Změna stavu majetku a majetkové doklady

Do pořízení se může karta dostat:

• zadáním jako nová
• vrácením z evidence, což lze provést:
  • funkcí Do pořízení v agendě Dlouhodobého majetku (současně se smaže doklad Zařazení do evidence). Samozřejmě lze jen tehdy, pokud do pořízení kartu vrátit lze, tj.:
    • karta je v evidenci
    • současně žádný její odpis nebyl dosud zaúčtován
    • současně nebylo zadáno žádné přerušení odpisů
    • současně ke kartě neexistuje nějaký doklad Změny ceny, doklad Vyřazení pro částečné vyřazení nebo nějaký následný doklad Zařazení prvku do evidence, tedy tzv. sekundární doklad zařazení (u karet s oceněnými prvky)
    • současně lze doklad Zařazení do evidence smazat (např. není auditován apod.)
  • přímo smazáním dokladu Zařazení do evidence (současně se opraví stav na kartě). Samozřejmě opět lze jen tehdy, pokud doklad zařazení smazat lze, tedy pokud kartu do pořízení vrátit lze (viz podmínky uvedené v předchozím bodu) U souboru movitých věcí musí jít o mazání primárního dokladu zařazení.

Do evidence se může karta dostat:

• zařazením z pořízení, což lze provést:
  • funkcí Zařadit do evidence v agendě Dlouhodobého majetku (současně se může generovat doklad Zařazení do evidence). Samozřejmě lze jen tehdy, pokud do evidence kartu zařadit lze, tj.:
    • karta je v pořízení
• vrácením z vyřazení, což lze provést:
  • pro karty jednoduché a karty s neoceněnými prvky:
    • funkcí Zpět do evidence v agendě Dlouhodobého majetku (současně se smaže příslušný doklad Vyřazení). Samozřejmě lze jen tehdy, pokud do evidence kartu vrátit lze, tj.:
      • karta je ve stavu Vyřazený majetek
      • současně lze doklad Vyřazení z evidence smazat (např. není auditován apod.)
    • přímo smazáním dokladu Vyřazení (současně se opraví stav na kartě). Samozřejmě opět lze jen tehdy, pokud kartu do evidence vrátit lze.

      Zde není překážkou ani situace, kdy karta vracená do evidence má všechny odpisy zaúčtované, případné odpisy vzniklé navíc se uplatní v následujících měsících po posledním zaúčtovaném. (Vyřazením se totiž v období vyřazení mohla uplatnit pouze část odpisu, kdežto po vrácení zpět do evidence se může uplatnit odpis za toto období celý. Pokud jsou již všechny zaúčtované, nemohou být přepočteny a jejich částky zvýšeny. Proto se případná část navíc uplatní v dalších měsících až do úplného odepsání. Více viz Napočtení odpisů a jejich přepočet.

  • pro soubor movitých věcí:
    • pouze smazáním dokladu úplného Vyřazení, tj. dokladu, kterým byl vyjmut z evidence poslední prvek daného souboru

• Do stavu vyřazený se může karta dostat vyřazením z evidence, což lze provést:
  • pro karty jednoduché a karty s neoceněnými prvky:
    • funkcí Vyřadit v agendě Dlouhodobého majetku. Samozřejmě lze jen tehdy, pokud vyřadit kartu lze, tj.:
      • vyřadit lze kartu jedině k datu po posledním zaúčtovaném odpisu
  • pro soubor movitých věcí:
    • vyřazením posledního prvku daného souboru funkcí Vyjmout prvek v subzáložce Soubor prvků dané karty majetku.

Pořízený dlouhodobý majetek by měl být účtován nejdříve na účty pořízení dlouhodobého majetku a teprve, jsou-li splněny podmínky pro jeho zařazení do evidence (např. jsou známy kompletně ceny pořízení majetku, majetek je možno fyzicky reálně používat), je možno jej zařadit do evidence. Doklady pořízení vázané k jednotlivým kartám majetku slouží právě k přehledné evidenci o pořizovacích nákladech spojených s daným majetkem. Doklady pořízení majetku se mohou odkazovat na konkrétní výdajové doklady (faktura přijatá, pokladní výdejka, ostatní výdaj, JSD) a mohou z nich čerpat částky jako výdaje pořízení.

Jak bylo řečeno v předchozím odstavci, pořízený majetek by měl být účtován nejdříve na účty pořízení a teprve, jsou-li splněny podmínky pro jeho zařazení do evidence, je možno jej do evidence zařadit, účetně tedy přeúčtovat z účtů pořízení na účty majetku v evidenci. K tomu slouží právě doklad zařazení majetku do evidence. Fyzicky není třeba majetek do ABRA Gen zadávat nejdříve do pořízení a teprve poté jej "zařazovat" do evidence - tento krok lze v případě potřeby uskutečnit najednou. Dále viz kap. Věcný obsah - Pořízení a zařazení majetku do evidence.

Další nákupní doklady týkající se majetku se obvykle účtují na účty pořízení, dokladem Změna ceny (ZC) se pak z pořízení převedou na evidenční účty majetku (ať už jsou nebo nejsou technickým zhodnocením). Na dokladech změny ceny lze stanovit, které mají charakter technického zhodnocení a které nikoli. Systém pak automaticky hlídá, zda doklady charakteru technického zhodnocení přesahují v součtu roční limit stanovený zákonem pro technické zhodnocení (zadaný v Nastavení parametrů majetku), a podle toho automaticky určí další odpisování a provede odpovídající zaúčtování, příp. provede příslušné přeúčtování. Účtování dokladů změny ceny je poměrně složité a je uvedeno v samostatné kap. Věcný obsah - Přecenění - zvýšení ceny.

Systém k odpisovanému majetku napočítá odpisy dle metody odpisování a to až do úplného odepsání. Více viz Napočtení odpisů a jejich přepočet. Tím však nejsou odpisy zatím nijak promítnuty do účetnictví. Aby se odpisy za dané období do účetnictví promítly, musí se z agendy odpisů zaúčtovat. Odpisy se vyčíslují měsíčně (daňové i účetní). Zaúčtování odpisu znamená vygenerování zdrojového dokladu typu Odpis majetku a jeho zaúčtování v účetní řadě dokladu typu Odpisy majetku a vyslání do účetních žádostí nebo do deníku (podle nastavení u dané řady dokladů). Odpisy lze zaúčtovat i hromadně pod jedním nebo více souhrnnými účetními doklady. V případě vlastních účetních odpisů se v závislosti na nastavení Způsobu odpisování účtuje rovněž o nadlimitní složce účetních odpisů. Účtování odpisů je uvedeno v samostatné kap. Věcný obsah - Odpisy majetku.

Při úplném vyřazení majetku z evidence je generován doklad pro provedení vyřazení, tedy odúčtování majetku z evidenčních účtů a příp. i vyrovnání oprávek. Záznam vyrovnání oprávek je součástí dokladu vyřazení.

Pokud se jedná o majetek typu "neodepisovaný" nebo "finanční investice", pak se při vyřazení negeneruje Vyrovnání oprávek, neboť se vyřazení účtuje rovnou do nákladů, tedy neúčtuje se přes oprávky.

Prostřednictvím dokladů částečného vyřazení se provádí i snížení vstupní ceny, dále viz kap. Věcný obsah - Přecenění - snížení ceny.