Zpracování doručených e-mailů

V kap. Interní messaging, e-mailová komunikace a naplánované úlohy byl popsán vnitřní systém předávání zpráv - tzv. interní messaging, s tím, že vznikají tzv. ABRA vzkazy a odeslané a doručené e-maily, které lze dále zpracovávat. Zde objasníme zpracování doručených e-mailů, což je mj. jedna z možností vystavení nového dokumentu.

Zpracování e-mailu může proběhnout na různě úrovni: může se jednat jen např. o nastavení některých jeho položek na určitou hodnotu (např. zadání řešitele) nebo o uložení příloh někam na disk (archivní záloha) či o vytvoření dokumentů z příloh, vyvolání nějaké akce pomocí skriptování apod. Takové zpracování e-mailu může proběhnout:

Zpracování doručených e-mailů podle pravidel

Možnosti, jak vyvolat zpracování doručených e-mailů podle pravidel pro zpracování doručené e-mail. pošty:

V případě naplánované úlohy se o zpracování pošty postará automatizační server v rámci spuštění naplánované úlohy příslušného typu, tedy je využíváno automatické spouštění úloh. K ručnímu zpracování pošty není naplánovaná úloha ani automatizační server potřeba.

Dohledání pravidla

Při vyvolání zpracování doručeného e-mailu se pro e-mail a jeho přílohy snaží dohledat vyhovující pravidlo resp. pravidla v číselníku pravidel pro zpracování doručené e-mail. pošty. Při hledání prochází pravidla dle jejich pořadí. Údaje na zpracovávaném e-mailu a názvy jeho příloh porovnává s podmínkami v subzáložce Podmínky v definici pravidel, přičemž je-li mezi podmínkami zadána i maska přílohy, tak pravidlo je vyhodnoceno jako vyhovující pro daný e-mail pouze tehdy, pokud e-mail obsahuje alespoň jednu přílohu, která dané masce odpovídá. První nalezené pravidlo, které vyhovuje všemi svými zadanými podmínkami (tj. podmínkami, u nichž je zadána nějaká hodnota (podmínky s nezadanou hodnotou nebere v potaz, což je totéž, jakoby byly splněny pro všechny zpracovávané záznamy)), aplikuje, tj. pokusí se provést akce v něm definované v subzáložce Akce (tj. např. z přílohy e-mailu vytvoří dokument). Pokud je na pravidle nastaveno, že se má Pokračovat ve vyhodnocování pravidel, bude poté pokračovat v hledání dalšího vyhovujícího pravidla v pořadí.

Příznaky Aplikovat na e-mail/Aplikovat na přílohy a typy akcí

Na každém pravidle lze nastavit dva příznaky: Aplikovat na e-mail a Aplikovat na přílohy (podle nichž se vyhovující pravidlo (resp. akce v něm obsažené) bude aplikovat buď jen na hlavičce e-mailu, nebo jen na přílohách e-mailu a nebo na obou) a několik typů akcí, z nichž některé mají význam jen v kombinaci s příznakem Aplikovat na e-mail či naopak:

  • Vytvořit dokument - z přílohy vytváří dokument, tj. má význam jen pro přílohy čili jen, je-li zatrženo Aplikovat na přílohy
  • Zálohovat - zazálohuje přílohu na disk, tj. má význam jen pro přílohy, čili jen, je-li zatrženo Aplikovat na přílohy.
  • Změnit položky - změní hlavičkové položky e-mailu, tj. má význam jen pro údaje samotného e-mailu (nikoli pro jeho případné přílohy), čili jen, je-li zatrženo Aplikovat na e-mail
  • Spustit skript - spustí zadaný skript, tj. lze ji použít pro e-mail i pro přílohy, čili je-li zatrženo Aplikovat na přílohy nebo Aplikovat na e-mail či obojí

Podrobnější popis akcí viz subzáložka Akce.

V definici pravidla lze oba zmíněné příznaky i zmíněné typy akcí libovolně kombinovat, ale při aplikování pravidla se provedou akce jen pro smysluplné kombinace. Objasníme na příkladu:

Příklad 1: Pokud nadefinujete pravidlo s hodnotami Aplikovat na e-mail=Ano, Aplikovat na přílohy=Ne a v akcích pravidla bude jen akce určená pro přílohy, např. Zálohovat, pak se při aplikování tohoto pravidla na e-mail NIC neprovede. Tj. i když toto pravidlo bude údajům e-mailu vyhovovat, žádná akce se nevykoná. Pokud ale nadefinujete pravidlo s hodnotami Aplikovat na e-mail=Ano, Aplikovat na přílohy=Ano a v akcích bude jednak akce určená pro přílohy, např. Zálohovat a jednak akce určená pro e-mail samotný, tj. např. Změnit položky, a toto pravidlo bude údajům e-mailu a jeho příloh vyhovovat, pak se při aplikování tohoto pravidla jednak provede zazálohování všech příloh e-mailu, které pravidlu vyhovují a jednak se provede Změna hodnot údajů e-mailu samotného.

Příklad 2: Masku přílohy v definici pravidla zadáme jako *.gif; *.jpg. Pak bude toto pravidlo platit pro všechny e-maily, které mají v příloze alespoň jeden soubor typu *.gif nebo *.jpg. Je-li zatrženo Aplikovat na e-mail, pak se provedou akce obsažené v subzáložce Akce pravidla určené pro samotný e-mail. Je-li zatrženo Aplikovat na přílohy, pak se pro všechny *.gif a *.jpg přílohy takového e-mailu provedou akce obsažené v subzáložce Akce pravidla a určené pro přílohy e-mailu.

Pokračování ve vyhodnocování pravidel

Na každém pravidle lze nastavit, že se má Pokračovat ve vyhodnocování pravidel. Pokračování ve vyhodnocování se posuzuje zvlášť pro hlavičku e-mailu a jeho jednotlivé přílohy, tj. pozastaví vyhodnocování dalšími pravidly jen a pouze pro danou část mailu. Tedy závisí na tom, jak má dané pravidlo nastaveny příznaky Aplikovat na e-mail/Aplikovat na přílohy a zda a jaké části z doručeného e-mailu byly daným pravidlem zpracovány. Objasníme na příkladech:

Mějme e-mail se dvěma přílohami *.gif a *.txt. Dále mějme pravidlo 1 pro zpracování *.isdoc souborů, s nastavením Aplikovat na přílohy a s tím, že v akcích je definována akce Zazálohovat přílohu. Dále mějme pravidlo 2 jako další v pořadí pro zpracování *.gif a *.txt souborů, s nastavením Aplikovat na přílohy a s tím, že v akcích je definována akce Vytvořit dokument příslušné kategorie z dané přílohy. Při zpracování e-mailu s dvěma přílohami *.isdoc a *.txt se dohledá pravidlo 1 a začne se aplikovat. Vyhovuje mu pouze příloha *.gif, čili z ní se udělá záložní kopie na disk.

a) Pokud by pravidlo 1 mělo nastaveno Pokračovat ve vyhodnocování pravidel - Pak se bude pokračovat a dohledá se jako další vyhovující pravidlo 2. Tomu vyhovují obě přílohy, čili aplikuje se na obě přílohy a z obou se vytvoří dokument.

b) Pokud by pravidlo 1 mělo nastaveno Nepokračovat ve vyhodnocování pravidel - Pak se pro první přílohu již v hledání pravidel pokračovat nebude (protože pro ni již bylo dohledáno a aplikováno první pravidlo s nastavením Nepokračovat). V hledání pravidla se bude pokračovat pro druhou přílohu (protože pro ni se první pravidlo neaplikovalo). Dohledá se jako další vyhovující pravidlo 2 a z druhé přílohy se vytvoří dokument.

Každé pravidlo se aplikuje v samostatné transakci. Pokud aplikování nějaké akce z daného pravidla skončí chybou, stornují se i předchozí akce provedené v rámci daného pravidla. To platí samozřejmě jen pro databázové akce (tj. akce, kdy se něco provádí v databázi systému ABRA Gen). Pokud akce v rámci pravidla např. provedla zazálohování přílohy na disk či spustila skript, tak takové akce stornovat již nelze. Objasníme na příkladu:

Mějme pravidlo pro zpracování *.gif souborů, s nastavením Aplikovat na přílohy a s tím, že v akcích je definována akce Zazálohovat přílohu a dále akce Vytvořit dokument příslušné kategorie z dané přílohy. Na kategorii nechť je nastavena maximální povolená velikost pro soubory, z nichž lze tvořit dokument. Nechť se při zpracování e-mailu s dvěma přílohami *.gif dohledá toto pravidlo a začne se aplikovat. Tj. nejdříve se vytvoří na dané místo na disku záložní kopie prvního souboru z příloh, poté se připraví vytvoření dokumentu dané kategorie. Dále se zazálohuje druhý soubor z příloh a začne se vytvářet druhý dokument. Nechť velikost druhého *.gif souboru překračuje povolenou max. velikost, tudíž vytvoření dokumentu nelze provést, akce skončí chybou. V daný moment se stornuje vytvoření i prvního dokumentu (tj. žádný dokument ani z jedné přílohy e-mailu nevznikne). Uložení na disk se ale již nestornovává, záložní kopie souborů na disku zůstanou.

Příznak Zpracováno

Po úspěšném zpracování doručeného e-mailu se na něm automaticky nastaví příznak Zpracováno. Takové doručené e-maily se již nebudou dále automaticky zpracovávat, tj. jsou vyloučeny z automatického zpracování naplánovanou úlohou. Zpracování lze ale vyvolat opakovaně a to ručně funkcí Zpracování e-mailů.

Pokud se zpracování nepovede, systém příznak nenastaví a příčinu neúspěchu oznámí.

Nechť kategorie dokumentu, který se má podle pravidel zpracování doručených e-mailů vytvořit, má nastaveno omezení velikosti dat. Je-li velikost souboru v příloze zpracovávaného e-mailu větší, pak se zpracování nepovede, požadovaný dokument nebude možné vytvořit.

Systém za "úspěšné zpracování" považuje případ, kdy se podařilo najít alespoň jedno pravidlo vyhovující zpracovávanému e-mailu a jeho aplikování neskončilo chybou. Z toho ale mj. plyne i to, že e-mail může dostat označení Zpracováno, i když nebyly např. zpracovány všechny jeho přílohy nebo neproběhla vůbec žádná akce (záleží na tom, jak máte vaše pravidla definována). Objasníme na příkladech:

Příklad 1: Mějme pravidlo pro zpracování *.gif souborů, s nastavením Aplikovat na přílohy a s tím, že v akcích je definována akce Zazálohovat přílohu a dále akce Vytvořit dokument příslušné kategorie z dané přílohy. Nemáme žádné pravidlo na zpracování *.txt souborů. Při zpracování e-mailu s dvěma přílohami *.gif a *.txt se dohledá toto pravidlo a začne se aplikovat. Pravidlu vyhovuje pouze příloha *.gif, čili pro ni se provedou zadané akce. Tj. nejdříve se vytvoří na dané místo na disku záložní kopie *.gif souboru z příloh, poté se z ní vytvoří dokument. Druhá příloha masce souborů v podmínkách pravidla nevyhovuje, tudíž se pro ni žádná akce provádět nebude. Doručený e-mail ale dostane příznak Zpracováno.

Příklad 2: Mějme pravidlo pro zpracování *.gif a *.txt souborů, ale nechť nemá nastaveno Aplikovat na přílohy, ale má nastaveno jenom Aplikovat na e-mail, s tím, že v akcích je definována akce Zazálohovat přílohu (což není smysluplná kombinace, viz výše popis příznaků Aplikovat na e-mail/Aplikovat na přílohy). Při zpracování e-mailu s dvěma přílohami *.gif a *.txt se dohledá toto pravidlo coby vyhovující a začne se aplikovat. V jeho akcích ale není uvedena žádná akce pro hlavičku e-mailu, čili se nic neprovede. Nicméně pravidlo se dohledalo a aplikování neskončilo chybou, e-mail tedy dostane příznak Zpracováno.

Definice pravidel je tedy třeba mít smysluplné!!!

Pokud se v rámci aplikování pravidla vytváří z příloh e-mailů dokumenty, pak platí:

Vytvořené záznamy v agendě Dokumenty budou zobrazeny na záložce X-vazby doručeného e-mailu. Dále se k jednotlivým přílohám zobrazeným na subzáložce Přílohy, v rámci záložky Detail, ukáže číslo dokladu - Dokumentu, který byl založen dle přílohy. Rovněž v záložce X-vazby vytvořeného dokumentu je vazba na zdrojový doručený e-mail.