Dokumenty - obecně

V této kap. naleznete popis následujících témat:

Jak bylo objasněno v kap. Naplánované úlohy a autoserver, systém ABRA Gen umožňuje automatické spouštění úloh různého typu. Jedná se o úlohy, které uživatel potřebuje provádět v pravidelných intervalech, ale nechce na jejich provádění myslet nebo se jím zdržovat. Automaticky spouštěné úlohy jsou evidovány v agendě Naplánované úlohy a jejich spuštění a provádění zajišťuje tzv. automatizační server. Naplánované úlohy a autoserver se využívají i zde, v některých úlohách s dokumenty, jak plyne z následujícího popisu (pro některé úlohy s dokumenty jsou naplánované úlohy a autoserver dokonce nezbytné):

Systém ABRA Gen zajišťuje evidenci elektronických dokumentů anebo zdigitalizovaných papírových dokumentů, tj. např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním a jejich další zpracování. Jsou ukládány jako doklady do agendy Dokumentů. Každý záznam zde ve svém obsahu nese nějaká data, která představují jeden či více uložených elektronických resp. zdigitalizovaných fyzických dokumentů různého typu. Může se jednat např. o uložené obrázky, textové dokumenty, výsledky elektronických exportů (elektronických dokladů, elektronických reportů odesílaných přes VREP, ...), přijaté elektronické doklady aj.

Účel dokumentů - dokumenty evidované v agendě Dokumentů lze využít k různému účelu:

  • jednak mohou mít jen archivní účel (např. uložená technická dokumentace, fotodokumentace, dopisy, objednávky, tabulky, htm soubory ale i obrázky, animované soubory,... , které se typicky dále nijak nezpracovávají),
  • nebo se jedná o dokumenty z firmy vydané, které jsou typicky určeny pro další zpracování (např. elektronické podepsání a odeslání do nějakého cílového místa (např. elektronická faktura odběrateli)) a evidence odeslaného dokumentu,
  • či dokumenty do firmy přijaté, které jsou rovněž typicky určeny pro další zpracování (podle obsahu uloženého dokumentu automaticky založit odpovídající doklad v systému ABRA Gen (např. fakturu přijatou)) - viz dále elektronická fakturace.

Aby se rozlišilo, k jakému účelu dokument slouží, zda a jak se má zpracovávat a zobrazovat, je každý dokument určité kategorie. Kategorie dokumentů tedy specifikuje, o jaký typ dokumentu se jedná, určuje způsob jejich zpracování a definuje ovladač, kterým bude dokument zobrazován a zpracován. (Ovladač např. zajišťuje elektronické podepsání a odeslání dokumentu). Takto evidované dokumenty mohou být také připojovány jako přílohy k jiným záznamům systému ABRA Gen v jejich záložce Přílohy.

Do v. 9.02 včetně sloužila agenda Dokumenty pouze pro zadávání tzv. OLE dokumentů a poskytovala jen funkčnost archivace souborů a připojování příloh k jiným záznamům skrze záložce Přílohy. To se od v. 9.03 změnilo, více viz agenda Dokumenty. Možnost evidování OLE dokumentů však zůstala zachována v původní podobě (viz Často kladené otázky - Lze ve v. 9.03 a vyšší zadávat "OLE dokumenty" jako v předchozích verzích?).

Tedy každý záznam v agendě Dokumentů obsahuje soubor nějakého typu (a i s těmito daty je uložen přímo v databázi systému ABRA Gen). Příp. obsahuje pouze odkaz (link) na soubor umístěný jinde na disku (tato možnost platí pouze pro kategorii OLE dokumentů).

Dokumenty mohou být zakládány různým způsobem:

Úplný výčet viz též Možnosti zadání nového dokumentu.

V třetím případě se o vygenerování dokumentu z přílohy e-mailu nebo z fronty souborů postará automatizační server v rámci spuštění naplánované úlohy typu Zpracování doručených e-mailů resp. Zpracování front souborů, tedy je využíváno automatické spouštění úloh zmíněné výše. K jiným zmíněným způsobům založení dokumentů není naplánovaná úloha ani automatizační server potřeba.

Dokumenty mohou být zpracovávány:

  • vůbec
  • jednotlivými uživateli ručně, poloautomaticky či automaticky (liší se mírou interaktivity uživatele při daném zpracování)
  • autoserverem

V posledním případě se o zpracování dokumentu postará automatizační server v rámci spuštění naplánované úlohy typu Zpracování dokumentů, tedy je využíváno automatické spouštění úloh zmíněné výše. Ke zbývajícím způsobům není naplánovaná úloha ani automatizační server potřeba. Dále viz Zpracování dokumentů.

Příklady použití:

Příklad 1: Uživatel si chce k vystavené faktuře připojit obchodní korespondenci a smlouvy, na jejichž základě byla faktura vystavena. Příslušné dokumenty si naskenuje (pokud je už nemá v elektronické podobě) a uloží jako záznam(y) do agendy Dokumenty. Tento záznam pak na záložce Přílohy připojí k dané faktuře. Tím bude mít kdykoli později i kdokoli jiný přehled, jaká dokumentace se k dané faktuře vztahuje.

Příklad 2: Uživatel dostává od svého dodavatele faktury elektronicky např. e-mailem. Tuto elektronickou fakturu si uloží jako záznam do agendy Dokumenty a zde jej následně nechá zpracovat. Tím se automaticky vytvoří adekvátní faktura přijatá do agendy faktur přijatých. Pokud uživatel využívá e-mailovou poštu přímo v systému ABRA Gen, automatizační server a naplánované úlohy a vhodně nastaví pravidla zpracování doručené e-mail. pošty, může celá tato úloha proběhnout zcela automaticky bez jeho zásahu (od stažení e-mailové pošty (naplánovaná úloha Příjem elektronických zpráv), přes založení záznamu do agendy Dokumenty (naplánovaná úloha "Zpracování doručených e-mailů"), po jeho zpracování a vytvoření faktury přijaté (naplánovaná úloha "Zpracování dokumentů")).

Příklad 3: Uživatel posílá svému odběrateli faktury pouze elektronicky. Po vystavení faktury vydané provede definovatelný B2B export do ISDOC formátu, uloží si jej jako záznam do agendy Dokumenty a zde jej následně nechá zpracovat. Tím se provede elektronické podepsání a soubor se odešle na stanovenou e-mailovou adresu odběratele. Pokud uživatel využívá odeslanou e-mailovou poštu přímo v systému ABRA Gen, automatizační server a naplánované úlohy, může i tato úloha proběhnout do jisté míry automaticky bez jeho zásahu (z vytvořeného exportu si založí záznam do agendy Dokumenty a ten již může automaticky zpracovat, tj. podepsat a předat na výstup (uložení dokumentu do souboru nebo předání do agendy Odeslané e-maily (naplánovaná úloha "Zpracování dokumentů") až po automatické odeslání e-mailů (naplánovaná úloha Odeslání připravených elektronických zpráv)).

Ve v. 9.03 zatím není k dispozici podpora pro automatické zpracování celé úlohy na výstupu (není zatím podpora pro provádění B2B exportu pomocí naplánovaných úloh, dokument z exportu nelze vytvořit zcela automaticky (uživatel musí interaktivně zadat resp. potvrdit nějaké údaje, např. řadu dokladů) a nelze automaticky vytvořit záznam do agendy odeslaných e-mailů (uživatel musí zadat e-mailovou adresu odběratele ručně).

Výhody tohoto řešení pro tvorbu a evidenci dokumentů

Za všechny uvedeme ty nejpodstatnější:

  • Přehledná evidence dokumentů - umožňuje je mít roztříděné do různých řad dokladů apod.
  • Možnosti vyhledávání v dokumentech dle řady kritérií - lze třídit, označovat a vyhledávat dle typů dokumentů a dle všech hlavičkových údajů (datum, firma, středisko atd.)
  • Větší bezpečnost dat obsažených v těchto dokumentech - dokumenty jsou uloženy v databázi ABRA Gen, platí pro ně proto tedy všechny výhody, které poskytuje SQL server
  • Přístupová práva - pro dokumenty uložené v databázi lze využívat propracovaného systému přístupových práv, který nabízí ABRA Gen
  • Snadné zobrazování obsahu dokumentu
  • Velmi snadné založení dokumentů dle souborů různého typu, podpora i drag-and-drop metody

Použití agendy Dokumentů rozšiřuje velmi podstatně možnosti systému ABRA Gen, přitom je po stručném seznámení bezpečně zvládne i uživatel - laik.

Ve v. 9.03 zatím není k dispozici podpora pro plnohodnotný DMS systém.

Nezbytnou podmínkou pro provoz dokumentů je, aby byla tato část systému licencována. Agendy modulu Dokumenty a přílohy jsou licencovány v rámci jádra - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).

Dále je třeba pro provoz:

Tyto výše uvedené podmínky jsou nutné samozřejmě jen tehdy, pokud chce uživatel příslušnou část využívat. Pokud mu např. nechodí elektronické doklady e-mailem, ale jen do nějaké fronty souborů, nebude potřebovat pravidla zpracování doručené e-mailové pošty. Obdobně nemusí ani využívat služeb automatizačního serveru, pokud si vystačí jen s ručním zakládáním nových dokumentů z doručených elektronických dokladů a pokud si zpracování evidovaných dokumentů bude taky dělat ručně, nicméně si tak zbytečně přidělá práci a ochudí se o možnosti automatizace práce, které systém nabízí.

Jak bylo uvedeno v kap. Jak začít používat skupinu Dokumenty, vystavované záznamy o takto zadaných a evidovaných dokumentech jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady, proto musí mít patřičné náležitosti dokladů. Tj. jsou vystavovány v nějaké řadě dokladů odpovídajícího typu, jsou odpovídajícím způsobem číslovány atd. Tyto údaje lze později, mimo jiné, využívat k efektivnímu vyhledávání a přehledné evidenci všech zadaných dokumentů.

U dokumentů jsou speciálním způsobem řešena přístupová práva:

  • Každý dokument je určité kategorie dokumentů.
  • Kategorie dokumentů jsou jedním z chráněných objektů, ale nastavuje se pro ně pouze právo Zpracovat na zpracování dokumentů dané kategorie.
  • Práva zobrazování a použití se k nim nenastavují, řeší se nastavením oprávnění přímo na konkrétním dokumentu. Tj. kromě práv k chráněným objektům a funkcím agendy Dokumenty, která se standardně nastavují v agendě Role resp. Skupiny rolí, lze nastavovat oprávnění uživatelů pro každý jednotlivý dokument prostřednictvím jeho záložky Účastníci. Jedná se o role resp. uživatele, kteří budou mít oprávnění "vidět" či "upravit" konkrétní dokument.

Aby nebylo nutné účastníky vždy zadávat (pokud uživatel tuto možnost nechce využívat), platí: Nejsou-li zadáni žádní účastníci, pak nebude konkrétní dokument nijak více omezen nad rámec standardních přístupových práv (tj. budou jej moci zobrazovat příp. opravovat všichni uživatelé mající práva k agendě Dokumenty a k příslušným chráněným objektům (řada dokladů pro dokumenty, kategorie dokumentů, střediska).

Z výše uvedeného plyne, že pokud jsou na dokumentu zadaní účastníci, ale uživatel, který jej vytvořil, mezi nimi není, pak po uložení a občerstvení agendy daný dokument už neuvidí!!!

Mějme role Obchodník1, Obchodník 2, Technik a Skladník. Uživatelé plní role následovně:

  • Nejedlý = Obchodník1, Obchodník2
  • Jedlý = Obchodník1, Obchodník2
  • Rasák = Technik
  • Sedlák = Skladník

Dále mějme dokumenty dle následující tabulky. V tabulce je vidět, které dokumenty jednotliví uživatelé uvidí:

Dokument: Přihlášený uživatel:
Č.: Autor dok. Účastníci Nejedlý Jedlý Rasák Sedlák
DOK-1 Nejedlý -
DOK-2 Nejedlý Obchodník2    
DOK-3 Rasák -
DOK-4 Rasák Skladník      

Pokud používáte pro zakládání či zpracování dokumentů naplánované úlohy a autoserver, pak dále viz Naplánované úlohy versus přístupová práva.

Dokumenty umožňují verzování. Vytváření jednotlivých verzí dokumentu (tzv. revizí) funguje obdobně jako je tomu u jiných dokladů podporujících verzování a bylo podrobně popsáno v kap. Revize dokladů (archivace verzí dokladů) - obecně.

Dokumenty lze dále zamykat proti nechtěným úpravám jinými uživateli. Zámek je určen především pro ošetření toho, aby dva uživatelé neměnili týž dokument současně. Proto má význam především pro editaci dokladu. (Uživatel chce dokument upravit, tak si jej nejdříve zamkne (aby jej nemohl mezitím opravovat někdo jiný), opraví jej, uloží a následně zámek uvolní, aby jej případně mohli upravovat i ostatní.) Zamčení se nevztahuje pouze na editaci vyvolanou funkcí Oprava, ale i na další akce s dokumentem, které by jej mohly změnit (např. vytváření nových revizí, aktivace obsahu dokumentů apod.). Pokud je dokument uzamčen, nelze takové akce buď vůbec provést, nebo se zobrazí varovná zpráva.

Uzamčení dokumentu však lze prolomit speciálním přístupovým právem Prolomit uzamčení dokumentu.

Zamykání umožňuje ošetřit souběžný přístup k dokumentům a tím se agenda Dokumenty (spolu s verzováním) přibližuje komerčním DMS systémům.

Platí:

  • uživatel, který dokument zamkl, může provádět další úpravy daného dokumentu bez omezení
  • uživatel, který dokument nezamkl, nemůže zamčený dokument upravovat a při aktivaci se mu zobrazuje varovná zpráva. Může ale prolomit zámek (čímž se dokument odemkne), má-li k tomu přístupové právo.

Možnosti zamčení dokumentu:

K odemčení slouží funkce Odemknout.