Implementace - nastavení volitelná

Nastavení, která nejsou nezbytně nutná pro chod systému, avšak je více než vhodné je provést nebo minimálně zkontrolovat.

Bez provedení těchto nastavení před zahájením práce lze systém provozovat a tato nastavení si lze provést až během používání systému po pochopení jeho základních principů anebo není třeba je používat vůbec. Nicméně pokud půjde o ostrou instalaci, je samozřejmě více než účelné si je všechny provést před ostrým zahájením práce v systému ABRA Gen (viz Implementace - obecný postup).

Příklady:

Systém lze samozřejmě provozovat i bez nastavených přístupových práv, nicméně v případě, že s programem bude zacházet více uživatelů než jeden, je takřka nutné, aby každý z nich do systému přistupoval přes vlastní jméno a heslo a měl práva odpovídajícím způsobem nastavena. Jednak to dovolí na každý doklad uložit informaci o tom, kdo jej vystavil a opravil (v praxi občas bývá důležité, když hledáte, kdo způsobil vystavení či opravu některého z dokladů) a dále to dovolí jednotlivým uživatelům nastavovat přístupová práva k jednotlivým částem systému.

Práva se nenastavují přímo k uživatelům, ale k uživatelským rolím, příp. ke skupinám těchto rolí. Podrobně viz Principy ochrany před neoprávněnými uživateli - přístupová práva.

Role však mají i jiná využití než jenom práva (např. stanovení odpovědného řešitele apod.) a proto je nezbytné si nejdříve pečlivě rozmyslet, jakým způsobem je budete potřebovat využívat. (Nezbytné zejména, pokud chcete využívat moduly agendy CRM, výroby, nabídky, schvalování dokladů apod.), kde se pracuje volitelně s uživateli nebo rolemi a sleduje se jejich zastupitelnost. Podrobně viz Role obecně.

V případě prvního spuštění je k dispozici pouze tzv. Supervisor (správce systému) s odpovídající rolí.

Doporučujeme, aby pod uživatelem "Správce systému" a danou rolí nepracoval žádný běžný uživatel. Každý uživatel by měl mít v systému zavedeno své jméno, pod kterým se přihlašuje. Heslo Správce systému by měla znát pouze jedna osoba, pověřená správou celého systému. Pokud tato osoba zároveň "běžně" s programem pracuje, měla by mít definováno i své jméno a jako Správce vstupovat do systému jen v případě speciálních údržbových a servisních akcí, které smí provádět pouze Správce (zadání nového uživatele, přidělení přístupových práv apod.).

Další výklad viz Principy ochrany před neoprávněnými uživateli - přístupová práva. Jak konkrétně nastavit uživatele a zadat jim přístupová práva viz též kap. Uživatelé.

V tomto případě máte možnost při přihlášení ověřovat uživatele přes doménu. Odpadne tak obvyklé vyplňování hesla. Více viz Přihlášení přes doménový server.

Nastavování předkontací již nepatří mezi ta nastavení, bez kterých systém není schopen provozu. Patří spíše do optimalizační části zavádění systému, která slouží hlavně pro zvýšení komfortu a urychlení práce a která se většinou provádí až za běhu systému. Předkontace jsou dodávány předdefinované výrobcem, nicméně je potřeba je zkontrolovat a případně doplnit o analytické účty dle vašeho účtového rozvrhu. Pokud předkontace nejsou nastaveny, účtování normálně funguje s tím, že v žádostech je potom potřeba některé účetní údaje doplňovat ručně. Správně nastavené předkontace tedy mají na starosti urychlení práce při účtování. Jedná se o sady předdefinovaných kontací účetních položek, které se automaticky vybírají podle řady různých kritérií, jako jsou např. typy řádků na dokladech, sklad, skladové karty, typ zboží, typy příjmů a výdajů na řádcích a mnoho dalších. Definice předkontace podporuje konstrukce uživatelských podmínek, takže má uživatel širokou škálu možností, jak na daný konkrétní pohyb předkontovat s ohledem na jeho vlastnosti.

Další popis viz popis agendy Předkontace.

Slevy patří typicky do optimalizační části zavádění systému. Pokud potřebujete systém začít ihned používat, je možno začít i bez definovaného slevového systému a tento zavádět až během provozu. Je tedy možné postupně v různé časové posloupnosti začít využívat jednotlivé druhy slev. Systém ABRA Gen nabízí bohatý slevový systém. Podle toho, které typy slev budete chtít využívat, byste si měli naplnit příslušné slevové tabulky a další tabulky, které se slevového systému mohou týkat:

Dále je třeba přiřadit jednotlivé skladové karty k příslušným slevovým tabulkám, a firmy v adresáři do dealerských kategorií resp. přiřadit jim procenta dealerské slevy.

Zakázky, obchodní případy a projekty jsou údaje zadávané v údajích záznamů v systému ABRA Gen stejně jako střediska. Jejich zadání je volitelné nebo povinné podle nastavení vašich firemních parametrů. Pokud chcete zakázky, obchodní případy a projekty používat, je nutno si před vystavováním dokladů naplnit příslušné číselníky:

Lze je využít mnoha různými způsoby, viz kap. Členění dat za zakázky, obch. případy a projekty, zejméně v kombinaci s dalšími možnými údaji v systému, a tudíž je třeba si jejich využití předem dobře promyslet.

Nastavení výchozích DPH indexů pro jednotlivé sazby DPH může urychlit následné pořizování dokladů, ale samozřejmě není nutné.

Pokud budete pracovat s cizími měnami, je vhodné si zaktualizovat kurzovní lístek. Nicméně kurzy lze do dokladů zadávat i ručně (pokud nemáte kurzovní lístek aktuální) s možností zadaný kurz rovnou uložit do kurzovního lístku. Dále viz:

Výše zmíněná nastavení jsou pouze vybranými příklady. S ohledem na to, kterou část systému budete chtít využívat a jak, budete muset zřejmě provést ještě řadu dalších nastavení.