkovým skutočným a evidenčným množstvom skladových kariet resp. šarží/sériových čísel, vzniknú ešte doklady Inventárne manká (INM)/Inventárne prebytky (INP).

Dôrazne neodporúčame v prípade polohovaných skladov jednu pozíciu evidovať vo viacerých čiastkových inventárnych protokoloch, pretože to následne môže skresľovať výsledky inventúry.

Ďalej sa inventúry líšia podľa toho, aký typ inventúry bol zvolený, tj. akým spôsobom sa budú inventarizované položky blokovať:

Blokačná
Neblokačná
Neblokačná priebežná

Pre každý typ inventúry je definovaný tzv. Rozhodujúci dátum inventúry, čo je dátum, ku ktorému sa načítajú stavy skladu a ku ktorému budú nakoniec vytvorené doklady na vyrovnanie prípadných inventárnych rozdielov. Aký dátum to bude, závisí od typu inventúry. Platí:

A) Inventúra nepolohovaného skladu:

Blokačná
- Akonáhle je zahájená inventúra podľa HIPu, do ktorého je skladová karta vložená, karta sa zablokuje a nie je na nej možné vykonávať žiadne ďalšie skladové pohyby.
- Rozhodujúci dátum inventúry sa berie z hlavičky HIPu, po začatí inventúry ho nie je možné meniť. K tomuto dátumu vzniknú doklady INM/INP.
Neblokačná k dátumu
- Rozhodujúci dátum inventúry sa berie z hlavičky HIPu, po začatí inventúry ho nie je možné meniť. K tomuto dátumu vzniknú doklady INM/INP.
- Akonáhle je zahájená inventúra podľa HIPu, do ktorého je skladová karta vložená, karta sa zablokuje, a to k rozhodujúcemu dátumu inventúry, tj. nie je možné na nej vykonávať žiadne pohyby pred rozhodujúcim dátumom inventúry.
- Skladový pohyb na danú kartu teda vzniknúť môže, ale dátum takého pohybu musí byť rovný alebo vyšší, než je rozhodujúci dátum inventúry. Po uložení dokladu s takým pohybom systém ponúkne možnosť vytlačiť tzv. Zástupný inventárny lístok, ktorý bude uložený na danom mieste skladu a bude inventarizujúceho pracovníka informovať, že po rozhodujúcom dátume, ku ktorému má načítaný očakávaný stav inventarizovanej položky, bol s danou inventarizovanou položkou uskutočnený nejaký pohyb, ktorý nemá byť zahrnutý do inventúry. Tlač sa môže ponúkať buď automaticky po uložení takého dokladu (v závislosti od nastavenia parametra Tlačiť potvrdenie o odobratí inventarizovaného tovaru), alebo ho možno vyvolať aj dodatočne. Viac viď Tlač inventárnych lístkov.
  
  Nech je rozhodujúci dátum inventúry 1.1. Na skladovej karte nech má byť k tomuto dátumu 10 ks. Inventúra je neblokačná, teda je možné uskutočniť pohyb s kartou. Napr. nákupca vystaví k 2.1. skladovú príjemku a prijme danú kartu na sklad v počte 5 ks. K PR vytlačí zástupný lístok, ktorým označí tovar, ktorý bol počas priebehu danej inventúry naskladnený. Inventarizujúci pracovník, ktorý potom nájde v sklade napr. celkom 13 ks tohto tovaru a 5 ks z toho bude označených lístočkom, bude vedieť, že celkom nejde o 3 ks prebytku (oproti očakávanému stavu 10 ks), ale naopak, že 2 ks chýbajú (pretože tých 5 ks nemôže započítavať).
Neblokujúca priebežná
- Rozhodujúci dátum inventúry je dátum vloženia každej konkrétnej skladovej karty do inventúry. To znamená, že vznikne minimálne toľko dokladov INM/INP, koľko bolo použitých týchto dátumov.
- Inventúra povoľuje vykonávanie skladových pohybov kariet, ktoré sú zaradené do začatej inventúry.
- Dátum takýchto pohybov musí byť rovný alebo vyšší, než je rozhodujúci dátum inventúry. Skladový pohyb ku dňu uzavretia inventúry alebo neskôr teda vzniknúť môže, je však potrebné vytlačiť Zástupný inventárny lístok ako v predchádzajúcom prípade.
- Hneď ako je vložená skladová karta do inventúry, nie je možné na nej urobiť pohyb pred dátumom vloženia skladovej karty do inventúry.
- Skladový pohyb ku dňu uzavretia inventúry alebo neskôr vzniknúť môže, je však potrebné vytlačiť lístok na označenie.

Všetky tri typy inventúry majú nasledujúce spoločné vlastnosti:

Nie je nutné, aby používateľ zaradil do inventúry celý sklad. Inventúra sa teda bude vykonávať vždy iba nad vybranými skladovými kartami, ktoré budú do inventúry vložené.
Skladové pohyby s kartami, ktoré nebudú zaradené do inventúry, nebudú nijako blokované, aj keď budú z inventarizovaného skladu. Či budú blokované skladové karty zaradené do inventúry, závisí od zvoleného typu inventúry.
Ak používateľ založí novú skladovú kartu až po spustení inventúry, nebude táto karta inventarizovaná, kým ju používateľ do inventúry nevloží sám.

B) Inventúra polohovaného skladu:

Blokujúca
- Hneď ako je začatá inventúra podľa HIPu, do ktorého je vložená určitá skladová pozícia, pozícia sa zablokuje a nie je na nej možné vykonávať žiadne ďalšie pohyby polohovacích dokladov.
- Rozhodujúci dátum inventúry sa berie z hlavičky HIPu, po začatí inventúry ho nie je možné meniť. K tomuto dátumu vzniknú doklady VPZ/NPZ a INM/INP.
Neblokujúca k dátumu
- Rozhodujúci dátum inventúry sa berie z hlavičky HIPu, po začatí inventúry ho nie je možné meniť. K tomuto dátumu vzniknú doklady VPZ/NPZ a INM/INP.
- Hneď ako je začatá inventúra podľa HIPu, do ktorého je pozícia vložená, pozícia sa zablokuje, a to k rozhodujúcemu dátumu inventúry, tj. nie je možné na nej vykonávať žiadne polohovacie pohyby pred rozhodujúcim dátumom inventúry.

Blokácia na polohovaných skladoch sa vo všetkých prípadoch týka iba polohovania, tj. v závislosti od typu inventúry je počas jej vykonávania obmedzené vytváranie dokladov VPZ/NPZ z/do inventarizovaných pozícií. Tvorba samotných skladových dokladov (príjemky, dodacie listy...) nie je inventúrou polohovaného skladu nijako dotknutá.

Čiastkové karty zablokované inventúrou sú v zozname kariet zobrazovanom na rôznych miestach v systéme ABRA Gen graficky odlíšené (kurzívou alebo preškrtnutím, podľa toho, či ide o neblokačnú alebo blokačnú inventúru. Viď čiastkové karty - záložka zoznam. V rámci objektového/dátového modelu ide o príznak StoreSubCards.InventoryStatus: 0 = nie je inventúra, 1 = blokačná inventúra, 2 = neblokačná inventúra (k dátumu alebo priebežná).

Vlastný priebeh inventúry pomocou protokolov HIP/DIP

V ďalšom texte sú opísané nasledujúce kroky:

Začatie inventúry

Najskôr je potrebné založiť Hlavný inventárny protokol (HIP) a vybrať súbor tovaru, ktorý má byť inventarizovaný. HIP sa zakladá pomocou Sprievodcu vytvorením hlavného inventárneho protokolu, ktorý pomôže založiť správne nachystaný HIP. Pomocou tohto sprievodcu zadáte hlavičkové údaje na vytvorenie nového HIPu (rad, obdobie, dátum vystavenia HIP, ...), inventarizovaný sklad (tj. z akého skladu budú inventarizované skl. karty) a Typ inventúry. Ďalej vyberiete inventarizované položky, ktoré si želáte inventarizovať, a to buď rovno v rámci sprievodcu, alebo neskôr.

K vytvorenému HIPu si každý člen inventarizačného tímu (alebo iná zodpovedná osoba, záleží na organizácii vašej práce) založí jednotlivé čiastkové inventárne protokoly (DIPy) (funkciou Nový v agende DIPov). Pre každého člena inv. tímu môže byť založené ľubovoľné množstvo takýchto protokolov, napr. pre poriadok oddelene podľa značiek výrobkov, umiestnenia tovaru v sklade a pod. DIPy môžu byť založené buď ešte pred začatím inventúry, alebo aj potom. Inventarizované položky na DIP je možné pridať hneď ešte pred začatím inventúry alebo až neskôr pri inventúre (aby bolo možné skl. karty pridať aj neskôr, musia byť na protokoloch HIP/DIP správne nastavené zodpovedajúce príznaky, ktoré to umožňujú, viď ďalej Možnosti pridávania inventarizovaných položiek).

Možnosti pridávania inventarizovaných položiek:

Existuje viac možností, ako pridávať inventarizované položky (tj. skladové karty (v prípade nepolohovaného skladu) alebo skladové pozície (v prípade polohovaného skladu)):

len na HIPe s tým, že do následných DIPov bude možné vybrať len časť z nich - Ak na HIPe nie je zaškrtnuté Povoliť pridávanie nových inventarizovaných položiek na čiastkových inventárnych protokoloch.

Využijete vtedy, ak je vopred presne dané, čo má kto inventarizovať a nechcete, aby do toho inventarizujúci pracovníci zasahovali. Potom bude možné pridať inventarizované položky len priamo do HIPu s tým, že typicky ich pridáte rovno v rámci Sprievodcu vytvorením hlavného inventárneho protokolu. Avšak môžete ich pridať aj neskôr (funkciou Pridať v lište navigátora záložky Skladové karty HIPu resp. funkciou Pridať v lište navigátora záložky Pozície HIPu).

Do následných DIPov bude v tomto prípade možné pridať len tie inventarizované položky, ktoré sú na HIPe. Pritom platí, že ak v hlavičke DIPu nie je zaškrtnuté Povolené pridávať skladové karty, bude môcť pridávať inventarizované položky na DIP len ten používateľ, ktorý daný DIP vytvoril (viď položka Vytvoril v Zozname DIPov). Ostatní používatelia (samozrejme len tí, ktorí majú prístupové právo Opravovať riadky DIPu) ich budú môcť na DIP pridať len vtedy, ak je v hlavičke DIPu zaškrtnuté Povolené pridávať skladové karty (v prípade nepolohovaného skladu), resp. Povolené pridávať pozície (v prípade polohovaného skladu).
alebo voľne len na DIPoch s tým, že sa do HIPov budú automaticky priebežne prenášať - Ak je na HIPe zaškrtnuté Povoliť pridávanie nových inventarizovaných položiek na čiastkových inventárnych protokoloch.

Využijete vtedy, ak pracovník pri inventúre postupuje tak, že zinventarizuje to, čo na danom mieste (napr. v danom regáli) nájde a vopred nie je známe, o aký sortiment či aké sklad. pozície ide - teda bude pridávať inventarizované položky až do DIPu podľa potreby (funkciou Pridať v lište navigátora záložky Skladové karty HIPu resp. funkciou Pridať v lište navigátora záložky Pozície).

Na pridávanie inventarizovaných položiek je možné využiť aj funkciu Hľadať.

Do následných DIPov bude v tomto prípade možné pridať všetky inventarizované položky bez ohľadu na to, či už sú alebo nie sú na HIPe. (Ak tam nie sú, potom sa po pridaní na DIP automaticky pridajú aj na HIP). Pritom opäť platí, že ak nie je v hlavičke DIPu zaškrtnuté Povolené pridávať skladové karty, bude môcť pridávať inventarizované položky na DIP len ten používateľ, ktorý daný DIP vytvoril (viď položka Vytvoril v Zozname DIPov). Ostatní používatelia (samozrejme len tí, ktorí majú prístupové právo Opravovať riadky DIPu) ich budú môcť na DIP pridať len vtedy, ak je v hlavičke DIPu zaškrtnuté Povolené pridávať skladové karty (v prípade nepolohovaného skladu), resp. Povolené pridávať pozície (v prípade polohovaného skladu).
kombinácia oboch

Inventarizovanú položku (tj. skl. kartu resp. skl. pozíciu) nemožno pridať:

ak by jej pridaním mohlo dôjsť k duplicitnej inventúre tej istej položky. Viď ošetrenie duplicitnej inventúry tej istej inventarizovanej položky.
ak sa pridáva skl. pozícia, ktorá je obsiahnutá v nevykonanom polohovacom doklade, viď Polohovacie doklady - proces vystavenia a vykonania.
ak sa pridávaná skladová karta nachádza na doklade, na ktorom je použitý inventarizovaný sklad, a zároveň sa tento doklad nachádza v procesnom stave V príprave a zároveň bola pri začínaní inventúry zaškrtnutá voľba Kontrolovať existenciu skladových dokladov v stave "V príprave" pri začatí inventúry. V takom prípade nehrá rolu Rozhodujúci dátum inventúry.

Možnosti začatia inventúry:

Inventúru je možné začať buď automaticky rovno pri vytváraní HIPu (ak je v sprievodcovi vytvorením HIPu zaškrtnuté Automaticky začať inventúru), alebo kedykoľvek neskôr (funkciou Začať) a najskôr si v pokoji pripraviť protokoly. Ako dátum začatia inventúry je v oboch prípadoch nastavený aktuálny systémový dátum. Začatím inventúry:

pri inventúre nepolohovaného skladu sa spočítajú stavy skladových kariet zaradených v HIPe na inventarizovanom sklade k rozhodujúcemu dátumu (stavy sa čerpajú z obsahu položky Počet na čiastkových skladových kartách v okamihu začatia inventúry, prípadné pohyby medzi spätne zadaným rozhodujúcim dátumom v minulosti a aktuálnym stavom sa odpočítajú) a podľa typu inventúry sa dané skladové karty príslušným spôsobom zablokujú.
pri inventúre polohovaného skladu sa spočítajú obsahy skladových pozícií zaradených v HIPe k rozhodujúcemu dátumu a podľa typu inventúry sa dané sklad. pozície príslušným spôsobom zablokujú.

Pri vytváraní HIP je možné zadať rozhodujúci dátum inventúry nachádzajúci sa v minulosti. Stavy sa čerpajú z obsahu položky Počet na čiastkových skladových kartách v okamihu začatia inventúry, prípadné pohyby medzi spätne zadaným rozhodujúcim dátumom v minulosti a aktuálnym stavom sa odpočítajú. Skladové pohyby v intervale medzi rozhodujúcim dátumom a dátumom začatia inventúry nie sú dôvodom, ktorý by začatiu inventúry bránil.

Po začatí inventúry je možné zadávať výsledky inventúry, tj. nájdené stavy, viď ďalej Zber dát. Dovtedy je možné zadávať iba inventarizované položky:

pri inventúre nepolohovaného skladu skladové karty (funkciou Pridať v lište navigátora záložky Skladové karty HIPu), to isté na DIPe
pri inventúre polohovaného skladu skladové pozície funkciou Pridať v lište navigátora záložky Pozície HIPu (s každou vloženou pozíciou sa do HIPu automaticky vloží aj celý jej obsah), na DIPe je možné zadávať pozície aj ich obsah

Sériové čísla a šarže je možné zadávať až po začatí inventúry. Ak je na hlavičke DIPu zaškrtnutá voľba Predvyplňovať k skladovým kartám nenulové šarže/sér. čísla, predvyplní sa zoznam automaticky.

Inventúru nemožno začať:

ak by jej začatím mohlo dôjsť k duplicitnej inventúre tej istej položky (skladovej karty alebo pozície). Viď ošetrenie duplicitnej inventúry tej istej inventarizovanej položky.
ak obsahuje skl. pozíciu, ktorá je obsiahnutá v nevykonanom polohovacom doklade s dátumom spadajúcim pred rozhodujúci dátum inventúry, viď Polohovacie doklady - proces vystavenia a vykonania.
pokiaľ sa množstvo na čiastkových skladových kartách nezhoduje s množstvom na pozíciách (spravidla preto, že niektoré skladové doklady doteraz neboli polohované) a v sprievodcovi vytvorením HIP je zaškrtnutá voľba Kontrolovať rozdiely počtov na čiastkových skladových kartách voči pozíciám.
pokiaľ je pri začínaní HIP nájdený riadok skladového dokladu obsahujúci inventarizovaný sklad a skladovú kartu, ku ktorej existuje skladový pohyb v stave V príprave a pri zakladaní hlavného protokolu bola zaškrtnutá voľba Kontrolovať existenciu skladových dokladov v stave "V príprave" pri začatí inventúry. V takom prípade nehrá rolu Rozhodujúci dátum inventúry.
pokiaľ je do inventúry zaradená skladová karta, ku ktorej doteraz na inventarizovanom sklade neexistuje čiastková karta, a parameter Zadávanie miesta na čiastkových kartách je nastavený na hodnotu Zadávať povinne.

Ošetrenie duplicitnej inventúry tej istej inventarizovanej položky:

Platí, že jedna a tá istá inventarizovaná položka (skladová karta v prípade nepolohovaného skladu alebo skladová pozícia v prípade polohovaného skladu) nesmie byť inventarizovaná súčasne vo viacerých HIPoch na tom istom sklade.

Napríklad:

Do začatého HIPu resp. jeho DIPu nie je možné pridať skl. kartu resp. skl. pozíciu, pokiaľ je táto obsiahnutá v už začatom, ale doteraz neukončenom HIPe na tom istom sklade a inventúra danej skl. položky v tomto HIPe zatiaľ stále prebieha (tj. ide o neuzavretý riadok na záložke Skladové karty resp. neuzavretý riadok na záložke Pozície).
Nie je možné začať inventúru HIPu, pokiaľ obsahuje inventarizovanú položku (skladovú kartu alebo pozíciu), ktorá je obsiahnutá v inom už začatom, ale doteraz neukončenom HIPe na ten istý sklad a inventúra danej skl. položky v tomto HIPe zatiaľ stále prebieha

Všetky miesta, kde by mohlo dôjsť k duplicitnej inventúre, sú adekvátne ošetrené - aplikácia ABRA Gen zabráni vzniku chybového stavu a zobrazí okno s informáciou, čo sa stalo (inventura nebola začatá, duplicitné položky sa nevložili do protokolu a pod.) doplnenou o zoznam duplicitných položiek.

Duplicitou sa rozumie zaradenie jednej položky do niekoľkých súbežne prebiehajúcich inventúr určitého skladu, teda do niekoľkých rôznych HIPov. V rámci jedného HIPu je možné zaradiť položku do niekoľkých rôznych čiastkových inventúr (DIPov). Toto je stav, ktorému systém nebráni, pretože sa môže jednať o žiaduce správanie. Jednu položku môže inventarizovať niekoľko pracovníkov, každý z nich dohľadá časť zásob a zistené množstvá sa sčítajú (v rámci jednej inventúry).

Zber dát

Po začatí inventúry, viď vyššie možnosti (v agende HIPov), môžu jednotliví pracovníci priebežne do "svojich" DIPov zaznamenávať nájdené stavy zistené v nimi pridelenej časti skladu/sortimentu. Podporovaná je aj práca so skenermi. Tj. sprístupnia sa položky:

u inventúry nepolohovaného skladu: v záložke Skladové karty DIPu položka Zistený počet v zozname inventarizovaných skl. kariet resp. položka Zistený počet v zozname Šarží/sér. čísel, ak je inventarizovaná sklad. karta triedy so šaržami/sériovými číslami
u inventúry polohovaného skladu: v záložke Pozície DIPu položka Zistený počet v obsahu inventarizovanej skladovej pozície resp. položka Zistený počet v zozname Šarží/sér. čísel, ak je inventarizovaná sklad. karta triedy so šaržami/sériovými číslami

Ak nepoužívate skenery a nezadávate zistené stavy priamo do systému, môžete využiť dodávané tlačové zostavy, ktoré nájdete v agende Čiastkové inventárne protokoly (DIP). Odporúčaný postup:

V agende Čiastkové inventárne protokoly (DIP) vytlačíte zostavu nazvanú "Formulár čiastkového inventárneho protokolu - vyplnenie zistených počtov", ktorá namiesto evidenčných stavov obsahuje prázdne kolónky.
Pracovník vykonávajúci inventúru do týchto kolóniek vpíše (ceruzkou) skutočne nájdené počty.
Nad tým istým protokolom a tou istou zostavou skladových kariet vytlačíte zostavu nazvanú "Formulár čiastkového inventárneho protokolu".
V čiastkovom inventárnom protokole použijete funkciu Predvyplniť zistený počet, ktorá pri všetkých položkách predvyplní stĺpec Zistený počet evidenčným počtom. (Variantne môžete využiť aj možnosť Predvyplňovať zistený počet podľa počtu evidovaného na sklade vo vlastnostiach čiastkového inventárneho protokolu.)

Pred použitím funkcie Predvyplniť zistený počet je nutné do DIP pridať všetky inventarizované pozície, skladové karty a prípadne aj šarže/sériové čísla týchto kariet. Funkcia do inventúry nepridáva žiadne položky, iba pri už pridaných položkách dopĺňa obsah stĺpca Zistený počet.
Obsah oboch vytlačených zostáv vizuálne porovnáte. Ak pri niektorých položkách zistíte rozdiely (medzi evidenčným počtom a počtom zaznamenaným v tlačenej zostave získanej od inventarizačného pracovníka), príslušnú hodnotu v stĺpci Zistený počet upravíte podľa skutočnosti.
Postup zopakujete pre všetky Čiastkové inventárne protokoly.

Nazbierané údaje zadávané do DIPov sa automaticky premietajú do nadriadeného HIPu. Na HIPe nie sú k dispozícii na editáciu, všetko sa zadáva cez DIPy.

Ak pracovník narazí na tovar, ktorý má byť inventarizovaný, ale nemá ho v protokole DIP, môže ho do svojho DIPu pridať (ak je táto možnosť povolená, viď vyššie Možnosti pridávania inventarizovaných položiek), čo sa automaticky prejaví aj v hlavnom protokole. V čiastkovom protokole môže byť jeden tovar uvedený aj viackrát, podľa toho, ako bol napr. nasnímaný čítačkou.

V prípade, že bude načítaný rovnaký tovar ako na predchádzajúcej položke, dôjde k sčítaniu, v inom prípade k založeniu nového riadku.

Inventarizované položky, ktoré dosiaľ neboli zaradené do žiadneho DIPu, ale do HIPu boli zaradené omylom (napr. nie sú a ani nemajú byť v inventarizovanej časti skladu), je možné vrátiť "do prevádzky" (funkciou Vymazať v lište navigátora záložky Skladové karty HIPu) ešte pred ukončením inventúry. (Karta bola do HIPu zaradená omylom alebo sa predpokladalo, že sa v danej časti skladu vyskytuje, ale nie je to tak, a teda ju nikto z pracovníkov do žiadneho z DIPov zatiaľ nepridal, prípadne ak boli zoznamy skl. kariet na DIPoch pripravené vopred, bola vymazaná aj z DIPu a pod.)

Ak je inventarizácia prideleného sortimentu či príslušnej časti skladu hotová, potom sa DIP uzavrie. Uzavretím sa nájdené stavy automaticky prenesú do HIPu.

POZNÁMKA - ALTERNATÍVNE SKLADOVÉ JEDNOTKY

Od verzie ABRA Gen 19.1 je možné pri inventúrach pomocou protokolov zadávať zistené počty v alternatívnych skladových jednotkách (ak sú vo vlastnostiach skladovej karty definované). K prípadnému prepočtu na hlavnú skladovú jednotku dochádza automaticky. Konkrétne správanie sa líši v závislosti od toho, či vykonávame inventúru nepolohovaného alebo polohovaného skladu a tiež od toho, či sú inventarizované skladové karty triedy jednoduchá alebo so šaržami/sér. číslami.

Nepolohovaný sklad
Trieda karty	HIP - Skladové karty	HIP - Šarža/sér. číslo	DIP (zber dát)
Jednoduchá	1 skladová karta = 1 riadok Počet je uvedený v hlavnej skladovej jednotke.	-	1 skladová karta = n riadok (pre rôzne jednotky) Počty sú zadávané v skutočných jednotkách, v ktorých sú položky vo fáze zberu dát nájdené.
So šaržami/sér. číslami	1 skladová karta = 1 riadok Počet je uvedený v hlavnej skladovej jednotke.	1 šarža/sér. číslo = 1 riadok Počet je uvedený v hlavnej skladovej jednotke. Rozlíšenie podľa jednotiek sa vykonáva len na úrovni DIP (pri zbere dát).	1 šarža/sér. číslo = n riadok (pre rôzne jednotky) Počty sa zadávajú v skutočných jednotkách, v ktorých sú položky vo fáze zberu dát nájdené.

Polohovaný sklad
Trieda karty	HIP - Obsahy skladových pozícií (skladové karty)	HIP - Šarža/sér. číslo	DIP (zber dát)
Jednoduchá	1 skladová karta = n riadok (pre rôzne jednotky) Počty sa uvádzajú v skutočných jednotkách, v ktorých boli do jednotlivých pozícií naskladnené.	-	1 skladová karta = n riadok (pre rôzne jednotky) Počty sa zadávajú v skutočných jednotkách, v ktorých sú položky vo fáze zberu dát nájdené.
So šaržami/sér. číslami	1 skladová karta = 1 riadok Počet je uvedený v hlavnej skladovej jednotke. Ide o kumuláciu počtov na jednotlivých šaržách/sér. číslach, s prípadným prepočtom z alternatívnych jednotiek.	1 šarža/sér. číslo = n riadok (pre rôzne jednotky) Počet je uvedený v skutočných jednotkách, v ktorých boli jednotlivé šarže/sér. čísla do príslušnej pozície naskladnené.	1 šarža/sér. číslo = n riadok (pre rôzne jednotky) Počty sa zadávajú v skutočných jednotkách, v ktorých sú položky vo fáze zberu dát nájdené.

Ukončenie inventúry

Samotné ukončenie inventúry je možné vykonať buď naraz za celý hlavný protokol (kompletné ukončenie), alebo parciálne za vybrané inventarizované položky (riadky) HIPu.

Aby mohol byť celý HIP ukončený, musí mať uzavreté všetky riadky. Aby mohol byť riadok HIPu s inventarizovanou položkou uzavretý, musia byť uzavreté všetky podradené DIPy, na ktorých sa daná inventarizovaná položka vyskytuje. Stav uzavretia určuje, do akej miery je ešte možné vykonávať úpravy výsledkov inventúry.

Pri uzatváraní DIP (resp. HIP) dochádza ku kontrole duplicity zadaných sériových čísel. Pokiaľ systém vyhodnotí duplicitu, na danom DIP sa zaškrtne položka Obsahuje chybné sériové číslo. Pokiaľ sa zistí duplicita, nie je možné DIP uzavrieť. Pokiaľ používateľ problémy na DIP vyrieši, príznak o chybe sa na DIP automaticky zruší a DIP je možné uzavrieť.

Súčasne môže nastať situácia, keď je duplicita vyhodnotená pri ukončovaní HIP s niekoľkými uzavretými DIP. Pokiaľ sa zistí duplicita, nie je možné HIP ukončiť. V takom prípade sa na daných DIP zaškrtne položka Obsahuje chybné sériové číslo a chybné DIP sa automaticky znovu otvoria. Pokiaľ používateľ problémy na DIP vyrieši a vykoná opakovaný pokus o ukončenie HIP, príznaky o chybách sa na DIP automaticky zrušia a HIP je možné štandardne ukončiť.

Ukončovanie inventúry pozostáva z niekoľkých krokov, ktoré majú nasledujúci význam:

Krok 1: Uzavretie čiastkových inventárnych protokolov (DIP)

Krok znamená: "Bol dokončený zber dát týkajúcich sa inventarizovaných položiek (tj. skladových kariet alebo obsahu skladových pozícií) obsiahnutých v danom DIPe ".

Najskôr je teda potrebné uzavrieť všetky DIPy, ktoré inventarizujú danú položku. Tj. DIPy, ktoré obsahujú danú inventarizovanú položku, tj. skladovú kartu (v prípade nepolohovaného skladu) alebo skladovú pozíciu (v prípade polohovaného skladu). V okamihu uzavretia DIPu sa prenesú zadané výsledky inventúry (zistené počty) do nadriadeného HIPu. Uzavretý DIP už nebude možné opravovať. Avšak v prípade potreby je k dispozícii možnosť uzavretie DIPu zrušiť (pokiaľ to ešte možno).

Možnosti, ako uzavrieť DIP:

na záložke Zoznam DIPu funkciou Uzavrieť

Také DIPy budú označené ako uzavreté (viď príznak Uzavretý na záložke Zoznam DIPov)

Možnosti, ako zrušiť uzavretie DIPu:

na záložke Zoznam DIPu funkciou Otvoriť

Nemožno vykonať, pokiaľ sú riadky s inventarizovanými položkami obsiahnutými v danom DIPe už uzavreté na nadriadenom HIPe (viď príznak Uzavretý na záložke Skladové karty, resp. príznak Uzavretý na záložke Pozície). Bolo by potrebné ich uzavretie najskôr zrušiť, viď ďalej.

Krok 2: Uzavretie riadkov hlavného inventárneho protokolu (HIP)

Krok znamená: "Bola ukončená inventúra danej inventarizovanej položky." Jeden riadok = jedna inventarizovaná položka (skladová karta alebo skladová pozícia). Skladová karta resp. skladová pozícia sa odblokuje a je možné s ňou opäť pracovať. Podľa potreby sa vygenerujú príslušné doklady na zistené rozdiely. Viď ďalej.

Uzavrieť riadok HIPu s danou položkou je možné až po uzavretí všetkých DIPov obsahujúcich danú inventarizovanú položku.

Možnosti, ako uzavrieť riadok HIPu:

na záložke Skladové karty funkciou Uzavrieť všetky riadky resp. Uzavrieť označené riadky resp. obdobnými funkciami na záložke Pozície HIPu
na záložke Zoznam HIPu v rámci funkcie Ukončenie inventúry - ponúkne uzavretie všetkých neuzavretých riadkov

Také položky HIPu budú označené ako uzavreté (viď príznak Uzavretý na záložke Skladové karty, resp. príznak Uzavretý na záložke Pozície).

Podľa potreby sa vygenerujú príslušné doklady na zistené rozdiely. Samotným uzavretím riadkov (tj. ak nejde o automatické uzavretie riadka HIPu až v rámci ukončenia celého HIPu (funkciou Ukončenie inventúry)) sa generujú nasledujúce doklady:

Pri inventúre nepolohovaného skladu - doklady INM/INP. (Ak bol zistený rozdiel medzi skutočným a evidenčným množstvom skladových kariet resp. šarží/sériových čísel.). Dátum vygenerovaných dokladov zodpovedá Rozhodnému dátumu inventúry.
Pri inventúre polohovaného skladu - len rozdielové polohovacie doklady VPZ/NPZ. (Ak bol zistený rozdiel medzi skutočným obsahom pozície a evidenciou.)
Pri inventúre polohovaného skladu sa doklady INM/INP generujú až v rámci ukončenia celého HIPu (funkciou Ukončenie inventúry).

Vygenerované doklady budú naviazané na protokol HIP. Viď agenda Hlavné inventárne protokoly→záložka X-väzby.

Uzavretím riadka sa inventarizovaná položka odblokuje na použitie v skladových dokladoch (blokovanie viď vyššie v popise Typu inventúry). Potom už ale nebude možné na tom istom HIPe (a podradených DIPoch) takú položku inventarizovať. V HIP aj DIP bude taký riadok už needitovateľný a nebude ani možné danú uzavretú inventarizovanú položku do tej istej inventúry pridať druhýkrát.

Ak je medzi uzatváranými riadkami nejaký, ktorý ešte nebol zaradený do žiadneho DIPu, potom bude systém aktuálny stav takých inventarizovaných položiek automaticky považovať za nulový (predpokladá sa, že ak doteraz nebola v žiadnom DIPe a uzatvára sa, potom zrejme nebola daná skl. karta pri inventúre nájdená resp. nebolo nič nájdené v danej pozícii). Tj. vznikne inventárne manko (INM), pohyby šarží/sér. čísel resp. polohovací doklad Vyskladnenie z pozícií (VPZ). Teda obdobne, ako keby položka bola v DIPe a používateľ zadal nulové zistené počty (tj. ak ide o nepolohovaný sklad, tak ako keby zadal nulový Zistený počet na záložke Skladové karty, a ak ide o polohovaný sklad, tak ako keby zadal nulový Zistený počet pri všetkých skl. kartách zadaných v Obsahu pozície na DIPe alebo ako keby Obsah pozície ponechal prázdny).

Možnosti, ako zrušiť uzavretie riadka HIPu:

na záložke Skladové karty HIPu funkciou Zrušiť uzavretie všetkých riadkov resp. Zrušiť uzavretie označených riadkov resp. obdobnými funkciami na záložke Pozície HIPu

Zruší sa príznak uzavretia riadkov a ďalej sa vymažú doklady, ktoré vznikli pri uzavretí riadkov, viď vyššie.

Ukončenie hlavného inventárneho protokolu (HIP)

Krok znamená: "Bola ukončená celá inventúra". Podľa potreby sa vygenerujú príslušné doklady na zistené rozdiely. Viď ďalej.

Celý HIP je možné ukončiť až vtedy, ak sú všetky riadky HIPu uzavreté. (Samozrejme, ako bolo povedané vyššie, obe akcia je možné vykonať naraz, tj. ak vyvoláte ukončenie HIPu a nie sú všetky riadky uzavreté, systém ponúkne, že vykoná rovno aj ich uzavretie.)

Možnosti, ako ukončiť HIP:

na záložke Zoznam HIPu funkciou Ukončenie inventúry

Také HIPy budú označené ako ukončené (viď príznak Ukončené na záložke Zoznam HIPov).

Podľa potreby sa vygenerujú príslušné doklady na zistené rozdiely:

Pri inventúre polohovaného skladu - doklady INM/INP. (Iba v prípade, že bol zistený nesúlad medzi celkovým evidenčným a skutočným množstvom niektorých skladových kariet (prípadne množstvom šarží/sériových čísel), nielen iba v ich umiestnení do skladových pozícií.)

Ak celkové množstvo všetkých inventarizovaných skladových kariet súhlasí (iba boli pri inventúre nájdené na iných pozíciách), pri ukončovaní inventúry sa žiadne doklady typu Inventárne manká ani Inventárne prebytky nevygenerujú, pretože žiadne manko ani prebytok neboli pri inventúre zistené.

Viď tiež Často kladené otázky, otázka Pri inventúre polohovaného skladu nebol zistený žiadny rozdiel celkového množstva oproti evidencii, ale niektoré položky sa našli v iných pozíciách. Kedy a kde sa tieto rozdiely objavia?
Pokiaľ sa v rámci ukončenia HIPu zároveň aj uzatvárajú doteraz neuzatvorené riadky HIPu, potom sa dogenerujú aj tie doklady, ktoré boli uvedené vyššie v popise Uzavretie riadkov HIPu.

Vygenerované doklady budú naviazané na protokol HIP. Viď agenda Hlavné inventárne protokoly→záložka X-väzby.

Môžu nastať prípady, keď pri uzavretí Hlavného inventárneho protokolu nastane konflikt. Napríklad je Rozhodujúci dátum inventúry menší ako dátum poslednej skladovej uzávierky.

V takom prípade je o tom používateľ informovaný oknom s chybou, viď obrázok nižšie.

Prípad situácie, keď dátum poslednej uzávierky skladu je novší ako vytváraný doklad INM, ktorý sa vytvára k Rozhodujúcemu dátumu inventúry.

Riešením je najprv zrušiť začatie inventúry, následne zrušiť problematickú uzávierku a potom opäť začať inventúru.

Možnosti, ako zrušiť ukončenie HIPu:

na záložke Zoznam HIPu funkciou Zrušenie ukončenia

Zruší sa príznak ukončenia HIPu a pokiaľ ide o inventúru polohovaného skladu, potom sa vymažú doklady INM/INP (keďže tieto vznikajú až pri ukončení HIPu, viď vyššie, teda zrušením ukončenia sa zase vymažú).

Tlač vygenerovaných dokladov

Na záver sa zobrazí informačné hlásenie, či sa inventúru podarilo úspešne ukončiť, vrátane možnosti tlače inventárnych dokladov (pokiaľ boli pri ukončovaní inventúry nejaké vygenerované). Pokiaľ sa vygeneruje niekoľko dokladov rovnakého typu (napríklad niekoľko dokladov typu inventárne manko alebo inventárny prebytok pri vykonávaní neblokačnej priebežnej inventúry), vytlačia sa všetky doklady tohto typu hromadne v rámci jednej tlačovej zostavy.

Ukážky dialógových okien s ponukou tlače vygenerovaných inventárnych dokladov pri ukončení HIPu.

Vygenerované inventárne doklady je možné vytlačiť tiež kedykoľvek neskôr z príslušných agend.

Dopad používania procesného riadenia na inventúru pomocou protokolov

Používanie procesného riadenia na skladových dokladoch sa týka najmä inventúr nepolohovaných skladov. Polohovaný sklad odvodzuje pohyby od skladových pozícií, a teda od polohovacích dokladov (naskladnenie do pozícií a vyskladnenie z pozícií). Tieto doklady už majú určitú obdobu procesných stavov – môžu byť nevykonané alebo vykonané. Inventúra na polohovanom sklade teda nie je významne ovplyvnená procesným stavom skladových dokladov, pretože tieto sa priamo do stavu na pozíciách nepremietajú.

Z hľadiska inventúry sa na jednotlivé systémové procesné stavy nahliada nasledovne:

Plánované – doklad (množstvo na jeho riadkoch) nemá na inventúru vplyv.
V príprave – príjmový doklad obsahuje množstvo, ktoré ešte nebolo prijaté, množstvo na výdajovom ešte nebolo vydané, doklad V príprave teda nemá na inventúru vplyv. Indikuje však, že k skladovým pohybom na doklade uvedeným v budúcnosti dôjde. Preto bola pridaná možnosť kontroly existencie takých dokladov k rozhodujúcemu dátumu inventúry – viď voľba Kontrolovať existenciu skladových dokladov v stave "V príprave" pri začatí inventúry.
Vybavené – doklady boli zrealizované a sú pre inventúru smerodajné.
Storno – doklad neobsahuje riadky a je ignorovaný.

Kontrola existencie skladových dokladov v stave V príprave pri začatí inventúry

V sprievodcovi vytvorením hlavného inventárneho protokolu je možné zaškrtnúť voľbu Kontrolovať existenciu skladových dokladov v stave "V príprave" pri začatí inventúry. Pri zaškrtnutí tejto voľby (vo východiskovom stave je zaškrtnutá) sa inventúra správa nasledovne:

Po zadaní hlavičky hlavného inventárneho protokolu prebehne overenie, či na vybranom sklade neexistujú skladové doklady v stave V príprave. Ak áno, používateľ je na túto skutočnosť upozornený, ale môže pokračovať k výberu riadkov hlavného inventárneho protokolu.
Na nepolohovanom sklade sú po výbere skladových kariet a dokončení sprievodcu vylúčené zo zoznamu pridávaných skladových kariet tie, ku ktorým existujú skladové pohyby v procesnom stave V príprave. Používateľ je o vylúčených skladových kartách informovaný.
- Pri začatí hlavného inventárneho protokolu prebieha kontrola na všetky riadky protokolu. Ak je nájdený riadok obsahujúci skladovú kartu, ku ktorej existuje skladový pohyb v stave V príprave, začatie hlavného inventárneho protokolu neprebehne.
- Skladová karta, ku ktorej existuje skladový pohyb v stave V príprave, nebude do hlavného inventárneho protokolu pridaná ani po začatí hlavného inventárneho protokolu, ak bol začatý so zapnutou kontrolou na existenciu skladových pohybov v stave V príprave.
U polohovaného skladu sa po výbere skladových pozícií správanie nezmenilo a do hlavného inventárneho protokolu sú pridané všetky vybrané skladové pozície (pokiaľ tomu nebráni iná skutočnosť, napríklad že sa pozícia nachádza na inom už začatom hlavnom inventárnom protokole).
Začatie hlavného inventárneho protokolu na polohovanom sklade je možné aj v prípade, ak je do hlavného inventárneho protokolu zaradená skladová pozícia obsahujúca skladovú kartu, ktorá sa vyskytuje na skladovom doklade v stave V príprave.

Nižšie uvedené zmeny súvisia s tým, že pre inventúru sú smerodajné len doklady v stave Vybavené:

Pokiaľ nie je procesný stav skladového dokladu Vybavené, nanovo je možné na doklade pridávať, mazať či meniť riadky s čiastkovou skladovou kartou, ktorá je v inventúre. Zmeniť je možné aj dátum takého dokladu.
Pokiaľ je riadok skladového dokladu v blokovacej inventúre alebo v neblokovacej inventúre pred rozhodujúcim dátumom inventúry, nie je možné meniť procesný stav skladového dokladu do či zo stavu Vybavené.
Rovnako zástupné inventárne lístky sa tlačia iba pre doklady v stave Vybavené - podrobnejšie viď Ktoré riadky vyžadujú tlač zástupného inv. lístka.

Pozrite si rýchly postup, ako na inventúru skladu.