Blokování (uzamykání) dokladů - možnosti

V praxi je potřeba, aby bylo možno vystavené doklady v určitém okamžiku nějakým způsobem "uzamknout" resp. zablokovat a zabránit tak uživatelům v nežádoucích manipulacích s ním. Požadavky tohoto typu vznikají např. při odvodech DPH, při měsíčních či čtvrtletních uzávěrkách apod. V systému ABRA Gen je k dispozici více způsobů, jak uživateli zabránit, aby provedl nechtěnou změnu. Který z nich použít, závisí na tom, zda daný uživatel vůbec nemá mít možnost danou akci provést a to za žádných okolností nebo zda se "uzamknutí" má vztahovat jen ke konkrétnímu dokladu či ke skupině dokladů apod. Pro každý případ může být optimální jiný způsob:

Jednou z možností, jak zamezit uživateli v provedení nechtěných manipulací s dokladem, je omezit mu přístupová práva. Možnosti:

Nastavení práv viz agenda Role resp. Skupiny rolí.

Uzávěrky jsou jednou z možností, jak provést najednou "uzavření" (zablokování) určité skupiny dokladů v určitém časovém období. O jakou skupinu dokladů se bude jednat resp. jak se uzávěrka promítne, závisí na tom, o jakou uzávěrku se jedná. K dispozici jsou následující možnosti:

  • Uzávěrka fakturace - pro uzavírané období zablokuje uzavírané řady fakturačních dokladů z modulu Nákup, resp. z modulu Prodej
  • Uzávěrka ostatních dokladů - pro uzavírané období zablokuje uzavírané řady dokladů Ostatní příjmy resp. Ostatní výdaje
  • Uzávěrka bankovních účtů - pro uzavírané období zablokuje uzavíraný bankovní účet. Jelikož je bankovní účet jedna k jedné svázán s konkrétní řadou dokladů typu Bankovní výpis a Platební příkaz, jsou tím pádem zablokované i tyto řady, tj. v uzavřeném období v nich nelze vystavit nový doklad, doklad opravit či smazat.
  • Uzávěrka pokladny - pro uzavírané období zablokuje uzavíranou pokladnu. Jelikož pokladna nemusí být jedna k jedné svázaná s konkrétními řadami pokladních dokladů, naopak různé pokladní doklady mohou být používány v rámci různých pokladen, nejsou uzávěrkou pokladny zablokované i řady pokladních dokladů - pouze nelze v uzavřeném období daný pokladní doklad vystavit do dané uzavřené pokladny, a nelze doklad z daného období a pokladny opravit či smazat.
  • Uzávěrka skladu - pro uzavírané období zablokuje uzavíraný sklad. Jelikož sklad nemusí být jedna k jedné svázán s konkrétními řadami skladových dokladů, naopak různé skladové doklady mohou být používány v rámci různých skladů, nejsou uzávěrkou skladu zablokované i řady skladových dokladů - pouze nelze v uzavřeném období daný skladový doklad vystavit s použitím uzavřeného skladu, opravit doklad (resp. jeho skladový řádek) z daného období a skladu či jej smazat.

K dispozici je ještě Účetní závěrka. Účetní uzávěrka sama o sobě žádné doklady z uzavřeného období nijak neblokuje. Nicméně ale v rámci účetní uzávěrky lze nastavit, aby se všechny doklady zpracované účetní uzávěrkou označily příznakem Audit.

Výhodou uzávěrek je to, že je stejně ve většině případů musíte provést, např. jen proto, aby se napočetly odpovídající kurzové rozdíly či aby se ocenil sklad. Nevýhodou uzávěrek je, že některé z nich se vztahují jen k celému období a nelze jimi uzavřít jen část období.

Zrušení dané uzávěrky provedenou uzavřenost anuluje. Je ale třeba si uvědomit, že spolu s tím mohou být zrušeny i odpovídající akce, které v rámci uzávěrky vznikly - např. doklady uzávěrkových kurzových rozdílů apod.). Tedy rušení uzávěrek je třeba provádět s rozmyslem.

Pokud chcete "uzavřít" (zablokovat) určitý konkrétní doklad, pak je vhodnou možností nastavit příznak Audit. Příznak Audit je dvouhodnotový příznak (ano/ne), který lze nastavit každému účetnímu zápisu. Možnosti, jak příznak Audit nastavit:

Je-li příznak Audit nastaven, signalizuje, že doklad již prošel účetní kontrolou a není povoleno opravovat zaúčtování dokladu v deníku či vracet jej do žádostí, není dovoleno jej mazat a není ani povoleno provádět takové opravy zdrojového dokladu, které by vedly k přeúčtování.

Video vysvětluje rozdíly mezi auditací, blokací a uzávěrkou záznamů.

Video je součástí celého kurzu Uzávěrky v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.

Nevýhodou tohoto řešení je skutečnost, že se příznak Audit nastavuje k účetním zápisům daných dokladů, tedy nelze ji použít pro zablokování dokladů, o kterých se neúčtuje, ale ani v případě, že se o daném dokladu sice účtuje, ale zatím zaúčtován nebyl (tj. např. je zatím v agendě Účetní žádosti).

Auditaci záznamu lze zrušit. Viz agenda Účetní deník resp. Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků→funkce Odauditace.

Pro zaúčtování skladových dokladů platí:

Zaúčtované neuzavřené skladové doklady jsou v agendách Účetní deník,Saldokonto - účetní deník souvztažně, resp. Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků graficky zvýrazněny kurzívou a nelze je auditovat. Jedná se o záznamy vzniklé zaúčtováním skladových dokladů, které byly zatím pouze předběžně oceněny (nebyly uzavřeny v rámci skladové uzávěrky k datu ani za období). Neauditovatelné účetní záznamy si lze dohledat. Viz též agenda Účetní deník→záložka Omezení→položka Auditovatelné.

Více viz Oceňování a zaúčtování skladových dokladů v ABRA Gen.

Další možností, jak zabránit nechtěným změnám dokladů, je zadání blokace dokladů v agendě Blokace dokladů.

Blokaci dokladu lze zadat pro vybrané typy dokladů (např. všechny doklady typu Faktura vydaná) nebo jen pro vybrané řady dokladů (např. jen doklady typu Faktura vydaná vystavené ve zvolené řadě dokladů). Pokud nebude řada dokladů ani typ dokladů zadán, bude blokace platit pro všechny doklady systému. Blokace dokladu bude platit do zadaného data a může se vztahovat buď k datu vystavení dokladu, k datu plnění zadaném na dokladu, k datu zaúčtování dokladu nebo ke všem těmto datům najednou. Do období uzavřeného některou ze zadaných blokací dokladů není možno pořizovat nové doklady, opravovat existující doklady a mazat existující doklady.

Nechť je pro řadu dokladů zadána blokace dokladů, která se má vztahovat k datu vystavení dokladu. Pak nebude možné v dané řadě vystavit, opravit ani smazat žádný doklad, který by měl datum vystavení spadající do zablokovaného časového intervalu.

Blokace data plnění je nezávislá na blokaci data vystavení/přijetí a bude se kontrolovat pouze na dokladech, které mohou mít vliv na DPH.

Existující blokace nechť jsou
- blokace data vystavení do 31.1.2006
- blokace data vystavení do 28.2.2006 pouze pro typ dokladu faktura vydaná
- blokace data vystavení do 31.3.2006 pouze pro řadu dokladů JSD
- blokace data plnění do 31.12.2005

Pak program nedovolí např.:
- pořídit nový doklad v řadě JSD s datem 1.3.2006
- opravit fakturu vydanou z 1.2.2006 i pokud se jí během opravy změní datum
- opravit fakturu vydanou, pokud se jí během opravy změní datum na 1.2.2006
- smazat jakýkoliv doklad z 1.1.2006
- smazat jakýkoliv doklad s datem plnění z roku 2005
- atd.

Blokace jsou platné pro všechny uživatele, avšak k dispozici je přístupové právo "Obcházet blokace" (viz skupina práv Společná nastavení, podskupina Blokace), které, je-li pro daného uživatele povoleno, způsobí, že všechny blokace se budou chovat pouze jako upozornění. Tj. během ukládání dokladů, které porušují zadané blokace, je uživatel na danou skutečnost upozorněn, nicméně může doklad i tak uložit. Použití objasníme na příkladě:

Účetní uzavírá daný měsíc a připravuje přehled DPH. Již nějaké akce provedla a nechce, aby jí ostatní uživatelé do daného měsíce ještě nějak zasahovali. Proto si zadá blokaci daného měsíce, ale sama bude mít nastaveno právo blokace obcházet. Pokud tedy při kontrole zjistí nějaký nesoulad v některém z vystavených dokladů, může jej opravit, aniž by se musel měsíc odblokovat.

Uživatel může mít povoleno tyto blokace dokladů obejít. (Viz agenda Role→záložka Práva k funkcím→skupina Společná nastavení)

Blokaci dokladu lze zrušit smazáním záznamu blokace dokladu.

Jedná se o blokování zdrojových dokladů nikoli účetních dokladů (dále viz Zdrojové řady a účetní řady souhrnné a nesouhrnné). Pokud chcete blokovat i účetní zápisy proti nežádoucím manipulacím, můžete využít auditaci.