Jak začít - Banka
Zde naleznete informace, jak začít používat agendy modulu: Banka
Zadávané bankovní výpisy, ale i vystavované platební příkazy jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady. Viz Věcný obsah Banka - obecné. Tudíž musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví. Některé z těchto položek se přebírají od nadefinovaných bankovních účtů. Dalším možným dokladem generovaným v této skupině jsou kurzové rozdíly bankovních účtů vedených v cizích měnách (doklad generuje uzávěrka bankovních účtů).
Pro uživatele předchozího systému ABRA Gold: V ABRA Gen jsou i vystavované platební příkazy pojaty jako doklady a z toho vyplývá i v některých ohledech odlišný přístup k nim oproti ABRA Gold, tj. musí mít přidělenu řadu dokladů apod.
Proto prvním předpokladem používání skupiny Banka je správně provedená nutná část implementace a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu bankovní výpisy, platební příkazy a pro účty v cizích měnách i doklady pro kurzový rozdíl bankovních účtů.
Jelikož na dokladech tohoto typu je jednou z povinných položek středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko.
Doklady tohoto typu se totiž ve většině případů účtují a jednou z povinných položek v účetním deníku je právě středisko.
Dále musíte mít nadefinován alespoň jeden bankovní účet. Každý účet musí mít nadefinovány a přiřazeny vlastní (individuální) řady bankovních dokladů. Dále má definováno první otevřené období, odkdy je možno jej používat a měli byste zadat počáteční stav pro toto období, pokud je nenulový (nezaměňujte s počátečním stavem účtu 221 zadávaným v agendě počátků účtů, viz popis počátečního stavu u bankovního účtu). Bankovní účty lze vést i v cizích měnách, v tom případě zadáte případný počáteční stav i cizí měně.
Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.
Jelikož řady dokladů, účetní řady dokladů, střediska a vlastní bankovní účty patří mezi tzv. chráněné objekty, musíte mít pro nově přidané řady, střediska a bankovní účty správně nastavena přístupová práva, viz dále!
Pokud budete chtít pro jednotlivé bankovní účty využívat e-banking, pak je třeba v definici účtů pro ně nastavit odpovídající ovladače. Dále viz E-banking a Co je třeba k provozu banky a e-bankingu.
Pokud budete chtít pro jednotlivé bankovní účty využívat bankovní API, pak je třeba v definici účtů pro ně nastavit Datum začátku API importu. Dále viz Nastavení bankovního API.
Dále je třeba zmínit položku Firma. Bankovní výpisy, platební příkazy i doklady kurzových rozdílů bankovních účtů, jakožto doklady ze skupiny Banka, mají položku Firma povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v agendě Adresář firem jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou). Doklady uzávěrky bankovních účtů zadání firmy nevyžadují.
V účetním deníku je povoleno mít i záznamy s nezadanou firmou.
Pokud chcete zadávat i výpisy a plat. příkazy v cizích měnách, musíme mít naplněn číselník měn (defaultně dodáván předvyplněný) a nastavený aktuální kurzovní lístek.
U všech dokladů, které budete chtít účtovat, byste měli zkontrolovat, příp. nadefinovat účetní předkontace pro jednotlivé účetní případy, aby se později kontování provádělo automaticky a minimalizovala se pak práce účetního.
Pokud chcete používat vazbu dokladů na Zakázky nebo na Obchodní případy či Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a číselníky si naplnit.
V této skupině jsou doklady, které podporují schvalování. Pokud budete chtít používat proces schvalování dokladů, pak je třeba si schvalování zapnout a provést příslušná nastavení pro něj. Viz Jak začít používat skupinu Workflow.
Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemní údaje. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.
Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!
U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.