Ako začať - Ochrana dát a GDPR v ABRA Gen

zoznámenie sa s princípom Ochrany dát podľa GDPR v ABRA Gen

Ochrana dat dle GDPR umožní znepřístupnit obsah vybraných položek (tzv. chráněné položky) těm uživatelům, kteří nemají oprávnění je zpracovávat (není zákonný ani jiný důvod, aby taková data viděli či je měnili), u těch záznamů těch subjektů, k jejichž datům není žádné platné povolení ke zpracování (čtení, zápisu). Chránené položky budú zakryté zástupnými znakmi (*****). Ochrana obsahu položky sa prejaví všade, teda nielen na vstupných formulároch (či už pevných, definovateľných či variabilných), ale i v def. paneloch, skriptoch, tlačových zostavách, exportoch, prístupu cez API, OLE a i.

Príklad, ako sa prejaví ochrana dát v agende.

Více viz Řešení ochrany dat a GDPR v ABRA Gen, zejména sekce Pojetí ochrany dat ABRA Gen, Základní chráněné objekty z titulu GDPR, Jak se ochrana dat v ABRA Gen projeví vizuálně a kde všude se projeví, Agendy ochrany dat a jejich význam a jiné.

Ktoré položky majú byť chránené a ktorí užívatelia k nim majú mať oprávnenie si definuje užívateľ sám (môže ale využiť dodávané vzory, či sa inšpirovať v dodávanej inštalačnej sade, viď ďalej). Základná ochrana je k dispozícii zdarma (systémové položky pre adresáre firiem, osôb, zamestnancov), na rozšírenú ochranu je potrebná licencia. Viď tiež...Často kladené otázky, otázka Potrebujem nejakú licenciu na ochranu dát?

zoznámenie sa s Potencionálnymi rizikami a obmedzením

Viď Často kladené otázky - Riziká spojené s ochranou dát a Obmedzenia a slabé miesta ochrany dát v ABRA Gen.

príprava pred zavedením GDPR v ABRA Gen

Pred zahájením použitia ochrany dát v ABRA Gen je nevyhnutne nutné podniknúť radu prípravných krokov, ktoré sú nad rámec vlastného systému ABRA Gen, ale bez ktorých by ste nemohli nariadenie GDPR dobre dostať.

Kroky před zavedením ochrany dat v ABRA Gen (netýkající se ABRA Gen)

Vykonať vstupnú analýzu pre získanie prehľadu o súčasnom stave spracovania osobných údajov. Preveriť existenciu, obsah a platnosť súvisiacich dokumentov (smerníc). Vyhodnotiť rozsah spracovávaných osobných údajov, úroveň ich ochrany vo vzťahu k doposiaľ platnej legislatíve (zákon na ochranu osobných údajov). Špecifikovať účely spracovania, zákonné dôvody, v minulosti udelené povolenia na spracovanie (väčšina ich patrne nebude novej legislatíve vyhovovať a bude ich potrebné obnoviť, viď nižšie), spôsoby plnenia informačných povinností. Vypracovať prehľad, kto a akým spôsobom údaje spracováva. Všeobecne preveriť možnosti naplňovania požiadaviek novej legislatívnej úpravy.

Nasledujúce body vám môžu byť nápomocné:

Zanalyzovať a podľa potreby zmeniť vaše firemné procesy, pri ktorých sa pracuje s osobnými údajmi, vykonať výber riešiteľa/riešiteľov ochrany dát pre jednotlivé oblasti spracovania dát. Je vhodné si prejsť vlastnú firmu, a to jednak z pohľadu zákazníkov, tak z pohľadu vlastných pracovníkov, a to od prvého kontaktu cez všetky fázy až do ukončenia spolupráce. Pritom je vhodné odpovedať si na otázky:
- Odkiaľ sa evidované osobné dáta berú? Kde osobné dáta získame, kde všade sa potom objavujú. Kam putujú a v akej forme.
- Na čo a ako dáta používame? Kto má k dátam prístup? Musí k nim mať prístup každý z našich pracovníkov?
- Skutočne potrebujeme všetky dáta? Je skutočne potrebné evidovať všetko, čo evidujeme? Vyžaduje to nejaký náš proces alebo zákon?
- Kde všade osobné dáta máme? Napr. ABRA Gen, ostatné systémy, telefóny, tablety, papierové podoby.
- Ako sú dáta zabezpečené? Kto k nim môže? Je potrebné, aby tam mal prístup? Zálohujeme dáta, ako je záloha zabezpečená? Sú dáta dostupné len pod heslom? Sú dáta uzamknuté?
  
  V jednotlivých fázach definujte, ktoré dáta potrebujete evidovať a ako dlho.
Vykonať si analýzu možných rizík straty dát a ich dopadu, návrhy opatrení a vykonať ich realizáciu. Možné otázky tu:
- Ako by mohlo dôjsť k odcudzeniu osobných údajov? A aké je veľké riziko?
- Sú dáta na vlastnom počítači/serveri?
  - Je zabezpečený, máme aktuálnu verziu OS, antivír, firewall, šifrovaný disk, dostatočne bezpečné heslo?
  - Je počítač zabezpečený proti strate či zničeniu? Aké riziko mi hrozí v prípade straty či zničeniu? Mám zálohované dáta? Nehrozí, že by vďaka odcudzeniu došlo k zneužitiu osobných údajov? A aký by to malo dopad na subjekt údajov?
- Kde ukladám papierovú formu dokumentov? Je toto miesto zabezpečené proti prístupu neoprávnených osôb? Potrebujem trezor? Kto každý má kľúče?
  
  Vytvorte si napr. zoznam v tabuľke MS Excel, zapíšte zmapované riziká a pre vysoké riziká navrhnite opatrenia a vykonajte ich realizáciu (Zašifrovanie diskov? Výmena kľúčov k miestnosti so šanónmi? Obstaranie trezoru?
Vykonať revíziu a príp. úpravy zmlúv so svojimi zamestnancami, ale i odberateľmi, dodávateľmi, uzavrieť spracovateľské zmluvy so svojimi spracovateľmi. Možné otázky tu:
- Mám dáta uložené v cloude?
- Odovzdávam osobné údaje inej spoločnosti? Napr. dopravcom, externým účtovníkom?
  
  Zrevidované zmluvy môžu slúžiť pre následné automatické generovanie povolení na spracovanie dát, viď ďalej.
Odstrániť evidencie s osobnými údajmi, ktoré nepotrebujete

Ide o neoprávnene evidované osobné údaje, ku ktorým spracovaniu neexistuje žiaden zákonný dôvod. Napr. rôzne dokumenty na diskoch.
Zostaviť systém hlásenia bezpečnostných incidentov
Pripraviť sa na uplatňovanie práv subjektov osobných údajov. Možné otázky tu:
- Plním informačnú povinnosť? Ako informujem subjekt údajov o tom, ako spracovávam osobné údaje? (Napr. umiestením dostupnej a transparentnej informácie na svoje web. stránky.)
Od subjektov GDPR zbierať tie povolenia na spracovania dát, pri ktorých nie je oprávnenie na spracovanie dané zákonným dôvodom, na základe ktorého je možné povolenie na spracovanie dát vytvoriť automaticky (podľa čl. 6, odst. 1 a) v http://www.privacy-regulation.eu/cs/6.htm). (Ostatné povolenia si budete môcť nechať vygenerovať neskôr automaticky v systéme ABRA Gen na základe definovaných pravidiel a existujúcich dát (dokladov, zmlúv, zamestnancov a i.)) Možné otázky tu:
- Čo už existujúce súhlasy? Keď dnes odosielam napr. newslettery klientom, potrebujem nový súhlas? Tu je potrebné posúdiť, za akých podmienok ste súhlas získali a či nie je v rozpore s novým znením obchodných podmienok. Tiež je vhodné posúdiť, o aké informácie ide. Napr. pokiaľ ide o informáciu o vydaní novej verzie a poskytol vám kontaktnú osobu za to zodpovednú, tak by k tomu malo stačiť, že ide o vášho klienta, ktorý zakúpil váš produkt a potom je možné obhájiť oprávnenosť zaslania takej informácie.
- Nové povolenia od obchodných partnerov - pri subjektoch, kde nemáte žiadne povolenia alebo kde súčasne povolenia nevyhovejú, začnite povolenia zbierať.
- Povolenia od zamestnancov: Pokiaľ ide o údaj, ktorý nemusíte evidovať z titulu zamestnaneckého pomeru - napr. použitie fotografie, záznamu videa, kde zamestnanec figuruje a pod., tak by ste si mali zabezpečiť súhlasy (napr. podpisom papierového dokumentu a jeho archiváciou a následným zadaním do ABRA Gen)
a iné
Podnětné informace a tipy naleznete na www.abra.eu v sekci GDPR.

Táto prípravná fáza presahuje rámec systému ABRA Gen a systém nemôže tieto činnosti vykonať za vás. Avšak je to nevyhnutnou podmienkou pre to, aby ste boli na GDPR riadne pripravení.

Podobne toto platí i v prípade, že budete chcieť chrániť iné položky v systéme z iného dôvodu ako GDPR, hoci v prvej fáze využitie tejto možnosti zatiaľ nepredpokladáme.

Následne môžete prejsť k ďalším prípravným krokom, ktoré sa už priamo týkajú prevádzky ABRA Gen.

Kroky před zavedením ochrany dat v ABRA Gen (týkající se ABRA Gen)

Pred zahájením použitia ochrany dát v ABRA Gen je ďalej nutné vykonať radu ďalších prípravných krokov, aby ochrana dát v ABRA Gen po zapnutí mohla riadne fungovať.

Je potrebné:

Vykonať revíziu HW – kapacita disku, výkon servera. Viď tiež... Často kladené otázky - otázka Potrebujem silnejší HW?
Vykonať revíziu prístupových práv. Viac viď tu...Je potrebné zrevidovať nastavenia prístupových práv k objektom a hlavne funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenia rolí užívateľom podľa ich právomocí. Viď tiež Často kladené otázky - otázka Je potrebné si nejak po novom nastaviť prístupové práva v súvislosti s ochranou dát?
Sprevádzkovať automatizačný server (ak nemáte). Viac viď tu... Hlavne generovanie povolení na spracovanie dát (z dokladov a modulu Mzdy a personalistika) je vo väčšine prípadov takmer nutné vykonávať automatizovane. Viď tiež Čo je potrebné na prevádzku autoservera a naplánovaných úloh a s tým súvisiace Čo je potrebné na prevádzku e-mailov a interných správ, ktoré využijete minimálne v rámci zasielania správ o spracovaní naplánovaných úloh.
Nastaviť v Adresári firiem právnické/fyzické osoby. Viac viď tu...Od verzií radu 18.03. je možné v Adresári firiem rozlišovať, ktorá firma je právnická osoba a ktorá podnikajúca fyzická osoba (a ochranu dát jej položiek je možné následne v definíciách ochrany dát nastavovať s ohľadom na to. Príznak Právnická osoba je možné nastaviť hromadne, viď funkcia Hromadná oprava právneho subjektu. (Pokiaľ prechádzate zo staršej verzie systému, ktorá toto rozlíšenie nepodporovala, po update budete mať všetky firmy nastavené ako Právnické osoby.)
Zmazať z ABRA Gen osoby / firmy, ktoré nepotrebujete (importy databáz). Viac viď tu... V priebehu času sa v každom adresári nahromadí obrovské množstvo záznamov, ktoré v zásade aktívne nepotrebujeme - môže ísť jednak napr. o nejaké importy z komerčných databáz použité v minulosti k nejakému marketingovému účelu a pod. Pri veľkej časti takých záznamov nebudeme mať žiaden zákonný dôvod na evidenciu daných údajov (napr. zmluvný či obchodný vzťah). Také záznamy by mali byť vymazané. Pokiaľ ich vymazať nechcete či nemôžete, bude potrebné si od daných subjektov získať povolenie na spracovanie dát, ktoré o nich evidujete a ktoré spadajú do kategórie osobných údajov. Tip: na dohľadanie firiem/osôb, ktoré nepotrebujete (nie je na ne vystavený žiaden doklad ani nefigurujú inde) je možné si vytvoriť a s výhodou využiť skript či si ho možno objednať u konzultanta.
Pri záznamoch subjektov ochrany, ktoré potrebujete, zmazať osobné údaje, ktoré nepotrebujete, pokiaľ k nim v ABRA Gen evidujete údaje, ku ktorým spracovaniu neexistuje žiaden zákonný dôvod.
Vykonať revíziu skriptov, tlač. zostáv, exportov a rôznych OLE či API aplikácií napojených na ABRA Gen, ak pracujú s osobnými dátami. Viď tiež... Často kladené otázky - Ochrana dát vs. zákazkové úpravy a Riziká spojené s ochranou dát, hlavne časť Bude mi po zapnutí ochrany dát všetko fungovať?
Vykonať revíziu použitia NxSQLSelect, NxSQLUpdate. Viď tiež... Často kladené otázky, otázka Týka sa ochrana dát tiež prístupov na úrovni databázy? a ďalej viď Rola - záložka tabuľky.
Zoznámiť sa s ďalšími potencionálnymi rizikami, viď vyššie Potencionálne riziká a obmedzenia.

Okruhy, ktoré je potrebné vopred premyslieť pred následným plnením agend Ochrany dát (tieto okruhy by vám mali vyplynúť z uskutočnených analýz vašich procesov):

Okruh(y) chránených položiek – výber podľa platnej legislatívy. Viď tiež... Položky je potrebné rozdeliť na všeobecné osobné a citlivé – každá kategória musí mať vlastnú definíciu. V systéme budú k dispozícii vzorové definície, ktoré bude možné importovať pri založení novej definície.
Posúdenie potreby licencie Viď tiež... Pokiaľ vám nebude postačovať ochrana pevne danej množiny položiek z kategórie osobných údajov, je potrebné rozšíriť licenciu vášho systému o voliteľný modul Ochrana dát (viď čo je potrebné na prevádzku Ochrany dát) a tiež zodpovedajúcim spôsobom prispôsobiť následnú analýzu. Viď tiež často kladené otázky- otázka Potrebujem nejakú licenciu na ochranu dát?
Okruhy oprávnených užívateľov - výber užívateľov s oprávnením na spracovanie jednotlivých balíkov chránených položiek uvedených v definíciách.
Okruhy pravidiel pre automatické generovanie povolení na spracovanie z dát systému.
Okruhy naplánovaných úloh.

Následne si môžete vykonať inštaláciu s podporou GDPR a začať si nastavovať agendy z modulu Ochrana dát v systéme ABRA Gen.

Odporúčame si všetko najprv vyskúšať a nastaviť v testovacom prostredí, napr. s využitím štartovacej inštalačnej sady, a až následne potom si nastavenie preniesť do ostrej prevádzky a i tu zapínať ochranu dát postupne.

Inštalácia verzie s podporou GDPR - testovacie prostredie

Ochrana dát bola do systému implementovaná postupne. Viď tiež... Často kladené otázky - otázka Od akej verzie je k dispozícii ochrana dát?

Samotná inštalácia verzie systému ABRA Gen obsahujúca podporu ochrany dát nespôsobí sama o sebe žiadne zmeny v správaní aplikácie. Inštalácia novej verzie, prípadne update zo staršej verzie bez podpory ochrany dát, sa teda nie je nutné obávať. Dopady ochrany dát sa v systéme začnú prejavovať až potom, čo vytvoríte Definície ochrany dát a označíte ich ako aktívne. Viď tiež... Často kladené otázky - otázka Kedy a ako sa ochrana dát zapne? a kap. Vecný obsah - Dopad používania modulu Ochrana dát na systém ABRA Gen.

Následne sa prípadne môžu vyskytnúť nejaké potencionálne problémy, viď vyššie Potencionálne riziká a obmedzenia.

Z vyššie uvedeného dôvodu ODPORÚČAME si najprv pripraviť nezávislé testovacie prostredie, čo najviac podobné vašej ostrej prevádzke (samostatná inštalácia vrát. kópie vašich ostrých dát či iné samostatné spojenie vo vašej ostrej inštalácii vrát. kópie vašich ostrých dát) a tu sa s ochranou dát najprv zoznámiť, skúsiť si ju nastaviť a zapnúť, následne vyskúšať vaše bežné firemné procesy vrát. funkčností zákazkových úprav, tzn. skriptov, napojenie aplikácií prostredníctvom OLE či API. Až následne nastavenie preniesť do ostrej inštalácie a tu postupne zapínať, viď ďalej. Viď tiež často kladené otázky, otázka Ochrana dát vs. zákazkové úpravy.

Pokiaľ si zatiaľ nie ste úplne istí, ako všetko nastaviť a potrebujete sa s ochranou dát najprv "naučiť", tak rozhodne neodporúčame to vykonávať počas prevádzky na ostrej inštalácii s ostrými dátami (mohli by ste si nechtiac napr. zneprístupniť položky, s ktorými nutne potrebujú vaši kolegovia pracovať a pod., viď napr. otázka Vidím v agende samé *****, nemôžem pracovať).

Inštalácia Štartovacej inštalačnej sady

K dispozícii je Štartovacia inštalačná sada GDPR.ais, ktorú si odporúčame stiahnuť a nainštalovať. Sada slúži ako vzor na použitie ochrany dát a pomôže vám ochranu dát rozbehnúť. Nerieši konkrétne potreby klienta, slúži len pre "inšpiráciu". Sadu stiahnete tu. (Sada je zatiaľ k dispozícii len v Čj, to ale nie je na závadu, i tak demonštruje vzor, ako začať). Viac viď... Sada obsahuje definície, kde je nastavená ochrana základných položiek na osoby odberateľov – tel, fax, e-mail, krstné meno. Priezvisko nie je pre začiatok chránené pre štart schválne, aby neboli v agende hneď od začiatku samé hviezdičky, avšak po odladení a doplnení oprávnených užívateľov a povolení by sa i priezvisko malo pridať medzi chránené položky. Pri zamestnancoch je chránené všetko, čo ABRA Gen v základe ponúka. Sada ďalej definuje pravidlá ochrany dát s prednastavenou platnosťou a definuje i naplánované úlohy pre generovanie povoleniek. POZOR! Všetky definície sú len predvyplnené a neúplné a je NUTNÉ ich doplniť (napr. pri definíciách doplniť jednotlivých užívateľov systému podľa ich pracovného zariadenia, pri povoleniach nastaviť platnosti podľa vašich potrieb a pod.). Postupujte podľa popisov, ktoré sú súčasťou inštalačnej sady. Práca s inštalačnými sadami viď Inštalačné sady. Inštalačnú sadu zvládne nasadiť i bežný užívateľ, nie je nutná asistencia konzultanta. Vlastná inštalácia je jednoduchá. Viď tiež Často kladené otázky - Ako nainštalovať inštalačnú sadu?

Sadu odporúčame inštalovať najprv do testovacieho prostredia, viď odporúčanie vyššie.


Nainštalovaná sada a predvyplnené definície ochrany dát, pravidlá a naplánované úlohy

Naplnenie pomocných číselníkov

Naplňte si pomocné číselníky, ktoré nie sú dodávané predvyplnené a ktoré budete potrebovať pre zadávanie záznamov do hlavných agend GDPR. Číselníky si naplňte podľa potreby v nadväznosti na prípravnú fázu (po zmapovaní situácie). Naplniť ich budete môcť i neskôr pri potrebe daného záznamu, ale stratíte tým zbytočne čas.

Umiestnenia povolení na spracovanie dát

Príklad naplnenia číselníka umiestnenia, bude potrebné pri zadávaní povolení a definícií ochrany dát. Môže ísť o umiestenia fyzické (budova, miestnosť, trezor, šanón), ale tiež napríklad umiestenia v rámci informačného systému, určitej agendy alebo diskového úložiska.
Typy zmlúv

Príklad naplnenia číselníka typov zmlúv, bude potrebné pri zadávaní zmlúv
Kategória incidentov - potrebný pre prípadné budúce incidenty

Príklad naplnenia číselníka incidentov, bude potrebné pri zadávaní incidentov

Ostatné číselníky sú dodávané predvyplnené. Pri predvyplnených sa stačí zoznámiť s predvyplnenými záznamami, skontrolovať si ich či doplniť (ak ide o prípad, kedy je zmysluplné niečo dopĺňať).

Zdroje povolení na spracovanie dát

Príklad naplnenia číselníka zdrojov povolení. Bude potrebné pri zadávaní povolení a definícií ochrany dát. Číselník je dodávaný predvyplnený niekoľkými systémovými (needitovateľnými) záznamami, v rámci implementácie stačí zoznam týchto systémových zdrojov skontrolovať. V prípade, že získavate povolenia nejakými ďalšími spôsobmi, je možné tieto ďalšie spôsoby do číselníka doplniť.
Dôvody ochrany dát

Príklad naplnenia číselníka dôvodov povolení. Pre ochranu dát podľa GDPR je číselník dodávaný predvyplnený systémovými (needitovateľnými) záznamami a nie je potrebné ho meniť, avšak bolo by potrebné ho doplniť v prípade použitia všeobecnej ochrany dát
Kategória požiadaviek GDPR

Příklad naplnění číselníku kategorií požadavků GDPR. Číselník je dodáván předvyplněný několika systémovými (needitovatelnými) záznamy, které odpovídají jednotlivým právům subjektu údajů dle nařízení GDPR a není třeba jej měnit.
Ovládače ochrany dát

Príklad naplnenia číselníka ovládačov. Číselník je dodávaný predvyplnený systémovými ovládačmi a nie je možné ho nijak meniť. Podstatný je zatiaľ len ovládač GDPR, ktorý jediný (vďaka nastaveniu Ponúkať) sa vám bude ponúkať k výberu pri vytváraní definícií dát a povolení

Zadanie definícií ochrany dát

Vytvorte definície ochrany dát.

Aké definície si vytvoriť

Při vytváření definic ochrany dat je zapotřebí dopředu počítat s tím, že definice budou později využívány v pravidlech ochrany dat, ze kterých se budou generovat povolení ke zpracování dat aplikovaná v různých situacích a množinu chráněných položek v jednotlivých definicích této skutečnosti přizpůsobit.

Definice vytvořte s ohledem na vaši fázi Přípravy - rozmyšlení si okruhu chráněných položek a oprávněných uživatelů a to minimálně:

pre následné povolenia následne generované z dokladov a zmlúv pre jednotlivé oblasti:
- Obchodné vrát. zmlúv a aktivít (Pozor na rôzne záruky - teda i dĺžku povolenia)
- Nákupné
- Účtovné
- Daňové
- Mzdové
pro následná povolení dočasná tvořená systémem pro případy založení nové firmy/osoby/zaměstnance

Definice pro založení nové firmy resp. osoby by měly být poněkud méně restriktivní než běžné definice - jejich smyslem je zabránit situaci, kdy se v okamžiku pořízení záznamu do adresáře okamžitě skryje podstatná část chráněných položek ještě dříve, než se stihne vyřídit potřebné povolení ke zpracování dat, tj. se záznamem se nedá kvůli jeho neidentifikovatelnosti pracovat. Definice se používají společně s pravidly ochrany dat typu Nová firma a Nová osoba. Tato skupina pravidel by měla mít co nejkratší platnost.

Inšpirujte sa definíciami podľa Štartovacej inštalačnej sady.

Naplnenie agendy Zmluvy

Je potrebné zabezpečiť naplnenie agendy Zmluvy (aby bolo možné generovať na ich podklade povolenia, viď ďalej). Viac viď... Dôležité je nastavenie časovej platnosti zmlúv - pre platnosť následného povolenia a väzby na firmu alebo osobu v sekcii Partner, čo je subjekt, pre ktorý bude povolenie vygenerované. Typ zmlúv (evidenčný význam) zadajte výberom z číselníka Typy zmlúv, ktorý si naplňte podľa vašich potrieb, viď vyššie Naplnenie základných číselníkov.

Pre niektoré typy úloh je potrebné rôzne zmluvy zadávať do samostatných radov dokladov. Viď tiež príklady procesov - napr. Riadenie prístupu pre zmluvy.

nastavenie Pravidiel ochrany dát - automatizácia tvorby povolení

Vytvorte si pravidlá pre generovanie povolení.

Ako zadať údaje pravidla

Hlavička - Na záložke Hlavička je potrebné okrem Kódu a Názvu zadať odkaz na Definíciu ochrany dát (k nej sa potom bude vzťahovať vygenerované povolenie, ktoré bude ovplyvňovať dostupnosť položiek chránených danou definíciou oprávneným užívateľom z danej definície), Oblasť (určuje, z akých zdrojov sa budú povolenia generovať, napr. z faktúr) a Platnosť budúceho povolenia. Viac viď... Dĺžka platnosti je daná dobou, ktorú dokážete pre danú situáciu odôvodniť pred prípadnou kontrolou.

Príklad zadania údajov v záložke Hlavička pravidla pre generovanie z aktivít (pre oblasť aktivity)
Parametry - V parametrech pravidel je třeba zkontrolovat nastavení jednotlivých parametrů, zejména zatržení položky Generovat povolení ke zpracování i pro osoby ve firmě pro osoby připojené k firmám na jejich záložce Osoby (doporučeno) a pro oblast Aktivity a Smlouvy zatržení položky Pro typ partnera "Firma" generovat povolení ke zpracování i pro osoby ve firmě pro osoby připojené k firmám na jejich záložce Osoby (doporučeno). Dále je třeba zkontrolovat odkazy na řady dokladů - pokud by instalační sada obsahovala i nastavení řad, pak by tyto nemusely odpovídat vašim konkrétním datům a bylo by třeba vybrat jiné adekvátní řady.

Príklad zadania údajov v záložke Parametre pravidla pre generovanie z dokladov (pre oblasť dokladov)

Pre niektoré typy úloh je potrebné definovať pravidlá ku konkrétnym radám dokladov. Viď tiež príklady procesov - napr. Riadenie prístupu pre zmluvy.

Povolenia na spracovanie dát (súhlasy)

Zabezpečte naplnenie agendy Povolenie na spracovanie:

Vypnutie potencionálne rizikových úloh

Pred zapnutím ochrany dát je vhodné vypnúť úlohy, ktoré pracujú s chránenými údajmi a kde je nejaká automatizácia ako napr.:

Príjem E-mailov
Odosielanie E-mailov
Synchronizačné mostíky
a pod.

Zapnutie ochrany dát a kontroly

Teraz je potrebné:

Zapnúť ochranu dát aktiváciou definície/definícií v agende Definícia ochrany dát - Odporúčame zapínať postupne!
Vykonať kontrolu užívateľov, že všetko funguje
Skontrolovať API aplikácie, WEB služby,… (mali by byť už zrevidované a odskúšané v nezávislom testovacom prostredí, viď vyššie)
Zapnúť ostatné automatizačné úlohy a skontrolovať činnosť

Prenos do ostrej inštalácie

Ak máte všetko vyskúšané, postupne preneste nastavenia do vašej ostrej inštalácie (je možné využiť inštalačnú sadu) a tam postupne zapínajte.

Všeobecné tipy na záver

Zkontrolovat a příp. si upravit Nastavení sledování změn minimálně pro důležité objekty ochrany dat, kde by mohlo být účelné sledovat, jaké změny byly kdy a kým provedeny. Může to být předmětem budoucího dokazování apod.
Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.