Pokladní reporty - kroky průvodce

V následujícím textu uvedeme, které kroky obsahuje tato agenda charakteru průvodce a jak pomocí ní pořídíte požadované výpisy:

Jednotlivé části:

V prvním okně průvodce je zobrazen seznam nadefinovaných skupin reportů, ze kterého vyberte požadovaný.

Po stisku tlačítka Dále v předchozím kroku Průvodce se zobrazí okno pro zadání omezujících podmínek pro data, která chceme zvoleným reportem vytisknout. Vzhled tohoto okna průvodce, ovládání a způsob zadání hodnot jednotlivých omezujících prvků je obdobný, jako je zadávání omezení v záložce Omezení dokladových agend. Obecně platná pravidla pro záložky Omezení jsou uvedena v samostatné kapitole (tj. způsob nastavení omezení, používání definic omezení, možnost využití výchozí definice omezení, ovládání seznamu omezovacích prvků a popis jejich typů, popis funkcí v záložce omezení, využití tzv. divokých znaků (wildcards) v omezení za znakové údaje atd.). Dále může obsahovat možnost nastavení třídění vypsaných záznamů. Opět zde platí obecně platná pravidla pro použití a ovládání prvku pro nastavení Třídění.

Pokud mají výstupní tisk. sestavy nastaveno ve své definici vlastní řazení (je typicky potřeba, pokud jsou tyto sestavy nějak skupinované), pak se do výsledného reportu neuplatní třídění nastavené v tomto kroku průvodce.

Obecně platí, že prvek Třídění není k dispozici, pokud definice DynSQL odpovídající danému reportu neobsahuje žádné klíče pro třídění nebo jsou všechny skryté. Více viz DynSQL editor-Dynamické SQL-subzáložka Klíče.

V tomto kroku jsou k dispozici obdobné funkce, jako jsou v záložce Omezení dokladových agend se stejným významem. Můžete si tedy i zde nastavit často používaná omezení a uložit si je jako vlastní definice omezení, ze kterých budete později pouze vybírat apod. Přístup k funkci Uložit je však závislý na právu Na záložce Omezení dovolit pouze jednoduchý režim (Méně funkcí).

Kromě omezení nastaveného v tomto kroku, se vezmou v potaz i případná omezení podle přístupových práv, viz Omezení versus Přístupová práva.
Dále zde upozorňujeme na možné důsledky omezení při některých typech omezení v některých typech výpisů, viz kap. Často kladené otázky, otázka Omezení versus zkreslení ve výpisech.

V dalším textu stručně charakterizujeme jednotlivé skupiny reportů, příp. popíšeme význam těch omezujících podmínek, u kterých by mohlo dojít k mylnému výkladu:

Pokladní kniha

Report Pokladní kniha poskytuje jednak soupis peněžních pohybů v pokladně, který lze využít jako skutečnou pokladní knihu a zůstatek v pokladně kontrolovat s fyzickým stavem, jednak může poskytnout informace o celkových tržbách nebo výdajích v hotovosti za zvolené období, a to jak v cenách s daní, tak bez daně (pro plátce DPH). Dále může poskytnout řadu dílčích informací o pohybu hotovosti za jednotlivé organizační celky, dílčí zůstatky, výpisy včetně odkazů na účetní doklady (např. pro přehled souhrnně zaúčtovaných dokladů) apod. To vám umožní jednotlivé druhy tiskových sestav v kombinaci s omezujícími prvky.

Název Popis
Datum

Zde volíte časové období, za které se budou vypisovat pohyby v pokladně (resp. zvolených pokladnách).

Vyčíslí se počátek v dané pokladně k období odvozenému ze spodního zadaného data, dále se vyčíslí případný obrat od prvního dne tohoto období do spodního zadaného data a počáteční zůstatek ke spodnímu zadanému datu. Dále se vypíší pohyby uvnitř zvoleného období včetně mezních dat a vyčíslí se koncový zůstatek k hornímu zvolenému datu. Pokud k vypisovanému období zatím není znám počátek (nebyla dosud provedena uzávěrka pokladny za předchozí období), dohledá se počátek z předchozích období a zobrazí se obraty od jeho prvního data do spodního data zadaného intervalu pro report. Objasníme na příkladu:

Mějme období 2001 definované od 1.1.2001 do 31.12.2001 a období 2002 definované od 1.1.2002. Nechť počátek pokladny v období 2001 je 1000,-Kč a obrat za období 2001 je 3000,-Kč. Dosud nebyla provedena uzávěrka pokladny, tudíž počátek k období 2002 zatím není znám. Vypisujeme pokladní knihu od 1.1.2002. Ve výpisu bude uveden počátek k období 2001, tedy 1000,-Kč, Počáteční obrat od 1.1.2001 do 31.12.2001 a to 3000,-Kč. A dále již standardně pohyby od 1.1.2002.

Pokud bychom provedli uzávěrku pokladny za období 2001, pak by výpis obsahoval rovnou počátek k období 2002 tedy 4000,-Kč.
Pokladna Pokladní knihu si můžete vypsat za jednu nebo několik zvolených pokladen najednou. Výpis za jednu pokladnu budete volit v případě potřeby výpisu klasické pokladní knihy, podle nějž chcete např. kontrolovat zůstatek pokladny s fyzickým stavem, výpis za více pokladen nebo za všechny naopak např. v případě vyhodnocení celkových tržeb v hotovosti nebo výdajů v hotovosti apod.
Řada dokladů Do výsledného reportu ze zahrnou jen doklady vystavené ve zvolených řadách. Vybírat můžete pouze z řad pokladních dokladů. Pochopitelně, pokud vyberete řady dokladů, které nejsou přiřazeny pokladnám vybraným v předchozí položce, bude výsledný report prázdný (nemohou existovat takové doklady).

Dále zde upozorníme na následující prvky omezení:

Název Popis
Střediska

Střediska se evidují na řádcích dokladů, čili jedná se o omezení za řádkové údaje. Pokladní reporty však čerpají přímo z řádků jednotlivých dokladů, proto zde omezení za střediska funguje tak, že vybere jen takové řádky z dokladů, na nichž je některé ze středisek vybraných v této položce.

Pro srovnání viz funkčnost téhož prvku v některých reportech agend Reporty nákupu a Reporty prodeje.
Zakázky Totéž jako omezení za střediska, ale platí pro zakázky.
Obchodní případy Totéž jako omezení za střediska, ale platí pro obchodní případy.
Projekt Totéž jako omezení za střediska, ale platí pro Projekt.

Význam ostatních položek pro zadání omezení dat pro reporty je zřejmý z jejich názvu či popisu v záložkách Detail jednotlivých dokladů.

Nakonec upozorníme na následující možnost třídění:

Název Popis
Priorita pokladních dokladů

Je-li použito, pak třídí pokladní doklady následovně:

  • nejdříve doklady znamenající příjem peněz do pokladny, tj. pokladní příjmy a vrácení pokladních výdejů
  • poté doklady znamenající výdej peněz z pokladny, tj. pokladní výdeje a vrácení pokladních příjmů
  • na konec doklady kurzových rozdílů pokladen

Přehledy za prodané zboží - Tyto skupiny reportů poskytují přehled o prodaném zboží ze skladu. Provádí souhrnné vyhodnocení prodeje z faktur vydaných a pokladních příjmů a jsou k dispozici v agendě Reporty prodeje!

Do tisku pokladní knihy se nepromítají nulové pokladní doklady, tj. tisknou se jen doklady, které nějakým způsobem ovlivňují stav pokladny. Toto bude v některé z budoucích verzích předmětem úpravy (zatím není implementováno).

Pokladní kniha s rozpisem DPH a zaúčtováním

Report Pokladní kniha s rozpisem DPH a zaúčtováním poskytuje jednak soupis peněžních pohybů v pokladně, který lze využít jako skutečnou pokladní knihu a zůstatek v pokladně kontrolovat s fyzickým stavem, jednak může poskytnout informace o celkových tržbách nebo výdajích v hotovosti za zvolené období a to jak v cenách s daní, tak bez daně (pro plátce DPH) včetně vyčíslení DPH, daňového základu a ceny s daní za jednotlivé sazby DPH jak pro jednotlivé pokladní doklady, tak pro souhrnné účetní doklady a celé poklady. Dále může poskytnout řadu dílčích informací o pohybu hotovosti včetně rozpisu DPH a zaúčtování dokladů za jednotlivé organizační celky, dílčí zůstatky apod. To vám umožní jednotlivé druhy tiskových sestav v kombinaci s omezujícími prvky.

Zde upozorníme na následující prvky omezení:

Název Popis
Časové omezení

Zde volíte časové období, za které se budou vypisovat pohyby v pokladně (resp. zvolených pokladnách).

Vyčíslí se počátek v dané pokladně k období odvozenému ze spodního zadaného data, dále se vyčíslí případný obrat od prvního dne tohoto období do spodního zadaného data. Dále se vypíší ke každému souhrnnému účetnímu dokladu pokladní doklady, které jsou jím zaúčtovány, včetně čísla dokladu, data vystavení dokladu, firmy, sazby DPH, částky daňového základu, DPH a částky s DPH, pokud datum vystavení pokladního dokladu i datum zaúčtování souhrnného dokladu (pokud je již doklad zaúčtován) leží uvnitř zvoleného období včetně mezních dat. Není-li pokladní doklad dosud zaúčtován, je to v reportu uvedeno. Následuje rekapitulace za celý souhrnný účetní doklad. A na závěr rekapitulace za celou pokladnu a vyčíslení koncového zůstatku k hornímu zvolenému datu.

Pokud k vypisovanému období zatím není znám počátek (nebyla dosud provedena uzávěrka pokladny za předchozí období), dohledá se počátek z předchozích období a zobrazí se obraty od jeho prvního data do spodního data zadaného intervalu pro report. Objasníme na příkladu:

Mějme období 2001 definované od 1.1.2001 do 31.12.2001 a období 2002 definované od 1.1.2002. Nechť počátek pokladny v období 2001 je 1000,-Kč a obrat za období 2001 je 3000,-Kč. Dosud nebyla provedena uzávěrka pokladny, tudíž počátek k období 2002 zatím není znám. Vypisujeme pokladní knihu od 1.1.2002. Ve výpisu bude uveden počátek k období 2001, tedy 1000,-Kč, Počáteční obrat od 1.1.2001 do 31.12.2001 a to 3000,-Kč. A dále již standardně pohyby od 1.1.2002.

Pokud bychom provedli uzávěrku pokladny za období 2001, pak by výpis obsahoval rovnou počátek k období 2002 tedy 4000,-Kč.
Pokladna Pokladní knihu si můžete vypsat za jednu nebo několik zvolených pokladen najednou.
Řada dokladů Do výsledného reportu ze zahrnou jen doklady vystavené ve zvolených řadách. Vybírat můžete pouze z řad pokladních dokladů. Pochopitelně, pokud vyberete řady dokladů, které nejsou přiřazeny pokladnám vybraným v předchozí položce, bude výsledný report prázdný (nemohou existovat takové doklady).
Střediska

Střediska se evidují na řádcích dokladů, čili jedná se o omezení za řádkové údaje. Pokladní reporty však čerpají přímo z řádků jednotlivých dokladů, proto zde omezení za střediska funguje tak, že vybere jen takové řádky z dokladů, na nichž je některé ze středisek vybraných v této položce.

Pro srovnání viz funkčnost téhož prvku v některých reportech agend Reporty nákupu a Reporty prodeje.
Zakázky Totéž jako omezení za střediska, ale platí pro zakázky.
Obchodní případy Totéž jako omezení za střediska, ale platí pro obchodní případy.
Projekt Totéž jako omezení za střediska, ale platí pro Projekt.

Význam ostatních položek pro zadání omezení dat pro reporty je zřejmý z jejich názvu či popisu v záložkách Detail jednotlivých dokladů.

V tomto kroku je k dispozici položka typu přepínač, pomocí níž můžete zvolit, zda se výstup má provést prostřednictvím tiskových sestav nebo definovatelných exportů:

Přepínač pro volbu způsobu výstupu

Po stisku tlačítka Dokončit v předchozím kroku Průvodce program pokračuje podle toho, jaký jste si zvolili v předchozím kroku průvodce způsob výstupu: