Zaúčtování odpisů

Zařadili jsme si karty do evidence, čímž se k nim napočetly odpisy dle jejich odpisových algoritmů, které jsme si k daným kartám zobrazili v záložce Odpisy, kde jsme zadali i přerušení. Vygenerované odpisy jsou pro danou kartu v evidenci napočteny vždy až do jejího úplného odepsání. S odpisy se nakládá jako s doklady, ale v době jejich napočtení se jedná jen o záznamy odpisů, nejde ani o zdrojové doklady odpisů ani nejsou promítnuty do účetnictví. Zaúčtovány jsou až na žádost uživatele po vyvolání funkce na jejich zaúčtování. V ten okamžik se z nich stává zdrojový doklad v odpovídající zdrojové řadě dokladů a současně jsou zaúčtovány do účetnictví v odpovídající účetní řadě (typicky souhrnně). Po každé změně na kartě, která vede ke změně odpisů (např. opravy údajů, přerušení odpisů, přecenění apod.) jsou všechny nezaúčtované odpisy automaticky přepočteny, již zaúčtované však zůstávají beze změny. Z toho plyne, že zaúčtovaný odpis v daném období může mít za následek, že některé akce již v daném měsíci nebo roce nelze provést (např. kartu vyřadit, přerušit odpisy zpětně apod.) Nicméně i zaúčtování odpisů lze v případě potřeby zrušit. Nyní si předvedeme, jakým způsobem lze z napočtených záznamů odpisů vytvořit doklady odpisů a zaúčtovat je do účetnictví.

Odpisy se účtují (vysílají do účetnictví) z agendy Odpisů. Tu lze vyvolat buď z agendy Dlouhodobého majetku ze záložky Odpisy - pak se otevře s omezením za odpisy jen k dané kartě - anebo standardně samostatně. To si předvedeme, jelikož pro odpisy bude v praxi typičtější, že se budou účtovat hromadně a souhrnně po jednotlivých měsících pro více karet majetku najednou.

Otevřeme agendu Odpisy majetku. Viz modul Majetek→záložka Majetek. V záložce Omezení nebudeme zadávat žádné omezení a vyvoláme funkci Získat záznamy (viz popis práce se záložkou Omezení). Takto získáme seznam všech odpisů ke všem odpisovaným kartám majetku, které jsme si zadali. Pro přehlednost nastavíme v záložce Omezení třídění:

Příklad zadání třídění po stisku tlačítka Třídění ve spodní části záložky Omezení, tj. podle čeho a v jakém pořadí se mají záznamy dané agendy setřídit. ABRA vzhled modrý.

Nejdříve si zaúčtujeme odpis DM-00001 za leden tak, že nad záznamem odpisu vyvoláme funkci Zaúčtovat a potvrdíme, že zaúčtovat souhrnně (souhrnné účtování máme nastaveno z definice řad dokladů pro Odpisy, které jsme provedli v rámci Průvodce nastavením firmy).

Poté hromadně a souhrnně zaúčtujeme odpisy za únor. Nejdříve si je označíme:

Záznamy odpisů za první tři měsíce jsou již zaúčtované, všechny další záznamy odpisů jsou zatím Nezaúčtované. Kartu DM-00003 jsme zařadili až v červnu, tudíž záznamy jejích odpisů začínají až od 6/2016.

Po vyvolání funkce Zaúčtovat rovněž potvrdíme, že zaúčtovat souhrnně. Pro označené záznamy odpisů se v rámci procesu zaúčtování vygenerují zdrojové doklady typu Odpisy a rovněž se provede jejich zaúčtování. My jsme zvolili zaúčtovat souhrnně, takže zdrojové ODP-2/2016 a ODP-3/2016 budou zaúčtovány (vyslány do účetnictví) pod jedním souhrnným dokladem (viz dále popis v bodě 1 testu):

Výřez seznamem odpisů. Zaúčtované záznamy odpisů mají v seznamu uvedeno číslo zdrojového dokladu a jsou barevně odlišeny.

Podrobněji podrobný help kap. Účetní a daňové odpisy a kap. Odpisy majetku (ODP).

1. Zkontrolujeme, jak jsou zaúčtované záznamy odpisů zaúčtovány. Vstoupíme do záložky Zaúčtování nad jedním z účtovaných záznamů odpisů (např. ODP-2/2016) a zatrhneme si Zobrazit zaúčtování souhrnně. Máte zde záznam souhrnného účetního dokladu jako v následujícím obrázku:

Doklady ODP-2/2016 a ODP-3/2016 dle textu výše jsou zaúčtovány pod jedním souhrnným dokladem ODPS-2/2016. Oba zdrojové doklady odpisů pro obě karty majetku měly všechny položky podstatné pro účtování shodné, tudíž se sloučily pouze do dvou řádků výsledného souhrnného dokladu - zvlášť odpis daňový a zvlášť nadlimitní složka účetních odpisů. Zatím se jedná o žádost.

Pokračujte bodem 2 testu.

Pak jste zaúčtování záznamů odpisů za únor 2016 neprovedli (pak ale ani u příslušných záznamů odpisů nebude uvedeno číslo zdrojového dokladu odpisu a bude zde stále uvedeno Nezaúčtován).

Pokud jste oba zaúčtovali najednou, pak buď nemáte v záložce Zaúčtování zapnuto zobrazit Souhrnně anebo jste neprovedli souhrnné zaúčtování (tj. buď nemáte souhrnné účtování nastaveno pro řadu ODP, nebo jste jej nezvolili v rámci funkce Zaúčtovat označené záznamy odpisů (viz text výše). Pak opravte nastavení v řadách dokladů a zaúčtované odpisy označte a zaúčtujte znovu souhrnně.

Pak vaše zdrojové karty majetku mají uvedeny jiné výchozí položky podstatné pro účtování nebo jiné předkontace pro odpisy, než jsme použili my v textu (jako např. středisko, zakázka apod.) takže se v rámci souhrnného dokladu rozdělily na několik řádků k zaúčtování (rozúčtovaly). Nevadí, můžete pokračovat.

2. Zkontrolujeme, jak se zaúčtování odpisů promítlo do příslušných karet majetku. Otevřeme agendu Dlouhodobý majetek. Viz modul Majetek→záložka Majetek. Zde např. pro kartu DM-00002 vstoupíme do záložky Odpisy a v ní např. do subzáložky Daňové odpisy. Máte zde u odpisu za únor vidět, že je zaúčtován obdobně jako v následujícím obrázku, tj. pod jakým zdrojovým dokladem a v jaké souhrnné účetní řadě?

Pokračujte bodem 3 testu.

Pokud je Nezaúčtovaný i po případném Občerstvení, pak jste zaúčtování neprovedli dle textu výše, nebo jste zaúčtovali jiný odpis např. pro jinou kartu. Vraťte se k textu výše, příp. k bodu 1 testu a akci zopakujte.

3. Zkontrolujeme, jak se zaúčtování odpisů promítlo do možnosti oprav některých položek na kartě majetku a to nejen přímo, ale i z jiných agend. Otevřeme agendu Pořízení majetku. Viz modul Majetek→záložka Majetek. Ke kartě DM-00002 si zkusíme zadat další doklad výdaje pořízení (např. dodatečně dorazila faktura na dodatečné náklady související se změnou ceny majetku) stejně jako v kapitole Doklady výdajů na pořízení majetku. Vidíte, že v hlavičce editovaného dokladu již nelze zatrhnout, že se cena z něj má promítnout do pořizovací ceny karty?

Položka je nepřístupná a nelze ji zatrhnout. Je to správně, jelikož na dané kartě DM-00002 již byl zaúčtován odpis, a tudíž nelze již měnit pořizovací cenu majetku. Pokud bychom doklad uložili, pak by sice byl evidován, nicméně pořizovací cena majetku by se nezměnila. V takovém případě buď můžete zaúčtovaný odpis odúčtovat a doklad pořízení doplnit poté anebo lépe provést změnu ceny majetku, kterou si předvedeme. Editovaný doklad pořízení neukládejte a pokračujte zadáním změny ceny.

Pak je to buď jen tím, že jste zatím neobčerstvili již dříve otevřenou agendu anebo tím, že na dané kartě nemáte odpis zaúčtován dle textu výše. Vraťte se k textu výše, příp. k bodu 1 testu a akci zopakujte.