Průvodce vyrovnáním souvztažných skupin
Speciální průvodce, který je k dispozici v agendách Saldokonto - účetní deník souvztažně a Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků po vyvolání funkce Vyrovnat v záložce Seznam. Funkce má dva režimy: umožňuje automaticky hromadně vygenerovat interní doklady na vyrovnání saldokonta, které mohlo vzniknout typicky zaokrouhlováním při přepočtu mezi měnami a oceňování u nákupních a skladových dokladů, nebo tyto vyrovnávací doklady naopak zrušit.
Vygenerované interní doklady jsou k dispozici v agendě Interních dokladů. Na rozdíl od ručně vytvořených interních dokladů, mají vyrovnávací doklady dvě specifické vlastnosti:
- Příznak vyrovnávacího dokladu - Interní doklady vytvořené tímto průvodcem mají interní příznak, že jde o doklady vytvořené na vyrovnání souvztažných skupin (této skutečnosti se využívá při zpětném zrušení vyrovnání, viz dále )
- Účtování přímo do deníku - Aby byla tato funkce pro uživatele přínosem, je třeba aby se vzniklé interní doklady rovnou automaticky připárovaly do saldokontní skupiny, kterou vyrovnávají. Aby toto bylo možné, účtují se tyto interní doklady rovnou do deníku podle údajů zadaných dále v tomto průvodci (nezadávají se zde účetní předkontace, jelikož ty by mohly být neúplné a účtování do deníku by nemohlo proběhnout).
Pozor, Základní předkontace se ale i tak aplikuje na daný doklad automaticky vždy, viz pravidla Pravidla pro výběr předkontace na doklad, tj. případně doplní účetní položky v rámci tohoto průvodce nezadané.
Obsahuje všechny společné prvky průvodce. Popis ovládání a pravidel obecně platných pro všechny průvodce viz Typy průvodců, zásady pro průvodce.
Jednotlivé kroky tohoto průvodce pro oba režimy funkce Vyrovnání:
Vyrovnání
Pomocí průvodce nejdříve zadáte výběr omezení, které ze zobrazených nebo vybraných skupin se mají vyrovnávat a dále pak zadáte informace pro vyrovnání a generování interních vyrovnávacích dokladů.
1. krok - Výběr souvztažných skupin pro vyrovnání
Zde zadáte, které ze skupin aktuálně zobrazených v záložce Seznam, si přejete vyrovnat:
- Všechny skupiny ze záložky Seznam
- Jen skupiny s označenými záznamy - tj. skupiny, které mají aspoň jeden záznam označen
- Jen aktuální skupinu - tj. tu, v níž aktuálně stojí kurzor
Podle zvolené možnosti se vygeneruje jeden nebo více dokladů - pro každou skupinu, kterou je třeba vyrovnat (tj. má nenulové saldo) jeden interní doklad.
2. krok - Údaje pro vyrovnání souvztažných skupin
Zadávané položky:
| Název | Popis | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Vyrovnání účtovat na stranu + číslo účtu |
Zde zvolíte, na jakou stranu (MD či D) saldokontního účtu (vybraného v omezení) si přejete zapsat vyrovnávací částku. S ohledem na tuto volbu a velikost saldokonta se pak bude generovat interní doklad na kladnou nebo zápornou částku a s odpovídající předkontací. Tj. pokud chceme vyrovnání účtovat na stranu MD (vyrovnávat stranu MD), tak čekáme INT doklad, který na straně MD má vyrovnávaný účet a je na částku opačného znaménka než je saldo MD-D a naopak. Dále se pro informaci zobrazuje číslo účtu, jehož saldokonto je vyrovnáváno (tj. číslo účtu zadané v záložce Omezení v položce Učet MD a D, viz popis funkce Vyrovnat). Objasníme na příkladu: Příklad: Mějme v souvztažné skupině v deníku fakturu FP a příjemku PR s částkami dle následující tabulky. Pak částky a účtování vyrovnávacího interního dokladu INT, je-li účet protistrany zadán 39500, budou:
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Vyrovnání |
Lze zvolit typ vyrovnání. K dispozici je Haléřové vyrovnání, Kurzový rozdíl a Ostatní. Vybraný typ následně ovlivní výběr čísla účtu protistrany za předpokladu, že je účet nastaven v agendě Firemní údaje, záložka Obecné, subzáložka Nastavení saldokonta. Pokud účet přednastaven není nebo pokud je požadován jiný, je nutné jej vybrat ručně. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Číslo účtu protistrany |
Účet pro zaúčtování druhé strany tvořeného vyrovnávacího dokladu. Zadáte účet nebo jej vyberete z účtového rozvrhu. Aby INT doklad mohl být zaúčtován přímo do deníku (a tudíž i automaticky spárován, viz Vlastnosti vyrovnávacích dokladů), jde zde o povinnou položku, přičemž je třeba vybrat úplný účet vč. analytiky, nikoliv neúplné účty. Účet se předvyplní automaticky na základě vybraného Typu vyrovnání za předpokladu, že je předvyplněn parametr Vyrovnání v agendě Firemní údaje. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Řada | Zkratka označující řadu dokladů odpovídajícího typu. (Který údaj se má v položce zadávat resp. zobrazovat, lze nastavit.) Povinná položka. Aby INT doklad mohl být zaúčtován přímo do deníku (a tudíž i automaticky spárován, viz Vlastnosti vyrovnávacích dokladů), musí mít vybraná řada nastavené účtování přímo do deníku. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Období | Zkratka označující období, do kterého je resp. bude doklad zařazen, tj. do kterého věcně patří. (Který údaj se má v položce zadávat resp. zobrazovat, lze nastavit.) Povinná položka. Předvyplňuje se podle data dokladu | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Datum | Datum vystavení dokladu. Povinná položka. Předvyplňuje se a kontroluje se dle pravidel uvedených v kap. Předvyplňování datumů. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Popis | Stručný popis daného dokladu, zobrazuje se jako doplňující specifikace daného dokladu např. v záložce Seznam. Zde zadaný popis se použije jednak do položky Popis v hlavičce interního dokladu a jednak do položky Text v jeho řádcích. Jelikož položka Text účetního zápisu je povinná položka, tak aby zde tvořený interní doklad mohl být zaúčtován přímo do deníku (a tudíž i automaticky spárován), viz Vlastnosti vyrovnávacích dokladů, jde zde o povinnou položku. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Středisko MD/D |
Středisko pro stranu MD a D pro daný řádek dokladu. Zadáte kód střediska nebo vyberete z číselníku středisek. (Který údaj se má v položce zadávat resp. zobrazovat, lze nastavit.) Každý řádek dokladu může být v případě potřeby zadán na jiná střediska MD a D. Pokud si budete chtít zadat v řádcích interního dokladu střediska pro stranu MD a D jinak, můžete tak učinit opravou vygenerovaného dokladu přímo v agendě Interních dokladů. Povinná položka. Předvyplňuje se z aktivního řádku dokladu (na kterém je fokus). |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Zakázka MD/D |
Zakázky pro stranu MD a D pro daný řádek dokladu. Pokud si budete chtít zadat v řádcích interního dokladu střediska pro stranu MD a D jinak, můžete tak učinit opravou vygenerovaného dokladu přímo v agendě Interních dokladů. Zda je položka k dispozici a zda je povinná, závisí na stavu parametru Používání zakázek ve Firemních údajích. Předvyplňuje se z aktivního řádku dokladu (na kterém je fokus). |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Obchodní případ MD/ D |
Totéž jako položka Zakázka, jen zde se jedná o Obchodní případ. Předvyplňuje se z aktivního řádku dokladu (na kterém je fokus). |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Projekt MD/ D |
Totéž jako položka Zakázka, jen zde se jedná o Projekt. Předvyplňuje se z aktivního řádku dokladu (na kterém je fokus). |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Firma | Firma z číselníku Adresář firem, na kterou bude daný doklad vystaven. Povinná položka. Nechcete-li na některý doklad konkrétní firmu z nějakého důvodu uvádět, lze využít nějaké fiktivní pro tento účel nadefinované. Předvyplňuje se firmou nastavenou v agendě Firemní údaje, ale lze samozřejmě zadat jinou. Kód firmy zadáte buď rovnou z klávesnice anebo vyberete z vyvolaného číselníku Adresář firem. (Který údaj se má v položce zadávat resp. zobrazovat, lze nastavit.) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Jako firma na vygenerovaných interních dokladech bude použita výchozí provozovna zadané firmy, viz kap. Věcný obsah - Provozovny firem.
3. krok - Dokončení
Na závěr podle zadaných údajů vygeneruje Interní doklady k vybraným vyrovnávaným skupinám, pokud mají nenulové saldo na v omezení zadaném saldokontním účtu.
Částka na generovaných dokladech se dopočítává takto: rozdíl z pohledu účtu, za který je omezeno, tj. účtu zadaného v záložce Omezení, tak, aby platilo, že sumaMD=sumaD za tento účet v dané skupině.
Po dokončení systém ABRA Gen oznámí počet vygenerovaných interních dokladů a zatržítkem s názvem Otevřít v agendě umožní zobrazit seznam těchto dokladů přímo v agendě Interní doklady. Jaké mají specifické vlastnosti, viz výše.
Zrušení vyrovnání
Pomocí téhož průvodce lze vygenerované vyrovnávací doklady i zrušit.
1. krok - Výběr souvztažných skupin pro zrušení vyrovnání
Zde zadáte, pro které ze skupin aktuálně zobrazených v záložce Seznam, si přejete existující vyrovnání zrušit:
- Všechny skupiny ze záložky Seznam
- Jen skupiny s označenými záznamy - tj. skupiny, které mají aspoň jeden záznam označen
- Jen aktuální skupinu - tj. tu, v níž aktuálně stojí kurzor
Dokončení
Funkce pak vymaže interní doklad, který má příznak, že vznikl automatickým vyrovnáním saldokontní skupiny,viz specifické vlastnosti vyrovnávacích interních dokladů a který je k dané skupině aktuálně připárován.
Pokud k vybrané skupině žádný takový interní doklad aktuálně připárován není, pak žádnou akci neprovede. Tj. pokud byste takový interní doklad např. vrátili do žádostí, nebo jej připojili k jiné saldokontní skupině, která není zahrnuta ve výběru, pak jej samozřejmě nevymaže. Stejně tak se funkce nijak netýká interních dokladů spárovaných v dané saldokontní skupině vytvořených ručně mimo funkci automatického vyrovnání.
Funkci pro zrušení lze vyvolat i v případě, že ve vybrané skupině žádný vyrovnávací doklad aktuálně neexistuje, na závěr pouze oznámí, kolik dokladů bylo zrušeno.