Bony - obecně

Lze používat bony na výrobek nebo na zboží. Který typ bonu v praxi použít, vyplyne z následujícího textu. Vlastní nastavení ovlivňující bony viz dále nastavení ovlivňující bony.

• Bony na výrobky jsou bony na zboží, které se vyrábí u dodavatele tohoto zboží. Bony jsou zpracovávány uzávěrkou bonů a v návaznosti na tuto uzávěrku jsou zpracovatelné agendami gastrovýroby. Z hlediska vzniku bonů na výrobek je přitom lhostejno, zda prodávané zboží již bylo vyrobeno předem "na sklad", nebo bude "vyrobeno v počítači" až dodatečně. V krajním případě tyto výrobky mohly být i nakoupeny u externího dodavatele. Rozhodující pro zpracování uzávěrky bonů je, zda jsou v době jejího zpracování již na skladě, nebo ne.

  Smažený řízek vyráběný v kuchyni, Káva vyráběná na baru, Frťan becherovky nalévaný také na baru.

• Bony na zboží jsou bony, u kterých je prodávané zboží nakoupeno u externích dodavatelů a bon vzniká jenom z evidenčních důvodů, aby prodávající číšník měl evidenci o tom, jaké zboží vydává. Bony typu zboží slouží pouze k tisku, dále se gastrovýrobou nezpracovávají, k agendám gastrovýroby nemají žádný vztah. Zboží s nimi spojené je vyskladněno přímo dodacím listem při uzávěrce pokladního prodeje.

  Tyto bony jsou při svém vzniku rovnou označeny jako zpracované uzávěrkou bonů (viz položka Zpracovaný v seznamu bonů), aby se při uzávěrce bonů vůbec nenabízely.

  CocaCola balená v plechu a bez jakékoli úpravy prodávaná na baru, Pražené mandle prodávané na baru.

Nastavení určující typ bonu:

Typ vzniklého bonu pro markované zboží (sklad. kartu) je dán nastavením provozu v subzáložce Dodavatelé pro skladový typ, do něhož daná skladová karta patří. Viz též dále Nastavení ovlivňující bony.

Pro správnou práci programu s bony je potřeba nastavit jejich použití. To je ovlivněno:

• Skladový typ - nadefinujte tolik skladových typů, kolik používáte dodavatelů zboží

  VK - výrobky kuchyně (Smažený řízek, Gulášová polévka, ...)
  VB - výrobky baru (Káva, Becherovka, Rozlévané víno, ...)
  ZB - zboží (Oříšky, Sušenky, Cigarety, ...)

• Dodavatelé - na subzáložku Dodavatelé v agendě Provozy / Restaurační prodej přidejte všechny skladové typy, pro které mají vznikat bony. Zároveň zde nastavte Typ bonu (viz výše) a Sklad dodavatele (sklad, z jehož zásob surovin se bude vyrábět). Pro skladové typy zde neuvedené bony nevznikají.

  přidáme VK - výrobky kuchyně, typ bonu - Výrobek, sklad dodavatele - Kuchyně
  přidáme VB - výrobky baru, typ bonu - Výrobek, sklad dodavatele - Bar
  nepřidáváme ZB - zboží, protože pro tato zboží bony nepotřebujeme

• Tisk bonů - na subzáložku Tisk bonů v agendě Nastavení kas / Restaurační prodej přidejte všechny skladové typy, pro které se mají tisknout bony. Zároveň zde nastavte tiskárnu, na kterou se mají bony tisknout. Jednu tiskárnu je možno přiřadit několika typům zboží - všechny bony na tyto typy zboží se budou tisknout na zvolenou tiskárnu. Pokud zde některý typ zboží není uveden, bon se netiskne, i když podle nastavení v předchozím bodě může vznikat.

  přidáme VK - výrobky kuchyně a nadefinujeme síťovou tiskárnu umístěnou v kuchyni
  nepřidáme VB - výrobky baru, protože na tento druh zboží bony nepotřebujeme tisknout
  nepřidáme ZB - zboží, protože v předchozím kroku jsme pro tento druh zboží nenastavili vznik bonů, takže ani jejich tisk nemá význam

  Připojení správného ovladače tiskárny podle jejího hardwarového typu viz Průvodce připojením pokladních periferií.

Při markování zboží na kase restauračního prodeje vzniká pohyb na účtence. Předpokládejme, že jsme namarkovali takový druh zboží, u kterého zároveň vzniká a má se tisknout objednávkový bon. Platí pak následující:

• Bon vzniká jako poukázka na odběr zboží u dodavatele. Proto jej lze vytisknout jen jedenkrát. Tisk kopií na pokladní (bankovní) tiskárnu není možný. Kopii bonu je možno vytisknout standardní tiskovou sestavou na formát A4 ze seznamu bonů.
• Podle organizace práce a použitých typů tiskáren je možno v agendě Provozy, záložce Restaurační prodej / Předvolby nastavit, kdy a jak se mají bony tisknout - po uzavření účtenky, podle dodavatelů atd.

V provozu vzniká občas potřeba opravit namarkované zboží nebo jeho množství. Rozhodující při těchto opravách je stav vytištění bonu a důvod opravy.

• Bon není dosud vytištěn - jsou možné všechny opravy, zvyšování i snižování množství, smazání celého pohybu. Předpokládá se, že se jedná o opravu překlepu při markování. U dodavatele není zboží dosud objednáno, opravy jsou proto povoleny. Podrobný postup práce viz Restaurační kasa - popis.

• Bon je již vytištěn - předpokládá se, že výroba již začala, nebo je zboží již vyrobeno (jídlo je již nachystáno na talíři) a jeho zpětné rozebrání již není technicky možné. Tento případ je řešen vznikem storno bonu, který se tiskne na stejnou tiskárnu jako objednávkový bon. Při vzniku storno bonu je uživatel dotázán, o jaký typ storna se jedná, jakým způsobem má být s výrobkem naloženo. Může se jednat o:

  Storno prodeje

  Informace o tom, že je potřeba prodej stornovat, přišla dostatečně brzo, v době, kdy výrobna ještě nezačala vyrábět. Takový bon je stornován a zboží nebude vyráběno.

  Ztráty prodeje

  Zboží je již vyrobeno, ale namarkovat jej na účtenku není možné (oprávněná reklamace hosta, namarkováno jiné zboží a již vyrobeno a markuje se ještě jednou správné zboží apod.). Takové zboží není možno hostovi účtovat (z účtenky je potřeba vypustit), ale je potřeba je v počítači vyrobit (odepsat suroviny), protože ve skutečnosti výroba již proběhla a suroviny byly spotřebovány. Ztráty prodeje je tedy něco, co se neprodalo, protože to host reklamoval (studené kafe, přesolená polévka), ale suroviny se spotřebovaly a bude se vyrábět znovu. Mohou to být výrobky-zmetky baru i kuchyně. Nejedná se ale o případ, kdy to druhé, už teplé kafe si číšník namarkuje na svojí vlastní účtenku, kterou zaplatí ze svého. Jedná se o případ, kdy je tomu, kdo zmetek vyrobil, "odpuštěno" a jen se odepíší suroviny do spotřeby. Vyrábí se tedy podle většího počtu bonů, než je na zaplacených účtenkách.

  Takové zboží (výrobek) je v rámci uzávěrky bonů uvedeno v položce Ztráty prodeje. Zboží (výrobek) bude vydáno (odepsáno ze zásob) dodacím listem (DL) vystaveným v řadě dokladů podle konfigurace v agendě Provozy, viz Předvolby pro dodací listy ztrát prodeje. Jedná se o jednu z možností vystavení nového DL. Zboží je potřeba znovu vyrobit a spotřebovat suroviny na jeho výrobu. Položka není v uzávěrce bonů editovatelná a množství je dáno počtem bonů vzniklých na kase restauračního prodeje a označených jako ztráty prodeje.

  Nastavením v agendě Provozy je možno určit, zda je povoleno použití Storna prodeje, Ztrát prodeje nebo obojího.
  Při opravě namarkovaného zboží na kase restauračního prodeje je potřeba zadat, zda se jedná o storno prodeje nebo o ztráty prodeje. Do uzávěrky bonů do položky Ztráty prodeje se projeví pouze ztráty prodeje.

  Pokud došlo k vynulování prodeje a nejde o ztráty prodeje, jsou bony označeny jako zpracované uzávěrkou bonů (viz položka Zpracovaný v seznamu bonů), aby se při uzávěrce bonů vůbec nenabízely.

  Několik příkladů řešení chybových situací ve stavu, kdy jsou bony již vytištěny:

  Host dostal studené kafe, tento stav reklamoval, původní prodej byl stornován (studené kafe nebude přece platit) s tím, že číšníkovi bylo "odpuštěno" (nemusí si to namarkovat na vlastní účtenku, kterou by zaplatil ze svého) a znovu bylo markováno již kvalitní zboží, které se musí znovu vyrobit (znovu spotřebovat suroviny). Výsledkem je na účtence jedno kafe k zaplacení, dva bony k vyrobení a jeden bon označený jako ztráty prodeje.

  Číšník nese hostovi kafe a upadlo mu na schodech. Pokud je mu tato chyba "odpuštěna", namarkuje hostovi kafe ještě jednou a zároveň tento prodej stornuje s označením Ztráty z prodeje. Pokud mu není odpuštěno, namarkuje si kafe na další účtenku, kterou uhradí ze svého.

  Host reklamuje přesolené jídlo, odmítá ho zaplatit a reklamace je uznána. Markuje se storno bon s označením Ztráty prodeje.

  Číšník namarkoval omylem jídlo, které si host neobjednal. Přišlo se na to až po jeho vyrobení. Namarkuje se správné zboží a chybné se stornuje jako Ztráty prodeje - pokud je číšníkovi "odpuštěno". Pokud mu není odpuštěno, použije funkce štěpení účtu a část účtenky (chybné zboží) uhradí sám.

  Číšník namarkoval omylem jídlo, které si host neobjednal. Přišlo se na to před jeho vyrobením. Namarkuje správné zboží a chybné stornuje jako Storno prodeje.

Kromě ztrát prodeje, viz výše, vzniká v provozu občas také potřeba sladit počty namarkované na bonech s počty vyrobenými (počty výrobků na skladech, jelikož se musí adekvátně odepsat spotřebované suroviny). Mohou nastat dva případy:

Dále je třeba zajistit vyrobení prodaného zboží, na které při prodeji na restauračních kasách vznikaly bony typu výrobek. K tomu slouží uzávěrka bonů. Při svém vzniku jsou bony podle svého typu označeny buď rovnou jako zpracované uzávěrkou bonů anebo jako nezpracované uzávěrkou bonů - takové čekají na zpracování.

Uzávěrka bonů při své činnosti nalezne všechny nezpracované bony na výrobky z uzavřených (tj. již zaplacených) účtenek. (Tedy bony z dosud otevřených účtenek zahrnuty nebudou!). Tyto bony nabídne k výběru pro uzavření a to po jednotlivých skladech, ze kterých se má vyrábět (sklad dodavatele bonu je dán v nastavení provozů (viz záložka Dodavatelé)). Pozor!!! Tuto nabídku sestavuje se zohledněním přístupových práv!!! a to následovně: Uzávěrka bonů nabídne k uzavření nezpracované bony z dodavatelského skladu pouze, pokud má uživatel spouštějící uzávěrku:

• přístupové právo Použít k danému skladu (sklad dodavatele viz provozy, záložka Dodavatelé)

• a současně má přístupové právo Použít k řadě výrobních listů pro tento sklad (řada výrobních listů pro daný sklad viz Nastavení gastrovýroby).

  Zdůvodnění: číšník nemá přístup k VL kuchyně, nemá je proto ani vidět, protože mu je systém stejně nedovolí dokončit. Stejně tak přepnutí do stavu příprava by způsobilo chybné zpracování následného zrcadla.

V nabídnutém seznamu je možno označením zvolit jeden nebo více skladů, ve kterých se má vyrábět, a v dalších krocích průvodce je možno vybrat množinu bonů podle různých kritérií (data jejich vzniku, skupiny strávníků,...). Dále je v průběhu uzávěrky také možno upravit množství výrobků pokrývajících ztráty výroby či přebytky z výroby.

Z výrobků na uzavíraných bonech a jejich množství na bonech je s ohledem na počet na skladě, zadané ztráty či přebytky výroby vypočteno množství, které je třeba vyrobit, a sestaven výrobní list (VLG) gastrovýroby.

V rámci průvodce uzávěrkou bonů lze i nastavit, v jakém stavu má být gastrovýroba uzávěrkou bonů ponechána, zda má být vygenerovaný VLG ponechán ve stavu Příprava s tím, že si obsluha gastrovýroby jednotlivé VLG ještě třeba dle potřeby upraví (např. množství spotřebovaných surovin), poté vydá suroviny a přijme hotové výrobky (tj. ručně převede VLG do stavu Dokončeno), nebo zda se má vygenerovaný VLG rovnou převést do stavu Dokončeno (v tomto případě rovnou dojde k odepsání surovin a příjmu hotových výrobků, tj. vzniknou doklady Výdej materiálu do výroby (VMV) na vyskladnění spotřebovaných surovin a Příjem hotových výrobků (PHV) na naskladnění výrobků vyrobených dle požadavků z uzavíraných bonů. Viz též Základní pojmy, proces a doklady Gastrovýroby.

Po ukončení uzávěrky uzávěrka bonů všechny bony, které zahrnula, označí jako zpracované, bez ohledu na to, zda je výrobní list nastaven do stavu příprava nebo dokončeno. Na zboží vyrovnávající ztráty z gastro výroby nebo přebytky vytvoří uzávěrka bonů příslušné doklady pro jejich naskladnění nebo vyskladnění. (Tj. Dodací listy na ztráty prodeje či ztráty výroby resp. Příjemky na přebytky, podrobněji viz výše Ztráty výroby/Přebytky výroby.) Popis průvodce uzávěrkou podrobněji viz kap. Uzávěrka bonů - popis.

Vliv nastavení požadovaného stavu VLG z uzávěrky bonů na záporný stav zásob skladu:

Nastavení Požadovaného stavu VL z uzávěrky bonů má vliv na to, zda se v jednom kroku zboží vyrobí a rovnou i vydá do ztrát, nebo se jen sestaví výrobní list a vyrobené zboží se na sklad přijme až jeho dokončením.

• V případě, že Požadovaný stav VL z uzávěrky bonů je nastaven na Dokončeno, uzávěrka bonů proběhne v pořádku. Zboží, které má být vydáno do ztrát, je v jednom kroku vyrobeno i vydáno na příslušný DL. Stav zboží na skladě se nedostane do minusu.

  V tomto případě se při přechodu na Dokončeno neprovádí kontrola stavu zásob surovin.

• V případě, že Požadovaný stav VL z uzávěrky bonů je nastaven na Příprava, uzávěrka bonů může skončit chybou, pokud nebude předem na skladě dostatečná zásoba pro pokrytí DL na ztráty prodeje a ztráty výroby. Příjem hotových výrobků na sklad totiž proběhne dodatečně, až dokončením výroby. Doporučujeme řešit povolením vyskladnění do minusu na skladě, ve kterém se vyrábí, případně povolením vyskladnění do minusu u skladové karty.

Uzávěrka prodeje - (vztah uzávěrky prodeje a uzávěrky bonů)

Nezávisle na zpracování uzávěrky bonů můžete provést zpracování uzávěrky prodeje. Ta odepisuje prodané zboží ze skladu a vytváří na ně dodací listy, případně vratky nebo příjemky na opravy prodejů. Je potřeba, aby v době vzniku těchto dokladů byla na skladě dostatečná zásoba. Je proto vhodné zpracovávat uzávěrku prodeje až po zpracování uzávěrky bonů a dokončení gastrovýroby. Toto pořadí ve zpracování lze obejít tím, že na skladě nebo alespoň u dotčených výrobků povolíte vyskladnění do minusu, jinak uzávěrka prodeje skončí chybou.

Uzávěrka skladu - (vztah uzávěrky skladu a uzávěrky bonů)

Nezávisle na zpracování předchozích uzávěrek se provádí uzávěrka skladu. Pro její zdárný průběh je potřeba, aby na skladě nebyla záporná zásoba. Proto je potřeba provádět uzávěrku skladu až po provedení uzávěrky bonů a ukončení navazující gastrovýroby, která potřebné zásoby naskladní.

Zrcadla - (vztah zrcadla a uzávěrky bonů)

Pokud chcete provést pro daný sklad zrcadlo, je třeba nejdříve provést uzávěrku bonů a uzávěrku prodeje. Viz možnosti spuštění zrcadla, podmínky spuštění.

Průběh uzávěrky bonů a navazující činnosti jsou zobrazeny na následujícím obrázku.

Obrázek: Uzávěrka bonů a navazující operace

Před prvním použitím agend této skupiny doporučujeme se seznámit minimálně s obsahem kapitol Věcný obsah, jak začít - Maloobchodní prodej, Restaurační prodej a Věcný obsah, jak začít - Restaurační prodej.