Účetní výkazy - kroky průvodce

V prvním okně můžete vybrat, odkud se získají data, ze kterých budou výkazy pořízeny:

• Podle omezení - v tomto případě se data pro výkazy napočtou z databáze dle omezujících podmínek zadaných v dalších krocích průvodce
• Ze souboru - v tomto případě se jako data pro výkazy použijí data napočtená již dříve a uložená v nějakém již existujícím souboru pořízeném dříve. Využijete např. tehdy, pokud si chcete opakovaně zobrazit, příp. vytisknout nějaký výkaz, ale nechcete se zdržovat znovu zadáváním omezení a napočtením dat pro výkazy, jelikož se třeba od posledního výkazu nijak neměnila. Napočtení dat může být totiž v případě větších časově náročné. Data pro výkazy jsou ukládána do souborů s příponou *.ARD (ABRA Report Data). Dále viz Datová krychle (neboli datová kostka).

  Pokud se načítá ARD soubor verze nižší verze, než je aktuální verze ARD souborů vytvářených z aktuální verze systému ABRA Gen, pak lze v následujících krocích (viz dále Typ výstupu) provést výstup také do souboru, čímž si uživatel si může "přeuložit" své starší ARD do aktuální verze.

Tento krok je k dispozici pouze, pokud máte nastaven firemní parametr Vytvářet pomocný konsolidační přehled (PKP) na Ano. Zatrhněte, pokud si přejete napočítat data i pro PKP výkaz.

Pokud jste v předchozím kroku průvodce zvolili Podle omezení, pak se v dalším kroku průvodce zobrazí okno pro zadání omezení data účtování účetních záznamů, které budou do pořizovaných výkazů zahrnuty. V datumových položkách Datum od a Datum do zadáte časový interval omezení pro datum účtování. Tedy do výsledných výkazů se zahrnou pouze pohyby zaúčtované v zadaném intervalu.

Dále je třeba si zvolit, jak budete chtít právě zadaný časový interval rozdělit, tj. na jaké úseky, pro něž chcete výkazy vyčíslit. K dispozici jsou následující možnosti, z nichž jednu vyberete:

Volba rozdělení časového intervalu

• Po měsících - výše zadaný časový interval rozdělí po kalendářních měsících, tj. výsledné výkazy budete mít k dispozici z dat po měsících.
• Po účetních obdobích - výše zadaný časový interval rozdělí po účetních obdobích, tj. výsledné výkazy budete mít k dispozici z dat po obdobích odpovídajících účetním obdobím nadefinovaným v agendě Období.
• Meziročně - výše zadaný časový interval rozdělí po rocích kalendářně, tj. výsledné výkazy budete mít k dispozici z dat po obdobích odpovídajících kalendářním rokům.
• Vlastní definice - v tomto případě bude v následujícím kroku průvodce možnost si tyto časové úseky zadat libovolně podle vlastního přání, tj. údaje ve výsledných výkazech budete mít k dispozici z dat po takových časových periodách, které si nastavíte v dalším kroku průvodce. Pro urychlení zadávání po přechodu do dalšího kroku průvodce vytvoří jeden časový úsek s předvyplněnými krajními datumy rovnými výše zadanému časovému intervalu.

Program poté zadaný celkový časový interval rozdělí na odpovídající počet dílčích časových intervalů. Za tyto časové intervaly výkazy vyhodnotí. Objasníme na příkladu:

Průvodce zobrazí seznam čas. intervalů, na které rozdělil celkový časový interval (omezení data účtování) zadaný v předchozím kroku průvodce.

Pokud jste v předchozím kroku průvodce zvolili rozdělení časového intervalu:

• po měsících, po účetních obdobích nebo meziročně - pak obsahuje okno v tomto kroku průvodce needitovatelný seznam, má informační význam a umožňuje pouze uložit definici časových intervalů. Aktuální seznam časových intervalů si můžete uložit jako definici časových intervalů pod zadaným jménem. K tomu slouží funkce Uložit navigátoru.

  Pod seznamem je k dispozici lišta navigátoru. Navigátor zde obsahuje tlačítka:

  • Pro pohyb kurzoru po řádcích (na začátek, předchozí řádek, další řádek, na konec) dokladu a hledání hodnoty v seznamu.
  • Uložit - pro pojmenování a uložení definice časových intervalů. Tuto uloženou definici bude možno použít (načíst) v případě rozdělení čas. intervalu dle vlastní definice, viz dále.
     
• dle vlastní definice - pak obsahuje editovatelný seznam, s jedním předvyplněním krajními datumy zadanými v předchozím kroku průvodce. Zde můžete zadávat libovolně časové úseky a jejich hraniční datumy, jejich názvy atd. Aktuální seznam časových intervalů si můžete uložit jako definici časových intervalů pod zadaným jménem. K tomu slouží funkce Uložit navigátoru.

  Pod editovatelným seznamem je k dispozici lišta navigátoru. Navigátor zde obsahuje tlačítka:

  • Pro pohyb kurzoru po řádcích (na začátek, předchozí řádek, další řádek, na konec) seznamu časových intervalů a hledání hodnoty v seznamu.
  • Vložit - Pro vložení nového řádku pro nový čas. interval před aktuální řádek (na němž stojí kurzor).
  • Přidat - Pro přidání nového řádku pro nový čas. interval na konec.
  • Vymazat - Pro vymazání aktuálního řádku, resp. označených, pokud je nějaký označen.
  • Uložit - pro pojmenování a uložení definice časových intervalů.
  • Načíst - pro načtení dříve uložené definice časových intervalů. Může jít i o definici uloženou v rámci rozdělení čas. intervalu po měsících, obdobích nebo meziročně, viz předchozí bod.
  • Odstranit - pro smazání dříve uložené definice časových intervalů.

Po stisku tlačítka Dále v předchozím kroku průvodce se zobrazí okno pro zadání omezujících podmínek pro data, která chceme do následných výkazů zpracovat.

Vzhled tohoto okna průvodce, ovládání a způsob zadání hodnot jednotlivých omezujících prvků je obdobný, jako je zadávání omezení v záložce Omezení dokladových agend. Obecně platná pravidla pro záložky Omezení jsou uvedena v samostatné kapitole (tj. způsob nastavení omezení, používání definic omezení, ovládání seznamu omezovacích prvků a popis jejich typů, popis funkcí v záložce omezení, využití tzv. divokých znaků (wildcards) v omezení za znakové údaje atd.).

V tomto kroku jsou k dispozici obdobné funkce, jako jsou v záložce Omezení dokladových agend se stejným významem. Můžete si tedy i zde nastavit často používaná omezení a uložit si je jako vlastní definice omezení, ze kterých budete později pouze vybírat apod.

Význam ostatních položek pro zadání omezení dat pro následné výkazy je zřejmý z jejich názvu či popisu v záložkách Detail jednotlivých dokladů či účetního deníku.

V tomto kroku zvolíte typ výstupu:

• Excel (MS Office 32 bit a 64 bit) - z dat napočtených z účetních záznamů dle omezení a nastavení v předchozích krocích průvodce (datová krychle) se sestaví odpovídající výkazy ve zvoleném xls souboru (dodávaném nebo vašem vlastním). Podrobněji viz Účetní výkazy - věcný obsah - Výstupy prostřednictvím Excel.
• Calc (Open Office) - obdobně jako předchozí volba, jen sestaví odpovídající výkazy ve zvoleném sxc souboru (dodávaném nebo vašem vlastním)
• Tiskové sestavy - z napočtených dat si lze pořídit výstup prostřednictvím uživatelsky definovatelných tiskových sestav (příp. i s možností exportu do jiných programů) nebo do souboru. Další popis viz kap. Věcný obsah - tiskové výstupy - obecné informace. Souhrnné informace o tiskových výstupech viz část Tiskové výstupy. (Tisk. sestavy pro účetní výkazy nejsou defaultně dodávány - podrobněji viz kap. Věcný obsah-výkazy - část Výstupy.)
• Soubor - Data pro výkazy napočtená z účetních záznamů dle omezení a nastavení v předchozích krocích průvodce (datová krychle) si můžete uložit do souboru s příponou *.ARD. Tento pak můžete použít kdykoli později (viz 1. krok tohoto průvodce Výběr zdroje dat).

Po stisku tlačítka Dokončit se provede nejdříve příprava dat (napočtení dat) pro výstup. Pokud jsou mezi nimi nalezeny neúplně zadané žádosti, pak se zobrazí další krok průvodce.

Pokud jsou do zpracovávaných dat zahrnuty i žádosti (viz zadání omezení dat v předchozích krocích průvodce) a jsou identifikovány žádosti s nezadanými nebo neúplnými účty, pak se zobrazí i tento krok průvodce, v němž je uživatel o nich informován, jelikož takové účetní pohyby mohou značně zkreslit výsledky výkazů.

K dispozici je funkční tlačítko Účty. Funkční tlačítko vyvolá agendu Účtového rozvrhu a otevře ji "přes" agendu Účetních výkazů. Agenda Účtového rozvrhu je omezena za neúplné účty nalezené v žádostech zpracovaných do daného výkazu. K dispozici jsou všechny funkce agendy Účtový rozvrh (nicméně některé nelze v daný moment provést) z důvodu omezení číselníku za příslušné neúplné účty. Po prohlédnutí, tisku, příp. dalších akcích, otevřenou agendu Účtového rozvrhu zase můžete zavřít a vrátit se tak do téhož okna průvodce, odkud jste ji vyvolali a pokračovat zobrazením žádostí či stiskem tlačítka Dokončit.

Dále je zde funkční tlačítko Žádosti kombinované s položkou typu skrytý seznam, z něhož můžete vybrat časový interval, pro který se mají zobrazit nalezené žádosti. Nabízí se ty intervaly z intervalů definovaných v předchozích krocích tohoto průvodce, ve kterých byly nalezeny nějaké žádosti s neúplnými účty. Funkční tlačítko vyvolá agendu Účetních žádostí a otevře ji "přes" agendu Účetních výkazů.

Takto odtud vyvolaná agenda Účetních žádostí se otevře rovnou s přednastaveným omezením, tzv. červeným omezením, a to za účetní žádosti s neúplně zadanými účty a s datem účtování spadajícím do časového intervalu zvoleného ve skrytém seznamu (viz výše). K dispozici jsou všechny funkce agendy Účetních žádostí. Tedy žádosti si můžete opravit, účty doplnit, příp. je i zaúčtovat do deníku. Po provedení požadovaných akcí, otevřenou agendu Účetních žádostí zase můžete zavřít a vrátit se tak do téhož okna průvodce, odkud jste ji vyvolali a pokračovat zobrazením žádostí pro následující časový interval nebo stiskem tlačítka Dokončit.

Jak bylo řečeno výše, v průběhu dokončení se provede nejdříve příprava dat (napočtení dat) pro výstup a pokud jsou mezi nimi nalezeny neúplně zadané žádosti, pak se tyto zobrazí. Dokončení, které poté následuje, záleží na zvoleném typu výstupu v předchozích krocích:

• Výstup do Excel (MS Office):

Program pokračuje hledáním aplikace MS Excel, otevíráním doplňku a přípravou dat pro Excel.

Poté program nabídne *.xls nebo *.xlsm sešity s definovanými výkazy, které dohledá v rootu adresáře s instalací ABRA Gen. Vyberete příslušný *.xls nebo *.xlsm soubor a otevřete. Otevře se aplikace MS Excel s předdefinovanými výkazy, přičemž v menu jsou k dispozici funkce ABRA Gen.

Pokud otevření výkazu ze systému ABRA Gen selže, tj. nepodaří se aplikaci MS Excel dohledat (není na daném lokálním PC instalována) nebo se nepodaří otevřít doplněk (xla soubor není v rootu adresáře, kde je instalována ABRA Gen) nebo není pro danou instalaci zaregistrováno napojení na Excel/OpenOffice Calc (tj. není NxServ.dll správně zaregistrován na daném PC pro danou ABRA Gen), pak program zobrazí chybové hlášení. Je třeba zajistit požadované podmínky pro spuštění a poté výkazy dokončit znovu. Podrobněji viz Věcný obsah - OLE Automation server pro účetní výkazy - NxServ.dll a Věcný obsah - Doplněk aplikace MS Excel. Příp. pokud po otevření výkazů nebudete mít jednotlivé buňky napočteny a budou se vám zobrazovat pouze hodnoty #VALUE, je to pravděpodobně tím, že nemáte adekvátně povolena makra. Dále je třeba zadat odpovídající období v hlavičkách listů atd. Více viz Výstupy prostřednictvím Excel (MS Office).

• Výstup do Calc (Open Office):

Program pokračuje hledáním aplikace Calc a přípravou dat pro Calc.

Poté program nabídne *.ods sešity s definovanými výkazy, které dohledá v rootu adresáře s instalací ABRA Gen. Vyberete příslušný *.ods soubor a otevřete. Otevře se aplikace Calc (Open Office) s předdefinovanými výkazy.

U Calc (Open Office) nejsou funkce ABRA Gen k dispozici v menu v seznamu funkcí, nicméně je lze používat.

Pokud otevření výkazu ze systému ABRA Gen selže, tj. nepodaří se aplikaci Calc Open Office/Libre Office dohledat (není na daném lokálním PC instalována) nebo není pro danou instalaci zaregistrováno napojení na Excel/OpenOffice Calc (tj. není NxServ.dll správně zaregistrován na daném PC pro danou ABRA Gen), pak bude program, příp. Open Office zobrazovat chybová hlášení. Je třeba zajistit požadované podmínky pro spuštění a poté výkazy dokončit znovu. Podrobněji viz Věcný obsah - OLE Automation server pro účetní výkazy - NxServ.dll. Příp. pokud po otevření výkazů nebudete mít jednotlivé buňky napočteny a budou se vám zobrazovat pouze hodnoty #VALUE, je to pravděpodobně tím, že nemáte adekvátně povolena makra. Dále je třeba zadat odpovídající období v hlavičkách listů atd. Více viz Výstupy prostřednictvím Calc (OpenOffice/LibreOffice).

 

• Výstup do tiskových sestav:

Program nabídne číselník Tiskových sestav, z nichž vyberete požadovanou. Souhrnné informace o tiskových výstupech obecně viz část Tiskové výstupy.

• Výstup do souboru:

Program uloží vypočtená data do souboru zadaného jména, poté příp. zobrazí neúplné žádosti.