Interní messaging, e-mailová komunikace a naplánované úlohy

Systém ABRA Gen zajišťuje vnitřní systém předávání zpráv, tzv. interní messaging. Ten zahrnuje tyto možnosti:

  • Interní vzkazy (tzv. ABRA vzkazy)
  • Elektronická pošta

Interní vzkazy mohou být adresované jednotlivým uživatelům systému, skupinám uživatelů (rolím a skupinám rolí), všem nebo i na vnější e-mailové adresy. Odeslané e-maily mohou být adresované na vnější e-mailové adresy.

Jak bylo objasněno v kap. Naplánované úlohy a autoserver, systém ABRA Gen umožňuje automatické spouštění úloh různého typu. Jedná se o úlohy, které uživatel potřebuje provádět v pravidelných intervalech, ale nechce na jejich provádění myslet nebo se jím zdržovat. Automaticky spouštěné úlohy jsou evidovány v agendě Naplánované úlohy a jejich spuštění a provádění zajišťuje tzv. automatizační server. Naplánované úlohy a autoserver se využívají i některých úlohách interního messagingu a pro některé úlohy interního messagingu jsou naplánované úlohy a autoserver dokonce nezbytné.

Možnou námitkou proti používání interního messagingu v systému ABRA Gen může být, že odesílání a doručování e-mailů přímo v systému ABRA Gen supluje e-mailového klienta a klasickou elektronickou poštu. Do jisté míry ano, ale jen s velmi omezenou funkčností. Výhodou je ovšem možnost posílání zpráv bez závislosti na okolním prostředí. Všichni uživatelé nemusí mít e-mailovou schránku. Dále pak výhody systému ABRA Gen (např. využití rolí jako adresátů, linky na doklady apod.) a plné integrace do systému. Navíc toto nevylučuje možnost odesílat vzkazy i na vnější e-mailové adresy. Obojí lze kombinovat. Další výhodou je, že data zpráv je možno sdílet (a tedy v případě adresace více uživatelům není nutné obsah zprávy a přílohy rozkopírovávat všem adresátům, ale mít je uloženy pouze jednou). Dále lze sledovat stav doručení/přečtení vzkazu a řízeně přečtené vzkazy mazat.

Interní vzkazy lze využít:

  • pro zasílání rychlých ručně zadávaných vzkazů mezi uživateli navzájem (např. "v 17:00 bude proveden update firemního systému ABRA Gen" apod.).
  • pro automatické zasílání vzkazů, pokud nastane nějaká sledovaná událost (např. "byla zaplacena sledovaná faktura").
  • pro zasílání zpráv v rámci provedení nějaké automaticky spouštěné naplánované úlohy, která má nastaveno, že se má po dokončení úlohy odeslat zpráva zadaným adresátům (např. "úloha skončila s chybou...").

Se způsobem využití vzkazů korespondují možnosti vytvoření nového vzkazu. V druhém a třetím případě se o vygenerování vzkazu postará automatizační server v rámci spuštění naplánované úlohy příslušného typu (v druhém případě typu Automatické vzkazy, v třetím případě libovolného jiného typu), tedy je využíváno automatické spouštění úloh zmíněné výše. K zasílání ručně zadávaných vzkazů naplánovaná úloha ani automatizační server není potřeba. Zadané vzkazy se po svém vytvoření rovnou "odesílají" (vytvoření vzkazu a jeho odeslání adresátovi lze chápat jako jedno a totéž).

ABRA vzkazy lze evidovat, číst a psát v agendě Vzkazy. Definice automatických vzkazů lze ale zadávat především přímo ze sledovaných dotčených agend pomocí funkce Autom. vzkazy a Průvodce tvorbou definice automatického vzkazu. Pokud je uživateli doručen ABRA vzkaz, pak se mu v kterýkoliv okamžik za běhu ABRA Gen zobrazí informace, že má k dispozici nový vzkaz (např. formou zobrazení bubliny) s možností si rovnou otevřít agendu na práci s nimi, která umožní vzkaz zobrazit, případně na něj nějakým způsobem reagovat. Podrobněji viz dále Interní messaging - ABRA vzkazy a automatické generování zpráv.

Možnosti použití interního messagingu vč. schématického nákresu viz příklady v kap. Naplánované úlohy a autoserver.

Tato funkce je určena především pro evidenci e-mailové komunikace na vybraném e-mailovém účtu (typicky nepůjde o soukromý účet uživatele, ale třeba o obecný účet organizace, např. obchod@firma.cz, kam jsou směřovány obchodní poptávky, servisní požadavky, elektronické faktury apod.). Pak lze sledovat kdy, kdo a co zaslal na daný účet přímo v rámci ABRA Gen, lze přidělovat řešitele - uživatele ABRA Gen, lze provádět vazby na další objekty systému ABRA Gen apod. Doručené e-maily lze různým způsobem zpracovávat, viz dále. Elektronickou poštu přímo v systému ABRA lze evidovat, stahovat, číst a psát v agendách Odeslané e-maily a Doručené e-maily.

Odeslané e-maily v modulu E-maily a interní vzkazy jsou využívány:

  • pro zasílání ručně zadávaných e-mailů buď přímo v agendě Odeslané e-maily nebo z jiných částí systému, pokud uživatel k poslání e-mailu zvolí možnost poslat e-mail Agendou Odeslané e-maily (viz např. funkce E-mail z tiskových sestav, odeslání e-mailu přes agendu odeslané e-maily v rámci zpracování dokumentů apod.) nebo pokud se v rámci požadované akce v jiné části systému vytváří záznam do agendy Odeslané e-maily (např. provedením kampaně typu E-mail, v rámci zasílání notifikací apod.)
  • pro zasílání ABRA vzkazů na externí e-mailové adresy (adresát typu 4 (e-mail)).
  • pro zasílání zpráv v rámci provedení nějaké automaticky spouštěné naplánované úlohy, která má nastaveno, že se má po dokončení úlohy odeslat zpráva zadaným adresátům na externí e-mailové adresy (adresát typu 4 (e-mail)).

    Se způsobem využití odeslaných e-mailů korespondují možnosti vytvoření nového odeslaného e-mailu. V druhém případě zajistí vygenerování e-mailu systém ABRA Gen automaticky, ale automatizační server ani naplánovaná úloha k tomu není potřeba. V třetím případě se o vygenerování e-mailu postará automatizační server v rámci spuštění naplánované úlohy libovolného typu, tedy je využíváno automatické spouštění úloh zmíněné výše.

    Na rozdíl od ABRA vzkazů (viz výše) vytvořené e-maily se neodesílají vždy automaticky ihned po svém vzniku a samotné odeslání vytvořeného e-mailu je samostatná úloha.

  • automaticky ihned po vytvoření e-mailu - platí pouze pro e-maily vygenerované pro zaslání ručně vzniklých ABRA vzkazů na externí e-mailové adresy (adresát typu 4 (e-mail)) nebo pro případ, že je tak v daném místě programu explicitně nastaveno (viz např. položka Odeslat e-mail okamžitě po vytvoření v definici notifikace).

    Pro odesílání vzkazů na externí e-mailové adresy platí: e-maily vytvořené na základě automaticky vzniklých vzkazů program neodesílá automaticky okamžitě po jejich vytvoření. Budou ve stavu "K odeslání" a je třeba zajistit jejich odeslání z agendy Odeslané e-maily jiným způsobem (ručně nebo automaticky pomocí naplánované úlohy k tomu určené typu Odeslání připravených elektronických zpráv). Pokud ale používáte automatizační server a odesílání zpráv po dokončení naplánovaných úloh, předpokládá se, že budete mít nastavenu i tuto naplánovanou úlohu.

  • ručně funkcí Odeslat v agendě Odeslané e-maily
  • automaticky pomocí naplánované úlohy typu Odeslání připravených elektronických zpráv - v tomto případě se o odeslání e-mailů postará automatizační server v rámci spuštění naplánované úlohy, tedy je využíváno automatické spouštění úloh zmíněné výše. K odesílání vzkazů v prvním případě a k ručnímu odesílání není naplánovaná úloha ani automatizační server potřeba.

Pokud má uživatel privilegium Obcházet práva k objektům, může k odeslání e-mailové zprávy použít libovolný e-mailový účet vytvořený v agendě E-mailové účty.

Doručené e-maily v modulu E-maily a interní vzkazy jsou využívány pro příjem e-mailů adresovaných na e-mailové účty evidované v systému ABRA Gen.

V druhém případě se o stažení pošty postará automatizační server v rámci spuštění naplánované úlohy příslušného typu, tedy je využíváno automatické spouštění úloh zmíněné výše. K ručnímu stahování pošty není naplánovaná úloha ani automatizační server potřeba.

Doručené e-maily mohou být dále zpracovávány. Např. z příloh e-mailů lze vytvářet záznamy do agendy Dokumenty (ručně nebo i automaticky pomocí naplánované úlohy příslušného typu) apod. Podrobněji viz dále Zpracování doručených e-mailů.

Součástí zprávy (jak ABRA vzkazu, tak odeslaného e-mailu) mohou být také přílohy obsahující libovolný soubor, např. vytištěný report, obrázek apod. Přílohy jsou k dispozici na subzáložce Přílohy odeslaného e-mailu resp. subzáložce Přílohy vzkazu a mohou být dvou typů:

  • Dokument - Odkaz na nějaký dokument z agendy Dokumenty. Při vlastním odesílání se pak z daného dokumentu převezmou všechny soubory v něm obsažené (viz seznam souborů obsažených v daném dokumentu) a připojí se coby přílohy k odesílanému e-mailu (myšleno již fyzicky odesílanému e-mailu).

  • Soubor - V tomto případě je příloha nějaký soubor(y) z disku uložený do databáze ABRA Gen v rámci uložení záznamu odeslaného e-mailu resp. vzkazu a tyto soubory se připojí coby přílohy k odesílanému e-mailu (myšleno již fyzicky odesílanému e-mailu).

U jednoho záznamu odeslaného e-mailu resp. vzkazu mohou být definovány najednou přílohy obou typů. Rozdíl mezi oběma typy příloh je v objemu uložených dat. Projeví se zejména při hromadném generování záznamů s podobným obsahem, typicky např. v rámci provedení kampaně typu E-mail, kdy může vznikat obrovské množství záznamů typu Odeslaný e-mail, se stejnou přílohou či maximálně s několika variantami stejných příloh (např. kampaň s nabídkou nového produktu s přiloženým ceníkem buď pro koncového uživatele nebo pro obchodního partnera, podle toho, kdo je zrovna osloveným adresátem.). Pak není praktické u každého e-mailu soubor s takovou přílohou ukládat do databáze v rámci odeslaného e-mailu, ale naopak je výhodné jej "skladovat" coby přílohu v Dokumentech (čili mít uloženo v databázi jen jednou) a tento dokument mezi všemi takovými emaily sdílet.

Proto je možnost zvolit typ přílohy už přímo v definici Typu kampaně, přičemž lze zadávat i podmínky použití takové přílohy a tím realizovat podmíněné připojování různých variant příloh jednotlivým adresátům. Viz též Kampaně - obecně - Provedení kampaně.

Součástí ABRA vzkazu mohou být navíc i tzv. odkazy (např. na libovolný doklad v systému ABRA Gen). Využití a ovládání viz Speciální odkazy na ABRA doklady, objekty agend systému ABRA, www adresy a naplánované úlohy.

Doručené a odeslané a-maily se zaznamenávají v agendě Doručené e-maily a Odeslané e-maily. Jak bylo uvedeno v kap. Jak začít používat skupinu E-maily a interní vzkazy, vystavované záznamy o odeslané a doručené elektronické poště jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady, proto musí mít patřičné náležitosti dokladů. Tj. jsou vystavovány v nějaké řadě dokladů odpovídajícího typu, jsou odpovídajícím způsobem číslovány atd. Tyto údaje lze později, mimo jiné, využívat k efektivnímu vyhledávání a přehledné evidenci elektronické pošty.

Doručené a odeslané vzkazy se evidují v agendě Vzkazy. Tyto záznamy nejsou pojaty jako doklady.

Nezbytnou podmínkou pro provoz je, aby byla tato část systému licencována. Agendy modulu E-maily a interní vzkazy jsou licencovány samostatně - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).

Není-li licencován modul E-maily a interní vzkazy, není k dispozici podpora dotčených agend ani v jiných modulech (např. není možné používat funkci Autom. vzkazy).

Dále je třeba pro provoz:

Tyto výše uvedené podmínky jsou nutné samozřejmě jen tehdy, pokud chce uživatel příslušnou část z modulu E-maily a interní vzkazy využívat. Pokud si např. nechce definovat vlastní uživatelské kontrolní body a vystačí s dodávanými nebo vůbec nechce využívat automaticky generované vzkazy, pak skriptování nepotřebuje. Obdobně nemusí ani využívat služeb automatizačního serveru, pokud si vystačí jen s ručně posílanými vzkazy a pokud si odesílání a stahování e-mailů bude taky dělat ručně, nicméně si tak zbytečně přidělá práci a ochudí o možnosti automatizace práce, které systém nabízí.

Dále viz Co je třeba k provozu generování automatických zpráv.

Rovněž je třeba mít oprávnění k použití poštovních účtů, viz dále Poštovní účty versus přístupová práva.

E-mailové účty a Účty odchozího serveru SMTP jsou jedním z chráněných objektů. Platí: E-maily je možné posílat a stahovat jenom z těch účtů, ke kterým je přístupové právo. To je dáno:

Dále tento uživatel musí mít dostatečná přístupová práva k řadám dokladů a ke středisku zadaným v definici daného e-mailového účtu, jelikož se jedná rovněž o chráněné objekty. (Aby bylo možné generovat záznamy odeslaných a doručených e-mailů přes daný e-mailový účet.

Účty, k nimž nemá uživatel právo, se buď vůbec nebudou nabízet ke zpracování (případ ručního stahování) nebo se pro ně daná akce neprovede (případ ručního i automatického odesílání a automatického stahování pošty).

Viz též Často kladené otázky, otázka Naplánovaná úloha se nespustí nebo skončí chybou.

Z výše uvedeného plyne: Aby bylo možné generovat odeslané a doručené e-maily přes daný účet, musí být použit takový e-mailový účet z agendy E-mailové účty, ke kterému má uživatel právo.

Dále viz příklad v popisu Naplánované úlohy versus přístupová práva.