Jak začít - Workflow

Zde naleznete informace, jak začít používat agendy modulu: Workflow

V rámci schvalování dokladů se přímo žádné doklady nevystavují, ale provádí se v ní schvalování jednotlivých dokladů vznikajících v jiných částech ABRA Gen. Aby bylo možné schvalování dokladů provozovat, je třeba mít správně nastaven parametr systému Používat schvalování.

Dále je třeba si nadefinovat schvalovací scénáře, podle kterých pak schvalování bude probíhat. Bez nadefinovaných scénářů se žádné požadavky na schvalování nevygenerují. Pokud chcete povolit případné manipulace (opravy, mazání) u dokladů již schválených resp. zamítnutých, pak je třeba si příslušně naplnit i číselník povolení oprav.

Pokud chcete umožnit při schvalování zastupitelnost jednotlivých uživatelů podle toho, jaké role ve firmě zastávají, je třeba si nastavit parametry Schvalování dokladů za podřízené a Zahájení schvalování dokladů za podřízené.

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemní údaje. Nejen parametrů v sekci Schvalování dokladů, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.

Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!

Funkce pro schvalování (Schválit, Zamítnout, ...) nepotřebují nastavovat přístupová práva, neboť přístup k funkcím se řídí schvalovacím scénářem a vyhodnocením, kdo může být konkrétním schvalovatelem.

U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.

Zahájení schvalovacího procesu pro vybraný doklad provedete v jeho záložce Schvalování funkcí Zahájit. Dále viz Proces schvalování obecně.

Ve skupině Workflow jsou dále k dispozici agendy pro provádění schvalování budoucích výdajů. Zadávané požadavky na schválení výdajů, ale i automaticky generované doklady schválených výdajů jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady. Viz Věcný obsah - Schvalování výdajů - obecně. Tudíž musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové. (Tj. musí být správně provedená nutná část implementace a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu Požadavky na schválení výdajů a Schválení výdajů.

Dále si, obdobně jako bylo zmíněno výše, zkontrolujte nastavení přístupových práv a do jaké míry vám vyhovují požadované tiskové výstupy.

Do modulu Workflow jsou zařazeny také agendy pro podporu procesního řízení, umožňující definovat životní cyklus dokladů od přípravy po vyřízení a v rámci něj pak pracovat s různými procesními stavy dokladů (kromě skladových dokladů jsou v omezené míře podporovány také objednávky přijaté a vydané). Po úvodní analýze (různé scénáře oběhu dokumentů v rámci organizace) je zapotřebí nadefinovat procesní stavy, přechody mezi nimi, provést nastavení uživatelských oprávnění a celou funkcionalitu zapnout ve Firemních údajích (pro každou skupinu dokladů je k dispozici samostatný parametr). Podrobnější informace o problematice naleznete v kapitole Věcný obsah - Procesní řízení - obecně.