Nabídkový proces - obecně

V této kapitole naleznete základní informace týkající se vystavovaných nabídkových dokladů:

  • Nabídky vydané (NV)

    Nabídky vydané (NV) jsou nabídky vystavené vašim odběratelům na dodávku zboží, výrobků či služeb, na základě kterých si pak odběratel u vás může něco objednat, pokud danou nabídku akceptuje. Z velké části má obdobné položky jako přijaté objednávky.

Každá nabídka má stanoveno, kdo je odpovědný za řešení celé nabídky a kdo je odpovědný za řešení aktuálního stavu nabídky. Řešitel je určen buď uživatelskou rolí nebo konkrétním uživatelem. Rozlišení podle rolí nebo podle uživatelů je parametricky nastavitelné a závisí na způsobu zavedení rolí ve firmě. Dále viz Role obecně a Role versus Uživatelé.

Na nabídce se dále eviduje datum odeslání, do kdy nejpozději je nutno nabídku klientovi zaslat. Na hlavičce nabídky je dále položka indikující stav nabídky. Po prvotním vytvoření dokladu nabídky má výchozí stav, typicky "v přípravě". To je stav, ve kterém obchodník zaznamenal poptávku od klienta a připravuje základní sestavu nabídky. Pokud chce, může do nabídky zadat nebo z ceníku dodavatele přetáhnout nákupní ceny a na jejich základě stanovit nabídkové prodejní ceny. Jinou možností je, že stanovení nákladových cen provádí někdo jiný, v takovém případě nastaví na nabídce stav "předáno ke kalkulaci". To je signálem pro stanovené osoby, aby nákladové ceny dodaly (typicky ve výrobě se udělá kalkulace pro požadavek na výrobu na základě norem). Nákladové ceny se vyplňují do jednotlivých řádků nabídky a spolu s tím se zde zaznamenávají informace, kdo tyto ceny zadal, kdy je zadal a zdroj, odkud ceny byly zadány (ručně zadané, z ceníku dodavatele, kalkulací z výroby atd.). Jakmile jsou nákladové ceny zkalkulovány a uloženy do nabídky, nastaví se stav nabídky na "nákladové ceny stanoveny". To je signálem pro obchodníka, aby nabídku finálně zkompletoval a poslal klientovi. Odeslání může ještě předcházet schválení nabídky stanoveným nadřízeným pracovníkem, případně více pracovníky. V takovém případě se nabídka dostane do stavu "čeká na schválení" a má stanoven seznam osob, od kterých se schválení požaduje. Seznam osob – schvalovatelů je možno předem definovat podle typu nabídky. Schvalovatel může mít námitky a vrátit nabídku k dopracování. Jakmile je všemi schválena, nastaví se jí stav "schválena", což je signálem pro obchodníka, aby nabídku se všemi přílohami odeslal klientovi. Jakmile tak učiní, nastaví se stav "odeslána" a vyplní se datum skutečného odeslání nabídky klientovi. Potom se čeká na odezvu klienta. Pokud klient nabídku neakceptuje, nastaví se do stavu "nerealizována" a je možno zadat důvod odmítnutí. Pokud klient nabídku přijal, přejde do stavu "realizována" a provede se její import do nové přijaté objednávky. Z nabídky lze do objednávky importovat jen část nebo lze více nabídek sloučit do jedné objednávky. Vzájemné vazby mezi nabídkami a objednávkami jsou evidované a jsou viditelné. Výsledné objednávky se zpracovávají již standardním postupem dodání. Podporována je i možnost hromadné kopie nabídky vybraným firmám pro účely hromadného obeslání více klientů jednou stejnou nabídkou.

Objasníme na příkladech:

Obchodní firma - Klient poptává nějaké zboží a chce udělat cenovou nabídku, na základě které se rozhodne o koupi. Obchodník zaznamená jeho poptávku do agendy Nabídky vydané. Záznam obsahuje jednotlivé řádky odkazující se na skladové položky, případně doplňující textové řádky. V příloze mohou být další dokumenty doplňující nabídku (dopis ve Wordu, tabulka v Excelu apod.). Sestaví nabídku podle požadavků klienta. Na nabídce může prohlížet nákupní ceny položek (z ceníku vybraného dodavatele, je-li takový ceník pro danou sklad. položku k dispozici) a může navrhnout prodejní ceny specielně pro tuto nabídku, přičemž rovnou vidí realizovanou marži. Pokud používá schvalování dokladů, finalizovanou nabídku nechá schválit nadřízenou osobou a po jejím schválení ji odešle klientovi. Klient nabídku buďto neakceptuje, pak nabídce bude přiřazen odpovídající stav "nerealizováno" a nebo nabídku akceptuje, pak obchodník vytvoří novou přijatou objednávku importem z existující nabídky příp. jen z její části. Na nabídce je zaznamenáno, že byla akceptována a je provázána se vzniklou objednávkou. K dispozici jsou celkové přehledy o realizovaných a nerealizovaných nabídkách.

Výrobní firma - Klient poptává nějaký výrobek a chce udělat cenovou nabídku, na základě které se rozhodne o koupi. Obchodník zaznamená jeho poptávku do agendy Nabídky vydané. Záznam obsahuje jednotlivé řádky odkazující se na skladové položky, případně doplňující textové řádky. Sestaví nabídku podle požadavků klienta a nabídku postoupí výrobě. Výroba provede kalkulaci výrobních nákladů a tyto nákladové ceny přenese do nabídky. Na jejich základě obchodník stanoví konkrétní prodejní ceny pro tuto nabídku. Pokud používá schvalování dokladů, finalizovanou nabídku nechá schválit nadřízenou osobou a po jejím schválení ji odešle klientovi. Další postup je stejný jako v předchozím příkladě. Na nabídce se průběžně uvádí, v jakém je stavu, a podle tohoto stavu se ví, kdo s ní má co udělat.
Výrobní úsek si zjistí, jaké nabídky je potřeba zkalkulovat a ocenit, obchodník si zjistí, které nabídky jsou z výroby již oceněné a má je tudíž zfinalizovat a odeslat klientovi.

Stavy nabídek tak, jak byly popsány výše, jsou k dispozici v rámci dodávaných inicializačních dat v číselníku Stavy nabídek vydaných. Nicméně uživatel si v případě potřeby může definovat další svoje stavy nabídek nebo naopak některé vypustit. Stavy mají přidělen typ automatické změny stavu, podle kterého se pak může nabízet přechod do daného stavu automaticky na základě nějaké akce v systému. Změny stavů resp. termíny změn stavů lze i dopředu naplánovat a lze pak následně porovnávat plánované termíny se skutečnými. Termíny se při vzniku nabídky předvyplňují podle předpokládaných dob trvání jednotlivých stavů pro daný typ nabídky, nicméně lze je uživatelsky pozměnit. K dispozici je historie změn jednotlivých stavů, jelikož tyto změny stavů se zaznamenávají včetně přesných datumů. Popis změn stavů viz Proces změny stavů nabídek vydaných podrobně.

Dále je k dispozici číselník Důvody neúspěchu, kde lze evidovat různé důvody zamítnutí nabídek. Lze jej pak používat pro vyhodnocování nabídkových řízení. Jelikož firma může řešit více druhů nabídek (např. nabídka na jednodušší produkt může "přeskakovat" některé stavy, které jsou nutné u nabídky složitějšího produktu), je k dispozici číselník Typy nabídek. K typu lze přiřadit vybrané stavy, kterých pak bude moci nabývat. Pro lepší automatizaci procesů lze k typu přiřadit role resp. uživatele, kteří budou moci nabídky daného typu řešit a dále různé položky pro předvyplňování.

U nabídek je klíčový proces schvalování nabídky jednou nebo více osobami podle příslušných schvalovacích scénářů, nicméně lze je používat i bez schvalování. Zda je podpora procesu schvalování k dispozici, závisí na stavu parametru Používat schvalování. Schvalování je obecná funkcionalita v systému dostupná u různých dokladů a je podrobně popsána v samostatné kapitole. Viz Schvalování dokladů - věcný obsah evidence. Podrobný popis procesu změn stavů viz Proces změny stavů schválení podrobně.

Možnosti vzájemných importů dokladů v rámci ABRA Gen jsou uvedeny v kap. Importy dokladů obecně spolu se základními pravidly, která pro import dokladů platí. Popis vlastního importu jednotlivých typů dokladů z této skupiny nebo odkaz na daný popis je pak uveden u konkrétních funkcí, kterými lze vzájemné importy jednoho dokladu do druhého vyvolat. (Viz funkce Nový resp. Vytvořit (je-li k dispozici) v záložkách Seznam, funkce Import (je-li k dispozici) v záložkách Detail, příp. záložky X-vazby (je-li k dispozici) v jednotlivých agendách).

U nabídek zatím není k dispozici možnost vystavovat je podle jiných dokladů.

Podle nabídkových dokladů lze vystavovat jiné doklady. Např. na základě nabídek vydaných lze vystavovat objednávky přijaté, poptávkové listy a další. Na základě nabídek na skladové karty, které jsou výrobky, lze vytvářet požadavky na výrobu (coby zdroj nabídkové ceny) s importem základních údajů.

Vystavit návazné doklady podle objednávkových lze nejen z agend příslušných návazných dokladů, ale i přímo z agend objednávek. Viz též procesní tvorba dokladů.

U dokladů ze skupiny nabídky lze zadávat řadu slev (viz slevový systém). V rámci přebírání údajů mezi doklady se mohou přebírat i údaje týkající se slev (nastavení použití slev, slevová procenta, dealerské kategorie apod.) podle toho, zda a jakým způsobem cílový doklad práce se slevami podporuje. Jelikož se údaje podstatné pro stanovení procenta slev mohou v čase měnit, je v některých případech řešena i možnost zmražení slev, tj. jejich zachování tak, jak platily v okamžiku vystavení zdrojového dokladu.

Jak je tomu se slevami při importu Nabídky vydané do následné Objednávky přijaté, viz Procesní tvorba NV → OP - Pravidla čerpání.