Věcný obsah, základní pojmy - Kniha jízd

V této kapitole naleznete popis následujících témat:

Modul Kniha jízd je určen pro vedení knihy jízd uskutečněných řidiči - "referenty" služebním či soukromým vozidlem.

Tedy není primárně určen pro vedení obdobné evidence u řidičů z povolání, resp. u firem zabývajících se dopravou jakožto jedním z oborů podnikání, jelikož zatím nepodporuje všechny evidence a funkčnosti, které obvykle zmíněné subjekty potřebují. Nicméně modul je připraven na budoucí rozšíření tak, aby systém i nároky těchto subjektů plně uspokojil.

Jak bylo zmíněno v popisu modulu Kniha jízd, modul je koncipován tak, aby úspěšné sestavení knihy jízd uživateli co nejvíce zjednodušil a urychlil. A to i v případě, kdy si uživatel neeviduje průběžně skutečné údaje o jízdách, ale má k dispozici jen uskutečněné účtenky za čerpání, příp. celkové ujeté km a potřebuje podle toho rychle zpětně sestavit odpovídající knihu jízd za dané období (typicky měsíc). Proto podporuje různé způsoby pořizování záznamů jízd, jak postupně po jednom, tak hromadně najednou s možností modelování najednou zadávaných údajů s ohledem na průběžně vyčíslovaný stav nádrže, ujeté km atd.

Uživatel zaznamenává údaje o jízdách jednotlivých vozidel (ať už postupně v agendě Jízdy nebo najednou pro celý měsíc v agendě Kniha jízd). Na novém záznamu vyplní jednotlivé údaje jako vozidlo, řidiče, datum a případně čas odjezdu atd. (pro urychlení zadávání jsou různě předvyplňovány). Trasu jízdy (odkud a kam se jelo) lze zadávat více způsoby:

  • Ručně - výchozí a cílové místo musí existovat v číselníku Místa a vzdálenosti.
  • Výběrem z číselníku Vzory jízd - Vzory jízd si uživatel může předem nadefinovat, s možností úpravy některých údajů automaticky převzatých ze vzoru do záznamu jízdy.

Zadání trasy výběrem nějakého vzoru jízdy z číselníku má své výhody:

  • jednak slouží pro urychlení zadávání,
  • jednak umožňuje zadavateli sledovat, kdy byla daná trasa (s odkazem na vybraný vzor) naposledy použita (výhodné zejména pro sestavování knihy jízd zpětně, viz dále),
  • jednak umožňuje pomocí vhodně nadefinovaného vzoru předvyplňovat vzdálenost a čas jízdy s jistými odchylkami (výhodné zejména pro sestavování knihy jízd zpětně, viz dále).

Počáteční stav tachometru pro danou jízdu se předvyplní automaticky z koncového stavu poslední jízdy vybraného vozidla. Při zadání první jízdy vozidla se předvyplní hodnotou položky Počáteční stav tachometru z číselníku Vozidla. Předvyplněnou vzdálenost a datum příp. čas příjezdu lze upravit (zda se eviduje také čas odjezdu a příjezdu, závisí na hodnotě parametru Zadávání a zobrazení časových údajů je povoleno).

Pokud došlo k doplnění pohonných hmot (PHM) nebo jiným výdajům během jízdy, je třeba tyto zaevidovat. Výdaje lze zadávat buď postupně rovnou k dané jízdě nebo je lze zadávat bez vazby na konkrétní jízdu (a to jak předem, tak dodatečně, např. hromadným naimportováním údajů o čerpání z karet CCS až po doručení příslušného souboru) a k odpovídajícím jízdám si tyto výdaje připojit až dodatečně.

Výdaje související s jízdou lze k jízdě připojit:

  • Funkcí Připojit k jízdě ze záložky Seznam agendy Výdaje vozidel - Připojí již zadanou jízdu k aktuálnímu výdaji.
  • Funkcí K jízdě ze záložky Detail agendy Výdaje vozidel - Připojí již zadanou jízdu k editovanému výdaji.
  • Funkcí Připojit z lišty navigátoru pod seznamem výdajů v agendě Kniha jízd - Připojí již dříve zadaný výdaj k aktuální jízdě.
  • Funkcí Nový ze záložky Čerpání a výdaje v agendě Jízdy - Umožní zadat nový výdaj do agendy Výdaje vozidel rovnou připojený k aktuální jízdě.
  • Doplněním údajů nové jízdy v editačním režimu v záložce Kniha jízd agendy Kniha jízd na řádku v Seznamu jízd vytvořeném v souvislosti s výdajem vozidla typu čerpání dosud nepřipojeným k žádné jízdě. Blíže viz popis položky Čerpání.

Výdaje připojené k jízdě lze odpojit:

  • Funkcí Odpojit od jízdy ze záložky Seznam agendy Výdaje vozidel - Odpojí dříve připojenou jízdu od aktuálního výdaje.
  • Funkcí K jízdě ze záložky Detail agendy Výdaje vozidel - Odpojí dříve připojenou jízdu od editovaného výdaje.
  • Funkcí Odpojit z lišty navigátoru pod seznamem výdajů v agendě Kniha jízd - Odpojí aktuální výdaj od aktuální jízdy.
  • Funkcí Vymazat ze záložky Čerpání a výdaje v agendě Jízdy - Vymaže výdaj připojený k aktuální jízdě, tj. výdaj je odpojen od jízdy a současně smazán z agendy Výdaje vozidel.

Při ukládání záznamů je kontrolována a indikována časová a logická souslednost jednotlivých jízd, je ale dovoleno uložit i jízdy, kde není dodržena. Následně lze případné uložené nekonzistence ve stavech tachometru jízd resp. ve stavech nádrže automaticky opravit pomocí funkce Přepočítat v agendě Kniha jízd.

Pomocí dostupných funkcí nebo tiskových sestav lze zjišťovat průměrnou spotřebu vozidla, sledovat vytíženost vozidel, náklady či jiné sumární přehledy o provozu vozidel.

Aby nedocházelo k nechtěným opravám záznamů v knize jízd, může uživatel záznamy uzavřít pomocí agendy Uzávěrka knihy jízd. Uzávěrkou se zpracují všechny záznamy za vybraná vozidla k zadanému datu včetně. Během zpracování uzávěrky probíhají různé kontroly, zejména na logickou a časovou návaznost jízd jednotlivých vozidel, ověřuje se, zda na uzavíraných záznamech jízd pro služební vozidla platí, že stavy tachometru na chronologicky seřazených záznamech tvoří spojitou řadu apod. Pokud je zjištěn problém, který lze odstranit, nabídne se buď inkriminované záznamy zobrazit nebo přepočíst stavy tachometrů a v uzávěrce pokračovat.

Uzavřené záznamy již nelze dále opravovat, do uzavřeného období již nelze zadávat nové jízdy. Uzavření je však možné zrušit.

V agendě Kniha jízd je k dispozici funkce Průměrná spotřeba, která počítá a zobrazuje informace o průměrné spotřebě pohonných hmot, počtu ujetých kilometrů, čerpání pohonných hmot, stavu nádrže apod. pro jednotlivá vozidla v jednotlivých měsících.

V modulu jsou automaticky generované dvě odchylky:

Odchylka vzdálenosti slouží pro náhodné generování vzdálenosti. Zadává se v agendě Vzory jízd v položce Možná odchylka vzdálenosti. Uplatní se tedy jen tehdy, pokud se trasa na záznamu jízdy nezadává ručně, ale přebírá se ze vzoru jízdy, viz popis položky Vzor jízdy.

  • Na daném vzoru je zatržena položka Zpáteční jízda:

    Při převzetí daného vzoru do záznamu jízdy se Vzdálenost vypočítá ze Vzdálenosti zadané v agendě Vzory jízd krát dvě (cesta z místa A do místa B a zpět) plus minus náhodné číslo z intervalu 0 až zadaná Možná odchylka vzdálenosti. Pokud poté uživatel na záznamu jízdy odtrhne příznak Zpáteční jízda, vzdálenost se vezme jako původně vypočítaná vzdálenost děleno dvěma.

    V agendě Vzory jízd zadáno:

    Zpáteční jízda: zatrženo
    Vzdálenost: 100 km
    Možná odchylka vzdálenosti: 10 km
    V záznamu jízdy:
    "Zpáteční jízda" zůstává zatrženo → Vzdálenost: 194 km (možné hodnoty jsou 190 km až 210 km)
    "Zpáteční jízda" odtrhneme → Vzdálenost: 97 km (možné hodnoty jsou 95 km až 105 km).

  • Na daném vzoru není zatržena položka Zpáteční jízda:

    Při převzetí daného vzoru do záznamu jízdy se Vzdálenost vypočítá ze zadané Vzdálenosti plus minus náhodné číslo z intervalu 0 až zadaná Možná odchylka vzdálenosti. Pokud poté uživatel na záznamu jízdy zatrhne příznak Zpáteční jízda, vzdálenost se vezme jako původně vypočítaná vzdálenost krát dvě.

    V agendě Vzory jízd zadáno:

    Zpáteční jízda: nezatrženo
    Vzdálenost: 100 km
    Možná odchylka vzdálenosti: 10 km
    V záznamu jízdy:
    "Zpáteční jízda" zůstává nezatrženo → Vzdálenost: 99 km (možné hodnoty jsou 90 km až 110 km)
    "Zpáteční jízda" zatrhneme → Vzdálenost: 198 km (možné hodnoty jsou 180 km až 220 km)

Odchylka času slouží pro výpočet času příjezdu, pokud se jedná o jízdu, kde se v některém z míst (cílovém či průjezdném) dá očekávat nějaký prostoj, např. z důvodu jednání u obchodního partnera apod. Odchylka pro čas se zadává v agendě Vzory jízd v položce Souhrnná doba čekání v jednotlivých místech trasy, kde zadáváme minimální a maximální hodnotu. Uplatní se tedy jen tehdy, pokud se trasa na záznamu jízdy nezadává ručně, ale přebírá se ze vzoru jízdy, viz popis položky Vzor jízdy, a současně jen tehdy, pokud se jedná i o zpáteční jízdu, přičemž je jedno, jestli je příznak zpáteční jízdy zatržen již na vzoru jízdy nebo se zatrhne až na záznamu jízdy.

  • Na daném vzoru je zatržena položka Zpáteční jízda:

    Pak při převzetí daného vzoru do záznamu jízdy se doba jízdy vypočítá ze zadané Doby jízdy krát dvě (cesta z místa A do místa B a zpět) plus se připočte náhodné číslo z intervalu minimální a maximální Souhrnné doby čekání v jednotlivých místech trasy. Pokud poté uživatel na záznamu jízdy odtrhne příznak Zpáteční jízda, doba jízdy se předvyplní jen z položky Doba jízdy z agendy Vzory jízd, bez započtení časové odchylky.

    V agendě Vzory jízd zadáno:

    Zpáteční jízda: zatrženo
    Doba jízdy: 1 hod
    Souhrnná doba čekání v jednotlivých místech trasy
    Minimální: 10 min
    Maximální: 20 min
    V záznamu jízdy:
    "Zpáteční jízda" zůstává zatrženo → Doba jízdy: 2 hod 16 min (možné hodnoty jsou 2 hod 10 min až 2 hod 20 min)
    "Zpáteční jízda" odtrhneme → Doba jízdy: 1 hod.

  • Na daném vzoru není zatržena položka Zpáteční jízda: Při převzetí daného vzoru do záznamu jízdy se doba jízdy bere jako Doba jízdy zadaná v agendě Vzory jízd, bez započtení časové odchylky. Pokud poté uživatel na záznamu jízdy zatrhne příznak Zpáteční jízda, doba jízdy se vypočítá z položky Doba jízdy krát dvě plus se připočte náhodné číslo z intervalu minimální a maximální Souhrnné doby čekání v jednotlivých místech trasy.

    V agendě Vzory jízd zadáno:

    Zpáteční jízda: nezatrženo
    Doba jízdy: 1 hod
    Souhrnná doba čekání v jednotlivých místech trasy
    Minimální: 10 min
    Maximální: 20 min
    V záznamu jízdy:
    "Zpáteční jízda" zůstává nezatrženo → Doba jízdy: 1 hod
    "Zpáteční jízda" zatrhneme → Doba jízdy: 2 hod 19 min (možné hodnoty jsou 2 hod 10 min až 2 hod 20 min).

Některé údaje v agendách skupiny Kniha jízd mohou být zvýrazněny červenou barvou, aby byl uživatel upozorněn na blížící se vypršení časového termínu, na nereálný stav nádrže vozidla vzhledem k zadaným údajům apod. Zde jsou uvedeny některé situace, při nichž dochází k červenému zvýraznění:

  • Blíží se datum ukončení platnosti technické kontroly vozidla - zvýrazněna je položka:
  • Blíží se datum ukončení platnosti měření emisí vozidla - zvýrazněna je položka:
  • Blíží se datum nejbližší servisní prohlídky vozidla - zvýrazněna je položka:
  • Stav tachometru dosáhl hodnoty, při níž má být provedena servisní prohlídka vozidla - zvýrazněna je položka:
  • Stav nádrže po skončení jízdy je nižší, než je třeba pro zadaný počet ujetých kilometrů pro danou jízdu v knize jízd - zvýrazněna je položka:
  • Stav nádrže po skončení jízdy je vyšší, než je objem nádrže uvedený v agendě Typy vozidel - zvýrazněna je položka:
  • Existuje k jízdě nepřipojený výdaj vozidla na čerpání PHM s datem spadajícím do měsíce aktuálně zobrazeného v Knize jízd - zvýrazněna je položka:
  • Počáteční stav tachometru neodpovídá koncovému stavu tachometru předcházející jízdy - zvýrazněna je položka:
  • Při ukládání nové jízdy v agendě Kniha jízd je při kontrole zadaných hodnot objevena chyba - zvýrazněn je:
  • Při kontrole zadaných jízd v agendě Kniha jízd pomocí funkce Kontrola je objevena chyba - zvýrazněn je:
  • Výdaj vozidla zadaný v Agendě Výdaje vozidel k vozidlu, které má zatrženo Vyžadovat stav tachometru při čerpání PHM, nemá zadán Stav tachometru. K takovému výdaji nelze doplnit jízdu v agendě Kniha jízd - zvýrazněn je:
    • celý řádek s takovým výdajem vozidla v Seznamu jízd v záložce Kniha jízd.
  • Uživatel, který má právo Zobrazit, ale nemá právo Použít středisko zadané v záznamu jízdy, provede změnu v záznamu jízdy. Takovou změnu nelze uložit - ihned po provedení změny je zvýrazněn:

Nezbytnou podmínkou pro provoz Knihy jízd je, aby byla tato část systému licencována. Kniha jízd je licencována samostatně - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).