Dokumenty (DOK)

Tato agenda umožňuje zadávat dokumenty koncipované jako doklady, které vedle standardních hlavičkových údajů (jako je např. Řada dokladů, Období, Číslo, Datum, Firma, Zakázka) obsahují ve svém obsahu data odpovídající nějakému archivovanému souboru, případně více souborům najednou. Jak bylo objasněno v kapitole Dokumenty - obecně, každý dokument je určité kategorie dokumentů, což je jeden z chráněných objektů mimo jiné určující, které dokumenty bude moci uživatel zpracovat.

Pozor! Možnost zobrazovat nebo opravovat dokumenty dané kategorie (tj. které dokumenty uživatel uvidí nebo bude moci opravit) podléhá speciálně realizovaným přístupovým právům zavedeným pro práci s dokumenty. Podrobnější informace k nastavení přístupových práv k dokumentům naleznete zde.

Kategórie dokumentov

Kategorie dokumentů dále specifikuje jaký má dokument účel a definuje ovladač, který určuje mimo jiné způsob jejich zobrazování a zpracování (např. elektronický podpis, odeslání přes VREP apod.) a ovlivňuje i předvyplnění některých položek.

Agenda podporuje evidenci a zpracování dokumentů různých kategorií, přičemž tzv. OLE dokumenty jsou jednou z těchto kategorií. Podobne rôzne druhy pôvodných "Dokladov komunikácie" generovaných typicky v rámci elektronických exportov z rôznych častí systému ABRA Gen (napr. export Intrastat) sú ďalšími z možných kategórií týchto dokumentov. Dokumenty sú celé i so svojimi dátami (obsah súboru) uložené v databáze ABRA Gen. OLE objekty (OLE dokumenty) je možné vkládat buď celé, nebo lze také vkládat jen linky na existující dokumenty, které jsou uloženy jinde mimo databázi.

Tu evidované dokumenty slúžia na rôzne účely: jednak archívne (napr. uložená technická dokumentácia), jednak na evidenciu a spracovanie dokladov z firmy vydávaných (typicky práve vyššie spomenuté elektronické podpísanie a odoslanie adresátovi) a na evidenciu a spracovanie elektronických dokladov do firmy prijatých. Spracovanie dokumentov môže prebiehať s rôznym stupňom automatizácie.

Vytvoření dokumentu

Nové dokumenty môžu vznikať mnohými rôznymi spôsobmi, napr. ručne v agende ako nové, je ich možné vkladať metódou drag-and-drop, pomocou clipboardu - schránky (je teda možné napr. v nejakom súborovom manažérovi na vybranom dokumente stlačiť Ctrl+C a následne v tejto agende dokument vytvoriť vložením zo schránky), môžu vznikať z iných agend (typicky ako výsledky nejakého exportu, ktorý chce užívateľ archivovať a ďalej spracovať (napr. exportu odoslanej faktúry, ktorý chce elektronicky podpísať a odoslať odberateľovi)). Môžu vznikať tiež z doručených elektronických dokladov ich spracovaním (čo môže prebiehať i úplne automaticky). Podrobněji viz Možnosti zadání nového dokumentu.

Funkce agendy

Agenda tedy podporuje následující funkčnost:

• archivácia súborov
• registrované odesílání datových souborů ze systému ABRA Gen (odesílání datových souborů je typicky vícestavový proces, který odešle soubor a asynchronně zjistí odpověď od přijímací strany). Napr. elektronické podanie dokumentov ako je:
  • Registračných listov FO (viď exporty v agende Pracovné pomery)
  • Mesačného výkazu poistného a príspevkov sociálneho poistenia (viď exporty v agende Mzdové reporty)
  • Výkazu záloh na poistné na verejné zdravotné poistenie (viď exporty v agende Mzdové reporty)
  • a pod.
• automatické spracovanie doručených elektronických dokladov, viď tiež elektronická fakturácia

Dokumenty evidované v této agendě lze pak připojovat jako přílohy k různým jiným dokladům či obecně záznamům jiných agend vystaveným v ABRA Gen, viz popis Záložky Přílohy - obecně.

K dokladom môžete priamo z tejto agendy prehliadať alebo vystavovať súvisiace aktivity, generovať záznam odoslanej pošty, prehliadať krížové väzby dokladov na záložke X-väzby a. i. Agenda podporuje schvaľovanie dokladov, vytváranie revízií dokladov a zamykanie dokumentov.

Typ agendy: Dokladová

Popis pravidiel všeobecne platných pre dokladovú agendu viď Všeobecné pravidlá - doklady (dokladové agendy/knihy), popis spoločných prvkov, ovládanie atď. následne Společné prvky v dokladových agendách (v knihách) príp. ďalšie kapitoly v sekcii všeobecných pravidiel.