Věcný postup evidence

Ze základní struktury dat schématicky znázorněné v předchozí kapitole plyne mj. i věcný postup evidence:

Nově přijatý zaměstnanec je nejprve zapsán - a to může být i před jeho nástupem do pracovního poměru - do personálních listů v agendě Zaměstnanci, přičemž jeden zaměstnanec má jeden personální list. Zde jsou udržovány osobní a profesní údaje, přičemž některé z nich mají vliv na budoucí výpočty mezd (např. zda podepsal prohlášení k dani z příjmů apod.). Na každý personální list se váží kromě jiného (viz dále) kolekce daň. odpočtů a slev, rodinných příslušníků a svěřených pomůcek pro dané mzdové období. Tj. musíte sem zadat především údaje důležité pro další zpracování mezd jako např. údaje o dětech, jejich rodných číslech a nároky na daň. zvýhodnění na děti, na daňové slevy či další odpočty ze základu daně.

Ke každému zaměstnanci se také váže evidence definic srážek, evidence realizovaných srážek a evidence provedených ročních zúčtování. Pro každého zaměstnance je tedy na začátku třeba zadat požadavky na opakované srážky - definice opakovaných srážek, podle nichž se budou při výpočtu mezd generovat konkrétní srážky pro dané mzdové období, příp. ručně zadat jednorázové srážky, pokud zaměstnanec pro daný měsíc nějakou takovou má. Evidence ročních zúčtování obsahuje přehled o provedených zúčtováních pro daného zaměstnance, nicméně tu využijete až později.

Vzniklý pracovní poměr pro daného zaměstnance je nutné zaznamenat do agendy Pracovních poměrů. Zde se eviduje nejen skutečnost o vzniklém pracovním poměru, ale i jeho další parametry, jako je výše měsíční či hodinové mzdy, týdenní pracovní úvazek, pracovní kalendář (zda pravidelný či směnný provoz a jaký) a jiné. Po zadání všech potřebných údajů je možné vytisknout pracovní smlouvu. Pracovní poměry se váží k personálnímu listu, přičemž jeden zaměstnanec může mít více pracovních poměrů, tzv.souběžné prac. poměry, pak jeden z nich je řídící.

Dalším důležitým krokem je zpracování mezd zaměstnance v agendě Mzdových listů pro jednotlivé pracovní poměry za dané mzdové období (zpracovávaným mzdovým obdobím je 1 měsíc). Mzdové listy jsou dvojího typu: mzdový list souhrnný společný pro všechny pracovní poměry daného zaměstnance a mzdové listy dílčí pro každý pracovní poměr daného zaměstnance. Mzdové listy se zakládají pro každé zpracovávané mzdové období. Mzdové listy souhrnné se váží k personálnímu listu, tudíž jeden zaměstnanec pro jedno mzdové období má jen jeden souhrnný mzdový list. Mzdové listy dílčí se váží k pracovnímu poměru, tudíž jeden zaměstnanec pro jedno mzdové období může mít více dílčích mzdových listů (maximálně tolik, kolik má pracovních poměrů).

Ke každému dílčímu mzdovému listu pro jedno dané mzdové období se dále váží jeho kolekce výkonů, příplatků a náhrad pro dané mzdové období a dále kolekce výpočtových schémat pro MLD. Tj. pro každý prac. poměr zaměstnance můžete pro každý měsíc zadávat seznam provedených výkonů, příplatků, náhrad a výpočtových schémat, podle nichž má výpočet pro daný prac. poměr a pro daný měsíc proběhnout. Výpočtová schémata se ke každému dílčímu mzdovému listu předvyplní při jeho založení (inicializace mzdového období) pro daný pracovní poměr na základě definic druhů prac. poměrů a to podle pevně daných pravidel. Obdobně se předvyplní i hodnoty vybraných položek. Dále viz Předvyplňování položek a výpočtových schémat.

Obdobně ke každému souhrnnému mzdovému listu pro dané mzdové období se váží jeho kolekce náhrad výdajů pro dané mzdové období a dále kolekce výpočtových schémat pro MLS. Tj. pro každého zaměstnance můžete pro každý měsíc zadávat seznam náhrad výdajů a výpočtových schémat, podle nichž má souhrnný výpočet za všechny prac. poměry zaměstnance pro daný měsíc proběhnout. Výpočtová schémata se ke každému souhrnnému mzdovému listu předvyplní při jeho založení (inicializace mzdového období) na základě definic druhů prac. poměrů a to podle pevně daných pravidel, dále viz Předvyplňování položek a výpočtových schémat. Obdobně se na základě definic druhů prac. poměrů předvyplní i hodnoty vybraných položek.

Ke každému pracovnímu poměru se kromě dílčího mzdového listu pro dané mzdové období dále váže kolekce Naturálních příjmů pro daný měsíc a dále evidence nároků a čerpání dovolené, nemocenské dávky, k nimž mohou být navázány pracovní úrazy případně nemoci z povolání, a průměry. Nároky na dovolenou v daném roce pro daný prac. poměr je třeba zadat nejdéle při zahájení jeho prac. poměru, aby mohl zaměstnanec dovolenou čerpat (nároky v dalších obdobích lze generovat automaticky v rámci mzdových uzávěrek). Záznamy o čerpání se zapisují do evidence dovolených automaticky, pokud zaměstnanec bude mít v rámci mzdového listu zadáno nějaké čerpání či proplacení dovolené. Nemocenské dávky se zadávají až v rámci zpracování mezd. Výchozí průměry můžete zadat hned nebo až později, až je budete potřebovat. Záleží také na tom, zda přecházíte z jiného systému (tj. máte průměry zaměstnanců k dispozici a chcete si je evidovat) nebo zda jde o nového zaměstnance, u něhož není zatím z čeho počítat. Průměry na nemoc se však s ohledem na jejich období platnosti typicky zadávají až v rámci zadání nemoc. dávky. V rámci již pravidelného zpracování mezd lze průměry generovat automaticky výpočtem ze mzdových údajů pro všechny zaměstnance najednou.

Mzdy lze zpracovávat pouze v aktuálním mzdovém období, je-li otevřeno.

Aby bylo možno začít zpracovávat mzdy v daném mzdovém období (daném měsíci), musí se toto mzd. období nejdříve inicializovat v agendě Mzdové uzávěrky. Inicializovaný měsíc se pak stává aktuálním mzdovým obdobím a je otevřený. (Inicializovat měsíc lze jen tehdy, pokud je předchozí měsíc uzavřen, samozřejmě s výjimkou prvního zpracovávaného měsíce). V rámci inicializace se mohou provést i další volitelné akce, jako je vytvoření mzdových listů pro jednotlivé platné pracovní poměry zaměstnanců a pro dané mzdové období, provést do nich převody dat z předchozího mzdového období, vygenerovat pracovní kalendář, nebyl-li dosud pro dané mzdové období generován apod. Dále viz inicializace MO. Pokud nějaké akce nebyly v rámci inicializace měsíce provedeny (nebylo zvoleno jejich provdení nebo přibyl nový zaměstnanec či prac. poměr až po inicializaci mzdového období), lze všechny chybějící údaje doplnit i po inicializaci měsíce ručně (např. dogenerovat chybějící mzdové listy apod.).

Poté již je možno zadávat podklady pro výpočet mezd. Především odpracovanou dobu, příp. výkony, podklady pro výpočet příplatků, náhrady atd. Údaje se mohou předvyplňovat automaticky, tj. čerpat ze směnného kalendáře daného zaměstnance a příslušných agend - agend nemocenských dávek, agend nepřítomností atd. Zadání podkladů pro zpracování mezd tedy rovněž obnáší nutnost mít zadané nemocenské dávky a jejich řádky (proplacení a omluvené doby) a nepřítomnosti (pokud si je chcete evidovat v agendě Nepřítomností - doporučeno) a v ML mít zadané čerpání dovolené. Jedná se o podklady pro výpočet náhrad a omluvené doby. Pokud má zaměstnanec nějaké naturální příjmy z daného prac. poměru, které dosud nebyly zadány, pak je třeba zadat i tyto, příp. zadat náhrady výdajů, pokud přichází do úvahy, a všechny další údaje. Příp. provést výpočet průměrů.

Po zadání podkladů pro mzdy lze mzdy vypočítat. Před výpočtem byste se měli ujistit, zda byly zadány všechny případné změny v jiných agendách podstatné pro výpočet mezd (např. změny v personalistice a prac. poměrech, změny v dalších číselnících apod.), zda jsou pro dané období aktuální výpočtová schémata, hodnoty v globálních proměnných (např. aktuálně platné sazby pro daň. odpočty, zvýhodnění, na slevy) atd.

Výpočet lze vyvolat různým způsobem a lze jej spouštět libovolněkrát opakovaně jak jednotlivě tak hromadně pro více zaměstnanců, dále viz Výpočet mezd. Výpočet mezd probíhá podle přiřazených výpočtových schémat, podrobněji viz Výpočet - definice výpočtů a postup výpočtů. V rámci výpočtu může dojít k nějakým chybám různé závažnosti od nejméně závažných typu chybějící průměr, což není na závadu, pokud není pro výpočet potřeba, až po nejzávažnější, které znemožní nastavení správnosti výpočtu mzdových listů. Pokud taková situace nastane, program ji nahlásí a zobrazí chybový protokol, který si lze vytisknout, uložit apod. a poté podle něj příčiny chyb odstranit, aby bylo možné výpočet mezd za daný měsíc dokončit.

Po úspěšném výpočtu všech mezd v aktuálním období je třeba zpracované mzdové období uzavřít, takové mzdové období pak bude uzavřené. Nejzazší uzavřené mzdové období (poslední uzavřené v řadě mzdových obdobích) se nazývá terminátor. Před spuštěním uzávěrky terminátoru (nebo mzdového období hned po něm následujícího) se nejdříve provedou některé automatické kontroly, jako např. kontroly, zda existují mzdové listy pro všechny platné pracovní poměry, zda jsou všechny spočteny správně apod. Pokud nejsou kontroly splněny, nelze v provádění mzdové uzávěrky pokračovat a nejdříve je třeba odstranit příslušné nedostatky.

Při uzavření terminátoru (nebo mzdového období hned po něm následujícího) se generují uzávěrkové doklady jako podklad pro zaúčtování vypočtených mezd (zaúčtování hrubých mezd, odvodů daní, sociálního a zdravotního pojištění, srážek atd.) a dále se mohou spočítat podklady pro žádosti o platební příkazy, příp. se mohou i rovnou vygenerovat žádosti o platební příkazy na platby, které je třeba provést, jako je např. odvod záloh na daň z příjmů nebo převod mezd na účty zaměstnanců, odvody srážek apod.

Zda se zmíněné podklady mají generovat, je možno nastavit v rámci spuštění mzdové uzávěrky v agendě Mzdové uzávěrky. Vygenerované doklady mzdové uzávěrky jsou pak k dispozici v agendě Provedené mzdové uzávěrky. Vygenerované podklady pro žádosti o platební příkazy z mezd jsou k dispozici jednak v samostatné agendě Podklady pro žádosti o platební příkazy z mezd nebo rovněž v agendě Provedené mzdové uzávěrky v rámci příslušného uzávěrkového dokladu.

Podklady pro zaúčtování resp. platební příkazy se pro jednotlivé složky mezd generují podle aktuálních definic v agendě Definice uzávěrky. Zde pro každou složku mezd, která se z uzavřených mezd má účtovat nebo zaplatit, lze nastavit, podle jakého výpočtového schématu třídy Výpočet uzávěrky se má z uzavíraných mzdových listů vypočítat, zda se o ní má účtovat a podle jaké účetní předkontace, zda se pro ni mají počítat podklady pro žádosti o platební příkazy a podle jaké definice platby příp. s jakou periodicitou se definované akce mají provádět (např. každý měsíc, jednou za čtvrtletí apod.). Dále viz Výpočet uzávěrky.

Do uzavřeného období není povoleno zpětně zapisovat či něco v něm měnit, pouze probíhají kontroly správnosti zadání dat, tisky dokumentů a podobně. Jestliže např. při kontrole vygenerovaných podkladů pro zaúčtování či vygenerovaných žádostí o platební příkazy či tiscích byly objeveny chyby v zadání či vznikla nutnost dodatečně zadat některé údaje do právě uzavřeného měsíce, ale jelikož ještě nebyly provedeny odvody plateb, je možno se k zadání a výpočtu mezd za dané období zcela bez omezení vrátit, tj. právě uzavřený měsíc si znovu otevřít. To provedete volbou Zpětné otevření mzdového období v agendě Mzdové uzávěrky.

Pokud zpětně otevírané mzdové období je nejzazší uzavřené - tzv. terminátor (viz výše), pak se případný existující uzávěrkový doklad pro dané mzdové období s vygenerovanými podklady pro zaúčtování a podklady pro žádosti o platební příkazy zpětně ruší a spolu s ním samozřejmě i existující zápisy do účetnictví, tj. účetní žádosti nebo zápisy v účetním deníku a dále případné záznamy v žádostech o platební příkazy. (Akci nelze samozřejmě provést v případě, že by nebylo možno podklady pro zaúčtování a podklady pro žádosti o platební příkazy zpětně smazat, tj. pokud např. již byly zaúčtovány do deníku a poté např. auditovány či jinak zablokovány, resp. pokud z nich již byly odvedeny konkrétní platební příkazy apod.). V takovém případě byste museli případné audity či blokace zrušit, smazat platební příkazy (smysluplnost tohoto však závisí na vás - mazat by se neměly příkazy, které již byly fyzicky podány k provedení do banky apod.).

Poté opravené období opět uzavřete a cyklus se může opakovat.

Kromě zpětného otevření měsíce - terminátoru, lze otevírat zpětně postupně předchozí starší mzdová období, tj. měsíce předcházející před terminátorem, ale zde pozor! Zde platí, že se zpětně nijak nerušíúčetní zápisy a žádosti o platební příkazy plynoucí z takového měsíce, protože by to bylo v rozporu s reálným zpracováním mezd. V takto zpětně otevřeném starém mzdovém období lze provádět libovolné změny bez omezení, ale je třeba mít na paměti, že při jeho opětovném uzavření se jednak nebudou mzdy přepočítávat!!! (tj. provedené opravy se ve výsledných částkách mezd nemohou promítnout) a jednak se negenerují žádné nové či aktualizované požadavky na zaúčtování či platební příkazy. Jinak to z principu věci nelze. Pokud jste tedy provedli do starého mzdového období zpětně nějakou zásadní změnu ovlivňující výsledný výpočet částek mezd, částek pro zaúčtování či částek odvodů plateb prostřednictvím platebních příkazů (ať už jste k tomu měli jakýkoliv důvod), může vzniknout nesoulad, který je třeba ošetřit a vyřešit, např. zadáním interních dokladů apod. Proto je třeba si zpětné opravy do starých měsíců dobře rozmyslet a pokud to je jen trochu možné, tak situaci řešit spíše zadáním opravných položek v aktuálně počítaném mzdovém období.

Pokud je tedy naposledy počítané mzdové období (terminátor) zpracováno a uzavřeno, můžeme přejít ke zpracování následujícího měsíce. Jak bylo řečeno výše, zpracovávat lze měsíc jedině tehdy, je-li aktivní. Následující mzdové období se musí nejprve inicializovat (v rámci inicializace lze nechat automaticky vygenerovat mzdové listy pro pracovní poměry platné v inicializovaném období včetně možnosti přenesení hodnot ze mzdového listu pro daný prac. poměr pro předchozí období, vygenerovat podle vzorů směny v prac. kalendářích pro další měsíc (pokud již nebyly zadány předem), přenést neuzavřené nem. dávky resp. zůstatky dovolené, tudíž nebudete muset tyto akce provádět ručně).

Měsíc inicializovaný po uzavřeném terminátoru se pak stává aktivním mzdovým obdobím a lze v něm zadávat a zpracovávat mzdy a celý cyklus pro zpracování dalšího mzdového období se může opakovat.

Proces uzavírání a otevírání měsíců dokresluje obrázek v kap. Stavy mzdových období - výklad pojmů.

Kromě výše popsaného měsíčního zpracování mezd se ještě provádí Roční zúčtování daně z příjmu. Provedení RZÚ lze vyvolat různým způsobem, přičemž výsledkem je doklad ročního zúčtování evidovaný k danému zaměstnanci. Doklad RZÚ obsahuje údaje vypočtené automaticky programem ze mzdových listů zúčtovávaného roku, viz Výpočet RZÚ. Kromě toho do něj lze přidávat i údaje ručně, např. z externích potvrzení z předchozích či souběžných zaměstnání apod. Případný přeplatek na dani či nedoplatek daňového bonusu se pak přenáší do souhrnného mzdového listu a je standardním způsobem zahrnut do vypočtených mezd za příslušné období.