Uzávěrka prodeje

Provede uzávěrku pokladních prodejů z kasy resp. dotykové kasy maloobchodního prodeje a restaurační kasy resp. restaurační dotykové kasy a promítne je do stavu skladů.

Obsažené části:

Uzávěrka prodeje - kroky průvodce

Uzávěrka prodeje slouží k odpisu prodaného zboží (prodaného přes některou z kas pokladního maloobchodního či restauračního prodeje) ze skladu (z jednoho či z více skladů) a dále k nastavení předkontací pro automatické zaúčtování prodeje.

Vznikají při ní doklady typu Souhrnné účtenky (PS), které jsou evidovány v agendě Prodeje. Dále při ní vznikají zápisy na odpis zboží ze skladu příp. na jeho vrácení, tj. na prodané zboží se vytváří dodací listy a na případné opravy prodejů se vytváří vratky nebo příjemky.

Pokud potřebujete provést zásadní změnu v nastavení provozu nebo firemních údajů, proveďte ji bezprostředně po provedení uzávěrky prodeje (v době, kdy neexistují žádné neuzavřené účtenky). V opačném případě může dojít k vytvoření souhrnné účtenky obsahující údaje, které nebudou odpovídat uzavíraným účtenkám.

Upozornění se týká zejména nastavení parametrů Plátce DPH a Zdanění zaokrouhlení dokladů na výstupu v agendě Firemní údaje a dále nastavení způsobů zaokrouhlování a volby Při prodeji zadávat ceny (s DPH/bez DPH) ve vlastnostech provozu.

Je potřeba, aby v době vzniku těchto skladových dokladů byla na skladě dostatečná zásoba (není-li na skladě nebo alespoň u dotčených skl. karet povoleno vyskladnění do minusu), jinak uzávěrka prodeje skončí chybou. Proto, zejména pokud používáte restaurační prodej, je vhodné dodržet správné pořadí uzávěrek. Dále viz vztah uzávěrky prodeje a uzávěrky bonů.

V kapitole Proces prodeje, základní pojmy je vysvětleno, že pokud během dne potřebujete znát aktuální stav zásob na skladech, buď musíte mít nastaven Okamžitý odpis ze skladu (pokud to pro daný typ provozu lze) a musíte zajistit, aby šlo vytvářet potřebné skladové doklady (viz popis u Okamžitého odpisu ze skladu) anebo musíte provést uzávěrku prodeje, aby se prodeje promítly do stavu skladu.

To můžete provést, kdykoli potřebujete. Počet uzávěrek prodeje v jednom dni není nijak omezen. Optimální je provést uzávěrku denně, nejlépe po ukončení prodeje.

Možnosti vyvolání uzávěrky prodeje:

Dále je uvedeno:

  • Naleznou se všechny prodejní doklady (Účtenky (UC)) vázané na zadanou prodejnu a dosud nezahrnuté do žádné uzávěrky, ze všech pokladen pokladního prodeje.
  • Tyto doklady se sečtou a vytvoří se uzávěrkový doklad typu Denní souhrnná účtenka (PS), který je k nahlédnutí v agendě Prodeje. K uzavíraným účtenkám, k nimž neexistuje odpovídající skladový doklad na pohyb zboží, tento doklad vytvoří příp. se pokusí provést krácení off-line prodejů.

  • Na vytvořeném dokladu Denní souhrnná účtenka (PS) jsou informace o všech skladových kartách, z nichž se prodalo zboží za zpracovávané období. Rovněž je zde informace o všech účtenkách, které do něj byly zahrnuty a o všech skladových dokladech, které se k nim váží (viz např. záložka X-vazby v agendě Prodeje).

    Na těchto dokladech NEJSOU informace o utržených penězích. Ke sledování tržeb slouží agenda Tržby.

  • Nakonec (nicméně ještě před dokončením transakce) se provede řada kontrolních testů porovnávajících ceny a množství na účtenkách s vygenerovanými skladovými doklady a souhrnnou účtenkou. Pokud některý z testů skončí chybou, zobrazí se chybová zpráva a uzávěrka se zruší.

    Prováděné kontroly:

    • porovnání množství na řádcích účtenek s množstvím na řádcích skladových dokladů
    • porovnání množství na řádcích účtenek s množstvím na řádcích souhrnné účtenky

    • porovnání součtu celkových částek na účtenkách s celkovou částkou na souhrnné účtence

    • porovnání celkové částky plateb z účtenek s částkami plateb na souhrnné účtence

      Do celkové částky plateb z účtenek se započítává také případné Zaokrouhlení z plateb.

    • kontrola existence vazby z řádku účtenky na řádek skladového dokladu

    Příklad neúspěšného dokončení uzávěrky prodeje z důvodu nesouladu množství na účtenkách a skladových dokladech.

    Provádění kontrol je možné deaktivovat spuštěním systému ABRA Gen s parametrem -POSExportNoValidate.

Aby uzávěrka prodeje mohla být úspěšně provedena, je třeba, aby všechny potřebné doklady mohly vzniknout. Pokud je nelze z nějakého důvodu vytvořit, uzávěrka to nahlásí a nelze v ní pokračovat. To se týká především skladových dokladů na pohyb s prodaným zbožím. Na vznik resp. existenci skladových dokladů mají vliv především následující nastavení:

  • U maloobchodního prodeje - Nastavení Okamžitý odpis ze skladu v agendě Provozy - tzv. on-line odpis ze skladu (viz též on-line prodej). Je-li nastaven, program se snaží vytvářet skladové doklady ihned po uzavření účtenky, tedy jednotlivé prodeje se tak promítají do stavu zásob skladů ihned po uzavření (zaplacení) účtenky. Pokud se on-line odpis při uzavření účtenky nezdařil (z nějakého důvodu se nezdařilo vytvořit potřebný skladový doklad) nebo pokud není nastaven okamžitý odpisu ze skladu, vznikají skladové doklady najednou až v okamžiku provedení uzávěrky pokladního prodeje (viz též off-line prodej).

  • U maloobchodního i restauračního prodeje - Nastavení vyskladnění do minusu na skladu a nastavení vyskladnění do minusu na skladové kartě. Tyto položky mohou mít nastaveno:

    • Nepovolit - uzávěrka se neprovede, pokud není dostatečná zásoba na skladě.
    • Povolit s/bez výstrahy - uzávěrka se provede i při nedostatečné zásobě a na závěr se zobrazí seznam s upozorněním, u kterých skladových karet vznikl rozdíl.

  • U maloobchodního i resuračního prodeje - Nastavení vyskladnění šarží/s. čísel do minusu na skladu a nastavení vyskladnění sériových čísel do minusu na skladové kartě. Tyto položky mohou mít nastaveno:

    • Nepovolit - uzávěrka se neprovede, pokud není šarže/sériové číslo naskladněno.

    • Povolit s/bez výstrahy - uzávěrka se provede, vytvoří se pohyb šarže/sériového čísla, do kterého se použije již existující šarže/sériové číslo, nebo šarže/sériové číslo zadané na účtenku, pokud byla karta naskladněna a sériové číslo dosud nezadáno.

      Stejné zásady platí při nastavení Okamžitého odpisu ze skladu.

      Od verze 17.01 systému ABRA Gen včetně je možné provést uzávěrku i v případech, kdy se stejné sériové číslo použije opakovaně (na několika různých účtenkách zahrnutých do jedné uzávěrky, typicky během jednoho dne). V rámci zpracování uzávěrky se pro každý výskyt sériového čísla založí samostatný řádek na dodacím listu. (Na souhrnné účtenky nemá tato situace vliv, jeden řádek souhrnné účtenky bude vždy odpovídat jedné skladové kartě.)

      Ve starších verzích nebylo opakované použití jednoho sériového čísla možné a před uzávěrkou bylo nutné sériová čísla opravit (odstranit duplicity) v agendě Pohyby účtenek.

      Více informací o tom, co znamená stav 2 a více kusů na sériových číslech, naleznete v sekci Použití šarží/sériových čísel na dokladech v kapitole Evidence šarží a sériových čísel.

    Jak bylo vysvětleno v nastavení Prodeje do minusu v agendě Provozy, má-li kasa prodej do minusu povolen, prodej zboží a jeho zapsání na účtenku se uskuteční vždy, i když máte ve vlastnostech skladu či sklad. karty nastaveno nepovolit vyskladnění do minusu a zásoba pro prodej je nedostatečná. Nevznikne pouze dodací list resp. neprovede se uzávěrka prodeje, dokud nebude na skladě dostatečná skladová zásoba.

    Zdůvodnění: zákazník stojí se zbožím u pokladny, chce si ho koupit a nezajímá ho, že v evidenci skladu je chyba.

Při uzávěrce prodeje vznikají následující doklady:

Dále na souhrnných účtenkách může dojít k posčítání pohybů zboží s více jednotkami podle nastavení v agendě Provozy, viz Uzávěrka prodeje rozdělí pohyby podle jednotek.

  • Skladové doklady:

    • Dodací listy (DL) na odpis zásob, pokud už DL k dané účtence nebyl vytvořen ihned při prodeji (tj. jedná se o off-line prodej) a současně pokud nedošlo k pokrácení všech pohybů účtenky (účtenek) zahrnutých do daného DL (viz dále krácení off-line prodejů).
    • Vratky (VR) na příjem vraceného zboží zpět do skladu, pokud už VR k dané vratné účtence nebyla vytvořena ihned při prodeji a pokud nedošlo k pokrácení jejích pohybů (viz dále krácení off-line prodejů).

    • Příjemky (PR) na příjem vraceného zboží zpět do skladu, pokud už PR k dané vratné účtence nebyla vytvořena ihned při prodeji a pokud nedošlo k pokrácení jejích pohybů (viz dále krácení off-line prodejů).

      Kolik bude těchto skladových dokladů, závisí na tom, kdy vznikly a kolik PS dokladů vzniká při uzávěrce. Obecně platí, že dva PS nemohou sklad. doklady sdílet, ale že na DL/PR/VR mohou být pohyby z vícero účtenek. Tj. např.:

      • Pokud je nastaven Okamžitý odpis ze skladu, může vzniknout tolik DL, kolik je prodejních účtenek, jelikož DL vznikají rovnou při prodeji (pokud se je podařilo vytvořit) a u vracení minimálně tolik VR resp. PR, kolik je vratných účtenek (k vratné UC může být více než jeden sklad. doklad, jelikož k ní může být VR i PR současně (při vracení zboží s obaly, viz režim Vracení maloobchodní kasy resp. režim Vracení restaurační kasy a příklady dále v popisu Uzávěrky prodeje versus vracení).

      • Pokud sklad. doklady vznikají až při uzávěrce, vznikají ke každému PS zvlášť "jeho" sklad. doklady (dva PS nemohou sklad. doklady sdílet).

        • Tj. pokud je nastaveno např. Sčítání účtenek do souhrnné účtenky = Nesčítat, vznikne tolik PS, kolik je UC, a pokud nedošlo ke krácení, tak vznikne minimálně tolik skladových dokladů, kolik je těchto PS.
        • Pokud je naopak nastaveno např. Sčítání účtenek do souhrnné účtenky = Sčítat a vznikne pouze jeden PS doklad za danou uzávěrku společný pro všechny uzavírané UC, vznikne k němu pouze jeden sklad. doklad daného typu (společný pro všechny uzavírané UC).

Řádky souhrnné účtenky se dále rozdělují podle skladu, střediska a trojkombinace zakázka+obchodní případ+projekt - každá kombinace má svůj řádek v souhrnné účtence, následně se tyto údaje přenáší do řádků skladových dokladů (DL, VR, PR), kterými se provádí vyskladnění resp. zpětné naskladnění zboží.

Rozdělení podle trojkombinace Zakázka+Obchodní případ+Projekt se využívá především, pokud provozujete Restaurační prodej s Gastrovýrobou a sledujete Stravní jednotky. Ty totiž mohou být natěžovány mj. i z DL, přičemž se identifikují kombinací "den+Z+OP+P". Viz Stravní jednotky obecně.

Doklady vzniklé v režimu Vracení maloobchodní kasy resp. režimu Vracení restaurační kasy se při uzávěrce prodeje zpracovávají ve třech kolech takto:

  • První kolo - V něm se zpracovávají jen účtenky, které mají zadanou účtenku, kterou vrací, a proto se u nich ví, kterým dodacím listem byly vydány ze skladu. K těmto dodacím listům se vytvoří vratky a na ně se zapíše vše, co je možno. Co zbude, protože nejde udělat vratka, nebo se nedá vrátit celé množství, vyřídí se v dalších kolech. Pokud DL ke zdrojové účtence zatím neexistuje a vytváří se až v rámci téže uzávěrky jako se zpracovává vratná účtenka, pokusí se systém nejdříve provést krácení off-line prodejů, viz dále.
  • Druhé kolo - Podle zadaných datumů se program pokusí hledat vhodné dodací listy na totéž zboží a k nim postupně udělat vratky. Co se nevejde na vratku k jednomu dodacímu listu, se program pokusí vrátit vratkou k dalšímu dodacímu listu se stejným datem.
  • Třetí kolo - Vše, co se nepodaří umístit na žádnou vratku (a všechny obaly), se vrátí skladovou příjemkou.

Díky tomuto způsobu zpracování vratných účtenek při uzávěrce může dojít k situaci, že k pohybům z vratné účtenky vznikne sice vratka VR, ale nelze přesně určit, jakou vratkou se jaká účtenka vracela. Pak takové UC nebudou mít vazbu na vzniklé VR (ani v položkách Vazby dokladu v hlavičce UC ani ve svých záložkách X-vazby). Objasníme na příkladu:

Vracení karty A za den nechť proběhlo na čtyřech účtenkách s tímto množstvím: 3, 2, 8, 4. Celkem se vrátilo 17.

Uzávěrka:
- Nejprve sečte všechna vracení dohromady: 17
- Pak vyhledá DL, které toho dne vydávaly kartu A. Nalezne např. pět DL, které mají tato množství karty A: 7, 2, 1,1, 11, 5.
- Dále se pokračuje postupným vytvářením vratek VR na nalezené DL. To znamená, že postupně vytvoří VR na tato množství: 7, 2, 1, 1 a 6 (až do celkového počtu 17-ti vrácených kusů). Výsledek tedy je, že máme ke 4 vratným účtenkám 5 vratek (množství na daných účtenkách nekorespondují s množstvími na jednotlivých vzniklých vratkách (a ani za tohoto postupu nemohou)). Kdybychom chtěli nalézt souvislosti, tak první a druhou účtenku vrací první vratka, třetí účtenku vrací vratky jedna až pět a poslední účtenku vrací vratka pět.
- Protože se obvykle nevrací jedna karta, ale více karet, situace je ještě komplikovanější.

⇒ není jednoznačné, jaká VR by měla být zapsána na účtenky, a tudíž tato informace na UC uvedena nebude.

Krácení off-line prodejů a vracení v uzávěrce prodeje

Pro vracení dále platí: Pokud došlo na kase k vracení, pokusí se systém v rámci uzávěrky prodeje přednostně provést nejdříve pokrácení těchto inverzních skladových pohybů s pohyby prodejními, pokud to lze (a teprve pokud to nelze, generuje skladové doklady). Platí:

  • Krátit lze pouze položky z vratných účtenek, které jsou stornem prodejní účtenky, tj. mají vazbu na "svou" zdrojovou vracenou účtenku.
  • Obě účtenky (zdrojová i vracená) jsou právě uzavírány a zatím nemají skladový doklad. Tj. buď byl nastaven off-line prodej, nebo byl nastaven on-line prodej (viz nastavení Okamžitý odpis ze skladu), ale skladový doklad se nepodařilo ihned při prodeji vygenerovat.
  • Obě účtenky (zdrojová i vracená) musí být součástí téže uzávěrky, tj. uzávěrka je zařadí do téhož uzávěrkového dokladu Souhrnné účtenky (PS).
  • Obě účtenky (zdrojová i vracená) resp. pohyby na nich, musí být až na znaménka totožné a to vč. zakázky, obchodního případu, projektu. Pokud bude v něčem rozdíl, např. ve skladu, zakázce, obchodním případu nebo čemkoli jiném, tak ke krácení nedojde.

  • Není nutné krátit celé účtenky, krátit lze i jen jednotlivé jejich pohyby a to i částečně (tj. když došlo k vrácení jen části prodaného počtu).

    Prodáme např. 5 ks na UC-12/2011 a během téhož dne ji vrátíme účtenkou UC-25/2011. Pokud uzávěrka prodeje zařadí obě účtenky do jedné uzávěrky (jedné souhrnné účtenky (PS)) a obě účtenky budou až na znaménka zcela totožné, dojde ke krácení. Tzn., že nevznikne ani DL ani VR (resp. nevzniknou na nich řádky, které odpovídají vracenému zboží z těchto dvou účtenek).

    Pokud došlo ke krácení pohybů vratné účtenky, nebude tato mít vazbu na žádný skladový doklad, ačkoli je zpracována uzávěrkou prodeje a je na ní uvedeno "Odepsána ze skladu = Ano".

Vznik skladových dokladů v případě vracení objasníme na příkladech:

Vracení běžného zboží - on-line prodej ze skladu:
Mějme účtenku UC-1. Na ní nechť je např. 100 kusů "zboží A", 50 kusů "zboží B" a dále obaly ke zboží B, což nechť jsou např. "B-palety" v počtu 10ks. Nechť máme nastaven on-line odpis ze skladu a k účtence nechť při prodeji tedy rovnou vznikne DL-1. Poté se klient vrátí a chce z důvodu reklamace vrátit 30ks "zboží A". Na kase tedy vyvoláme režim vracení, zadáme identifikace vracené účtenky UC-1 a zadáme vracený počet: 30ks "zboží A". Vznikne vratná účtenka např. UC-17. Jelikož máme nastaven on-line odpis ze skladu, systém se při uzavření účtenky UC-17 pokusí vytvořit rovnou skladové doklady. Pokud tomu nic nebrání, vznikne v tomto případě jeden doklad:
- vratka VR k dodacímu listu DL-1 na 30ks "zboží A".

Vracení s obaly - on-line prodej ze skladu:
Mějme účtenku UC-1 a k ní DL-1 jako v příkladě 1. Poté se klient vrátí a chce zboží B z důvodu reklamace vrátit. Na kase tedy vyvoláme režim vracení, zadáme identifikace vracené účtenky UC-1 a zadáme vracený počet: 50ks "zboží B" a 10 ks "B-palet". Vznikne vratná účtenka např. UC-17. Jelikož máme nastaven on-line odpis ze skladu, systém se při uzavření účtenky UC-17 pokusí vytvořit rovnou skladové doklady. Pokud tomu nic nebrání, vznikne jednak vratka VR k dodacímu listu k DL-1 na 50ks "zboží B" a dále skladová příjemka PR na 10ks obalů "B-palety".

Vracení - off-line prodej ze skladu:
Mějme účtenku UC-1 jako v příkladě 1, pouze k ní zatím neexistuje dodací list. Poté se klient vrátí a chce např. zboží B z důvodu reklamace vrátit. Na kase tedy vyvoláme režim vracení, zadáme identifikace vracené účtenky UC-1 a zadáme vracený počet: 50ks "zboží B" a 10 ks "B-palet". Vznikne vratná účtenka např. UC-17. Jelikož máme nastaven off-line odpis ze skladu, žádné skladové doklady k vratné účtence zatím nevznikají. Spustíme uzávěrku prodeje. Jelikož jsou obě účtenky (resp. pohyby na nich) až na znaménko stejné, dojde ke krácení. Vznikne pouze DL k UC-1 na 30ks "zboží A". Žádný skladový pohyb na DL na prodej "zboží B" a jeho "B-palet" a na jejich následné vrácení (na VR resp. PR) nevzniká.

Pokud by při vrácení byla vrácena jen část prodaného počtu, např. jen 10ks "zboží B" a 2ks "B-palet", pak při uzávěrce vznikne DL na 30ks "zboží A" a k tomu na zbylé (nevrácené "zboží B" a jeho obaly), tj. na zbylých 40ks "zboží B" a zbylých 8ks "B-palet". Žádný skladový pohyb k vratné účtence na vrácení 10-ti ks "zboží B" a 2ks "B-palet" na VR resp. PR nevzniká (došlo k pokrácení pohybů a na DL je uvedeno o to méně).

Dále viz vztah uzávěrky bonů/uzávěrky prodeje/uzávěrky skladů/zrcadla.

Před prvním použitím agend této skupiny doporučujeme se seznámit minimálně s obsahem kapitol Věcný obsah, jak začít - Maloobchodní prodej, Restaurační prodej a Věcný obsah, jak začít - Restaurační prodej.

Typ agendy: Ostatní

Jedná se agendu řešenou jako průvodce, obsahuje tedy typické společné prvky průvodců. Popis ovládání a pravidel obecně platných pro všechny průvodce viz Typy průvodců, zásady pro průvodce.

Ze standardizovaných:

Název Kl. Doplňující popis:
Help F1
Vytvořit vzkaz ctrl+M  

Tuto agendu lze spustit mimo jiné z okna pro spouštění agend ze sekce AGENDY z podsložky Maloobchodní prodej nebo Restaurační prodej. Uzávěrku prodeje lze dále vyvolat i jiným způsobem, viz dále Možnosti vyvolání uzávěrky prodeje.