Proces prodeje - základní pojmy, doklady a jejich vazby
Agendy Pokladního maloobchodního prodeje a Restauračního prodeje v systému ABRA Gen řeší obsluhu zákazníka na kase v obchodě nebo v restauraci. Základem pro prodej jsou speciální agendy kasy (Kasa, Dotyková kasa, Restaurační kasa, Restaurační dotyková kasa). Z důvodu nutnosti rychlého odbavení zákazníka, jednoduchosti ovládání a dalších specifik vyplývajících z přímého kontaktu obsluhujícího s koncovým zákazníkem, jsou tyto agendy odlišné od ostatních agend systému ABRA Gen. Další agendy obsažené ve skupině agend Maloobchodního a Restauračního prodeje, jako jsou například agenda Účtenky, Tržby, Provozy a další, shromažďují informace o realizovaných prodejích nebo slouží k nastavení konfigurací nutných pro prodej. Tyto agendy jsou z hlediska ovládání i obsahu obdobné jako ostatní agendy systému ABRA Gen.
Dále je uvedeno:
Základní pojmy, vazby jednotlivých nastavení
Pokladním maloobchodním prodejem (nebo též jen maloobchodním prodejem, případně pokladním prodejem) je míněn prodej typický pro pultový, nebo samoobslužný způsob prodeje, kdy u každé kasy stojí fronta zákazníků a zákazníci jsou odbavováni postupně, od otevření účtenky, po její uzavření a zaplacení. Typicky je tedy v jedné chvíli otevřena a zpracovávána jen jedna účtenka. Jedná se o prodej na maloobchodní kase resp. maloobchodní dotykové kase.
Restauračním prodejem je míněn prodej typický pro restaurace, kdy jsou zákazníci odbavováni "na přeskáčku". Současně je otevřeno a zpracováváno několik účtenek, podle pořadí, jak si jednotliví hosté objednávají a platí. Jedná se o prodej na maloobchodní restaurační kase resp. restaurační dotykové kase.
Prodej - pokud uvedeme v kapitolách popisujících maloobchodní nebo restaurační prodej jen "Prodej", máme na mysli oba, tj. Maloobchodní nebo Restaurační způsob prodeje - způsob prodeje není potřeba rozlišovat, popisovaná vlastnost je pro oba způsoby prodeje shodná.
Místem, kde se odehrávají maloobchodní prodeje a restaurační prodeje je Provoz. V reálu je provozů typicky víc (fyzicky se jedná např. o několik vzdálených prodejen). V každém takovém provozu (na každé prodejně) je pak jedna či více kas. Kasou je myšlen počítač, na kterém bude provozován maloobchodní či restaurační pokladní prodej. Tj. počítač s nainstalovaným systémem ABRA Gen, na kterém se prostřednictvím agend Kasa či maloobchodní Dotyková kasa resp. Restaurační kasa resp. Dotyková restaurační kasa realizují jednotlivé prodeje. Nedotyková kasa je kasa, jejíž zobrazovací část je tvořena klasickým počítačovým monitorem, nebo displejem. Systém se ovládá pomocí klávesnice a myši. Dotyková kasa je kasa, jejíž zobrazovací část je tvořena displejem s vrstvou citlivou na dotyk, tzv. dotykovým displejem. Program se ovládá prstem, nebo jiným předmětem (tužkou, párátkem,...) přímo na obrazovce. Dotyková vrstva obrazovky nahrazuje ovládání myší i klávesnicí, které pak nejsou vůbec nutné.
Jednotlivé provozy jsou definovány v agendě Provozy, kde lze pro jednotlivé provozy nastavit celou řadu nastavení, která ovlivňují, jak se bude prodej na kase patřící do daného provozu chovat (např. zda je povolen prodej do minusu, zda se má ihned odpisovat ze skladu, do jakých řad dokladů se budou vystavovat doklady, jak se má systém chovat při vracení zboží atd. V restauračním prodeji se v rámci provozu definují ještě prodejní místa, která je třeba inkasovat zvlášť (např. jednotlivé stoly v restauraci)). Kasy jsou definovány v agendě Nastavení kas resp. Nastavení dotykových kas, kde lze provést různá nastavení týkající se existujících fyzických kas (např. periferie připojené ke kase (pokladní zásuvky, displeje, terminály, ... a jejich konfigurace), nastavení ovlivňující tisky na dané kase atd.). V definici kasy je mj. řečeno, do jakého provozu kasa patří. Čili spuštěním některé z agend kas na daném počítači systém ví, o jakou fyzickou kasu se jedná, jaké k ní patří periferie atd. a do jakého provozu patří a tudíž jaké nastavení kterého provozu se bude u daného prodeje uplatňovat.
Tyto fyzické kasy obsluhují jednotliví obsluhující (tj. prodavači, číšníci, ... apod.). Obsluhující nemají pevnou vazbu na jednu konkrétní fyzickou kasu (fyzický počítač), naopak typicky kasy střídají (v různých dnech pracují na jiné kase v rámci jednoho provozu, anebo střídají i provozy, tj. pracují v různých dnech i v různých provozech dle potřeby daného podniku). Jednu kasu tedy může sdílet více obsluhujících, buď postupně (střídají se po směnách) nebo i najednou (např. více číšníků v restauraci pracuje na jedné kase). Obsluhující jsou definováni v agendě Obsluhující (výběrem z uživatelů systému). Zde lze provést různá nastavení týkající se jednotlivých obsluhujících (např. zda smí měnit prodejní cenu, zda smí vidět tržbu, jakou může poskytnout max. slevu atd.)
Aby bylo možno zajistit odpovědnost jednotlivých obsluhujících za "své" prodeje a utržené peníze, má každý prodávající (obsluhující) přiřazeno tzv. pokladní místo. Pokladní místo si lze představit jako malou pokladnu, ve které jsou evidovány příjmy a výdeje peněz a jiných platidel souvisejících s prodejem. Při pokladním prodeji se pokladní místo nejčastěji vyskytuje v podobě pokladní zásuvky (šuplíku na peníze), za kterou má uživatel (obsluhující) zodpovědnost. V případě restauračního prodeje je většinou realizován "kasírtaškou" číšníka. Obsluhující (prodavač/číšník) nemůže prodávat, pokud nemá přiřazeno pokladní místo. Přiřazení pokladního místa k obsluhujícímu, který aktuálně prodává (tj. určení, do jakého pokladního místa se budou evidovat příjmu a výdaje inkasované daným obsluhujícím), lze řešit vícerým způsobem, viz dále. Pokladní místa jsou definována v agendě Pokladní místa, kde lze u každého provést nastavení (např. jaké měny smí dané pokladní místo inkasovat) a kde hlavně lze sledovat, jaké tržby utržilo.
Platí:
- Jeden obsluhující má přiřazeno právě jedno pokladní místo. Není možné, aby jeden obsluhující měl najednou přiřazena dvě, nebo více pokladních míst. Dialog prodeje by nevěděl, do kterého z nich se mají utržené peníze vložit a dotaz na konkrétní pokladní místo by při uzavírání každé účtenky prodej neúměrně zdržoval.
- Jedno pokladní místo ale může být sdíleno více obsluhujícími. V takovém případě se jejich tržby sčítají "na společnou hromadu" a mají za ně společnou zodpovědnost.
Při prodeji v supermarketu, kde se obsluhující na kase musí rychle vystřídat, není prostor, aby si při střídání dělali inventuru utržených peněz a navzájem si je nějak předávali. Tudíž typicky každý bude mít přiřazeno své vlastní pokladní místo (svou pokladní zásuvku), a jak se vystřídají, změní se i pokladní místo (jeden si odnese svůj "šuplík na peníze" a vedoucímu z něj odvede tržbu, druhý začne prodávat se svým "šuplíkem na peníze", kde bude mít typicky nějakou výchozí hotovost, aby měl na vracení.
Jiná situace může být v restauraci, kde např. dva číšníci obsluhují plac najednou, oba markují na společné kase objednávky jednotlivých stolů, ale inkasovat platby bude jeden z nich. Pak mohou sdílet jedno pokladní místo.
Určení pokladního místa při prodeji
Určení pokladního místa, do něhož se budou evidovat tržby, se pro přihlášeného obsluhujícího provede následovně:
- pokladní místo je nebo může být zadáno:
- k obsluhujícímu - v položce pokladní místo v definici obsluhujícího - zde je položka vždy povinná
- k provozu - v položce Pokladní místo v definici provozu
- ke směnnému kalendáři - v položce Pokladní místo v seznamu pracovních kalendářů v definici provozu - má smysl jen, používáte-li směnný provoz. Příklad využití takto definovaného pokl. místa, viz popis dané položky na provozu.
- v provozu je k dispozici nastavení Způsob stanovení pokladního místa, kde lze určit, odkud se má pokl. místo čerpat:
- Použít pokladní místo z obsluhujícího - pak se přednostně bude brát ze směnného kalendáře obsluhujícího z položky Pokladní místo v seznamu pracovních kalendářů, ale není-li tam zadáno nebo nepoužíváte-li směnný provoz, vezme se z obsluhujícího z položky pokladní místo v definici obsluhujícího. (Směnný kalendář obsluhujícího je dán v položce Pracovní kalendář v definici obsluhujícího.)
- Použít pokladní místo z provozu - pak se přednostně bude brát ze směnného kalendáře obsluhujícího z položky Pokladní místo v seznamu pracovních kalendářů, ale není-li tam zadáno nebo nepoužíváte-li směnný provoz, vezme se z provozu z položky Pokladní místo v definici provozu.
- Použít pokladní místo z pracovního kalendáře - pak se bude vždy brát ze směnného kalendáře, kde musí být v tomto případě zadáno.
Neboli: používáte-li směnný provoz, může být dáno pokl. místo dáno též zadáním pokladního místa k aktuálnímu směnnému kalendáři pro daného obsluhujícího. Je-li tam zadáno, pak má přednost před pokladním místem zadaným přímo pro obsluhujícího nebo přímo pro provoz a platí pro všechny obsluhující prodávající v dané směně.
Jelikož v definici obsluhujícího je mj. řečeno, jaké má přiděleno pokladní místo resp. jaký má přidělen prac. kalendář, tak spuštěním některé z agend kas resp. přihlášením obsluhujícího ke kase je systém schopen jednoznačně určit, o jaké pokladní místo se jedná: U denního ("nesměnného") provozu bude dáno dle nastavení buď daným obsluhujícím nebo daným provozem, u směnného provozu bude dáno danou směnou anebo (pokud není u dané směny (prac. kalendáře) vyplněno), tak daným obsluhujícím či daným provozem (tedy jako u denního provozu).
Jeden obsluhující tedy dle potřeby může prodávat ve více provozech, ve více směnách apod. a dle nastavení se mu tím může příslušně měnit pokladní místo. A jelikož pokladní místo určuje tržbu, daný obsluhující tak může přispívat do více tržeb.
Více ke směnnému provozu viz dále směnný provoz.
Na okraj k základním pojmům:
Nezaměňujte pojem "pokladna", zde míněno jako podniková pokladna - pojem z oblasti účetnictví, s pojmem "pokladní místo", kde se přijímají platby při pokladním prodeji a zde reprezentováno například zásuvkou na peníze.
Co je třeba k provozu maloobchodního a restauračního prodeje
Nezbytnou podmínkou pro provoz maloobchodního prodeje je, aby byla tato část systému licencována. Maloobchodní prodej i restaurační prodej jsou licencovány samostatně - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).
Proces prodeje, vznikající doklady a jejich vazby - pokladní maloobchodní prodej - denní provoz
Při prodeji mohou vznikat různé doklady, podle toho, co a jak se prodává a hradí. Proto v následujícím textu nejdříve objasníme vznik dokladů a jejich vztahy při běžném prodeji jako takovém, v další části pak rozšíříme o doklady, které mohou vznikat, pokud se na kase i přijímají zálohy, platí faktury a platí se zálohami.
Běžný prodej zboží/služeb bez využití záloh, plateb faktur
Při prodejích zboží, služeb aj. na kase vznikají Účtenky (UC), jako základní doklad o prodeji. Obsluhující prodává jednotlivé zboží (tj. skladové karty z číselníku skladových karet), tj. postupně jej přidává na danou účtenku. Pokud už klient nic dalšího nechce, vyinkasuje obsluhující platbu. Prodej podporuje platby v různých měnách a s různým způsobem úhrady (hotově, stravenkami, platební kartou, šekem, ...). Které měny jsou předmětem nastavení na pokladním místě, způsoby úhrady účtenky příp. povolené kombinace měn a způsobů úhrady jsou předmětem nastavení provozu.
Účtenky se vystavují do řady, která je u maloobchodního prodeje určena kasou: Tj. v definici nastavení kasy je mj. řečeno, jakou má přidělenu řadu dokladů typu Účtenka pro maloobchodní prodej (jedna kasa může mít přidělenu právě jednu řadu účtenek a naopak).
Tedy pokud obsluhující prodává střídavě na dvou kasách, bude účtenky vystavovat do jiných řad a to, i kdyby šlo o kasy v jednom společném provozu. Srovnejte s restauračním prodejem, viz dále.
Příslušnost účtenek k maloobchodní kase: V maloobchodním prodeji platí, že při zobrazení účtenek patřících k dané kase pro běžného obsluhujícího se hledá podle ID kasy (resp. MAC adresy kasy). Tj. v maloobchodu platí, že pokud se na jedné kase zahájí účtenka, pak tuto účtenku jiný běžný obsluhující na jiných kasách téhož provozu (ve stejné prodejně) nevidí. Viz též např. popis režimu Účtenky. Srovnejte s restauračním prodejem, viz dále.
Uzavřené a otevřené účtenky: Zaplacením účtenky dojde k jejímu uzavření. Zaplacená účtenka je uzavřená, nezaplacená účtenka zůstává otevřená.
Informace o tom, zda je nějaká účtenka otevřená a jaká, viz např. položka Otevř. v seznamu účtenek. Viz též často kladené otázky, otázka Jak si vypsat všechny otevřené účtenky.
Nezaměňujte s uzávěrkou prodeje, viz dále. Tj. pokud budeme mluvit o uzavřené účtence, budeme tím myslet účtenku, která již byla zaplacena, nikoli účtenku, která byla zahrnuta do uzávěrky prodeje.
Následující obrázek popisuje příklad nejjednoduššího provozu - prodejny, která obsahuje jen jednu kasu.
Obrázek: Struktura nejjednoduššího provozu
V obrázku nám tržby trochu "utekly" z rámce provozu. To není chyba v grafice, ale informace o tom, že v jednom pokladním místě se mohou sejít platby z několika provozů. Podrobněji viz dále.
Dále je uveden podrobný schématický nákres vznikajících dokladů a vazeb mezi nimi u složitějšího provozu. Podrobný výklad k obrázku viz dále.
Podrobné schéma procesu maloobchodního prodeje na dvou provozech A a B, kde na provoze A je jedna kasa, na provoze B více kas. Obsluhující 2 střídavě (dle potřeby) prodává na kase v provoze A nebo B. Zelenou a oranžovou barvou jsou naznačeny doklady vytvořené oběma obsluhujícími jednak při prodeji na dané kase a jednak následně při odvodu tržeb. Uzávěrky prodeje za jednotlivé provozy jsou naznačeny shodnou modrou barvou, jelikož je jedno, kdo je provede, podstatné je, za jaký jsou provoz, podle toho jsou do nich zahrnuty příslušné účtenky. Šedou barvou jsou vyznačeny návazné doklady a agendy z jádra systému ABRA Gen.
V obrázku není zahrnut směnný provoz zavedený v pokladním a restauračním prodeji od v. 10.02. Pokud by byl provoz na směny, změnilo by se pouze přiřazení pokladních míst jednotlivým směnám, ale podstata vazeb mezi vznikajícími doklady by zůstala shodná.
Dále je uvedeno:
Informace o platbách, tj. úhradách účtenek, odvod tržeb
V pokladním místě se samostatně sledují různé způsoby úhrady (hotově, stravenkami, platební kartou, šekem, ...), které utržil příslušný obsluhující za úhradu vystavených Účtenek (UC) na kase (přičemž to může být i z více kas najednou, pokud prodával na více kasách, aniž by mezitím tržbu odvedl). Informace o tržbách (tj. kolik bylo celkem utrženo v hotovosti, kolik ve stravenkách atd.) se průběžně automaticky promítají jednak na pokladní místo a jednak na doklad typu Tržby ve stejnojmenné agendě. Viz též schéma procesu prodeje výše. (Doklady tržeb vznikají automaticky. Viz též Možnosti vzniku dokladu TRZ.)
Doklad tržeb je v podstatě Protokol o odvedených tržbách. Sledování tržeb je pak průběžné promítání uskutečněných tržeb na kase na aktuálně otevřený doklad tržeb.
V definici pokladního místa je mj. řečeno, jakou má přidělenu řadu dokladů typu Tržba (jedno pokladní místo může mít přidělenu právě jednu řadu tržeb a naopak). Tj. pokud je vše nastaveno, obsluhující se přihlásí ke kase a vystavuje účtenky, za které postupně inkasuje různé typy plateb. Tyto tržby jsou k vidění v agendě pokladní místo. Současně automaticky tržba z těchto účtenek narůstá na dokladu tržeb v řadě, kterou má dané pokladní místo přiřazeno.
Stav přijatých plateb je kontrolován odvodem tržeb. Odvod tržeb slouží ke kontrole a odvodu (odevzdání) peněz a jiných platidel utržených při prodeji z pokladního místa např. do firemní pokladny. Pokud tedy obsluhující chce odvést platidla, která utržil za prodej, spustí Odvod tržeb. Zde zadá, kolik utržil hotově v jednotlivých měnách, kolik utržil stravenek, potvrdí, kolik činily další platby, např. platby přes platební karty apod., a dále zadá, kolik si chce v pokladním místě ponechat (např. ponechané drobné na vracení pro další prodej). Zahájením odvodu tržeb se doklad tržeb uzavře (nelze prodávat), tržba se převede do stavu ukončená, provedením odvodu se tržba převede do stavu odvedená a již se na něj žádné další prodeje promítat nebudou a obsluhující může pokračovat ve vystavování účtenek. Zároveň se automaticky založí nový doklad tržeb pro následné prodeje, pokud byla při odvodu tržeb ponechána v kase nějaká hotovost. Viz též Možnosti vzniku dokladu TRZ.
Odvod tržeb se provádí vždy jen za pokladní místo, které má přiděleno obsluhující, který odvod tržeb provádí. Čili spuštěním odvodu tržeb přihlášeným uživatelem systém přesně ví, jaký doklad Tržeb v jaké řadě má uzavřít a tržbu z něj odvést.
Odvod tržeb se nemusí nutně volat přímo z agendy Odvod tržeb. Obsluhující kasy může odvod tržeb vyvolat rovnou z dialogu kasy, viz např. Servisní menu maloobchodní kasy.
Při odvodu tržeb se automaticky vygenerují doklady typu Výdej z pokladního místa (VPP) a to na každý typ platby samostatný doklad VPP, v případě plateb platebními kartami s ohledem na nastavení pokladního místa samostatný doklad VPP i na jednotlivé platby platebními kartami (s ohledem na nastavení pokladního místa Odvádět každou platbu kartou samostatným dokladem). Obdobně vzniknou doklady na případné manko či přebytek daného platidla. Tyto doklady jsou k dispozici ve stejnojmenné agendě. K těmto dokladům na odvod platidel z pokladních míst musí v systému vzniknout doklady na protipohyb, tj. příjem (převod) daných tržeb do firemní pokladny resp. na bankovní účet. Tj. k dokladu VPP na odvod hotovosti v CZK bude existovat doklad typu Pokladní příjem (PP) na příjem těchto peněz do firemní pokladny, k dokladu VPP na odvod tržeb ála platby platební kartou bude existovat doklad typu Bankovní výpis s informací o převodu dané platby na firemní účet. (Tyto doklady nemusí existovat hned, mohou být vystaveny až později (což bude typický případ bankovního výpisu). Aby bylo zřejmé, které doklady k sobě navzájem patří (které PP, BV,... ke kterým VPP), zobrazují se tyto doklady jako "platby" dokladů VPP. Tj. jsou k dispozici v záložce Platby dokladu VPP a lze je standardně jako platbu i vystavit (tj. buď přímo ze záložky platby dokladu VPP anebo ze svých vlastních agend s tím, že na nich bude doklad VPP zadán jako "placený doklad"). K práci s platbami obecně viz kap. Záložka Platby- obecně.
Odvod tržeb umožňuje doklady typu Pokladní příjem (PP) na příjem odváděné hotovosti v různých měnách do firemních pokladen v daných měnách vygenerovat rovněž automaticky. Není tedy nutné je vystavovat později ručně.
Kromě VPP dokladů generovaných automaticky v rámci odvodu tržeb mohou existovat i VPP doklady vzniklé jiným způsobem. Např. vystavené na výběr z pokladního místa ručně. Viz též Možnosti vystavení nového VPP. Nicméně platí pro ně totéž, co pro doklady generované automaticky v rámci odvodu tržeb, viz výše.
K provedení vkladu do pokladního místa (např. počáteční hotovost, aby bylo možné vracet drobné), se musí vytvořit doklad typu Vklad do pokladního místa (PPP) ve stejnojmenné agendě. Tento doklad se vytvoří ručně a to buď načtením již existujícího dokladu Pokladní výdej (PV), kterým byla daná platidla vydaná z firemní pokladny anebo přímo zadáním vkládané částky s tím, že spojení dokladu PPP a PV proběhne dodatečně. Pro spárování dokladu PPP a PV platí totéž, co v předchozím případě, tj. PV se chovají jako platby dokladu PPP.
Doklady VPP se promítají do účetnictví, slouží k zaúčtování převodu platidel z pokladního místa do firemní pokladny v případě hotovosti resp. na pohledávkové účty v ostatních případech. Obdobně doklady PPP. Viz dále Účtování dokladů z pokladního a restauračního prodeje.
V dokladech tržeb nenaleznete informaci vztahující se ke zboží (na bankovce, která byla přijata od zákazníka, není napsáno, jaké zboží s ní zaplatil).
Informace o prodaném zboží, uzávěrka prodeje
Dále je třeba zajistit odepsání prodaného zboží ze skladu resp. jeho příjem na sklad v případě vrácení zboží, a vysčítání informací o prodaném zboží z účtenek a jejich promítnutí do účetnictví.
Informace o prodaném zboží, tedy informace, které ovlivňují zásobu skladu, se z účtenek (UC) sčítají při uzávěrce prodeje do dokladů typu Souhrnné účtenky (PS). Tyto doklady jsou k dispozici v agendě Prodeje. Jsou to součty prodaného zboží, typicky za prodeje realizované v rámci jednoho dne příp. části dne. Zde se sleduje množství prodaného zboží, jeho prodejní cena a případně DPH. Naopak se nesleduje, jakým způsobem byly jednotlivé účtenky, které byly do daného dokladu PS zahrnuty, uhrazeny. Je zde pouze souhrnná informace o sumě jednotlivých způsobů plateb z daných účtenek.
Uzávěrka prodeje se provádí vždy jen za vybraný provoz, který si uživatel provádějící uzávěrku (nemusí to být obsluhující, který vystavil účtenky) vybere při spuštění uzávěrky. V definici provozu je mj. řečeno, jakou má přidělenu řadu dokladů typu Souhrnné účtenky (PS) (řada PS nemusí být unikátní pro provoz, provozy mohou sdílet i jednu společnou řadu PS). Podle toho uzávěrka ví, jaké účtenky má zpracovat a jaký doklad Souhrnné účtenky (PS) v jaké řadě má vytvořit.
On-line/off-line prodej neboli On-line/off-line odpis ze skladu v pokladním maloobchodním prodeji - Skladové pohyby (odepsání zboží ze skladu resp. jeho příjem na sklad) se realizují vznikem příslušných skladových dokladů. Ty mohou v případě maloobchodního prodeje vznikat ve dvou režimech:
- on-line prodej (on-line odpis ze skladu) - tj. skladové doklady vznikají ihned při uzavření (zaplacení) účtenky a to tehdy, je-li v definici provozu nastaven Okamžitý odpis ze skladu a příslušný skladový doklad se podařilo vytvořit.
-
off-line prodej - tj. není nastaven Okamžitý odpis ze skladu nebo se dané doklady z nějakého důvodu při uzavření účtenky nevytvořily. (Příčiny mohou být různé, viz např. popis nastavení okamžitého odpisu ze skladu.) V tomto případě byl nebo bude skladový doklad vytvořen až při uzávěrce prodeje. (Pokud je vytvořit z nějakého důvodu nelze, nelze uzávěrku prodeje provést. Více viz popis uzávěrky prodeje.)
Informace o tom, v jakém režimu účtenka vznikla, viz např. položka On-line odpis v hlavičce účtenky. Jsou možné i případy, kdy sklad. doklad při prodeji vytvořen není, ale ani se nebude vytvářet (nemá to smysl), tj. nebude se odepisovat. Informace o tom, viz např. položka Odepsána ze skladu v záložce Seznam agendy účtenek. U off-line prodeje může při uzávěrce prodeje dojít ke krácení inverzních pohybů (prodej/vrácení), viz krácení off-line prodejů.
Z toho plyne, že chcete-li mít aktuální informaci o aktuálním stavu zásob na skladech, buď musíte mít nastaven Okamžitý odpis ze skladu a musíte zajistit, aby šlo vytvářet potřebné skladové doklady (viz popis u Okamžitého odpisu ze skladu) anebo musíte provést uzávěrku prodeje, aby se prodeje promítly do stavu skladu. Tu můžete provést, kdykoli potřebujete. Počet uzávěrek prodeje v jednom dni není nijak omezen. Optimální je provést uzávěrku denně, nejlépe po ukončení prodeje.
Prodej s využitím záloh, faktur
Dále jsou uvedeny možnosti takových plateb vč. popisu možnosti vrácení (storna) takových plateb:
Příjem zálohy na kase s vystavením nového Zálohového listu
Jedná se o případ, kdy zákazník chce složit zálohu, přičemž zatím nebyl vystaven doklad na předpis této zálohy, tj. Zálohový list vydaný (ZLV).
Na kase vše probíhá podobně, jakoby šlo o prodej zboží a na pozadí se vystavovala běžná Účtenka (UC), která se má zaplatit. Ale při uzavření této "účtenky" po zaplacení (viz volba Účet v režimu Placení), žádný doklad typu Účtenka (UC) nevzniká, ale vzniknou doklady: Příjem do pokladního místa (PPP) a současně Zálohový list vydaný (ZLV), oba ve stejné výši. Doklad PPP bude platbou ZLV (bude standardně uveden v záložce Platby ZLV). Režim pro přijetí částky zálohy a vystavení PPP je podobný, jako by se jednalo o vklad peněz do pokladny. Tedy tyto prostředky nebudou součástí uzávěrky prodeje (uzávěrka o nich neúčtuje, tj. nijak se nepromítnou do dokladů Souhrnných účtenek (PS) vznikajících při uzávěrce prodeje), projeví se pouze v odvodu hotovosti resp. ostatních cenin a to tím způsobem, jakým byly přijaty (hotovost, pl. karty, šeky…). Tj. přijatá částka zálohy bude zahrnuta v přehledu tržeb v dokladu Tržby (TR) do řádku s odpovídajícím způsobem úhrady a měny a při odvodu tržeb se odpovídajícím způsobem odvede (stejně, jakoby se jednalo o příjem platebních prostředků za běžný prodej zboží (tj. např. hotovost do firemní pokladny apod.)).
Takto vzniklé doklady PPP budou mít v popisu uvedeno, že se jedná o platbu daného dokladu. Např. "Zaplacení: ZLV-13/2013". V záložce Platby zálohového listu je nebude možné vymazat a opravovat je bude možné pouze částečně (částku opravovat nelze). Bude je ale možné odpojit a příp. připojit (pokud je odpojíte/připojíte, příslušně se upraví popis daného dokladu). Viz též obecný popis funkcí v záložce Platby.
Podrobněji k provedení této transakce na kase viz režim Záloha - Vystavení nového zálohového listu (ZLV).
Vrácení (storno) přijaté zálohy - Pokud jste příjem zálohy s vystavením ZLV provedli omylem či chybně a potřebujete ji zcela stornovat, můžete to provést různým způsobem:
- provést vrácení platby ZLV přímo na kase - viz dále Vrácení (storno) platby ZLV. Vystavený ZLV ale již nebude možné smazat (jelikož bude mít v záložce Platby platící doklady PPP, VPP, i když se tyto navzájem v podstatě anulují).
-
nebo provést opravu plateb ZLV přes agendy modulů Prodej a Pokladna - Vzniklé doklady PPP nelze mazat, ale je možné je od ZLV v jeho záložce Platby i dodatečně odpojit. Poté již bude možné i omylem vystavený ZLV smazat, je-li to potřeba. Doklad PPP se po odpojení bude chovat jako běžný vklad hotovosti do pokladního místa. Ten můžete teoreticky anulovat např. v kase následným výběrem hotovosti z příslušného pokladního místa (viz možnosti vystavení nového dokladu VPP na výběr hotovosti z pokladního místa).
Platba existujícího zálohového listu na kase
Jedná se o případ, kdy zákazník chce složit zálohu, přičemž doklad na předpis této zálohy Zálohový list vydaný (ZLV) již byl vystaven dříve.
Jde o stejnou situaci jako v předchozím bodě, jen s tím rozdílem, že nevzniká doklad Zálohového listu (už existuje z dřívějška). Tj. při uzavření této transakce po zaplacení (viz volba Účet v režimu Placení), žádný doklad typu Účtenka (UC) nevzniká, ale vznikne doklad: Příjem do pokladního místa (PPP). Doklad PPP bude platbou ZLV (bude standardně uveden v záložce Platby ZLV), přijaté prostředky nebudou součástí uzávěrky prodeje a přijatá částka úhrady zálohy bude zahrnuta pouze v přehledu tržeb v dokladu Tržby (TR) do řádku s odpovídajícím způsobem úhrady a měny a při odvodu tržeb se odpovídajícím způsobem odvede (stejně, jakoby se jednalo o příjem platebních prostředků za běžný prodej zboží (tj. např. hotovost do firemní pokladny apod.)).
Podrobněji k provedení této transakce na kase viz režim Záloha - Platba existujícího zálohového listu (ZLV).
Vrácení (storno) platby ZLV - Pokud potřebujete vrátit provedenou platbu ZLV, jelikož např. zákazník zaplatil na záloze více, než bylo nakonec třeba, a potřebujete mu část zaplacené zálohy vrátit, nebo jste provedli platbu ZLV omylem a potřebujete ji stornovat či z jiného důvodu upravit, můžete to provést různými způsoby:
-
provést Vrácení platby ZLV přímo na kase - Jde o podobnou situaci jako při příjmu platby ZLV, pouze se částky zadávají záporně. Při uzavření této transakce po zaplacení (viz volba Účet v režimu Placení), vznikne doklad: Výdej z pokladního místa (VPP). Doklad VPP bude platbou ZLV (bude standardně uveden v záložce Platby ZLV). Vydané prostředky nebudou součástí uzávěrky prodeje a vydaná částka vrácené platby bude zahrnuta pouze v přehledu tržeb v dokladu Tržby (TR) do řádku s odpovídajícím způsobem úhrady a měny obdobně jako tomu bylo u dokladu PPP při příjmu platby dané zálohy.
Podrobněji k provedení této transakce na kase viz režim Záloha - Vrácení platby zálohového listu (ZLV).
-
nebo provést opravu plateb ZLV přes agendy modulů Prodej a Pokladna - Vzniklé doklady PPP nelze mazat, ale je možné je od ZLV v jeho záložce Platby i dodatečně odpojit příp. připojit jiné. Doklad PPP se po odpojení bude chovat jako běžný vklad hotovosti do pokladního místa. Ten můžete anulovat např. v kase následným výběrem hotovosti z příslušného pokladního místa (viz možnosti vystavení nového dokladu VPP na výběr hotovosti z pokladního místa). Poté můžete provést zaplacení požadovaného ZLV znovu a lépe. Příp. můžete též k dokladu PPP provést převod peněz do firemní pokladny (tj. vystavit doklad Pokladní příjem (PP) v jeho záložce Platby) a vrácení peněz zákazníkovi provést následně pomocí výdajových dokladů z firemní pokladny v modulu Pokladna.
Platba faktury na kase
Jedná se o případ, kdy zákazník chce na kase zaplatit již dříve vystavenou Fakturu vydanou (FV).
-
Platba faktury jinak než zálohou - Jde o stejnou situaci jako v předchozím bodě, jen s tím rozdílem, že se jedná o platbu faktury. Tj. při uzavření této transakce po zaplacení (viz volba Účet v režimu Placení), žádný doklad typu Účtenka (UC) nevzniká, ale vznikne doklad: Příjem do pokladního místa (PPP). Doklad PPP bude platbou FV (bude standardně uveden v záložce Platby FV), přijaté prostředky nebudou součástí uzávěrky prodeje a přijatá částka úhrady zálohy bude zahrnuta pouze v přehledu tržeb v dokladu Tržby (TR) do řádku s odpovídajícím způsobem úhrady a měny a při odvodu tržeb se odpovídajícím způsobem odvede (stejně, jakoby se jednalo o příjem platebních prostředků za běžný prodej zboží (tj. např. hotovost do firemní pokladny apod.)).
Podrobněji k provedení této transakce na kase viz režim Faktura - Platba faktury (FV).
Vrácení (storno) platby FV - Pokud potřebujete vrátit provedenou platbu FV, jelikož jste např. provedli platbu FV omylem a potřebujete ji stornovat či z jiného důvodu upravit, můžete to provést různým způsobem:
-
provést Vrácení platby FV přímo na kase - Jde o podobnou situaci jako při příjmu platby FV, pouze se částky zadávají záporně. Při uzavření této transakce po zaplacení (viz volba Účet v režimu Placení), vznikne doklad: Výdej z pokladního místa (VPP). Doklad VPP bude platbou FV (bude standardně uveden v záložce Platby FV). Vydané prostředky nebudou součástí uzávěrky prodeje a vydaná částka vrácené platby bude zahrnuta pouze v přehledu tržeb v dokladu Tržby (TR) do řádku s odpovídajícím způsobem úhrady a měny obdobně jako tomu bylo u dokladu PPP.
Podrobněji k provedení této transakce na kase viz režim Faktura - Vrácení platby faktury (FV).
-
nebo provést opravu plateb FV přes agendy modulů Prodej a Pokladna - Vzniklé doklady PPP nelze mazat, ale je možné je od FV v její záložce Platby i dodatečně odpojit příp. připojit jiné. Doklad PPP se po odpojení bude chovat jako běžný vklad hotovosti do pokladního místa. Ten můžete anulovat např. v kase následným výběrem hotovosti z příslušného pokladního místa (viz možnosti vystavení nového dokladu VPP na výběr hotovosti z pokladního místa). Poté můžete provést zaplacení požadované FV znovu a lépe. Příp. můžete též k dokladu PPP provést převod peněz do firemní pokladny (tj. vystavit doklad Pokladní příjem (PP) v jeho záložce Platby) a vrácení peněz zákazníkovi provést následně pomocí výdajových dokladů z firemní pokladny v modulu Pokladna.
-
-
Platba faktury zálohou - Jde o stejnou situaci jako v předchozím bodě, jen s tím rozdílem, že při placení faktury je jako způsob úhrady zvolena úhrada zálohovým listem. Tj. v tomto případě nedochází k příjmu žádných finančních prostředků. Při uzavření této transakce po zaplacení (viz volba Účet v režimu Placení), žádný doklad typu Účtenka (UC) nevzniká, ani nevzniká doklad Příjem do pokladního místa (PPP). Dojde pouze ke standardnímu zúčtování ZLV do FV tak, jako by bylo provedeno přímo v modulu Prodej (více viz Zúčtování nezdaněné zálohy (ZL) do cílového (daňového) dokladu). Tento zúčtovaný ZLV tedy bude platbou FV (bude standardně uveden v záložce Platby FV a v subzáložce Zálohové listy dané FV). Dále vzniká na pozadí pomocný doklad Neúčtované příjmy do pokladního místa (PPN), díky kterému se takto uhrazená faktura dostane do přehledu tržeb pro kontrolu při odvodu tržeb. Doklad PPN nemá vlastní agendu, ani není zatím nikde v systému samostatně viditelný.
Další budoucí využití dokladu PPN: pro správné vyúčtování transakce na kase v případě, že by došlo k úhradě vyšší zálohou, než je potřeba zaplatit ("přeplacení" FV pomocí zálohy), a zbylá (nevyužitá) část zálohy by se vracela zpět zákazníkovi. Tuto eventualitu zatím kasa nepodporuje. Tj. na kase lze ze ZLV použít k úhradě maximálně tolik, kolik je potřeba zaplatit.
Vrácení (storno) platby faktury zálohou - kasa nepodporuje vracení platby provedené zálohou (zálohovým listem).
Pokud zákazník zaplatil vyšší zálohu a potřebujete mu její část vrátit, učiňte tak pomocí dokladů v modulu Prodej.
V tomto případě tedy maloobchodní prodej ani neodvádí žádnou tržbu ani nijak o této operaci neúčtuje v rámci uzávěrky prodeje. Žádné finanční prostředky nebyly přijaty, nemohou tedy ani být součástí uzávěrky prodeje, ani být odváděny při odvodu tržeb. Pro účely kontrol je úhrada zálohou zahrnuta v přehledu tržeb v dokladu Tržby (TR) do řádku s odpovídajícím způsobem úhrady a měny (typ "Platba ZLV").
Podrobněji k provedení této transakce na kase viz režim Faktura - Platba faktury (FV). Podmínky, které musí být splněny, aby bylo možné provádět úhrady zálohou, viz popis Placení zálohou v režimu Placení.
Platba účtenky zálohou na kase
Jedná se o případ, kdy zákazník chce na kase zaplatit právě vystavovanou účtenku na nakupované zboží/služby již dříve zaplacenou zálohou, tj. vlastně Zálohovým listem (který byl na danou zálohu vystaven).
Jde o stejnou situaci jako v předchozím bodě ovšem s tím rozdílem, že nyní vzniká běžná Účtenka (UC) a že zálohový list se nebude zúčtovávat do nějaké faktury, ale dokladu vzniklého na kase. Jelikož samotná UC není vhodná k provedení zúčtování ZL, používá se k tomu pomocný neúčtovaný doklad Neúčtované výdeje z pokladního místa (VPN). Tj. při uzavření této transakce po zaplacení (viz volba Účet v režimu Placení), vzniknou doklady: Účtenka (UC) na prodané zboží a pomocný doklad Neúčtované výdeje z pokladního místa (VPN). Doklad VPN bude dokladem, do něhož se "provedlo" zúčtování ZLV (bude standardně uveden v záložce Zúčtování ZLV). Nemá vlastní agendu, čili jej nelze nijak zobrazovat, jeho jediný význam je v tom, aby příslušná částka ze ZLV byla evidovaná jako "již zúčtovaná" a nebylo možné ji zúčtovat jinam (např. právě do nějaké faktury). Žádné finanční prostředky nebyly přijaty, tedy ani nemohou být odváděny při odvodu tržeb. Pro účely kontrol je úhrada zálohou zahrnuta v přehledu tržeb v dokladu Tržby (TR) do řádku s odpovídajícím způsobem úhrady a měny (typ "Platba ZLV"). Tato transakce (na rozdíl od předchozích) ale bude součástí uzávěrky prodeje (promítne se do dokladů Souhrnných účtenek (PS) vznikajících při uzávěrce prodeje). Uzávěrka bude účtovat jednak o prodaném zboží a jednak o jeho "úhradě" zálohou zúčtovanou do dokladu pokladního prodeje.
Při platbě účtenky zálohou je možné účtenku zálohou "přeplatit" a zbylou nevyužitou část zálohy zákazníkovi vrátit.
Dále viz Účtování dokladů z pokladního prodeje - Platba účtenky na kase zálohou, kde je na příkladech dobře viditelná funkce jednotlivých dokladů v tomto typu transakce na kase.
Podmínky, které musí být splněny, aby bylo možné provádět úhrady zálohou, viz popis Placení zálohou v režimu Placení.
Vrácení (storno) platby jiného dokladu zálohou - kasa nepodporuje vracení platby provedené zálohou (zálohovým listem). Viz též průvodce stornem prodeje - další poznámky k vracení.
Proces prodeje, vznikající doklady a jejich vazby - restaurační prodej - denní provoz
Proces prodeje a vznikající doklady v restauračním prodeji je velmi podobný procesu prodeje v maloobchodním prodeji. Jsou zde některé odlišnosti plynoucí z jiného typu prodeje.
Např.:
- Příslušnost účtenek k restaurační kase: V restauračním prodeji platí, že při zobrazení účtenek patřících k dané kase pro běžného obsluhujícího se hledá podle ID provozu. Tj. v restauraci platí, že více kas v restauraci může přistupovat na všechny otevřené účtenky (na jedné kase zapíší objednávku a pak na druhé ke stejnému stolu připíší další pití). Z toho i plyne to, že na restaurační kase běžný obsluhující vidí i účtenky vystavené z jiných kas téhož provozu (ve stejné restauraci). Viz též režim Otevřené účty. Srovnejte s maloobchodním prodejem, viz výše.
- Řada dokladů:
- Řada účtenek se na rozdíl od maloobchodní kasy nastavuje na provozu, čili prodej ze všech kas daného provozu vystavuje účtenky do společné řady.
- Práce se skladem:
- Není podporován okamžitý odpis ze skladu. Tj. pracuje se jen v režimu off-line prodeje. (Význam viz on-line prodej a off-line prodej v pokladním maloobchodním prodeji)
- Na restaurační kase nelze uživatelsky měnit sklad, odkud se prodává. (Sklad je dán skladem dodavatele pro daný skladový typ zboží, viz provozy, záložka Dodavatelé.)
- Maloobchodní kasa při stanovení výchozí prodejní ceny přepíná ceny podle skladu, ze kterého se právě prodává. Restaurační kasa vždy prodává podle ceníku pro sklad nastavený na provozech, viz výše.
- Dále zde navíc vznikají tzv. Bony. Které skladové karty při svém prodeji mají být předmětem vzniku bonů, je dáno skladovými typy a nastavením Provozu. Více viz Bony - obecně. Bony mohou být dvojího typu, buď evidenčního charakteru na zboží, které se pouze odepíše ze skladu při uzávěrce prodeje stejně jako u maloobchodního prodeje (viz výše) anebo bony na prodané "gastrovýrobky", tj. na skladové karty, které jsou produktem "gastrovýroby", např. vlastní kuchyně, restaurace apod. Tyto bony se zpracovávají uzávěrkou bonů. Uzávěrka bonů zajistí vazbu do modulu Gastrovýroba, kde se na dané zboží (typicky podle norem gastrovýroby) vytvoří Výrobní listy gastrovýroby (VLG), vydají se potřebné suroviny ze skladu a hotové výrobky se přijmou na sklad. Tato výroba může podle charakteru provozu probíhat buď předem (nejdříve "se navaří" předpokládaný počet jídel či jiných gastrovýrobků, tj. v systému ABRA Gen se vyrobí a přijmou na sklad a pak se tyto prodávají na kase) anebo i zpětně (nejdříve se prodávají jídla či jiné gastrovýrobky a pak se podle prodaného počtu "dovyrobí" v systému ABRA Gen, aby proběhl odpis surovin ze skladu a příjem hotových výrobků na sklad). Podrobněji viz Základní pojmy, proces a doklady Gastrovýroby.
- V restauračním provozu se dále provádějí rychlé operativní inventury, tzv. zrcadla. Generují se podle definic zrcadel, ve kterých je mj. dáno, jaký sklad a jaké skladové položky v něm se daným zrcadlem sledují. Při tom mohou být zaznamenány inventární manka či přebytky. Vypořádáním zrcadla se vygenerují doklady, které tyto odchylky stavu zásob narovnají (doklady inventární manka (INM) a inventární přebytky (INP)) a dále doklady, které narovnají stav tržeb (Účtenky (UC) na manko, které bude muset být uhrazeno (typicky odpovědným obsluhujícím)), příp. záporné účtenky (UC) (vrácení účtenek), pokud se jedná o opravu zrcadla a snížení dříve zadaného manka. Podrobněji viz Zrcadla - obecně.
Okamžitý odpis ze skladu v restauračním prodeji by znamenal ve většině případů nutnost prodeje do minusu, jelikož mnohdy se prodané výrobky "dovyrobí" na sklad až po prodeji, viz výše.
Proces prodeje - směnný provoz
V některých provozech (zejména gastronomických) se typicky pracuje přes půlnoc. Denní provoz popsaný výše by v tomto režimu komplikoval vyhodnocování hospodaření za jednotlivé dny, které uživatel chápe jinak než pevně dané časové úseky (00:00:00 - 23:59:59), viz příklad.
Pokud prodej začne 15.3. v 18 hodin a skončí 16.3. v 6 hodin ráno, tak se tento časový úsek v denním provozu popsaném výše rozpadne do dvou souhrnných účtenek. Prodej z 15.3. bude obsahovat účtenky uzavřené do 15.3. 23:59:59 a účtenky uzavřené od 16.3. 00:00:00 dále se zahrnou do souhrnné účtenky z 16.3. Uživatel však považuje oba doklady za prodej z 15.3.
Situace se ještě zkomplikuje, když bude provozní provádět uzávěrku jednou za několik dní. V tom případě bude prodej z 15.3. obsahovat i účtenky uzavřené od 15.3. 00:00:00, které uživatel daného provozu považuje za prodej z 14.3.
V takových případech je zapotřebí používat směnný provoz a jednotlivé prodeje vázat ke směně, ve které byly realizovány, nikoli ke dni.
Pojmem směna zde můžeme označit jednak časový úsek (od kdy do kdy se pracuje) a jednak i skupinu obsluhujících, kteří v danou dobu pracují. (Jedna skupina obsluhujících (jedna směna) má první den denní a další den noční, další skupina (jiná směna) zas naopak, ....).
Nastavení nutné pro používání směnného provozu v pokladním a restauračním prodeji:
- V agendě Pracovní kalendáře musí být zadány potřebné pracovní kalendáře dle rozpisů směn pro jednotlivé provozy a vygenerovány směny.
Příklad pracovního kalendáře a rozložení směn nadefinovaného pro použití v pokladním a restauračním prodeji
- V agendě Provozy v záložce Pracovní kalendáře:
- musí být používání směn aktivováno zatržením volby Používat pracovní kalendář
- musí být do seznamu vloženy pracovní kalendáře, které se mají používat. Kalendáře neuvedené v seznamu nemůže pokladní a restaurační prodej použít.
Příklad pracovních kalendářů nastavených pro daný provoz
- V agendě Obsluhující se musí všem obsluhujícím nastavit pracovní kalendář. Obsluhující bez pracovního kalendáře nebo s kalendářem neuvedeným v seznamu kalendářů zadaných na provozu se nebude moci do kasy na daném provozu přihlásit a prodávat.
Směna v pokladním a restauračním prodeji je záznam (z pohledu filozofie systému ABRA Gen se jedná o doklad), který obsahuje odkazy na určitý pracovní kalendář v agendě Pracovní kalendáře, dále na Provoz, kterého se směna týká, na uživatele (Obsluhující), kteří směnu zahájili a ukončili a také čas zahájení a případného ukončení směny. Evidence těchto směn je k dispozici v agendě Směny:
Příklad zobrazení seznamu směn v agendě Směny
Další údaje, které jsou k dispozici k dané směně, se načítají z dokladů, které patří k dané směně, tj. byly v rámci dané směny vystaveny. Příslušnost ke směně určuje položka Směny na Účtenkách (UC), Souhrnných účtenkách (PS) a Tržbách (TR).
Vazba mezi směnou a tržbou nemusí existovat, viz popis příznaku Vázat tržbu na směnu.
Aktivní směna - Na jednom provozu může být aktuálně otevřena pouze jedna směna. Aby směna mohla začít, musí se předchozí směna ukončit. Informace o aktivní směně (aktuálně otevřené směně) je k dispozici v položce Aktivní směna obsluhujícího, v přihlašovacím dialogu ke kase a ve stavovém řádku dialogu kasy.
Informace o aktivní směně je k dispozici také na provozu, ale ve výchozím nastavení se nezobrazuje. V případě potřeby si ji můžete doplnit na záložku Seznam v agendě Provozy s využitím editoru sloupců.
Směna přiřazená k obsluhujícímu (resp. přiřazený pracovní kalendář) ovlivňuje chování aplikace při zahajování směny, viz níže.
Po nadefinování všech potřebných údajů se může zahájit prodej na směny. Při přihlašování uživatele ke kase se testuje, jaký typ směny má pro aktuální datum v pracovním kalendáři "jeho směna", zda je nějaká směna aktuálně otevřená a jaká a zda už se daný obsluhující do směny zapojil. Objasníme na příkladech:
Žádná aktivní směna. Přihlašuje se uživatel (obsluhující), který podle svého pracovního kalendáře má na daný den a na daný čas přihlášení plánovanou směnu.
Kasa se na nic neptá, v agendě Směny založí novou aktivní směnu a uživatele do směny zapojí (do položky Aktivní směna daného uživatele (obsluhujícího) zapíše odkaz na danou směnu). Aktivní směna je na kase zobrazena vedle pokladního místa, viz stavový řádek dialogu kasy.
a) Žádná aktivní směna. Přihlašuje se uživatel (obsluhující), který má podle svého pracovního kalendáře na daný den plánovanou směnu, ale čas přihlášení dané směně neodpovídá. Kasa mu zobrazí seznam směnových kalendářů pro daný provoz a směn, které podle nich připadají na aktuální den, a nechá uživatele vybrat, podle kterého z nich chce směnu zahájit. Přednastavená k výběru je jeho směna, tj. směna podle jeho pracovního kalendáře.
b) Žádná aktivní směna. Přihlašuje se uživatel (obsluhující), který podle svého pracovního kalendáře nemá na daný den plánovanou směnu (ale má například plánované volno).
Kasa mu zobrazí seznam směnových kalendářů pro daný provoz a směn, které podle nich připadají na aktuální den a nechá uživatele vybrat, podle kterého z nich chce směnu zahájit. Přednastavená je k výběru jeho směna, tj. směna podle jeho pracovního kalendáře.
Když si obsluhující vybere směnu, kasa ji zahájí, uživatele zapojí do dané směny a ten může začít prodávat. Zahájit může libovolnou směnu. Když si nevybere, kasa přejde do režimu přihlášení uživatele a zobrazí zprávu, že není otevřená žádná směna.
Příklad dialogového okna zobrazeného při přihlášení, pokud není aktuálně otevřená žádná směna a pokud čas přihlášení (nechť je aktuálně např. 9 hodin) neodpovídá době směny, která je na daný den naplánovaná podle pracovního kalendáře S1 - Směna 1 daného obsluhujícího. Dále se k výběru nabízejí ostatní pracovní kalendáře zadané na provozu, v nichž je něco na aktuální den naplánováno (směna, volno, ...). V našem případě nechť je na provozu povolen pracovní kalendář S2 - Směna 2, podle něhož připadá na aktuální den Plánované volno a pracovní kalendář S3 - Směna 3, podle něhož připadá na aktuální den Plánovaná směna od 14:00 do 21:30.
Je aktivní směna dle pracovního kalendáře S1-Směna 1 a přihlašuje se uživatel (obsluhující), který patří na směnu 1. Přihlášení proběhne bez dotazů a uživatel je připojen ke směně. (Zde bez ohledu na to, zda čas přihlášení odpovídá době směny zadané v pracovním kalendáři).
Je aktivní směna dle pracovního kalendáře S1-Směna 1 a přihlašuje se uživatel (obsluhující), který patří na směnu 2 (dle pracovního kalendáře S2-Směna 2).
Zobrazí se dotaz s nabídkou možností. Pokud obsluhující odpoví Ano, připojí se ke směně a může prodávat, pokud odpoví Ne, zobrazí se informace, že obsluhující nebyl přihlášen a kasa přejde do režimu přihlášení uživatele.
Když se uživatel jednou přihlásí ke směně, není při příštím přihlášení ke kase obtěžován dalšími dotazy.
Příklad dialogového okna zobrazeného tehdy, pokud přihlašující se uživatel má nastaven jiný pracovní kalendář, než podle kterého byla zahájena aktuálně otevřená směna
Určení pokladního místa, do něhož se budou evidovat tržby, při směnném provozu:
Viz výše Určení pokladního místa při prodeji.
Práce se směnou
Ze servisního menu Servis/Uzávěrky/Uzávěrka směny je dostupné menu Směny. Menu je odlišné podle typu kasy (kasa, dotyková kasa, restaurační kasa, restaurační dotyková kasa) a podle typu kasy mohou být jednotlivým funkcím také přiřazeny různé funkční klávesy. Menu vždy obsahuje volby Ukončit směnu (viz následující oddíl) a Tisk vyhodnocení směny pro tisk jednoduché rekapitulace ukončené směny na pokladní tiskárně.
Ukončení směny doplní záznam směny o informaci, kdo a kdy ji uzavřel. Kromě toho z provozu a obsluhujících, kteří ve směně pracují, vymaže informaci o aktivní směně. Když v daném okamžiku pracuje na kase jiný obsluhující, kasa mu při prvním pokusu o provedení libovolné operace zobrazí zprávu, že směna je uzavřená a kdo ji uzavřel. Následně zobrazí znovu režim přihlášení.
Před ukončením směny není potřeba zavírat otevřené účtenky. Neuzavřené účtenky si přebere další směna.
Směnu je možné ukončit:
- volbou Uzávěrka směny - Ukončit směnu ze Servisního menu kasy resp. stejně pojmenovanou volbou ze Servisního menu restaurační kasy
- funkcí Ukončit směnu v agendě Směny
-
odvodem tržby svázané s danou směnou, viz nastavení Vázat tržbu na směnu. Viz také možnosti vyvolání odvodu tržeb.
Pokud je zatržena možnost Vázat tržbu na směnu, není možné směnu ukončit jiným způsobem než odvodem tržby.
Uzávěrka prodeje versus směnný provoz
Uzávěrka prodeje probíhá obdobně jako u denního provozu (viz výše), pouze se při uzávěrce rozdělují doklady podle směn. To znamená, že když v určitém dni budou zahájeny tři směny, uzávěrka prodeje vytvoří minimálně tři různé souhrnné účtenky. Viz také sekce Kolik dokladů při uzávěrce vznikne v kapitole Uzávěrka prodeje.
Účtování dokladů z pokladního a restauračního prodeje
Aby se o prodeji správně účtovalo, je třeba mít správně nastaveny předkontace. Samozřejmě s ohledem na to, zda sklad vedete metodou A nebo B, si můžete vyloučit účtování skladových pohybů. Viz Způsoby oceňování a účtování skladů - Co vše lze nastavit na "Neúčtovat" a jak.
Běžný prodej s platbou hotově a platební kartou
Následující obrázek stručně uvádí příklad zaúčtování běžného případu pokladního prodeje.
Jak je provedeno zaúčtování dokladů z pokladního prodeje (pohybu peněz i pohybu zboží), objasníme na příkladu prodeje s platbou hotově a platbou platební kartou:
Zjednodušený příklad účtování maloobchodního prodeje:
Mějme zavedeny účty:
- 21101 - Pokladní místo v CZK
- 21102 - Pokladní místo v EUR
- 21110 - Hlavní pokladna v CZK
- 21120 - Hlavní pokladna v EUR
- 39500 - Vnitřní zúčtování
- 31502 - Pohledávky - Pokladní místa - karty
- 31503 - Pohledávky - Pokladní místa - šeky
- atd.
Předpokládejme zjednodušený příklad, kdy vznikly tři účtenky, žádné jiné, tudíž odvedená tržba i souhrnná účtenka zahrnuje tržby a prodeje jen z těchto tří účtenek. Příklad zahrnuje i případ, kdy na pokladním místě došlo k manku:
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
|---|---|---|---|---|---|
| UC-1 | 400,- | 400,- hotově v CZK | - | - | Neúčtuje se. |
| UC-2 | 600,- | 500,- hotově v CZK | - | - | Neúčtuje se. |
|
3,70 hotově v EUR, což dle kurzu nechť odpovídá 100 CZK |
|||||
| UC-3 | 2100,- | 100,- hotově v CZK | - | - | Neúčtuje se. UC obsahuje obal za 100 CZK (bez daně). |
| 2000,- plat. kartou | |||||
| Doklad | soupis tržeb z jednotlivých typů plateb ze zahrnutých UC | MD | D | Popis | |
| TR-1 | V hotovosti v CZK ... Tržba=1000 | - | - | Neúčtuje se. | |
|
V hotovosti v EUR (~ 100CZK) ... Tržba=3,70 |
|||||
| Plat. kartou ... Tržba=2000,- | |||||
| Odvod tržeb ------ Odvodem tržby vzniknou VPP svázané s TR ------ ---------Při odvodu odvedeno:--------- ----------→ 970,- hotově v CZK ----------→ 3,70 hotově v EUR ----------→ 2000,- plat. kartou |
|||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| VPP-1 | 970,- | 26100 | 21101 | Odvod - hotovosti v CZK | |
| VPP-2 | 30,- | 335xx | 21101 | Manko v CZK | |
| VPP-3 |
3,70 hotově v EUR (~ 100CZK) |
26100 | 21102 |
Odvod - hotovosti v EUR (zaúčtováno 100 CZK) |
|
| VPP-4 | 2000,- | 31590 | 31502 | Odvod - platba platební kartou | |
| ------ Doklady na příjem peněz do firemních pokladen a příjem bank. výpisu na platbu kartou ------ | |||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| PP-x | 970,- | 21110 | 26100 | Platba VPP-1 | |
| PP-y | 30,- | 21110 | 335xx | Platba VPP-2, úhrada manka zaměstnancem, pro jednoduchost hotově do firemní pokladny | |
| PP-z |
3,70 hotově v EUR (~ 100CZK) |
21120 | 26100 | Platba VPP-3 | |
| BV | 2000 | 22110 | 31590 | Platba VPP-4 | |
| Uzávěrka prodeje ------ Provedením uzávěrky prodeje vznikne PS a odpovídající DL (pokud už neexistují) ------ |
|||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| PS-1 | 2605 | 39500 | 604xx | Prodej zboží - základ DPH | |
| 495 | 39500 | 343xx | Prodej zboží - DPH | ||
| 1000 | 21101 | 39500 | Tržba - hotově CZK | ||
| 100 | 21102 | 39500 | Tržba - hotově EUR | ||
| 2000 | 31502 | 39500 | Tržba - platba platební kartou | ||
| DL- | skladová cena prodaného zboží (ocenění až po uzávěrce skladu) | 504xx | 131xx | Prodané zboží | |
Běžný prodej s platbou v jiné měně a zaokrouhlení z plateb
Pokud se platí v jiné měně a u dané měny je nastaveno, že se má daná měna zaokrouhlovat při přepočítávání na lokální měnu, může nastat potřeba vyrovnat rozdíl, který tímto zaokrouhlením vznikne. Pak se při uzávěrce prodeje do dokladu PS generuje speciální řádek typu 5, pomocí něhož pak bude možno zaúčtovat "Zaokrouhlení z plateb". Objasníme na příkladu:
Zjednodušený příklad jako v předchozím případě, viz výše:
Mějme zavedeny účty:
- 21101 - Pokladní místo v CZK
- 21120 - Hlavní pokladna v USD
- 39500 - Vnitřní zúčtování
- 31502 - Pohledávky - Pokladní místa - karty
- atd.
Prodáváme zboží za cenu s daní 10987CZK s DPH 20% (částka bez daně 9155; DPH 1832 (při zaokrouhlení DPH i celého dokladu aritmeticky na 1Kč nahoru, viz nastavení na provozu)) s tím, že platba bude v cizí měně, např. v USD a u této měny máme nastaveno při převodu na lokální měnu zaokrouhlovat aritmeticky na koruny. Kurz USD nechť je 21,715 (CZK:USD).
| Doklad | Cena | Placeno | MD | D | Popis |
|---|---|---|---|---|---|
| UC-1 |
10987,- CZK (~ 505,96 USD) |
506 USD (505,96 USD = 506 USD po zaokr.) |
- | - | Neúčtuje se. |
| Doklad | soupis tržeb z jednotlivých typů plateb ze zahrnutých UC | MD | D | Popis | |
| TR-1 |
V hotovosti v USD ... Tržba=506,- (~ 10987,79 CZK) |
- | - | Neúčtuje se. | |
| Odvod tržeb ------ Odvodem tržby vznikne VPP svázané s TR ------ ---------Při odvodu odvedeno:--------- ----------→ 506,00 hotově v USD |
|||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| VPP-1 |
506,- (~ 10987,79CZK) |
26100 | 21101 |
Odvod - hotovosti v USD (zaúčtováno 10987,79 CZK) |
|
| ------ Doklady na příjem peněz do firemních pokladen a příjem bank. výpisu na platbu kartou ------ | |||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| PP-x |
506,- (~ 10987,79CZK) |
21120 | 26100 |
Platba VPP-1 (zaúčtováno 10987,79 CZK) |
|
| Uzávěrka prodeje ------ Provedením uzávěrky prodeje vznikne PS a odpovídající DL (pokud už neexistují) ------ |
|||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| PS-1 | 9155 | 39500 | 604xx | Prodej zboží - základ DPH | |
| 1832 | 39500 | 343xx | Prodej zboží - DPH | ||
| 0,79 | 39500 | 668 | Zaokrouhlení z plateb | ||
| 10987,79 (~ 506 USD) | 21101 | 39500 | Tržba - hotově USD | ||
| DL- | skladová cena prodaného zboží (ocenění až po uzávěrce skladu) | 504xx | 131xx | Prodané zboží | |
Zaokrouhlení z plateb se také zohledňuje při kontrole uzávěrky prodeje.
Příjem zálohy na kase
Zde si ukážeme, jaké doklady vznikají při odvodu tržeb a uzávěrce prodeje z transakce typu "platba zálohy na kase". Z hlediska výsledného zaúčtování je jedno, jestli zálohový list vznikl přímo na kase nebo jestli vznikl již dříve v agendě Zálohové listy a na kase byl jen zaplacen.
Zjednodušený příklad účtování platby zálohy hotově na kase maloobchodního prodeje:
Mějme zavedeny účty:
- 21101 - Pokladní místo v CZK
- 21110 - Hlavní pokladna v CZK
- 39500 - Vnitřní zúčtování
- atd.
Předpokládejme zjednodušený příklad, kdy na kase proběhla pouze úhrada jednoho zálohového listu hotově v lokální měně, žádné jiné pohyby, tudíž odvedená tržba i souhrnná účtenka má vznikat pouze z této přijaté platby zálohy. Příklad zahrnuje i případ, kdy na pokladním místě došlo k manku:
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
|---|---|---|---|---|---|
| ZLV-1 | 11900 | - | - | Neúčtuje se. | |
| PPP-1 | 11900 | úhrada zálohy | 21101 | 32405 | Platba zálohy hotově na kase pokladního prodeje. |
| Doklad | soupis tržeb z jednotlivých typů plateb ze zahrnutých dokladů na příjem peněz do kasy | MD | D | Popis | |
| TR-1 | V hotovosti v CZK ... Tržba=0... Přijaté zálohy =11900 | - | - | Neúčtuje se. | |
| Odvod tržeb ------ Odvodem tržby vzniknou VPP svázané s TR ------ ---------Při odvodu odvedeno:--------- ----------→ 11870 hotově v CZK (30 nechť je manko v kase) |
|||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| VPP-1 | 11870 | 26100 | 21101 | Odvod - hotovosti v CZK | |
| VPP-2 | 30 | 335xx | 21101 | Manko v CZK | |
| ------ Doklady na příjem peněz do firemní pokladny ------ | |||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| PP-x | 11870 | 21110 | 26100 | Platba VPP-1 | |
| PP-y | 30 | 21110 | 335xx | Platba VPP-2, úhrada manka zaměstnancem, pro jednoduchost hotově do firemní pokladny | |
| Uzávěrka prodeje ------ Provedením uzávěrky prodeje v tomto případě žádný doklad PS a odpovídající DL nevzniká (k žádnému faktickému prodeji zboží na kase nedošlo) ------ |
|||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| --- | --- | -- | -- | --- | |
Platba faktury na kase hotově
Zde si ukážeme, jaké doklady vznikají při odvodu tržeb a uzávěrce prodeje z transakce typu "platba faktury na kase hotově". Jedná se o zcela analogickou situaci jako při platbě zálohy na kase. Odlišná situace je, pokud by se jednalo o platbu faktury zálohou (ta je popsána dále).
Zjednodušený příklad účtování platby faktury hotově na kase maloobchodního prodeje:
Mějme zavedeny účty:
- 21101 - Pokladní místo v CZK
- 21110 - Hlavní pokladna v CZK
- 39500 - Vnitřní zúčtování
- atd.
Předpokládejme zjednodušený příklad, kdy na kase proběhla pouze úhrada jedné faktury hotově v lokální měně, žádné jiné pohyby, tudíž odvedená tržba i souhrnná účtenka má vznikat pouze z této přijaté platby faktury. Příklad zahrnuje i případ, kdy na pokladním místě došlo k manku:
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
|---|---|---|---|---|---|
| DL- | skladová cena prodaného zboží (ocenění až po uzávěrce skladu) | 504xx | 131xx | Prodané zboží | |
| FV-1 | 10000 | základ DPH | 311xx | 6xxxx | Předpis FV vystavený v agendě Faktur vydaných. |
| 1900 | DPH 19% | 311xx | 6xxxx | ||
| PPP-1 | 11900 | úhrada faktury | 21101 | 311xx | Platba faktury hotově na kase pokladního prodeje. |
| Doklad | soupis tržeb z jednotlivých typů plateb ze zahrnutých dokladů na příjem peněz do kasy | MD | D | Popis | |
| TR-1 | V hotovosti v CZK ... Tržba=0... Přijaté faktury =11900 | - | - | Neúčtuje se. | |
| Odvod tržeb ------ Odvodem tržby vzniknou VPP svázané s TR ------ ---------Při odvodu odvedeno:--------- ----------→ 11870 hotově v CZK (30 nechť je manko v kase) |
|||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| VPP-1 | 11870 | 26100 | 21101 | Odvod - hotovosti v CZK | |
| VPP-2 | 30 | 335xx | 21101 | Manko v CZK | |
| ------ Doklady na příjem peněz do firemní pokladny ------ | |||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| PP-x | 11870 | 21110 | 26100 | Platba VPP-1 | |
| PP-y | 30 | 21110 | 335xx | Platba VPP-2, úhrada manka zaměstnancem, pro jednoduchost hotově do firemní pokladny | |
| Uzávěrka prodeje ------ Provedením uzávěrky prodeje v tomto případě žádný doklad PS a odpovídající DL nevzniká (k žádnému faktickému prodeji zboží na kase nedošlo, resp. DL vznikl už spolu s fakturou) ------ |
|||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| --- | --- | -- | -- | --- | |
Platba faktury na kase zálohou
Zjednodušený příklad účtování platby faktury zálohou na kase maloobchodního prodeje:
Mějme zavedeny účty:
- 21101 - Pokladní místo v CZK
- 21110 - Hlavní pokladna v CZK
- 39500 - Vnitřní zúčtování
- atd.
| Výchozí podmínky: Přijatá záloha a vystavený ZLV. Jaké doklady vznikají při odvodu tržby na příjem zálohy na kase, viz příklad výše Příjem zálohy na kase. Dále existuje vystavená faktura FV: | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| ZLV-1 | 11900 | - | - | Neúčtuje se. | |
| PPP-1 | 11900 | úhrada zálohy | 21101 | 32405 | Platba zálohy hotově na kase pokladního prodeje. |
| Doklad | soupis tržeb z jednotlivých typů plateb ze zahrnutých dokladů na příjem peněz do kasy | MD | D | Popis | |
| TR-1 | V hotovosti v CZK ... Tržba=0... Přijaté zálohy =11900 | - | - | Neúčtuje se. | |
| DL- | skladová cena prodaného zboží (ocenění až po uzávěrce skladu) | 504xx | 131xx | Prodané zboží, DL vystavený spolu s fakturou nebo vystavený dříve v agendě Dodacích listů. | |
| FV-1 | 10000 | základ DPH | 311xx | 6xxxx | Předpis FV vystavený v agendě Faktur vydaných. |
| 1900 | DPH 19% | 311xx | 6xxxx | ||
| Odvod tržeb ------ Odvodem tržby vzniknou VPP svázané s TR ------ ---------Při odvodu odvedeno:--------- ----------→ 11900 hotově v CZK (nechť tentokrát není žádné manko v kase) Dále viz příklad výše Příjem zálohy na kase: |
|||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| VPP-1 | 11900 | 26100 | 21101 | Odvod - hotovosti v CZK | |
| ------ Doklady na příjem peněz do firemní pokladny ------ | |||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| PP-x | 11900 | 21110 | 26100 | Platba VPP-1 | |
| Pokračování... Provedení platby faktury na kase zálohou přijatou dříve: | |||||
| -- | 11900 | úhrada FV zálohou provedená na kase | 32405 | 311xx | zúčtování ZL do FV (platba faktury zálohovým listem na kase), účtuje se spolu s FV |
| Doklad | soupis tržeb z jednotlivých typů plateb ze zahrnutých dokladů na příjem peněz do kasy | MD | D | Popis | |
| TR-2 | Platba ZLV ... Tržba=0... Přijaté faktury =11900 | - | - | Neúčtuje se. | |
| Odvod tržeb ------ Odvodem tržby v tomto případě žádné VPP svázané s TR nevzniknou - nebyla uskutečněna žádná tržba, na kase nebyly přijaty žádné finanční prostředky, pouze došlo k uhrazení FV zálohou. |
|||||
| ------ Doklady na příjem peněz do firemní pokladny z téhož důvodu rovněž nevzniknou ------ | |||||
| Uzávěrka prodeje ------ Provedením uzávěrky prodeje v tomto případě žádný doklad PS a odpovídající DL nevzniká (k žádnému faktickému prodeji zboží na kase nedošlo) ------ |
|||||
Platba účtenky na kase zálohou
V tomto případě dochází ke kombinaci předchozích případů: dochází k prodeji zboží, které bude zahrnuto do uzávěrky prodeje a bude se o něm v rámci dokladu PS účtovat. Ale nikoli proti příjmu finančních prostředků typu hotovost apod. (protože k žádné úhradě účtenky hotově, šeky, pl. kartou, ... nedošlo), ale proti přijaté záloze.Tj. jakoby se zaúčtuje "zúčtování ZL do účtenky UC". V reálu nedochází k zúčtování ZL do dokladu UC, ale na pozadí vzniká pomocný doklad typu VPN, který se neúčtuje a který pouze simuluje doklad, do něhož bylo zúčtováno ("nahrazuje" účtenku UC).
a) Platba menší zálohou, než je účtenka
Zjednodušený příklad účtování platby prodeje zboží zálohou na kase maloobchodního prodeje:
Mějme zavedeny účty:
- 21101 - Pokladní místo v CZK
- 21110 - Hlavní pokladna v CZK
- 39500 - Vnitřní zúčtování
- atd.
| Výchozí podmínky: Přijatá záloha a vystavený ZLV. Jaké doklady vznikají při odvodu tržby na příjem zálohy na kase, viz příklad výše Příjem zálohy na kase. | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| ZLV-1 | 11900 | - | - | Neúčtuje se. | |
| PPP-1 | 11900 | úhrada zálohy | 21101 | 32405 | Platba zálohy hotově na kase pokladního prodeje. |
| Doklad | soupis tržeb z jednotlivých typů plateb ze zahrnutých dokladů na příjem peněz do kasy | MD | D | Popis | |
| TR-1 | V hotovosti v CZK ... Tržba=0... Přijaté zálohy =11900 | - | - | Neúčtuje se. | |
| Odvod tržeb ------ Odvodem tržby vzniknou VPP svázané s TR ------ ---------Při odvodu odvedeno:--------- ----------→ 11900 hotově v CZK (nechť tentokrát není žádné manko v kase) Dále viz příklad výše Příjem zálohy na kase: |
|||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| VPP-1 | 11900 | 26100 | 21101 | Odvod - hotovosti v CZK | |
| ------ Doklady na příjem peněz do firemní pokladny ------ | |||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| PP-x | 11900 | 21110 | 26100 | Platba VPP-1 | |
| Pokračování.... Provedení platby účtenky na kase zálohou přijatou dříve: | |||||
| UC-1 | 11900 | prodej zboží za 11900 + úhrada UC zálohou | - | - | Neúčtuje se. |
| Doklad | soupis tržeb z jednotlivých typů plateb ze zahrnutých dokladů na příjem peněz do kasy | MD | D | Popis | |
| TR-2 | Platba ZLV ... Tržba=11900 | - | - | Neúčtuje se. | |
| Odvod tržeb ------ Odvodem tržby v tomto případě žádné VPP svázané s TR nevzniknou - na kase nebyly přijaty žádné finanční prostředky, pouze došlo k uhrazení UC dříve přijatou zálohou |
|||||
| ------ Doklady na příjem peněz do firemní pokladny z téhož důvodu rovněž nevzniknou ------ | |||||
| Uzávěrka prodeje ------ Provedením uzávěrky prodeje vznikne PS a odpovídající DL (pokud už neexistují) ------ |
|||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| PS-1 | 10000 | 39500 | 604xx | Prodej zboží - základ DPH | |
| 1900 | 39500 | 343xx | Prodej zboží - DPH | ||
| 11900 | 32405 | 39500 | zúčtování ZL do VPN (platba účtenky zálohovým listem na kase), zaúčtuje se tentokrát v rámci PS (srovnejte se zúčtováním ZL do FV) | ||
| DL- | skladová cena prodaného zboží (ocenění až po uzávěrce skladu) | 504xx | 131xx | Prodané zboží | |
b) Platba větší zálohou, než je účtenka, s vrácením nepoužité části zálohy
Zjednodušený příklad účtování platby prodeje zboží zálohou na kase maloobchodního prodeje:
Mějme zavedeny účty:
- 21101 - Pokladní místo v CZK
- 21110 - Hlavní pokladna v CZK
- 39500 - Vnitřní zúčtování
- atd.
| Výchozí podmínky: Přijatá záloha a vystavený ZLV. Jaké doklady vznikají při odvodu tržby na příjem zálohy na kase, viz příklad výše Příjem zálohy na kase. | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| ZLV-1 | 11900 | - | - | Neúčtuje se. | |
| PPP-1 | 11900 | úhrada zálohy | 21101 | 32405 | Platba zálohy hotově na kase pokladního prodeje. |
| Doklad | soupis tržeb z jednotlivých typů plateb ze zahrnutých dokladů na příjem peněz do kasy | MD | D | Popis | |
| TR-1 | V hotovosti v CZK ... Tržba=0... Přijaté zálohy =11900 | - | - | Neúčtuje se. | |
| Odvod tržeb ------ Odvodem tržby vzniknou VPP svázané s TR ------ ---------Při odvodu odvedeno:--------- ----------→ 11900 hotově v CZK (nechť tentokrát není žádné manko v kase a současně nechť tentokrát není odvedeno vše - v kase si ponecháme 500 na vracení) Dále viz příklad výše Příjem zálohy na kase: |
|||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| VPP-1 | 11400 | 26100 | 21101 | Odvod - hotovosti v CZK | |
| ------ Doklady na příjem peněz do firemní pokladny ------ | |||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| PP-x | 11400 | 21110 | 26100 | Platba VPP-1 | |
| Pokračování.... Provedení platby účtenky na kase zálohou přijatou dříve: | |||||
| UC-1 | 11400 | prodej zboží za 11400 + úhrada UC zálohou | - | - | Neúčtuje se. |
| Doklad | soupis tržeb z jednotlivých typů plateb ze zahrnutých dokladů na příjem peněz do kasy | MD | D | Popis | |
| TR-2 | Platba ZLV ... Tržba=11900 | - | - | Neúčtuje se. | |
| V hotovosti... Tržba=-500 | - | - | Neúčtuje se. | ||
| Odvod tržeb ------ Odvodem tržby v tomto případě žádné VPP svázané s TR nevzniknou - na kase nebyly přijaty žádné finanční prostředky, pouze došlo k uhrazení UC dříve přijatou zálohou a naopak k vrácení peněz |
|||||
| ------ Doklady na příjem peněz do firemní pokladny z téhož důvodu rovněž nevzniknou ------ | |||||
| Uzávěrka prodeje ------ Provedením uzávěrky prodeje vznikne PS a odpovídající DL (pokud už neexistují) ------ |
|||||
| Doklad | částka | MD | D | Popis | |
| PS-1 | 9579 | Celkem 1400 | 39500 | 604xx | Prodej zboží - základ DPH |
| 1821 | 39500 | 343xx | Prodej zboží - DPH 19% | ||
| 11900 | 32405 | 39500 | zúčtování ZL do VPN (platba účtenky zálohovým listem na kase), zaúčtuje se tentokrát v rámci PS (srovnejte se zúčtováním ZL do FV) | ||
| -500 | 21101 | 39500 | Tržba - hotově CZK minusem - vrácení peněz | ||
| DL- | skladová cena prodaného zboží (ocenění až po uzávěrce skladu) | 504xx | 131xx | Prodané zboží | |
Chování kasy na přelomu období
Když se prodává na přelomu období (nechť je pro jednoduchost období shodné s kalendářním rokem), tak kasa do 31.12. (konec období) vystavuje doklady do původního období. Když přijde nový rok a s ním i nové období mohou nastat dvě situace:
- neexistuje žádná otevřená účtenka založená ve starém roce - kasa automaticky začne nové účtenky zařazovat do nového období a vše je OK
-
existuje alespoň jedna otevřená účtenka založená v předchozím roce - kasa při prodeji používá staré období a všechny doklady do něj zařazuje a nastavuje jim Datum dokladu na 31.12. To platí pro účtenky, DL, příjemky, vratky i tržby. Kasa pracuje, jakoby nové období nenastalo. Pokaždé při spuštění kasy a otevření nové účtenky kasa upozorňuje uživatele, že účtenka bude zařazena do "špatného" období a návod na řešení problému, nicméně účtenku dovolí vystavit. Po novém spuštění kasy a otevření nové účtenky se zpráva objeví znovu. Tímto způsobem se kasa chová do té doby, dokud v datech existuje alespoň jedna neuzavřená účtenka ze starého období.
Příklad zobrazovaného upozornění
Pokud je prvním režimem, který se zobrazí po spuštění kasy, jiný režim než režim Prodej (a je to např. režim režim Účtenky na kase maloobchodního prodeje, resp. režim Otevřené účtenky na kase restauračního prodeje), pak se upozornění zobrazí až po vyvolání funkce Nová účtenka. V opačném případě se zobrazí upozornění ihned (protože zobrazení režimu Prodej znamená rovnou otevření účtenky (lze začít rovnou prodávat)).
K práci s otevřenými účtenkami je primárně určen režim Účtenky na kase maloobchodního prodeje, resp. režim Otevřené účtenky na kase restauračního prodeje. Nicméně účtenka může být otevřená na jiné kase, než z jaké aktuálně prodáváte, a může se stát, že ji s ohledem na to, odkud byla vystavena, v režimu otevřených účtenek na vaší kase nevidíte (viz popis obou režimů). V takovém případě doporučujeme vypsat si otevřené účtenky v agendě Účtenky.
Viz též Často kladené otázky, otázka Jak si vypsat všechny otevřené účtenky.
Otevřené účtenky je třeba uzavřít. Pokud to z nějakého důvodu nemůže provést ten, kdo ji vystavil, musí to provést jiný uživatel.
Postup viz Často kladené otázky, otázka Maloobchodní a restaurační prodej na přelomu období.
Uzávěrka prodeje respektuje období a datum dokladu na účtenkách a vytvářené doklady dává do období, v kterém účtenky vznikly. Např. když se uzávěrka bude dělat 5.1., tak pro účtenky z 31.12 vytvoří souhrnnou účtenku a skladové doklady z předchozího období. Do 31.12. se zahrnou i všechny účtenky vzniklé ve skutečnosti po půlnoci 1.1., ale zařazené do starého období z výše uvedených důvodů.