Věcný obsah, jak začít - Servis

Zde naleznete teorii týkající se modulu: Servis

V této kapitole se seznámíme se základními pojmy a procesem servisu a dalšími informacemi nezbytnými pro pochopení modulu a práci s ním.

Dále je uvedeno:

S-zakázka - V servisních firmách se běžně pracuje s pojmem (servisní) zakázka. Protože v systému ABRA Gen je pojem zakázka použit již na něco jiného (ekvivalent obchodního případu a projektu, viz kap. Členění dat za zakázky, obch. případy a projekty), budeme pro rozlišení v dalším textu v modulu Servis používat pojem "s-zakázka" a bude jím myšlena servisní zakázka (v pojetí tohoto modulu ekvivalent záznamu v agendě servisních listů – viz dále).

Základ modulu je stavěn obecně tak, aby byl použitelný pro libovolný typ servisní organizace. Jednotlivé specifické varianty např. Autoservis / Servis elektroniky apod. budou řešeny jako instalační sady doplňující další specifické uživatelské položky a související funkčnost prostřednictvím skriptů a dalších definic.

Zjednodušené blokové schéma modulu Servis:

 

Stěžejním číselníkem modulu je číselník Typů servisních případů. V něm se definují typy, které vymezují společné vlastnosti budoucích evidovaných servisních případů. Typ servisního případu určuje především způsob, jakým se bude u s-zakázky zadávat předmět servisu. Může to být:

Podle toho se serv. předmět může zadávat jen textově, nebo výběrem z číselníku servisovaných předmětů, nebo výběrem z číselníku sériových čísel, nebo jen ze skladových karet s identifikací kusu sér./výr. číslem zadaným z číselníku nebo textově. Z toho tedy plyne, že lze servisovat i předměty, které jste neprodali a které nemáte (a ani nechcete mít) ve sklad. evidenci, stejně tak, jako předměty, které ve sklad. evidenci máte:

  • Pokud chcete servisovat jen předměty, které jste neprodali a které nemáte (a ani nechcete mít) ve sklad. evidenci - zvolíte zadání jen textově nebo z číselníku servisovaných předmětů, kde budou tyto evidovány bez vazby na sklad. kartu.
  • Pokud chcete servisovat předměty, které máte ve sklad. evidenci - pak zvolíte zadání odkazem na sklad. kartu, příp. na konkrétní sér. čísla, pokud vám postačí údaje k nim evidované ve sklad. evidenci a číselník servisovaných předmětů nemusíte vůbec používat. Pokud si k nim chcete evidovat ještě další údaje, pak zvolíte číselník servisovaných předmětů, kde budou tyto evidovány s vazbou na sklad. kartu.

Typ servisního případu na sobě také určuje některé předdefinované údaje, jako jsou řady dokladů, pozice položek ve skladovém menu, výchozí sklady, zda se mají servisované předměty s vazbou na sklad. kartu přijímat na sklad atd. Číselník umožňuje především snadné přizpůsobení modulu pro různé implementace, jelikož k typu servisu se mohou vázat i různé vstupní variantní formuláře (které mohou být pro různé servisní případy odlišné a to mnohdy i zásadním způsobem) a podle potřeby může též odlišovat různé procesy dalšího zpracování (řešené např. individuálně skriptováním apod.).

Typů servisních případů může být definováno libovolné množství, ale každý typ má specifikován pouze jeden způsob zadání servisovaného předmětu (tj. v jednom typu servisního případu nelze kombinovat vícero způsobů zadávání servisovaných předmětů). V jedné firmě může být více typů (i když neservisuje vícero věcí) – např. typ Autoservis, pracující s číselníkem vozidel a zároveň typ Reklamace pracující se skladovou kartou a sériovým číslem. Nicméně rovněž platí, že ve většině ostatních číselníkových agend modulu se pak eviduje, k jakému typu servisního případu daný číselníkový záznam patří, a většinou jej nelze použít k jinému. K tomu je třeba při implementaci přihlédnout (zda je výhodnější mít více servisních případů, a k nim vícero číselníkových záznamů, či naopak). Proto definujte typy servisních případů s rozmyslem.

Dále je uvedeno:

Základním dokumentem evidujícím s-zakázku je Servisní list (SL) evidovaný v agendě Servisní listy. Servisní list zaznamenává předmět servisu, identifikaci klienta, stav předmětu, závady popsané klientem, Identifikace záruční/pozáruční opravy opravy, odhad ceny, žádané servisní operace, které se mají provést, obrázky (např. fotky poškození vozu) a později informace o předání předmětu zpět. Nový SL lze zadat z agendy Servisní listy, ovšem optimální pro příjem servisu je agenda Servisní dispečink.

Způsob zadání předmětu servisu závisí na definici příslušného typu servisního případu, viz Předměty servisu a Typ servisního případu výše. Tedy při příjmu položky do opravy je v agendě dispečinku možné:

  • nalezení existující karty předmětu servisu nebo zadání nové
  • variantně - dohledání skladové položky/sér.čísla (pro nový předmět)
  • variantně – dohledání prodejního dokladu, kterým bylo dodáno - jen pokud se jedná o servisovaný předmět s vazbou na skladovou kartu (viz výše Předměty servisu a Typ servisního případu) - viz subzáložky Prodejní doklad, Nákupní doklad
  • rychlé zobrazení předchozích oprav (předchozích SL)
  • kontrola, že pro daný předmět servisu neexistuje už jiný dosud neuzavřený servisní list

Identifikace závady: Závady a servisní operace je možno popisovat jak textově, tak variantně výběrem předem připravených položek z odpovídajících číselníků (číselník Servisní závady, číselník Servisní operace, přičemž číselník operací podporuje evidenci odlišných variant pro různé modely servisovaných předmětů). Závady a serv. operace mezi sebou mohou být provázány, takže zadání závady z číselníku do servisního listu může automaticky implikovat seznam servisních operací vedoucích k opravě závady.

Každá servisní operace definovaná v číselníku, resp. zadaná na montážním listu obsahuje kolekci řádků - položek servisní operace, které mohou být typu:

  1. Práce - zadávaná jen textově nebo odkazem na sklad. kartu
  2. Materiál - zadávaný odkazem na sklad. kartu
  3. Zařízení - zadávané odkazem na roli (nepersonální)
  4. Text s částkou - k dispozici jen pro ruční zadání v montážním listu

Obsahuje tedy seznam všeho potřebného k vykonání servisní operace (nutné servisní operace a potřebné díly). Obsahuje i předběžné ceny, zadané ručně nebo dohledané v hlavním ceníku (pokud se jedná o položku s odkazem na skl. kartu) a sazby DPH. Tyto údaje se pak použijí pro sestavení předběžné ceny na servisním listu (jedná-li se o případ, kdy se na SL závada zadává výběrem z číselníku závad) a pro předvyplnění cen na montážní list.

Odhad ceny a určení termínu vyřízení na SL: odhad ceny servisu buď vyplyne ze zadaných požadovaných servisních operací (jsou-li závady a operace zadávány výběrem z číselníku, viz výše) nebo ji stanoví přijímací technik a zadá z ruky.

Při příjmu předmětu do servisu vyplní přijímací technik s klientem servisní list, vytiskne ho (např. ve formě smlouvy/příjemky do opravy) a po jeho potvrzení příjem končí. Variantně vystaví zálohový list / účtenku jako doklad o zaplacení zálohy na stanovenou část z celkové částky.

  • pomocí funkce Nový v agendě Servisní listy
  • ručně pomocí funkce Zahájit nový SL v liště navigátoru servisních listů v agendě Servisní dispečink pro jednotlivé servisované typy

Servisní listy jsou koncipovány jako doklady. Tedy každý zadaný servisní list je identifikován řadou dokladů, číslem, obdobím, do něhož byl vystaven.

V rámci vytvoření servisního listu (SL) a příjmu předmětu do servisu může automaticky vzniknout odpovídající doklad na příjem předmětu. Jaký doklad to bude, závisí na typu servisního případu a jeho nastavení (viz položky Přijímat servisovaný předmět na sklad a Příjem předmětu realizovat dokladem):

  • skladová příjemka (PR) do agendy Příjemky
  • převodka výdej (PRV) do agendy Převodky výdej a k ní odpovídající převodka příjem (PRP) do agendy Převodky příjem  (na převod předmětu na servisní (reklamační sklad), kde má být tento servis evidován)
  • vratka (VR) do agendy Vratky

A to, je-li zadána vazba na konkrétní sklad. kartu. (Lze ji zadat v závislosti na typu servisního případu buď přímo na SL (viz položka Sklad. karta(StoreCard_ID)) nebo v údajích servisovaného předmětu (viz položka Sklad. karta(StoreCard_ID)).

Stavy servisního listu si lze definovat v číselníku Stavy servisního listu. Uživatel může stavy přidávat libovolně dle potřeby, nicméně některé z nich mají určitý specifický význam - váží se k nějaké specifické události a systém je použije automaticky, jsou-li splněny podmínky pro daný stav. K označení těchto specifických stavů jsou v definici stavů k dispozici 4 příznaky (zatržítka pro označení stavu jako výchozí, ukončený, uzavřený, fakturovaný), přičemž pro každý z těchto příznaků musí vždy platit, že existuje právě jeden stav, který má daný příznak (s výjimkou příznaku "uzavřený", kdy je možné mít více stavů s tímto příznakem). Kdy se který stav s daným příznakem použije, viz dále.

Číselník je dodáván předvyplněný následujícími stavy s následujícím nastavením příznaků:

Název stavu Příznak
výchozí ukončený uzavřený fakturovaný
Rozpracován A - - -
Potvrzen/v procesu - - - -
Ukončen - A - -
Uzavřen - - A -
Fakturován - - - A

Kromě toho může být v číselníku libovolné množství dalších stavů, které nemají nastaven ani jeden z těchto příznaků.

Možnosti změny stavů SL:

  • stav s příznakem výchozí(Rozpracován) - určen pro nově zadaný SL. Tento stav se nastaví jako výchozí stav při zadání nového SL. Do výchozího stavu jej může vrátit uživatel ručně i ze stavu s příznakem ukončený (Ukončen) či jiného stavu (Potvrzen/V procesu) bez příznaku (a to v rámci opravy SL nebo funkcí Změna stavu SL, ale pouze tehdy, pokud lze se SL ještě manipulovat, tj. pokud SL není ve stavu s příznakem uzavřený (Uzavřen) příp. s příznakem po něm následujícím tj. fakturovaný (Fakturován)).
  • stav bez příznaku (Potvrzen/V procesu) - určen pro SL, který probíhá a provádí se, dosud nebyl ukončen. Do tohoto stavu přepíná uživatel SL ručně (v rámci opravy SL nebo funkcí Změna stavu SL). Tento stav (či jiné bez příznaku) není nezbytně nutné využívat, ale pokud jej budete nastavovat, budete jej moci využít pro odlišení SL, které např. vedoucí servisu již zkontroloval, akceptoval a vystavil k nim montážní listy (ML), od SL, které zatím neprocházel apod.

  • stav s příznakem ukončený (Ukončen) - určen pro SL, kde již proběhly všechny opravy. Tento stav se nastaví automaticky na SL po ukončení všech montážních listů vystavených k SL (viz dále). Je signálem, že daný SL lze uzavřít a klientovi vyúčtovat. Stav Ukončen lze nastavit i ručně v rámci opravy SL, i když nebyly zatím ukončeny všechny ML (nicméně jelikož uzavřít lze pouze SL, který má všechny své ML ukončeny, je praktičtější nechat si stav Ukončen nastavovat automaticky až při ukončení všech ML).

    Je-li SL ve stavu Ukončen a jsou ukončeny všechny ML a uživatel následně přidá další ML nebo na některém z existujících změní stav, systém už stav "Ukončen" na SL nijak nemění a ponechá jej. Je tudíž na uživateli, aby si stav SL po takové akci případně upravil sám. (Nicméně uživatel je při vystavování ML k ukončenému SL funkcí Nový na takovou skutečnost upozorněn, tudíž jde o vědomou akci. Oprava ukončených ML je chráněna přístupovým právem Povolit opravu ukončeného montážního listu, tudíž by opět mělo jít o vědomou akci uživatele, který ji má povoleno provést.)

  • stav s příznakem uzavřený (Uzavřen) - určen pro SL definitivně uzavřený, k němuž se již nebudeme vracet. Jen takový bude možno následně fakturovat. (Viz též dále Uzavření s-zakázky.) Tento stav se nastaví uzavřením SL funkcí Uzavřít v záložce Platby a faktury. Uzavíraný SL by měl být ve stavu s příznakem ukončený. Nicméně lze uzavřít i SL ve stavu Rozpracován či Potvrzen/V procesu.

    Při uzavření SL se kontroluje vyskladnění materiálu (neplatí pro materiálové přefakturační položky) a odpracovaný čas. Není-li splněna, tak se s ohledem na nastavení firemního parametru Při uzavření servisního listu kontrolovat vyskladnění materiálu a odpracovaný čas se zobrazí buď jen upozornění, nebo nelze SL uzavřít.

    Uzavřít nelze:

    Vydat materiál nelze na již ukončený ML. Pokud jste ML již ukončili, ačkoli na něm je nevyskladněný materiál, je nutné nejdříve zrušit ukončení ML (viz dále Stavy ML), poté vydat materiál, ML opět ukončit. Poté je teprve možné SL uzavřít.

    Pokud bude SL uzavřen, nebude již možné se SL a jeho ML manipulovat. Nastavení stavu Uzavřen lze stornovat funkcí Zrušit uzavření, ale pouze do doby, dokud nebyl SL vyfakturován. Do stavu Uzavřen je také SL vrácen automaticky ze stavu Fakturovaný, pokud došlo k vymazání (posledního existujícího) prodejního dokladu na již fakturovaném SL. Tento stav nelze nastavit ručně.

    V praxi ale může existovat více koncových stavů SL, ve kterém servisní list skončí, aniž by následovala fakturace v modulu Servis, která by způsobila přepnutí do následného stavu Fakturován. Přesto je požadováno, aby i takové stavy byly hodnoceny jako uzavřený SL (již hotový, k němuž se již netřeba vracet). Proto je možné si v číselníku Stavy servisního listu nadefinovat více než jeden stav s příznakem uzavřený.

    Koncové stavy, které se mohou v praxi vyskytnout a které nepovedou již k následné fakturaci provedené z modulu Servis:
    Uzavřen - storno (nerealizován)
    Uzavřen - odpuštěná fakturace
    Uzavřen - ekologická likvidace
    Uzavřen - uznaná reklamace
    Uzavřen - nefakturován (interní)
    Uzavřen - fakturováno bez vazby
    Uzavřen - fakturováno smlouvou
    apod.

    Pak platí:

    • V takovém případě pak v rámci funkce Uzavřít SL je k dispozici položka Nastavit stav uzavření pro výběr jednoho z těchto stavů.
    • Návrat do stavu Uzavřen po zrušení faktury: V okamžiku, kdy se SL fakturuje (tj. přechází do stavu Fakturován, viz dále), zapamatuje se vybraný konkrétní stav s příznakem uzavření. Jestliže se SL má vrátit do stavu uzavření (smazáním vystavené faktury), pak se obnoví tento poslední zapamatovaný stav uzavření.
       
  • stav s příznakem fakturovaný(Fakturován) - určen pro SL, k němuž již byla provedena fakturace. Tento stav se nastaví po první fakturaci SL (vzniku prvního prodejního dokladu) funkcí Fakturovat. Tento stav nelze nastavit ručně. Fakturovat nelze SL, který není ve stavu s příznakem uzavřený.

Zasílání notifikací o změně stavu SL:

Změna stavu může vyvolat vykonání notifikace - vytvoření a odeslání notifikačních e-mailů (platí pro typ servisního případu Z číselníku servisovaných předmětů), tj. zpráv s definovatelným textem zasílaných vybraným adresátům o tom, že SL dosáhl nějakého stavu. Zasílání těchto zpráv se definuje v subzáložce Notifikace servisovaného předmětu, definovatelné texty zpráv se nastavují v číselníku Texty notifikace stavů.

K jednomu servisovanému předmětu lze nadefinovat libovolný počet notifikací, přičemž notifikace je určena výchozím stavem a aktuálním (cílovým) stavem, do kterého SL přechází.

Vykonáváním notifikací se vytváří záznamy v agendě Odeslané e-maily. Proto je třeba v rámci definice notifikace zadat položky potřebné pro jejich vystavení a mít zprovozněn splněny podmínky pro provoz modulu E-maily a interní vzkazy, viz Co je třeba k provozu e-mailů a interních vzkazů. K odeslání e-mailu může dojít ihned nebo může být řešeno i dávkově pomocí automatizačního serveru, který odesílání dělá v nastaveném intervalu (např. jednou za hodinu). Viz položka Odeslat e-mail okamžitě po vytvoření v definici notifikace a viz též možnosti odeslání e-mailů.

Dále je uvedeno:

K provedení požadovaných servisních operací vytváří dílenský mistr (nebo v jednodušších provozech přímo přijímací technik) přidělení s-zakázky nebo její části jednotlivým mechanikům. Zvláštní variantou je kooperace, tedy zadání zakázky externímu dodavateli. Za tímto účelem vznikají k již uloženému servisnímu listu montážní listy (jeden nebo více), přičemž každý montážní list je určen jednomu pracovišti/dílně (potažmo vybraným konkrétním technikům z daného pracoviště) nebo jednomu kooperačnímu subdodavateli - pak se jedná o tzv. kooperační ML (na takovém ML je zatržen příznak Kooperace a místo výdeje materiálu se na něm provádí výdej/příjem do/z kooperací, viz dále). Montážní listy jsou evidovány v agendě montážních listů, ale lze je k jednotlivým servisním listům sledovat rovněž v agendě servisních listů.

ML lze vytvořit:

  • pomocí funkce Změna stavu v agendě Servisní listy
  • pomocí funkce Nový ML v záložce Montážní listy v agendě Servisní listy

Montážní listy jsou koncipovány podobně jako doklady: každý zadaný montážní list je identifikován řadou dokladů, číslem a obdobím, do něhož byl vystaven. Nejsou však vystavovány v samostatné řadě dokladů (i když typ dokladů Montážní list (MON) je a musí být zaveden); identifikaci tvoří řada dokladů "jejich" servisního listu a pořadové číslo.

Na montážní list se do jeho řádek přenesou položky servisních operací ze servisního listu (pokud zde byly zadány), případně je možno je zadat a doplnit další ručně (tj. provést zpřesnění / doplnění servisních operací na ML podle zjištěného stavu).

Řádky ML obsahují opět položky typu práce, materiál, zařízení nebo text s částkou. Vytištěný ML je pro mechanika zadáním, co má s daným předmětem dělat, jaký materiál a zařízení bude potřebovat. S montážním listem přichází mechanik za skladníkem a fasuje potřebný materiál, vzniká standardní skladový doklad výdejky ze skladu (dodací list evidovaný v agendě dodacích listů (DL)).

Kooperační ML umožňuje evidovat, zda byl vydán do kooperace či zda je z ní již vrácen. Pokud se jedná o servisovaný předmět s vazbou na skladovou kartu, pak při výdeji a vrácení do kooperace mohou vznikat skladové doklady charakteru převodek (převodka výdej (PRV) a převodka příjem (PRP)). Adekvátně je tomu při příjmu zpět z kooperace. Tudíž na skladu, který je vyčleněn jako "kooperační sklad" (pokud si takový vyčleníte), lze pak sledovat, jaké skladové položky jsou aktuálně v kooperaci u subdodavatelů. Pomocí definic vlastních tiskových sestav (nad převodkami, příp. přímo nad montážními listy) si lze pak vytisknout např. výstup typu předávací protokol do kooperace apod.

Jednotliví mechanici jsou přidělováni na montážní listy z číselníku rolí, který může být vhodně filtrován přiřazením rolí k servisní odbornosti a k servisnímu pracovišti/dílně. Servisní operace může vymezovat, jaká odbornost je k danému úkonu potřeba. Pracovištěm lze vymezit množinu osob pro něj dostupných.

Modul neřeší problematiku kapacitního plánování, t.j. optimalizaci přidělování techniků/zařízení k jednotlivým serv. zakázkám. Přidělení provádí obsluha ručně.

Stavy ML jsou pevně dané a nelze je uživatelsky nijak měnit, či přidávat další (srovnejte se Stavy SL).

Stavy ML a jejich význam:

  • Rozpracován - výchozí stav při zadání nového ML
  • Zahájen - tj. ML, který probíhá a provádí se, dosud nebyl ukončen. Má jen evidenční charakter.
  • Přerušen - tj. ML, jehož práce byly z nějakého důvodu dočasně přerušeny. Má jen evidenční charakter.
  • Ukončen - tj. ML, kde již proběhly všechny operace a byl dokončen. Na ukončený ML již nelze vydávat materiál/kooperace.

Možnosti změny stavů ML:

Tedy mechanik, který má daný ML přidělen (typicky mechanik plnící roli, která je zadána jako "odpovědná osoba" na daném ML, případně která je zadána jako role technika, který bude řešit i jednotlivé operace z daného ML) může ML od dílenského mistra převzít a označit ho za zahájený (stav Zahájen).

Výdej materiálu a zaznamenání reálného stavu na ML:

Pokud je pro opravu/montáž podle daného ML potřeba nějaký materiál, pak je třeba si zajistit výdej materiálu ze skladu.

Možnosti provedení výdeje materiálu:

K vlastnímu výdeji slouží agenda Výdej materiálu a kooperací, kterou lze vyvolat rovnou z agendy daného ML funkcí Vydat materiál. V agendě Výdej materiálu a kooperací se vlastní výdej provádí funkcí Vydat ze skladu. Lze zde vydat materiál i hromadně na více označených ML najednou. Tj. lze vystavit jeden DL na více ML a to jak na více ML patřících k jednomu servisnímu listu (SL), tak na více ML patřících k více různým SL.

Na vyskladněný materiál vznikne v závislosti na režimu fakturace zvoleném ve firemním parametru Režim fakturace servisních listů:

  • buď výdejka ze skladu ve formě standardních dodacích listů (DL)

    Pro případ, že se má při výdeji vystavovat DL a daný DL již existuje (byl vytvořen jiným způsobem dříve), je v agendě ML v rámci funkce Vydat materiál k dispozici podfunkce Importovat existující dodací list. Pak se nový DL netvoří, ale jen se provede svázání existujícího DL s příslušným ML.

  • nebo převodka výdej (PRV) a převodka příjem (PRP) s tím, že je materiál jen převeden ze skladu materiálu (nastavuje se na Typu servisního případu, viz Sklad materiálu (MaterialStore_ID)) do příslušného skladu určeného pro takto vydaný materiál (nastavuje se v údajích pracoviště a to buď pro pracoviště jako celek, viz Sklad pro výdej(Store_ID) nebo pro jednotlivé role techniků pracujících na daném pracovišti), odkud je vyskladněn až později při fakturaci servisního listu (SL).

Doklady vznikají v řadách nastavených v definici příslušného typu servisního případu.

Doklady nevznikají na řádky v režimu přefakturace.

Z agendy Výdej materiálu a kooperací můžete dle potřeby na materiál požadovaný na ML rovnou odtud vystavit objednávku vydanou (OV) (funkcí Objednat), provádět rezervace (jedna z možností, jak vytvářet a rušit rezervace skladových položek) nebo rovnou odtud zadat skladovou příjemku (PR) (funkcí Přijmout na sklad).

Vrácení materiálu

Po ukončení prací může být potřeba vrátit nespotřebovaný materiál.

Možnosti provedení vrácení materiálu:

Na vrácený materiál vznikne v závislosti na nastavení firemního parametru Režim fakturace servisních listů:

  • vratka do skladu ve formě standardních vratek dodacích listů (VR)
  • převodka výdej (PRV) a převodka příjem (PRP) s tím, že je materiál jen převeden z příslušného skladu určeného pro takto vydaný materiál (nastavuje se pro roli daného technika nebo pro servisní pracoviště) zpět do ze skladu materiálu (nastavuje se na Typu servisního případu, viz Sklad materiálu(MaterialStore_ID)).

Výdej kooperací a příjem zpět z kooperací

Pokud se jedná o kooperační ML, pak odpovědný pracovník (typicky "odpovědná osoba" za daný ML) provede výdej do kooperací.

Možnosti provedení výdeje do kooperací a příjmu zpět z kooperací:

K tomu rovněž slouží agenda Výdej materiálu a kooperací, kterou lze pro kooperační ML vyvolat rovnou z agendy daného ML funkcí Kooperace. Kooperační ML se nachází ve stavu kooperace K výdeji. V agendě Výdej materiálu a kooperací se vlastní výdej do kooperací provede funkcí Výdej. Na ML se zaznamená datum vydání a změní se stav kooperace na hodnotu Vydáno. Po navrácení z kooperace se provede vrácení funkcí Příjem zpět. Na ML se zaznamená datum návratu a změní se stav kooperace na hodnotu Vráceno zpět a ML se převede do stavu Ukončen.

Pokud se jedná o servisovaný předmět s vazbou na skladovou kartu (viz výše Předměty servisu a Typ servisního případu), pak se při výdeji do kooperace a vrácení zpět vytváří doklady skladových převodek: převodka výdej (PRV) a převodka příjem (PRP) pro převod servisovaného předmětu ze skladu, na který byl přijat při příjmu do servisu, do kooperačního skladu (nastaveného v definici typu serv. případu) a naopak při příjmu zpět z kooperace.

Ve skladu vyhrazeném jako kooperační pak lze mj. sledovat, které servisované předměty jsou aktuálně v kooperaci.

Stavy kooperací:

Zadání odpracovaného času a dalších údajů na ML

Po ukončení prací pracovník na ML dále doplní:

  • skutečně odpracovaný čas
  • poznámky o průběhu opravy

  • doporučení pro příští servis (daný text se bude zobrazovat při zadání příští nové s-zakázky)

    Skutečně odpracovaný čas si lze na ML zadávat i průběžně. Dokud není nastavena položka Hotovo (IsDone), bere se skutečně oprac. čas jako zatím nezadaný (neúplný) bez ohledu na to, kolik času již bylo zadáno coby odpracovaného oproti času plánovanému.

Je-li reálný stav na ML zaznamenán (tj. skutečně spotřebované materiály, oprac. časy atd.), převede neukončené ML vztahující se k dané s-zakázce (SL) do stavu Ukončen (jak se nastavuje stav Ukončen a za jaký podmínek to lze, viz Stavy ML), aby mohla být s-zakázka uzavřena a následně vyfakturována.

Dále je uvedeno:

Jak bylo řečeno výše, po převedení posledního ML k danému SL do stavu Ukončen, se automaticky i stav SL změní na Ukončen a servisní list bude možno uzavřít (čímž se mj. změní stav SL na stav s příznakem uzavřený) a následně vyfakturovat (čímž se mj. změní stav SL na stav s příznakem fakturovaný). Jak a za jakých podmínek lze SL uzavřít resp. fakturovat, viz výše Stavy SL.

Budeme mluvit o vyúčtování resp. o "vyfakturování" s-zakázky resp. SL, ačkoli příslušné vyúčtování nemusí nutně vést k vystavení faktury.  "Fakturačním" dokladem zde může být i samotná účtenka. Viz dále Možnosti vyúčtování SL (fakturace jednotlivě/souhrnně, vznikající fakturační a skladové doklady, přefakturace).

Záznamy o fakturaci navazují na servisní listy. Co už bylo fakturováno (resp. zaplaceno hotově), se pamatuje na každém SL, tyto údaje se nijak průběžně nevysčítávají z existujících dokladů. Z toho plyne, že fakturovat SL lze pouze přímo z modulu Servis. Pokud se provede fakturace odjinud, např. přímým vystavením faktury v agendě faktur, servisní list o tom "nebude vědět". To platí i naopak, tj. pokud by se provedla oprava či vymazání již vystaveného dokladu na vyúčtování servisu, např. opravou či přímým vymazáním faktury v agendě faktur, servisní list o tom "nebude vědět". Proto je mazání takových dokladů možné pouze z modulu Servis (v agendě faktur/pokladních účtenek možné není) a opravy takových dokladů v jejich agendách jsou povoleny jen v omezené míře.

Je-li tedy servisní oprava hotova, následuje:

  • vystavení koncových dokladů klientovi

  • vrácení (vydání) opraveného předmětu klientovi (viz dále Možnosti vydání předmětu zpět klientovi)
  • variantně finanční bilance celé s-zakázky, tj. pro vlastní potřebu vyhodnocení nákladovosti (viz funkce Bilance)
  • v případě, že se sleduje u předmětu záruka, aktualizuje se datum prodloužené záruky o dobu, kdy byl předmět v opravě

U jednotlivých položek lze volit různé způsoby, jak danou položku s-zakázky vyfakturovat (např. s ohledem na záruční/pozáruční opravy se položka klientovi nefakturuje). Proto je jedním z údajů řádků ML položka Způsob fakturace(ToInvoiceType) zadávaná v zadávacím formuláři položek pro jednotlivé typy položek (řádků) ML.

Příklad voleb nabízených k výběru v položce Způsob fakturace

  • K fakturaci - položka se přenese do fakturačního dokladu v ceně uvedené na ML
  • Zdarma-nefakturovat (bonus) - položka se přenese do fakturačního dokladu, ale v nulové ceně. Určeno pro položky typu "dárky zdarma", různé bonusy klientovi za věrnost, v rámci různých akcí apod. Do fakturačního dokladu se přenáší z reklamních důvodů, aby klient byl informován, že takový bonus dostal.
  • Zdarma-v rámci záruky (spotřeba) - položka se přenese do fakturačního dokladu, ale v nulové ceně. Volba se nabízí pouze tehdy, jedná-li se o záruční opravu (viz položka Záruční oprava na SL).

  • Výměna vadného dílu v rámci záruky - položka se přenese do fakturačního dokladu, ale v nulové ceně. Na položku se vytvoří v rámci fakturace převodka na reklamační sklad.

    Volba Výměna vadného dílu v rámci záruky se nabízí pouze tehdy, jsou-li splněny všechny následující předpoklady:

Způsob fakturace nastavený u jednotlivých položek na ML lze následně ještě pozměnit při fakturaci v rámci samotného průvodce fakturací servisního listu pomocí funkce Změna fakturace. Jak bylo řečeno v popisu průvodce, případná změna fakturace se promítne zpět na ML.

Na zvoleném způsobu fakturace závisí, jak byla s-zakázka vyřízena:

  • Zatím neřešeno - pro řádek ML dosud nefakturovaný

  • pro již vyfakturovaný řádek ML

    • K fakturaci ⇒ Vyfakturováno (fakturou nebo účtenkou)
    • Zdarma-nefakturovat (bonus) ⇒ Vyskladněno (nefakturuje se)
    • Zdarma-v rámci záruky (spotřeba) ⇒ Vyskladněno (nefakturuje se)

    • Výměna vadného dílu v rámci záruky ⇒ Převedeno na reklamační sklad (PRV)

    Byl-li řádek ML již vyfakturován, pak se informace o způsobu vyřízení zobrazuje v řádcích ML v položce Jak fakturovat.

    Zde si ukážeme, jak postupovat v případě, kdy zákazníkovi v rámci reklamace měníme zboží za jiné:

    • Nejprve je potřeba ověřit, zda v agendě Firemní údaje je parametr Režim fakturace servisních listů nastaven na hodnotu Skladové řádky s převodkou při výdeji materiálu, případně jej tak nastavit. Další podmínkou je mít správně nastaveny parametry v agendě Typy servisních případů, především mít vyplněny řady dokladů pro sklad materiálu, výdej materiálu a práce, převodky. Také musí být nastaven Sklad pro výdej v agendě Servisní pracoviště.
    • Na vzniklém ML přidáme řádek Materiál a vybereme skladovou kartu na výměnu a v položce Způsob fakturace vybereme volbu Výměna vadného dílu v rámci záruky.(v našem případě nejde o vadný díl, ale celý kus který měníme, nicméně to v tomto případě nehraje roli).
    • Na ML provedeme výdej materiálu. Vzniknou doklady Převodka - příjem a Převodka - výdej mezi sklady, které máme nastaveny v položkách Sklad materiálu a Sklad pro výdej, viz první bod s nastavením.
    • ML ukončíme a SL uzavřeme a budeme fakturovat. Doklad faktury vydané nevznikne, protože pokud je částka nulová v rámci reklamace a záruky není co fakturovat. V režimu fakturace dojde ale k vytvoření Převodky výdej z reklamačního skladu, nebo-li skladu pro výdej. Nové zboží předáme zákazníkovi.

Fakturace jednotlivě/souhrnně

Jednotlivé s-zakázky (SL) lze fakturovat:

  • buď jednotlivě - tj. po jednotlivých SL. Tento způsob umožňuje volit, jaký fakturační doklad má vzniknout (vyúčtování SL na fakturu nebo za hotové, viz dále Vznikající fakturační doklady).
  • nebo souhrnně - tj. lze provádět fakturaci souhrnně plátci SL v domluveném intervalu (např. 1x za měsíc). Lze realizovat i vyúčtování pro úhrady pojišťovnou, tj. vystavení fakturačního dokladu na pojišťovnu. (Při tomto způsobu vzniká vždy faktura, viz dále Vznikající fakturační doklady.)

Způsob platby (jednotlivě/souhrnně) se nastavuje v hlavičce SL v položce Způsob platby(PaymentType). Způsob platby nastavený na SL lze následně ještě pozměnit při uzavírání SL v rámci funkce Uzavřít v záložce Platby a faktury daného SL. Jak bylo řečeno v popisu funkce, případná změna způsobu platby se promítne zpět na SL.

Vyúčtování lze vyvolat:

Vznikající fakturační doklady:

Jaké doklady mohou vzniknout, závisí na tom, zda se fakturuje jednotlivě nebo souhrnně:

  • Při fakturaci jednotlivě - Zde je možností více podle toho, jaký způsob úhrady se zvolí v rámci samotného průvodce fakturací servisního listu takto fakturovaných SL:

     

  • Při fakturaci souhrnně - Zde dokladem vystaveným na vyúčtování SL je pouze faktura vydaná (FV). Předpokládá se, že její úhradu klient provede později (typicky právě bankovním převodem), přičemž úhrada této faktury se v systému ABRA Gen zadá běžným způsobem mimo modul Servis jako jakákoliv jiná úhrada běžných faktur.

    Na vytvořené Faktuře vydané ze souhrnné fakturace je možné měnit firmu, nastavení slev v hlavičce, přidávat nové řádky, měnit jednotkové ceny i řádkové slevy (jak na nově přidaných řádcích, tak stávajících). Editaci dokladu je možné provádět z agendy Faktury vydané.

Vznikající skladové doklady:

Zda budou při fakturaci vznikat také doklady na expedici ze skladu (dodací listy), závisí na tom, jak je nastaven firemní parametr Režim fakturace servisních listů.

Viz též Možnosti provedení výdeje materiálu.

Doklady na expedici ze skladu nevznikají na řádky v režimu přefakturace.

 

Přefakturace:

Rovněž lze realizovat tzv. přefakturaci. Podstata spočívá v tom, že se při přefakturaci neprovádí vyskladnění materiálu z vlastních skladů a ani práce (pokud používáte na práci skladové karty) ze skladu. Proto režim přefakturace využijete tehdy, pokud potřebujete fakturovat servis, ale nemá se přitom expedovat materiál či práce z vašeho skladu.

Typicky se jedná o případ zprostředkování servisní zakázky, kdy fakturuje jedna organizace, ale vlastní servisní zakázku provádí někdo jiný (který koncovému odběrateli nefakturuje), přičemž fakturující organizace ani nemusí se servisovaným předmětem přijít do styku (tj. nepřijímá ho na sklad v rámci servisní zakázky, nevydává ho následně do "kooperace", jenom např. na základě nějaké smlouvy jej servisuje, přičemž vlastní servis (např. vč. dodání materiálu) provede někdo jiný.

Režim přefakturace musí být povolen ve firemním parametru Režim fakturace servisních listůUmožnit režim zprostředkování servisní zakázky (přefakturace). Pak jsou na ML k dispozici položky, pomocí nichž lze nastavit, že daný ML resp. jeho vybrané řádky jsou "přefakturační" a příp. i ceny, za jaké se bude přefakturovávat:

  • položka Přefakturace (zadávat na řádcích)(AllowIntermediation) na hlavičce ML, která ovlivňuje zpřístupnění dalších položek
  • položka Přefakt. marže(CooperationSurcharge) na hlavičce ML

  • položky Přefakturace (nevyskladňovat)(Intermediation) v řádcích ML typu materiál, práce nebo zařízení (u ostatních nemá přefakturace význam)

    Tato může být dostupná samostatně i případě, že položka Přefakturace (zadávat na řádcích)(AllowIntermediation) v hlavičce ML není zatržena, má-li uživatel přístupové právo Vždy editovat příznak přefakturace v řádcích. Pak umožní speciální využití režimu přefakturace, kdy se se nezadávají ceny/marže pro přefakturaci, ale pouze se zatržením položky na řádku způsobí, že se daný řádek ML nevyskladňuje ze skladů.

  • položky Jedn. cena subdodavatele v řádcích ML typu materiál, práce nebo zařízení

Přefakturaci lze tedy nastavit i po jednotlivých položkách (řádcích) ML. Tzn., že na jednom ML lze kombinovat řádky, které se vyskladňovat mají, s řádky, které se ze skladu vydávat nebudou. Dále pak lze na ML zadat procento přefakturační "marže" v procentech a jedn. cenu subdodavatele. Vlastní cena, za kterou se bude fakturovat, se vypočte a vyplní z této ceny připočtením zadané procentní přefakturační marže. Výpočet je <cena subdodavatele> * (100 + <procento marže>).

Položka v údajích ML se jmenuje na přání uživatelů "marže", ale nejde o marži vzhledem k definici marže jako takové. Jedná o procento, které je třeba přičíst k ceně dodavatele, abychom získali cenu prodejní. Výsledná marže zobrazovaná poté v panelu bilance zakázky je zobrazována k základu prodejní ceny, tudíž bude samozřejmě vycházet jinak. Např. připočtením 10% k ceně dodavatele vznikne přidaná hodnota 9,1% z výsledné ceny prodejní (a ne očekávaných 10%). Což je správně, přestože je to možná na první pohled neočekávané.

Marže v %= 100*(P-N)/P, kde P je prodejní cena a N je cena nákupní, resp. skladová. Pokud má být prodejní cena o 10% vyšší než cena nákupní, pak platí, že P=1,1N. Dosadíme-li toto do vzorce pro marži, pak získáme: marže %= 100*(P-N)/P = 100* (1,1N-N)/1,1N = 100*(1,1-1)N/1,1N = 100* 0,1/1,1 = 100* 0,091 = 9,1%

Platí:

  • přefakturační řádky materiálu:

  • přefakturační řádky práce:

    • na řádky práce zadané odkazem na skladovou kartu se v žádném případě nevystavuje dodací list (zatímco na běžné řádky práce zadané sklad. kartou ano)

Dále platí:

  • Uživatel, který chce použít režim přefakturace, musí mít příslušná přístupová práva, aby mohl zmíněné položky použít (viz popis dostupnosti výše zmíněných položek v detailu ML).
  • Do bilance vstupují přefakturaní řádky nákladově zadanou cenou dodavatele.
  • Do fakturace SL vstupují materiálové řádky přefakturace v plánovaném množství, přestože vyskladněné množství je nulové (zatímco běžné řádky vstupují v množství <vydáno> minus <vráceno>).

Vydání lze provést:

V rámci vydání předmětu servisu zpět klientovi může automaticky vzniknout odpovídající doklad na výdej předmětu. Jaký doklad to bude, závisí na typu servisního případu a jeho nastavení (viz položky Přijímat servisovaný předmět na sklad a Příjem předmětu realizovat dokladem):

  • skladová výdejka (DL) do agendy Dodací listy - jako inverzní doklad k PR vytvořené při příjmu předmětu při vystavení SL
  • převodka příjem (PRP) do agendy Převodky příjem a k ní odpovídající převodka výdej (PRV) do agendy Převodky výdej - jako inverzní pohyb k převodu vytvořenému při příjmu předmětu při vystavení SL
  • skladová výdejka (DL) do agendy Dodací listy - jako další nový výdej klientovi

A to, je-li zadána vazba na konkrétní sklad. kartu. (Lze ji zadat v závislosti na typu servisního případu buď přímo na SL (viz položka Sklad. karta(StoreCard_ID)) nebo v údajích servisovaného předmětu (viz položka Sklad. karta(StoreCard_ID)).

Problematika servisu je řešena obecně, aby byla použitelná na servis jakéhokoliv typu zboží (ať už vlastního nebo cizího) a přitom maximálně definovatelně, aby se dala pomocí nastavení a doplňujících definic využít i pro specifické aplikace, jako je např. autoservis.

Aby toto mohlo být splněno, jsou pro zadávání údajů v tomto modulu hojně využívány variantních vstupní formuláře. Definice ale netřeba provádět od začátku, můžete využít dodávaných instalačních sad připravených pro specifické typy servisu nebo je možno si jejich přípravu objednat na míru. Viz též Často kladené otázky - k servisu.

Pevné a variantní vstupní formuláře

V agendách servisu se na vstupních formulářích vyskytuje typicky kombinace pevných prvků a variantních vstupních formulářů pro zadávání údajů dané agendy.

Variantními formuláři jsou řešena v podstatě všechna místa, kde uživatel zadává nějaké položky. Tyto vstupní formuláře jsou plně uživatelsky definovatelné, přičemž výrobcem jsou dodávány vzory vycházející z dodávaných položek. Pokud však uživateli některé z dodávaných variantních formulářů nevyhovují (např. nezadává všechny položky na nich umístěné, zadává je v jiném pořadí, příp. má nadefinované nějaké vlastní definovatelné položky k daným agendám) může si přímo v agendě (kde se daný formulář vyskytuje) libovolně nadefinovat vlastní.

Pevnými formuláři resp. pevnými prvky uživatelsky neměnnými jsou řešena místa, kde uživatel položky nezadává, ale která slouží jen pro prohlížení - např. různé formy gridů (seznamů). je řešeno typicky zadání základních či jiných hlavičkových údajů daného záznamu a zadání souvisejících záznamů kolekcí (např. nároky na daň. odpočty, zvýhodnění a slevy k zaměstnanci, svěřené pomůcky apod., dále viz Základní struktura dat). Vzhled pevných formulářů, tj. obsažené položky, jejich rozmístění atd. nelze uživatelsky nijak měnit.

Úprava vstupních formulářů je místem možné optimalizace rychlosti zadávání dat !!!

Nezbytnou podmínkou pro provoz servisu je, aby byla tato část systému licencována. Servis je licencován samostatně - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).

Pozor! Pokud chcete v rámci servisovaných předmětů používat i zasílání notifikací, je třeba, abyste měli splněny podmínky pro provoz modulu E-maily a interní vzkazy, viz Co je třeba k provozu e-mailů a interních vzkazů.

Pro nastavení servisu pro určitý typ provozu lze použít i Instalační sady. V případě zájmu o takovou funkcionalitu, kontaktujte, prosím, svého dodavatele.

Zde naleznete informace, jak začít používat příslušné agendy, co vše je třeba si nastavit, zadat atd., aby bylo možné s touto částí systému začít pracovat. Více viz kap. Jak začít - Servis.