Uzávierka mzdového obdobia

Pokiaľ v 1. kroku Sprievodcu mzdovou uzávierkou vyberiete akciu Uzávierka mzdového obdobia, budete uzavierať zadané mzdové obdobie.

Po stlačení tlačidla Ďalší nasledujú ďalšie kroky sprievodcu:

Činnosti pri uzavieraní

V tomto kroku začiarknete, aké akcie si želáte v rámci uzávierky vykonať:

Stav začiarknutia sa pamätá na užívateľa a predvyplní sa podľa predchádzajúceho použitia.

Tento krok se vůbec nenabízí, pokud se jedná o opětovné provedení uzávěrky zpětně otevřeného mzdového období před terminátorem, jelikož pro takové se již znovu uzávěrkové doklady negenerují. Ďalej viď Možnosti spätných opráv v agendách miezd - všeobecne.

Vygenerovať účtovné doklady

Ak je táto voľba začiarknutá, budú sa v rámci uzávierky generovať podklady pre zaúčtovanie miezd a to v zodpovedajúcich radoch uzávierkových dokladov zadaných v príslušných definíciách uzávierky, pokiaľ je v rámci danej definície generovanie účtovných zápisov nastavené. Vygenerované podklady pre zápisy spočítaných mzdových údajov uzavretého mesiaca do účtovníctva sa vyšlú do účtovných žiadostí resp. do účtovného denníka rovnako, ako v prípade iných účtovaných dokladov v systéme, tzn. s ohľadom na nastavený spôsob účtovania pre daný rad dokladov typu Mzdová uzávierka. Provedená zaúčtování jsou k dispozici v agendě Provedené mzdové uzávěrky, v záložce Zaúčtování.

Pro zdárné provedení mzdové uzávěrky s generováním podkladů pro účetnictví je nezbytně nutné mít vyplněnu řadu uzávěrkových dokladů v definicích uzávěrky.

Vygenerovat podklady pro žádosti o platební příkazy

Ak je táto voľba začiarknutá, budú sa v rámci uzávierky generovať zodpovedajúce podklady pre žiadosti o platobné príkazy (PLP) a to pod hlavičkou zodpovedajúceho radu uzávierkových dokladov zadaných v príslušných definíciách uzávierky, pokiaľ je v danej definícii generovanie dokladov pre PLP nastavené, resp. zadané v položke popísanej ďalej, ak ide o platby zrážok. Podklady sa generujú podľa definície platby zadanej v danej definícii uzávierky resp. spôsobom pevne daným z programu v prípade zrážok.

Podrobnejšie viď Generovanie platobných príkazov z miezd.

Vytvořené podklady jsou k dispozici v agendě Provedené mzdové uzávěrky, v záložce Podklady pro žádosti o platební příkazy. Tu je z nich možné generovať žiadosti o platobné príkazy. Žiadosti o platobné príkazy je možné nechať vygenerovať aj priamo, pokiaľ je začiarknutá nasledujúca voľba Vygenerovať žiadosti o platobné príkazy, viď ďalej.

Ak je táto voľba začiarknutá, je možné zadať aj nasledujúce položky:

Názov Popis
Všem platebním příkazům vyplnit stejné datum splatnosti /
Datum splatnosti 		Možnost zadat společné datum splatnosti pro všechny podklady pro žádosti o platební příkazy resp. žádosti o platební příkazy, které při uzávěrce vzniknou. Ak je začiarknuté, sprístupní sa položka na zadanie dátumu splatnosti. Toto datum se pak použije pro všechny platební příkazy (PLP) bez ohledu na to, jaké datum splatnosti je nastaveno v definici platby, podle které se předpis pro PLP počítá. Využijete v prípade, že mzdy posielate väčšinou každý mesiac inak a dátum splatnosti definovaný v rámci definície platieb nie je vyhovujúci.

Vygenerovat žádosti o platební příkazy (z podkladů pro žádosti o platební příkazy)

Je-li tato volba zatržena, vytvoří se v rámci uzávěrky podle podkladů pro žádosti o platební příkazy vytvořených na základě zatržení předchozí volby rovnou i odpovídající žádosti o platební příkazy. Tie sú potom k dispozícii v agende žiadostí o platobné príkazy, kde ich je možné ešte prípadne opravovať a potom z nich generovať ostré platobné príkazy do banky. V agendě Provedené mzdové uzávěrky v záložce Podklady pro žádosti o platební příkazy je k dispozici seznam podkladů s informací, zda k nim již byla vygenerována žádost o PLP příp. ostrý PLP.

Možnost generovat žádosti o platební příkazy resp. ostré platební příkazy je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozována Banka, viz co je třeba k provozu banky a e-bankingu.

Ďalej zadáte nasledujúce položky:

Názov Popis
Řada dokladů uzávěrky, na kterou budou navázány doklady podkladů pro žádosti o platební příkazy na srážky

Skratka radu dokladov typu Mzdová uzávierka. Jedná se o řadu, která se má použít, pokud se ve zpracovávaném měsíci vyskytnou nějaké srážky, na něž se budou generovat podklady pro žádosti o platební příkazy. Generovanie podkladov pre PLP zo zrážok nie je dané definíciami uzávierky, naopak je pevne dané v programe, tým pádom nie je možné tento rad zadať v rámci definícií uzávierky, ale pred spustením uzávierky je potrebné vybrať, aký rad sa má použiť. Tato řada je potřeba, aby se na ni mohly navázat vygenerované podklady pro žádosti o platební příkazy.

Tu zadaný rad nijako neslúži na generovanie dokladov uzávierky podľa definícií uzávierky (teda iných ako zrážok), tzn. nijako neslúži na doplnenie radu uzávierky v prípade, že by tento rad chýbal v definíciách. Pokiaľ ste teda rady dokladov uzávierky v definíciách uzávierky ešte nedoplnili, urobte tak buď pomocou Sprievodcu nastavením alebo priamo v agende Definícií uzávierky.
Řada dokladů pro podklady pro žádosti o platební příkazy Zkratka řady dokladů typu Podklady pro žádosti o platební příkazy. Jedná se o řadu, která se má použít, pokud se ve zpracovávaném měsíci budou generovat nějaké podklady pro žádosti o platební příkazy. Jak bylo objasněno v kap. Generování platebních příkazů z mezd, k podkladům pro žádosti o platební příkazy z mezd se přistupuje jako k dokladům, tudíž je třeba, aby byla zvolena pomocná řada tohoto typu, která se pro generované podklady použije. Řada je společná pro všechny definice uzávěrky i pro podklady pro žádosti o platební příkazy na srážky, jelikož se jedná čistě o pomocnou řadu a nemá význam zadávat takové řady různé pro různé definice či srážky.
Dátum uzávierky

Mzdovú uzávierku, resp. doklady pri nej tvorené môžete vykonať k rôznemu dátumu v závislosti od zadania pre vykonávanú uzávierku:

  • Dní po uzávěrce měsíce - Je-li zatrženo, zpřístupní se volba pro zadání počtu dní. Dátum uzávierky sa potom odvodí ako príslušný počet dní od dátumu uskutočnenia uzávierky (tzn. aktuálneho systémového dátumu). Např. je-li dnešní datum, kdy spouštíme uzávěrku 2. 8. a počet dní 10, bude datum uzávěrky 12. 8.
  • Deň aktívneho mesiaca - Ak je začiarknuté, sprístupní sa voľba na zadanie konkrétneho dňa v danom mesiaci. Např. je-li aktivní měsíc srpen a zadaný den bude 28, bude datum uzávěrky 28. 8.
  • Dní po aktivním měsíci - Je-li zatrženo, zpřístupní se volba pro zadání počtu dní. Dátum uzávierky sa potom odvodí ako príslušný počet dní od dátumu posledného dňa aktívneho mesiaca. Např. je-li aktivní měsíc srpen a počet dní 10, bude datum uzávěrky 10. 9.
  • Poslední den aktivního měsíce - Např. je-li aktivní měsíc srpen, bude datum uzávěrky 31. 8.

Predvypĺňa sa podľa nastavenia rovnomenného parametra v Nastavení parametrov miezd.

Ako bolo spomenuté v kap. Ako začať používať agendy skupiny Mzdy a personalistika, doklady mzdovej uzávierky nevyžadujú zadanie firmy, čiže firma sa tu nezadáva. Firmu vyžadují podklady pro žádosti o platební příkazy z mezd, nicméně firma je pro ně dána definicemi plateb resp. nastavením mezd.

Kontrola

V tomto kroku zobrazí pre kontrolu rekapituláciu požadovaných akcií.

Pred samotným zobrazením rekapitulácie prebehne ešte kontrola vašich aktuálnych definícií uzávierky vzhľadom k aktuálnym definíciam dodávaným výrobcom. Pokiaľ sú zistené rozdiely, zobrazí sa informačné hlásenie. Tieto  rozdiely môžu byť zámerné a chcené, ale tak isto môže ísť o prípad, keď sa v rámci update zmenili definície dodávané výrobcom (či už z dôvodu legislatívnych zmien alebo z dôvodu opráv prípadných chýb). Je preto vhodné rozdiely skontrolovať a prípadne si vlastné definície upraviť podľa potreby podľa dodávaných vzorov. To je možné urobiť v agende Definícia uzávierky pomocou funkcie Porovnať, ktorú môžete vyvolať priamo z tohto sprievodcu vykonaním uzávierky miezd. Ďalej viď výklad Dodávané vzory (účtový rozvrh, predkontácie a definície uzávierky miezd) a aktualizácia podľa vzorov.

Výsledná informácia

Po stlačení Ďalší v predchádzajúcom kroku sa najskôr uskutočnia kontroly, či je možné v uzávierke pokračovať:

  • Existencia ML pre platné PP - kontroluje, či pre všetky prac. pomery platné v uzatváranom období existuje mzdový list
  • Vypočítanosť ML - či sú všetky Mzdové listy správne vypočítané.

    Pritom platí, že spomenuté kontroly prebiehajú len pri uzávierke terminátora alebo prvého obdobia nasledujúceho po ňom. Pokiaľ nie sú splnené, nie je možné uzávierku vykonať. Pri uzavieraní spätne otvoreného obdobia pred terminátorom tieto kontroly neprebiehajú (keďže ani mzdy v ňom už nie je možné prepočítavať, ďalej viď možnosti opráv spätne).

Uzávierka počíta len s nezmazanými prac. pomermi, prípadné skryté prac. pomery ignoruje.

Poté se systém pokusí uzávěrku provést, tj. provést výpočet uzávěrky dle definic uzávěrky, vygenerovat uzávěrkové doklady a podklady pro žádosti o platební příkazy.

U položek s historií bere v úvahu hodnotu platnou k poslednímu dni uzavíraného období.

O výsledku vykonanej uzávierky sa zobrazia záverečné informácie, ktoré sú štandardne rozdelené do subzáložiek podľa svojho významu:

Obsiahnuté subzáložky: Zhrnutie Chyby, ktoré nastali počas spracovania uzávierky

Zhrnutie

Výsledná súhrnná informácia, či sa podarilo uzávierku vykonať a s akým výsledkom. Pokiaľ nastali nejaké prekážky brániace dokončeniu operácie, program ich oznámi a chyby zobrazí v subzáložke Chyby pri uzávierke.

Chyby, ktoré nastali počas spracovania uzávierky

Subzáložka je k dispozícii len vtedy, pokiaľ pri spracovaní uzávierky dôjde k nejakej chybe. Slúži na zobrazenie zoznamu chýb, ktorý si užívateľ môže prehliadať, príp. vytlačiť a potom podľa neho postupne príčiny chýb odstraňovať.

Uzávierku mzdového obdobia je možné úspešne dokončiť s tým, že nastali len chyby, ktoré nie sú kritické.

Príklady nekritických chýb:

  • Pokiaľ je dôvodom chyby platobného príkazu záporná čiastka, chyba sa vypíše, ale uzávierka sa považuje za úspešne vykonanú.

Príklady kritických chýb:

  • Ide o uzávierku terminátora alebo 1. obdobia po ňom a pritom neexistuje žiadny ML. Aké ML musia v danom období existovať, viď popis v kap. Mzdové listy.
  • Ide o uzávierku terminátora alebo 1. obdobia po ňom a pritom existuje nejaký nespočítaný ML (ML bez príznaku správnosti výpočtu).
  • Pri vyhodnotení výrazu z výpočtovej schémy vznikne chyba.
  • Výraz z výpočtovej schémy sa vyhodnotí správne, ale je nesprávneho typu. Napr. sa vyhodnotí výraz pre dátum, ale výsledkom vyhodnotenia je textový reťazec, nie dátum.
  • Pri vyhodnocovaní definícií uzávierky chýba povinná položka (napr. uzávierkový rad)
  • Pri vyhodnocovaní definícií platieb chýba povinná položka (napr. konšt. symbol a pod.)
  • Pri vyhodnocovaní definícií uzávierky došlo k chybe v očakávanom výsledku - kontroluje sa napr., či vyhodnotením výrazu pre konštantný symbol vyjde reťazec dlhý 10 znakov (predpokladá sa, že ide o ID daného konšt. symbolu). Pokiaľ nie (napr. užívateľ zadal namiesto ID konšt. symbolu priamo symbol, napr. 138, tak sa nahlási chyba.

Pokiaľ nastanú chyby vzniknuté pri vyhodnocovaní definícií predpisov platby, nevypisuje sa, že chyba vznikla pri spracovaní daného zamestnanca a danej definície uzávierky, ale pri spracovaní akej definície platby chyba nastala. Pritom sa chyby skupinujú podľa definície platby a položky, pri ktorej vyhodnotení chyba vznikla (napr. konšt.symbol, názov cieľovej banky a pod.) a typu chyby. Pokiaľ chyba pri danej položke, definícii platby a type chyby nastane viackrát, zobrazí sa v zozname len raz a nie je uvádzaná duplicitne.