Reporty nákupu - kroky sprievodcu

V nasledujúcom texte uvedieme, ktoré kroky obsahuje táto agenda charakteru sprievodcu a ako pomocou nej získate požadované výpisy:

V prvom okne sprievodcu je zobrazený zoznam nadefinovaných skupín reportov, z ktorého vyberte požadovaný.

Po stlačení tlačidla Ďalej v predchádzajúcom kroku Sprievodcu sa zobrazí okno na zadanie obmedzujúcich podmienok dát, ktorá chceme zvoleným reportom vytlačiť, tzn. môžeme napr. určiť, ktoré doklady sa budú brať do úvahy pri vyhodnotení obratov. Vzhľad tohto okna sprievodcu, ovládanie a spôsob zadania hodnôt jednotlivých obmedzujúcich prvkov je podobný zadávaniu obmedzenia v záložke Obmedzenie dokladových agend. Všeobecne platné pravidlá pre záložky Obmedzenie sú uvedené v samostatnej kapitole (tzn. spôsob nastavenia obmedzenia, používania definícií obmedzení, možnosť využitia východiskovej definície obmedzení, ovládania zoznamu obmedzovacích prvkov a popis ich typov, popis funkcií v záložke obmedzenie, využitie tzv. divokých znakov (wildcards) v obmedzení podľa znakových údajov atď.). Ďalej obsahuje možnosť nastavenia triedenia vypísaných záznamov. Opäť tu platia všeobecne platné pravidlá pre použitie a ovládanie prvku pre nastavenie Triedenia.

Ak majú výstupné tlač. zostavy nastavené vo svojej definícii vlastné radenie (je typicky potrebné, pokiaľ sú tieto zostavy nejako skupinované), do výsledného reportu sa neuplatní triedenie nastavené v tomto kroku sprievodcu.

Všeobecne platí, že prvok Triedenie nie je k dispozícii, ak definícia DynSQL zodpovedajúca danému reportu neobsahuje žiadne kľúče pre triedenie alebo sú všetky skryté. Viac viď DynSQL editor-Dynamické SQL-subzáložka Kľúče.

V tomto kroku sú k dispozícii podobné funkcie, ako sú v záložke Obmedzenie dokladových agend s rovnakým významom. Môžete si teda aj tu nastaviť často používané obmedzenia a uložiť si ich ako vlastné definície obmedzení, z ktorých budete neskôr len vyberať a pod. Prístup k funkcii Uložiť je však závislý na práve Na záložke Obmedzenie dovoliť len jednoduchý režim (Menej funkcií).

Okrem obmedzenia nastaveného v tomto kroku sa zoberú do úvahy aj prípadné obmedzenia podľa prístupových práv, viď Obmedzenie verzus Prístupové práva. Ďalej tu upozorňujeme na možné dôsledky obmedzenia pri niektorých typoch obmedzenia v niektorých typoch výpisov, viď kap. Často kladené otázky, otázka Obmedzenie versus skreslenie vo výpisoch.

V ďalšom texte stručne charakterizujeme jednotlivé skupiny reportov, príp. popíšeme význam tých obmedzujúcich podmienok, pri ktorých by mohlo dôjsť k mylnému výkladu:

Časová štruktúra záväzkov

V praxi sa veľmi často stretneme s požiadavkou vedieť, nie len, aký je objem našich záväzkov, ale aj aká je ich štruktúra z hľadiska počtu dní po splatnosti. Na to slúži report Časová štruktúra záväzkov. Táto funkcia vykonáva výpis podľa jednotlivých firiem, pri ktorých evidujeme nezaplatené záväzky za dané obdobie po splatnosti vzhľadom k zadanému dátumu. Report zobrazí objemy záväzkov podľa jednotlivých firiem roztriedených do skupín podľa počtu dní po splatnosti. Časové rozmedzia nezaplatených záväzkov, teda počet týchto skupín a limity počtu dní po splatnosti sú plne definovateľné.

Záväzky môžu tvoriť typy dokladov Faktúra prijatá, Zálohový list prijatý, Dobropisy daňových zálohových listov vydaných a Jednotný správny doklad. Ktoré doklady konkrétne sa do výpisu zahrnú, sa volí v podmienkach zadania obmedzenia. Dobropisy FP, prípadne preplatky sa do pohľadávok započítavajú mínusom. Podrobnejšie viď zoznam reportingov a popis dynamického dopytu pre časovú štruktúru záväzkov v dokumentácii GenDoc.chm.

Keďže limity možno definovať aj ako záporné čísla, môžeme týmto reportom sledovať aj časovú štruktúru záväzkov pred splatnosťou, teda akýsi štruktúrovaný prehľad očakávaných platieb.

Prvky pre zadanie obmedzenia dát pre tento report sú podobné ako prvky záložky obmedzenie faktúr prijatých. Navyše sú tu iba položky:

Názov Popis
Limit Výber limitov z číselníka Hraníc pre štruktúru pohľadávok a záväzkov, podľa ktorých budú vytvorené časové intervaly na vyhodnotenie štruktúry záväzkov. Ak je položka nezačiarknutá, potom budú použité všetky nadefinované limity. Príklad viď podobný report Časová štruktúra pohľadávok.
Dátum, ku ktorému sa má vyhodnotiť štruktúra záväzkov Dátum, ku ktorému sa vyčísli pre daný záväzok počet dní po splatnosti, podľa ktorého bude záväzok zaradený do zodpovedajúcej skupiny (časového rozmedzia po splatnosti).
Rad dokladu Rady dokladov, ktoré môžu tvoriť záväzky.
Dátum účtovania Rozmedzie, v akom boli dané doklady zaúčtované. Nemá zmysel pre zálohové listy, preto sa pri zadaní dátumu obmedzenia Zohľadňovať zálohové listy nastaví automaticky na Nie.
Zohľadňovať zálohové listy Začiarknutím tejto položky možno nastaviť, či majú byť do objemu záväzkov zahrnuté aj nezaplatené zálohové listy. Potom sa zahrnie nezaplatená výška predpisu zálohového listu (teda nijako sa nezohľadňuje, koľko už bolo prípadne zúčtované), počet dní po splatnosti je pre ne vyčíslený vzhľadom ku dňu splatnosti z hlavičky zálohového listu. Obmedzenie nie je editovateľné, ak je nastavené obmedzenie za dátum účtovania.
Vypisovať firmy bez záväzkov Ak má hodnotu Nie, tak sa vypíšu len firmy, ktoré majú záväzky väčšie alebo menšie ako nula (tzn. nedoplatky alebo preplatky).
Zohľadňovať dobropisy daň. zál.listov Začiarknutím tejto položky možno nastaviť, či majú byť do objemu pohľadávok zahrnuté aj vystavené dobropisy daň. zál. listov vydaných.

Faktúry prijaté spätne k dátumu zaúčtovania

Ide v podstate o obstaranie knihy faktúr prijatých spätne k dátumu zaúčtovania.

Výpis je veľmi podobný tlačiam kníh faktúr priamo z agend faktúr, iba s tým rozdielom, že tu je stav zaplatenia dokladov zobrazený taký, aký bol k zadanému dátumu zaúčtovania. Tento druh reportov je šikovný na spätné vyhodnocovanie a využijete ho najmä pri uzávierke, keď budete chcieť napr. v marci spätne tlačiť napr. knihy faktúr k 31.12. predchádzajúceho roka a pod.

Prvky pre zadanie obmedzenia dát pre tento report sú podobné ako prvky záložky obmedzenie faktúr prijatých. Navyše je iba položka:

Názov Popis
Spätne k dátumu zaúčtovania

Dátum, ku ktorému chcete zistiť stav zaplatenia jednotlivých faktúr, teda platby uskutočnené po tomto dátume, nebudú do reportu zahrnuté.

Toto obmedzenie sa vzťahuje na dátum, ku ktorému majú byť vypísané platby faktúr, a nie na dátum vystavenia samotných faktúr. Teda, pokiaľ zadáte iba obmedzenie podľa tohto dátumu, ale žiadne obmedzenie podľa dátumu vystavenia dokladu, potom môže výsledný report obsahovať aj faktúry, ktoré boli vystavené až po tomto dátume, pokiaľ také existujú.

Ďalej tu upozorníme na nasledujúce prvky obmedzenia:

Názov Popis
Strediská

Strediská sa evidujú na riadkoch dokladov, čiže ide o obmedzenie podľa riadkových údajov. Vyberie také doklady, ktoré obsahujú aspoň jeden riadok, na ktorom je niektoré zo stredísk vybraných v tejto položke.

Taký doklad je vo výslednom reporte zahrnutý celý (celková suma dokladu), teda vrátane riadkov, na ktorých nie je zodpovedajúce stredisko!

Zákazky Tak isto ako obmedzenie podľa stredísk, no platí pre zákazky.
Obchodné prípady Tak isto ako obmedzenie podľa stredísk, ale platí pre obchodné prípady.
Projekty To isté ako obmedzenie podľa stredísk, ale platí pre projekty.

Zálohové listy prijaté spätne k dátumu zaúčtovania

Významovo podobné reporty ako Faktúry prijaté spätne k dátumu zaúčtovania, len tu ide o obstaranie knihy zálohových listov prijatých spätne k dátumu zaúčtovania s tým, že prvky na zadanie obmedzenia dát pre tento report sú podobné ako prvky záložky obmedzenie zálohových listov prijatých. Navyše je len položka Spätne k dátumu zaúčtovania, ktorej význam viď popis reportov Faktúry vydané spätne k dátumu účtovania.

K reportu Kniha zálohových listov vydaných spätne k dátumu zaúčtovania - obsahuje údaj, koľko zostáva "nečerpané". Pre úplnosť obsahuje tento údaje vztiahnuté jednak k predpisu ZL, tak aj k tomu, koľko bolo na daný ZL zaplatené:

- Nečerpané vzhľadom k predpisu = Predpísané - Čerpané

- Nečerpané vzhľadom k úhrade = Zaplatené - Čerpané

Daňové zálohové listy prijaté spätne k dátumu zaúčtovania

Významovo podobné reporty ako Faktúry prijaté spätne k dátumu zaúčtovania, len tu ide o obstaranie knihy daňových zálohových listov prijatých spätne k dátumu zaúčtovania s tým, že prvky na zadanie obmedzenia dát pre tento report sú podobné ako prvky záložky obmedzenie daňových zálohových listov prijatých. Navyše je len položka Spätne k dátumu zaúčtovania, ktorej význam viď popis reportov Faktúry vydané spätne k dátumu zaúčtovania. Ďalej je potrebné zobrať do úvahy to, že dátum zúčtovania daňového zálohového listu do faktúry zodpovedá buď dátumu vystavenia faktúry, alebo dátumu plnenia faktúry, čo závisí od hodnoty parametra Dátum zúčtovania daňových zálohových listov.

Obraty dodávateľov

Umožňuje vytvoriť podrobný prehľad obratov podľa jednotlivých dodávateľov a to variantne buď len z fakturácie alebo len z pokladničných dokladov, tzn. predajov za hotové, alebo súčasne z oboch. Môžete teda vyhodnotiť celkový nákup od dodávateľov bez ohľadu na to, či ide o nákup na faktúru alebo pokladničnú účtenku. Oba doklady majú v tento okamih rovnaký význam - výdaj peňazí (či už okamžitý alebo očakávaný), tzn. inými slovami znamenajú zníženie hospodárskeho výsledku.

Pomocou tlačových zostáv si môžete obstarať prehľad obratov dodávateľov súčtovaný podľa rovnakého kódu firmy, napr. pre prípad, že máte v adresári zavedené pobočky tej istej firmy zadanej ako samostatné subjekty, ale chcete ich mať vyhodnotené celkovým obratom.

Prvky na zadanie obmedzenia dát pre tento report:

Názov Popis
Faktúry prijaté Môžete voliť, či započítať faktúry prijaté a či pritom brať v úvahu dobropisy ako položku znižujúcu objem fakturácie alebo nie.
Pokladničné výdaje Môžete voliť, či započítať pokladničné výdaje a či pri tom brať v úvahu vrátenie výdajov ako položku znižujúcu výdaj v hotovosti. Do reportu sa samozrejme zahrnú len také pokladničné výdaje, ktoré nie sú platbami iných dokladov.
Zálohové listy

Môžete voliť, či sa majú do obratu zahrnúť zálohové listy prijaté, resp. ich časti, ktoré dosiaľ neboli zúčtované.

Nezúčtované zálohy sú pri dodávaných tlačových zostavách zahrnuté v stĺpcoch spoločne s faktúrami. Nezúčtované zálohy môžu byť zahrnuté do prehľadu aj nezávisle na faktúrach, tzn. nezávisle na tom, či sa budú zahrnovať faktúry.
Zálohové listy daňové

Môžete voliť, či sa majú do obratu zahrnúť daňové zálohové listy prijaté, resp. len ich časti, ktoré už boli zúčtované do faktúr či sa majú zahrnúť znížené o prípadné dobropisy daňových zálohových listov ako položky znižujúce objem už zdanených zaplatených záloh alebo nie.

Nezúčtované zálohy sú pri dodávaných tlačových zostavách zahrnuté v stĺpcoch spoločne s faktúrami. Nezúčtované zálohy môžu byť zahrnuté do prehľadu aj nezávisle na faktúrach, tzn. nezávisle na tom, či sa budú zahrnovať faktúry.

Pokiaľ bola časť daňového zálohového listu už zúčtovaná do faktúry, potom je daná faktúra o túto časť znížená. Preto, pokiaľ chceme získať zodpovedajúci prehľad o objeme fakturácie dodávateľa, je potrebné okrem faktúr zahrnúť minimálne zúčtovanú časť DZL. Pokiaľ zahrnieme celé DZL, potom získame prehľad o obratoch, ktoré celkovo už prebehli v platbách, ale ešte nemuseli byť všetky vyfakturované. Pokiaľ do takto získaného obratu chceme zahrnúť aj informáciu o možnom obrate po zaplatení resp. zúčtovaní vystavených nezdanených záloh, potom zahrnieme ešte zálohové listy, ale z nich len nezúčtovanú časť (zúčtovaná je už zahrnutá vďaka DZL).

Príklad zmysluplnej kombinácia zmienených 4 položiek zodpovedajúci popisu vyššie môže byť:
- zahrnúť Faktúry prijaté - znížené o dobropisy
- zahrnúť Pokladničné príjemky - znížené o vrátenie príjmu
- zahrnúť Zálohové listy - len nezúčtované zálohy
- zahrnúť Daňové zálohové listy - znížené o dobropisy
Dátum splatnosti Obmedzenie podľa tejto položky má vplyv iba na faktúry.
Stav zaplatenia faktúr Obmedzenie podľa tejto položky má vplyv iba na faktúry.

Význam zostávajúcich položiek na zadanie obmedzenia dát pre reporty je zrejmý z ich názvu či popisu v záložke Detail jednotlivých dokladov.

Ďalej tu upozorníme na nasledujúce prvky obmedzenia:

Názov Popis
Strediská

Strediská sa všeobecne evidujú na riadkoch dokladov, tzn. ide o obmedzenie podľa riadkových údajov. Prehľady za predaný tovar však čerpajú priamo z riadkov jednotlivých dokladov, preto tu obmedzenie za strediská funguje tak, že vyberie len také riadky z dokladov, na ktorých je niektoré zo stredísk vybraných v tejto položke.

Pre porovnanie viď funkčnosť rovnakého prvku v niektorých predchádzajúcich fakturačných reportoch, napr. Faktúry prijaté spätne k dátumu.
Zákazky Tak isto ako obmedzenie podľa stredísk, no platí pre zákazky.
Obchodné prípady Tak isto ako obmedzenie podľa stredísk, ale platí pre obchodné prípady.
Projekty To isté ako obmedzenie podľa stredísk, ale platí pre projekty.
Dátum účtovania

Umožňuje obmedzovať prehľady za predaný tovar podľa dátumu účtovania daného dokladu. Využitie tohto obmedzenia objasníme na príklade:

Uzávierka pokladničného predaja za apríl 2006 bola vykonaná až 1.5.2006. Vznikla súhrnná účtenka s dátumom vystavenia 1.5.2006, ktorú v učtárni zaúčtovali do účtovného denníka s dátumom 30.4.2006. No dátum účtovania zapamätaný na účtenke (AccDate) zostáva 1.5.2006. Aby súhlasil report Výpis účtu časovo za apríl 2006 z účtovníctva s reportom Predaný tovar zo skladu, je potrebné obmedziť report Predaný tovar podľa dátumu účtovania od 1.4.2006 do 1.5.2006. Tak sa zahrnie aj súhrnná účtenka vystavená až 1.5.2006 do skladového reportu.

Záväzky a pohľadávky

Umožňujú vytvoriť podrobný prehľad záväzkov a pohľadávok za jednotlivé firmy. Reporty zohľadňujú vystavené doklady FV, FP, DV, DP, ZLV, ZLP, OSP a OSV. K dispozícii sú reporty Záväzky a pohľadávky k dátumu a Záväzky a pohľadávky k dátumu v mene dokladu.

V reporte sa zobrazí kompletný prehľad vystavených dokladov spätne k zadanému dátumu, prípadne podľa ďalších nastavených obmedzení. Pod prehľadom dokladov sa zobrazí celkové vyhodnotenie pohľadávok a záväzkov za danú firmu, teda aká je súhrnná suma za všetky vystavené doklady, koľko bolo už zaplatené a koľko ešte k zaplateniu zostáva. V stĺpci Spôsob platby (ZP) sa zobrazuje informácia, či bol doklad uhradený platbou bankového výpisu (BV) alebo pokladničným dokladom (PD).

V tomto kroku je k dispozícii položka typu prepínač, pomocou nej môžete zvoliť, či sa výstup má uskutočniť prostredníctvom tlačových zostáv alebo definovateľných exportov:

Prepínač pre voľbu spôsobu výstupu

Po stlačení tlačidla Dokončiť v predchádzajúcom kroku Sprievodcu program pokračuje podľa toho, aký ste si zvolili v predchádzajúcom kroku sprievodcu spôsob výstupu: