Ako začať - Predaj

Doklady z této skupiny, tj. Objednávky prijaté jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady. Musia teda obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také, príp. položky povinné pre účtovníctvo (pre prípad, že slúžia ako predloha pre následné expedičné a fakturačné doklady).

Preto prvým predpokladom používania skupiny Objednávky je správne zrealizovaná nutná časť implementácie a to pre účely tejto skupiny minimálne definícia Obdobia, pretože obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu objednávky prijaté a vydané a ponuky.

Keďže na dokladoch tohto typu je jednou z povinných položiek stredisko, musíte mať nadefinované strediská. Ak neplánujete používať strediskovú evidenciu, nadefinujte si aspoň jedno stredisko.

Na objednávkach prijatých môžete zadávať o. i. aj Váš bankový účet na následnú platbu prevodom - keď je vyplnený, môže sa prevziať do hlavičky následnej faktúry. Pokiaľ budete chcieť účty na objednávky zadávať, musíte ich mať nadefinované v agende vlastných bankových účtov. Pokiaľ budete mať viac bankových účtov a chcete ich sledovať na oddelených analytických účtoch, mali by ste mať tieto analytiky zavedené. Na to budete potrebovať mať zavedenú účtovnú osnovu.

Na vystavovanie dokladov na tovar zo skladu musíte mať nadefinované príslušné sklady, v nich zavedené skladové karty (podrobnejšie viď kap. Ako začať používať skupinu sklad).

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. V tejto skupine sú doklady, ktoré majú položku Firma povinnú. Preto, ak na takýchto dokladoch budete chcieť konkrétne firmy zadávať, naplňte si najskôr Adresár firiem. Pokiaľ nechcete na niektoré z uvedených dokladov zadávať konkrétnu existujúcu firmu, nadefinujte si v agende Adresár firiem akúsi pomocnú fiktívnu firmu a túto pre tento účel môžete používať (takúto si môžete nastaviť napr. aj ako predvypĺňanú).

Pokiaľ chcete zadávať aj objednávky v cudzích menách, musíme mať naplnený číselník mien (defaultne dodávaný predvyplnený) a nastavený aktuálny kurzový lístok.

Pri vystavovaní ponúk a potom objednávok prijatých, ako podkladu pre následnú expedíciu a vystavenie dokladov, ktoré pre vašu firmu budú znamenať príjem financií, tzn. predovšetkým faktúry vydané a príjmové účtenky, je možné využiť prepracovaný bohatý systém zliav pre vašich zákazníkov. Možností, ako využiť zľavový systém v kombinácii s predajnými cenami je mnoho a je účelné si najskôr rozmyslieť, ako ich budete využívať vy, aby čo najlepšie zodpovedal vaším potrebám. Princípy jednotlivých druhov zliav, spôsoby ich nastavenia a možnosti ich využitia, vrátane výkladu spôsobu vyčíslenia zliav pri ich kombinácii, boli podrobne popísané v kap. Systém zliav a Výpočet pôvodnej predajnej ceny. Pred použitím zliav na dokladoch odporúčame si tieto kapitoly podrobne preštudovať. Rovnako u objednávok vydaných je možné zľavový systém využiť, aj keď len v obmedzenej miere.

Pre východiskové nastavenie systému zliav je nutné mať naplnené tabuľky finančných zliav, kusových zliav a dílerských zliav (samozrejme s ohľadom na to, ktoré z nich budete využívať). Spôsob použitia zliav je možné prednastaviť v parametroch vo Firemných údajoch, podľa toho sa potom budú predvypĺňať do hlavičiek vystavovaných dokladov.

Pri zadávaní hlavičky objednávok je možné zadať tzv. Spôsob dopravy a Spôsob úhrady. Číselníky sa dodávajú predvyplnené, ale je ich možné v prípade potreby ľubovoľne upraviť.

Ak chcete používať väzbu dokladov na Zákazky alebo na Obchodné prípady či na Projekty, je dobré si dopredu rozvrhnúť spôsob použitia týchto väzieb a číselníky si naplniť.

Doklady z této skupiny, tj. Ponuky vydané jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady. Musia teda obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také, príp. položky povinné pre účtovníctvo (pre prípad, že slúžia ako predloha pre následné expedičné a fakturačné doklady). Obdobně, jako je uvedeno výše.

Pre prácu s ponukami vydanými je okrem vyššie uvedeného ďalej potrebné vykonať nasledujúce:

• Definovať si stavy, ktoré chcete používať.
• Definovať si typy ponúk a pre každú si definovať, akí riešitelia s nimi môžu pracovať, aké môže nadobúdať stavy a ďalšie informácie.
• Vykonať si nastavenie pre ponuky pre jednotlivé skladové typy (nutné, pokiaľ chcete nákladové ceny čerpať aj kalkuláciou vo výrobe)
• Príp. si definovať dôvody neúspechu, pokiaľ ich budete chcieť zadávať.

V tejto skupine sú doklady, ktoré podporujú schvaľovanie. Pokiaľ budete chcieť používať proces schvaľovania dokladov, je potrebné, aby ste si schvaľovanie zapli a vykonali pre neho príslušné nastavenia. Viď Ako začať používať skupinu Workflow.

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemné údaje. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.

V tejto skupine agend sa vystavujú doklady ako napr.: Faktúry vydané, Dobropisy faktúr vydaných, Zálohové listy vydané a pod.

Vystavované doklady musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také, príp. položky povinné pre účtovníctvo. Preto prvým predpokladom používania modulu Predaj je správne vykonaná nutná časť implementácie.

Je potrebné mať nadefinované minimálne nasledujúce:

• Je potrebné mať nadefinované Obdobia, keďže obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu.
• Je potrebné mať nadefinované Rady dokladov pre všetky typy dokladov, ktoré budete používať. Pre všetky doklady, ktoré sa majú zaúčtovávať, je potrebné si skontrolovať prednastavený spôsob účtovania a zodpovedajúce Účtovné rady.

• Keďže na dokladoch tohto typu je jednou z povinných položiek stredisko, musíte mať nadefinované strediská. Ak neplánujete používať strediskovú evidenciu, nadefinujte si aspoň jedno stredisko.

  Doklady tohto typu sa totiž vo väčšine prípadov účtujú a jednou z povinných položiek v účtovnom denníku je práve stredisko.

• Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. V tejto skupine sú doklady, ktoré majú položku Firma povinnú. Preto, ak na takýchto dokladoch budete chcieť konkrétne firmy zadávať, naplňte si najskôr Adresár firiem. Pokiaľ nechcete na niektoré z uvedených dokladov zadávať konkrétnu existujúcu firmu, nadefinujte si v agende Adresár firiem akúsi pomocnú fiktívnu firmu a túto pre tento účel môžete používať (takúto si môžete nastaviť napr. aj ako predvypĺňanú).

  V účtovnom denníku je povolené mať aj záznamy s nezadanou firmou.

• Ďalej musíte mať nadefinované vlastné bankové účty. Bankové účty budete vyberať pri zadaní hlavičiek dokladov platených prevodom a ďalej tento výber budete potrebovať vo funkcii Platobný príkaz pri dokladoch výdajových, kde na generovanie žiadosti o platobný príkaz musíte určiť, z ktorého účtu sa daná platba má uskutočniť. Pokiaľ budete mať viac bankových účtov a chcete ich sledovať na oddelených analytických účtoch, mali by ste mať tieto analytiky zavedené. Na to budete potrebovať mať zavedenú účtovnú osnovu. Pre platby dokladov vykonávaných v hotovosti je potrebné mať zavedené pokladne a zodpovedajúce rady pokladničných dokladov, viď Ako začať používať skupinu Pokladňa. Pre platby ostatnými dokladmi či vzájomným zápočtom potom musíte mať zavedené rady ostatných dokladov (viď Ako začať používať skupinu Účtovníctvo) resp. vzájomných zápočtov.

  Nezabudnite, že pre každý bankový účet, ktorý definujete, je potrebné mať založený vlastný rad dokladov typu bankový výpis a platobný príkaz. Viď kap. Ako začať - Banka.

• Pri zadávaní hlavičky vydaných dokladov je možné zadávať rôzne doplnkové údaje z číselníkov ako Spôsob dopravy a Spôsob úhrady.
• Pokiaľ sa vás týka povinnosť vykazovať hlásenie INTRASTAT alebo ESL, budete potrebovať mať naplnené aj tieto číselníky. Väčšina zmienených číselníkov je dodávaná predvyplnená, no je potrebné ich pred použitím skontrolovať, príp. upraviť.
• Pokiaľ chcete zadávať aj doklady v cudzích menách, musíte mať naplnený číselník mien (defaultne dodávaný predvyplnený), nastavený aktuálny kurzový lístok a zavedené rady kurzových rozdielov.
• V prípade, že ste platiteľom DPH, budete potrebovať vystavovať daňové doklady a sledovať evidenciu DPH. K tomu je nutné vo Firemných údajoch mať nastavené "Platiteľ DPH". Ďalej musíte mať nadefinované sadzby DPH, DPH indexy a správne zavedené definície pre DPH priznania (číselníky sa dodávajú opäť predvyplnené, ale je možné ich v prípade potreby upraviť).
• Ak chcete používať väzbu dokladov na Zákazky alebo na Obchodné prípady či na Projekty, je dobré si dopredu rozvrhnúť spôsob použitia týchto väzieb a číselníky si naplniť.
• Pokiaľ budete vystavovať doklady na predaj tovaru zo skladu, musíte mať jednak nadefinované príslušné sklady a skladové karty, príp. cenníky a pod. a taktiež zavedené rady dokladov typu dodací list, resp. vratky. Viď kap. Ako začať - Skladové hospodárstvo.
• Ďalej by ste mali mať zavedenú účtovnú osnovu. Pri všetkých dokladoch, ktoré budete chcieť účtovať, by ste mali skontrolovať, príp. nadefinovať účtovné predkontácie pre jednotlivé účtovné prípady, aby sa neskôr kontovanie realizovalo automaticky a minimalizovala sa tak práca účtovníka.

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemné údaje. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

V tejto skupine sú doklady, ktoré podporujú schvaľovanie. Pokiaľ budete chcieť používať proces schvaľovania dokladov, je potrebné, aby ste si schvaľovanie zapli a vykonali pre neho príslušné nastavenia. Viď kap. Ako začať - Workflow.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.

Na dokladoch, ktoré pre vašu firmu znamenajú príjem financií tzn. predovšetkým faktúry vydané, je možné využiť prepracovaného bohatého systému zliav pre vašich zákazníkov. Možností, ako využiť zľavový systém v kombinácii s predajnými cenami je mnoho a je účelné si najskôr rozmyslieť, ako ich budete využívať vy, aby čo najlepšie zodpovedal vaším potrebám. Princípy jednotlivých druhov zliav, spôsoby ich nastavenia a možnosti ich využitia, vrátane výkladu spôsobu vyčíslenia zliav pri ich kombinácii, boli podrobne popísané v kap. Systém zliav a Výpočet pôvodnej predajnej ceny. Pred použitím zliav na dokladoch odporúčame si tieto kapitoly podrobne preštudovať.

Pre východiskové nastavenie systému zliav je nutné mať naplnené tabuľky finančných zliav, kusových zliav a dílerských zliav (samozrejme s ohľadom na to, ktoré z nich budete využívať). Spôsob použitia zliav je možné prednastaviť v parametroch vo Firemných údajoch, podľa toho sa potom budú predvypĺňať do hlavičiek vystavovaných dokladov.

Dále si naplňte prodejní ceníky a nastavte jejich použití. Více k ceníkům viz kap. Cenníky - všeobecne.