Často kladené otázky k dokumentům

V sekci kapitol FAQ naleznete buď odpovědi na často kladené otázky, nebo nejrůznější tipy a triky, jak řešit v systému ABRA Gen nejrůznější problémy. Vzhledem k tomu, že problematika může být obsáhlejší, jsou u jednotlivých odpovědí často odkazy do dalších oddílů on-line dokumentace.

Témata otázek:

FAQ

Otázka: Lze zadat do agendy Dokumenty záznam jen odkazem na soubor ležící jinde na disku? Nechci obsah celého takového souboru ukládat do databáze ABRA Gen.
Odpověď: Ano. Při tvorbě nového dokumentu (např. funkcí Nový podle typu) zvolíte kategorii Obecný soubor a následně před uložením na záložce Obsahmůžete zvolit mezi volbou Uložen v databázi a Externí soubor. Právě tato druhá volba vkládá jen odkaz na dokument uložený mimo databázi ABRA Gen.
Otázka: Využívají se pro import dokladů ISDOC přijatých B2B importy?
Odpověď:

Systém ABRA Gen k exportu svých dokladů do formátu ISDOC využívá B2B exporty, ale opačně to neplatí, tedy k importu doručených dokladů ve formátu ISDOC se B2B importy nijak nevyužívají.

B2B importy lze chápat jako druhou alternativní možnost, jak si elektronicky vyměňovat doklady mezi uživateli systému ABRA Gen. K tomu slouží funkce Nový z B2B importu, která je k dispozici ve vybraných agendách. Mají ale omezené použití jen mezi dvěma systémy ABRA Gen (B2B import je schopen zpracovat pouze doklad, který byl vyexportován z jiné ABRA Gen pomocí B2B exportu do XML (tedy nikoli do ISDOC formátu)).

Proti tomu formát ISDOC umožňuje elektronickou komunikaci mezi různými ekonomickými systémy. Tj. doklad může být vyexportován z libovolného ekonomického systému, stačí jen, aby byl ve formátu ISDOC. Takový elektronický doklad je systém ABRA Gen schopen přijmout. K tomu slouží agenda Dokumenty - elektronický ISDOC doklad je uložen jako obsah dokumentu do agendy Dokumenty a poté se "zpracuje" odpovídajícím ovladačem. Výsledkem zpracování je založení odpovídajícího dokladu do příslušné dokladové agendy. Viz Zpracování dokumentů.
Otázka: Jak získat certifikát pro podepisování dokladů ISDOC vydaných? Co přesně se rozumí certifikátem podpisu? Jaký je vztah mezi elektronickým podpisem a certifikátem?
Odpověď:

Podle zákona o elektronickém podpisu (227/200 Sb.) se elektronickým podpisem rozumí:

údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené a které umožňují ověření totožnosti podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě

Elektronický podpis obecně může zabezpečovat několik funkcí (ověřování autenticity, integrity a nepopiratelnosti). Zmíněný zákon zdůrazňuje funkci autenticity (identifikace) - u dokumentu opatřeného elektronickým podpisem je možné jednoznačně prokázat, že skutečně pochází od subjektu, který se za původce dokumentu vydává. Jedná se tedy o obdobu funkce běžného vlastnoručního podpisu.

Pro podepisování dokladů ISDOC vydaných potřebujete kvalifikovaný podpisový certifikát. Přesný postup získání certifikátu naleznete na internetových stránkách kvalifikované certifikační autority.

Jednou z kvalifikovaných certifikačních autorit v ČR je PostSignum QCA, což je certifikovaná autorita České pošty. Veškeré potřebné návody získáte na internetu: Postup pro získání kvalifikovaného certifikátu - PostSignum.

Nejjednodušší způsob práce s certifikáty (generování a zasílání žádostí, instalace certifikátů) na platformě Windows nabízí aplikace iSignum, kterou si na uvedených internetových stránkách můžete stáhnout.

Orientační postup:

  • Některým z podporovaných způsobů na svém počítači vygenerujete pár klíčů (privátní a veřejný) a žádost o vystavení certifikátu. Klíče se uloží do systémového úložiště Windows, žádost předáte certifikační autoritě (například odešlete na server PostSignum nebo nahrajete na přenosné záznamové médium). Žádost obsahuje veřejný klíč.

  • Následně se dostavíte na pracoviště certifikační autority, v případě autority PostSignum QCA se jedná o pobočku České pošty. Budete potřebovat identifikaci vygenerované žádosti pro její dohledání na serveru PostSignum (nebo samotnou žádost na USB flash disku) a dva doklady totožnosti. Certifikační autorita na základě žádosti vygeneruje certifikát, který vám předá.

    Úloha certifikační autority spočívá v ověření, že vámi uvedené údaje o vaší totožnosti jsou správné. Ověřené identifikační údaje jsou součástí vydaného certifikátu. Další součástí je váš veřejný klíč (který se převezme ze žádosti).

    Podrobnosti opět naleznete na internetových stránkách PostSignum QCA. Platnost kvalifikovaných certifikátů je jeden rok a jejich vydávání je zpoplatněno.

  • Vygenerovaný certifikát, který obdržíte od certifikační autority, nainstalujete do aplikace, ve které jste generovali klíče a žádost (typicky iSignum).

    Certifikát je nutné instalovat na stejném počítači pod stejným uživatelem, pod kterým byla vygenerována žádost (a vygenerován pár klíčů). Jedině tehdy dojde k propojení certifikátu s privátním klíčem a bude možné jej používat k podepisování.

    Pokud si následně zobrazíte certifikát v nástroji pro správu certifikátů (například v Google Chrome Nastavení→Ochrana soukromí a zabezpečení→Více→Správa certifikátů), použitelný certifikát poznáte následovně:

    • bude uveden na záložce Osobní
    • vystavitelem bude PostSignum Qualified CA
    • ve vlastnostech certifikátu (zobrazí se po stisku tlačítka Zobrazit v dialogovém okně nástroje Správa certifikátů ve Windows) bude na záložce Obecné zobrazen symbol klíče s textem "Máte privátní klíč, jenž odpovídá tomuto certifikátu".
    • uvedený časový interval Platnost od - do bude zahrnovat aktuální datum

    Pokud potřebujete podepisovat dokumenty na jiném počítači, můžete provést zálohu certifikátu s privátním klíčem (záloha se uloží do souboru s příponou PFX nebo P12), soubor se zálohou přenést na jiný počítač a naimportovat.

    Zálohu ve formátu PFX je vhodné mít vytvořenou a uloženou na bezpečném místě i pro případ havárie počítače. Dalším scénářem je situace, kdy jeden uživatel používá více počítačů, potom si takto vytvořenou zálohu certifikátu + privátního klíče může naimportovat na všechny (například stolní počítač a notebook).

  • Platný kvalifikovaný certifikát, ke kterému existuje privátní klíč, je možné následně využívat k podepisování ISDOC dokladů.
Otázka: K nějakému dokladu pořídím přílohu (jako dokument a na dokladu vyplním firmu (povinná položka)). Poté jdu do Adresáře firem a podívám se na záložku Přílohy. Zde však svůj přidaný dokument nevidím. Jak to? Předpokládal jsem, že pokud k nějakému dokladu pořídím nějaký dokument, že automaticky tyto dokumenty uvidím na záložce Přílohy u firmy, ke které byl dokument vystaven.
Odpověď:

K zobrazení všech takových dokumentů (příp. i všech dalších dokladů), které byly vystaveny na danou firmu, slouží primárně záložky Souvislosti (viz např. záložka Souvislosti v Adresáři firem). Tj. tím, že se na dokumentu zadá firma, objeví se dokument automaticky v záložce Souvislosti (samozřejmě v záložce Souvislosti musí být zobrazování dokladů daného typu aktuálně nastaveno).

Záložka Přílohy nebyla navržena k tomuto účelu, tj. k automatickému promítnutí dokumentů vystavených na danou firmu. Záložka Přílohy byla myšlena tak, že zde jsou evidovány jen ty dokumenty, které si sem uživatel záměrně připojí, případně které sem byly připojeny z jiného důvodu (např. v rámci vzniku dokladu z dokumentu typu ISDOC doklad apod., viz popis záložky Přílohy).
Otázka: Při snaze vytvořit dokument zvoleného typu program hlásí "Nesprávný řetězec třídy"
Odpověď: Tvoříte dokument kategorie OLE dokument a nemáte danou aplikaci k dispozici. Viz kap. OLE dokumenty - Možné problémy s "OLE dokumenty", kde jsou uvedeny i jiné typy často se vyskytujících potíží.
Otázka: Vytvořil jsem dokument, ale po občerstvení agendy jej nevidím. Jak to?
Odpověď: Pokud dokument vyhovuje případně zadanému omezení v záložce Omezení a přesto jej nevidíte, pak k danému dokumentu nemáte oprávnění. Viz Dokumenty versus přístupová práva.
Otázka: V záložce Přílohy dokument nevidím, přestože kolega tvrdí, že tam dokumenty jsou. Jak to?
Odpověď: Pokud je skutečně v záložce Přílohy daného záznamu nějaký dokument připojen a vy jej nevidíte, je důvodem to, že nemáte k danému dokumentu oprávnění, jelikož oprávnění k dokumentům se uplatňují nejen v samotné agendě Dokumenty, ale i v záložkách Přílohy. Viz záložka Přílohy- obecně a viz Dokumenty versus přístupová práva.
Otázka: Rád bych hromadně zadal více příloh najednou k více záznamům agendy (např. 200 skladových karet zboží, které mají stejné schéma a návod použití). Lze to nějak vyřešit?
Odpověď:

Přílohy lze připojovat k záznamům jiných agend i hromadně a to dvěma způsoby:

  • jako "více příloh najednou k jednomu záznamu" - v rámci funkce Připojit v záložce Přílohy dané agendy
  • nebo i stylem "více příloh k více záznamům agendy najednou" - pomocí funkce funkci Hromadné připojení příloh dostupné v záložkách Seznam dané agendy

Zadaná úloha odpovídá druhé možnosti. K řešení této úlohy s výhodou využijete funkci Hromadné připojení příloh. Pak jen stačí označit si skladové karty, k nimž chcete přidat danou množinu příloh, a vyvolat si nad nimi funkci Hromadné připojení příloh. V zobrazeném dialogovém okně pak zadat, jaké přílohy to mají být, což lze buď výběrem dokumentů z agendy Dokumenty příp. načtením příloh od jiných skladových karet. Pokud chcete takto hromadně přidávat přílohy, které zatím v systému nemáte, musíte si je nejdříve zaevidovat (buď přidáním nové přílohy - dokumentu a to buď v agendě Dokumenty nebo rovnou v rámci záložky Přílohy u některé ze skladových karet, od níž si je potom načtete).

Funkce je dostupná ve všech agendách, které obsahují záložku Přílohy (kromě těch, kde nelze záznamy opravovat, jelikož funkce je dostupná jako jedna z podvoleb funkce Opravit), čili stejným způsobem můžete hromadně přidávat přílohy i k jiným typům záznamů. Funkci lze využít i na hromadné smazání určité množiny příloh od záznamů dané agendy.