ABRA Quickstart

Nainštalujte systém ABRA Gen, pritom sa riaďte pokynmi inštalačného sprievodcu. Existujú nasledujúce typy inštalácie:

• Nová ostrá inštalácia s licenčným kľúčom - s možnosťou nahrania štartovacích dát
• Aktualizácia už existujúcej inštalácie
• Demoverzia s ukážkovými dátami - odporúčané na prvé zoznámenie sa s produktom

Ďalej viď podrobný help. Kap.: Inštalácia

Systém spustite a prihláste sa do systému. Prvé spustenie môžete vyvolať priamo začiarknutím voľby "Spustiť ABRA Gen" v poslednom kroku sprievodcu inštaláciou alebo kedykoľvek neskôr bežným spôsobom. Ak prevádzkujete systém v prostredí ABRA online, kliknite na rdp Remote Desktop Protokol (RDP) - sieťový protokol, ktorý umožňuje používateľovi ovládať vzdialený počítač prostredníctvom pripojenia k jeho desktopovému prostrediu. odkaz na vzdialenú plochu ABRA online, ktorý vám prišiel e-mailom.

Následne budete vyzvaní, aby ste sa prihlásili. Ponúkne sa prihlasovací dialóg:

V položke Meno používateľa vyberte užívateľa z ponuky. Ponuku vyvoláte napr. aj stlačením kláves Alt+šípka dole. Po inštalácii systému sú pri prvom spustení predvyplnení užívatelia bez hesla, stačí teda stlačiť OK alebo Enter.

Príklad prihlásenia do systému ABRA Gen. ABRA vzhľad.

Jednotlivé časti okna a niektoré prvky v ňom zobrazené na uvedenom obrázku:

1. Lišta s nadpisom okna - Lišta s názvom programu a číslom verzie.
2. Prihlasovacie údaje
3. Funkčné tlačidlá - Pre potvrdenie, storno a zmenu hesla
4. Farebné rozlíšenie - Farebný piktogram umožňujúci rozlíšenie v prípade prevádzky viacerých spojení či viacerých systémov ABRA Gen.

Či sa na výber ponúka len užívateľ Supervisor alebo aj iní užívatelia, závisí od toho, akú inštaláciu ste zvolili:

• Nová ostrá inštalácia bez štartovacích dát - ponúka sa len Supervisor
• Nová ostrá inštalácia vrát. štartovacích dát - ponúka sa Supervisor a ďalší predvyplnený užívateľ
• Aktualizácia už existujúcej inštalácie - ponúkajú sa vaši konkrétni užívatelia
• Demoverzia s ukážkovými dátami - ponúka sa Supervisor i iní užívatelia, zvoľte podľa potreby

Ak spúšťate ABRA Gen po prvýkrát a zvolili ste inštaláciu s nahraním štartovacích dát, potom sa automaticky hneď spustí agenda Sprievodca nastavením systému. Slúži na to, aby ste si prešli a prípadne doplnili údaje nevyhnutné na začatie prevádzky. Postupujte podľa jeho pokynov v jednotlivých krokoch. Tj.:

• 1.krok - Zadanie firemných údajov - v položke "Lokálny názov firmy" vyplňte meno vašej firmy (napr. ABC s.r.o.), ďalej ičo a dič, adresu vašej firmy a zaškrtnite, ak ste platiteľ DPH. Ak máte vyplnené, stlačte tlačidlo Ďalej v spodnej časti obrazovky. Zobrazí sa otázka, či uložiť údaje zadané na tejto záložke, odpovedzte Áno.
• 2.krok - Zadanie účtovného obdobia - Zadajte obdobie, od ktorého chcete viesť firemné agendy. "Nulté obdobie", ktoré je v rámci štartovacích dát už zadané, slúži na manuálne zadanie počiatočných stavov, zadanie neuhradených fakturačných dokladov z obdobia pred začatím práce v systéme ABRA Gen atď. Zadané obdobie sa už nedá zmeniť, zadajte ho teda po dôkladnom uvážení.
• 3.krok - Doplnenie mena používateľov - Pomocou tohto kroku sprievodcu si môžete pohodlne upraviť zoznam vašich používateľov. V rámci štartovacích dát sú dodávané preddefinované záznamy typických používateľov - používateľských profesií. Ku každému záznamu používateľa dodávanému v rámci štartovacích dát je priamo zadaná jeho používateľská rola v agende Rolí s prednastavenými prístupovými právami tak, ako sa pre danú profesiu predpokladá. Nemusíte teda zoznam vašich používateľov definovať od začiatku, zadávať k nim roly a prístupové práva, ale môžete využiť predpripravené záznamy, ku ktorým len doplníte potrebné údaje.
• 4.krok - Zadanie názvu banky a čísla účtu - Nakoniec zadajte názov banky a číslo vášho účtu a potvrďte Ďalej.
• 5.krok - Tu si môžete zaškrtnúť, ak už pri budúcom spustení nebudete chcieť tohto sprievodcu spúšťať (odporúčané, ak ste si potrebné nastavili) a pomocou tlačidla Zavrieť môžete sprievodcu ukončiť.

Po zatvorení sprievodcu sa pred vami zobrazí okno pre spúšťanie agend (odkiaľ sa spúšťajú agendy, viď ďalej).

Ak ste zvolili pri inštalácii krok Demoverzia s ukážkovými dátami alebo Aktualizácia už existujúcej inštalácie alebo Nová ostrá inštalácia s licenčným kľúčom bez nahrania štartovacích dát, zobrazí sa vám po prihlásení tzv. okno pre spúšťanie agend (odkiaľ sa spúšťajú agendy, viď ďalej).

Na spúšťanie agend slúži okno pre spúšťanie agend.

V ľavej časti sa nachádza hlavná ponuka (možno rozbaliť, resp. zbaliť kliknutím na ikony resp. ). Slúži na navigáciu medzi sekciami okna. V prostrednej časti okna je zobrazený obsah zodpovedajúci aktuálne zvolenej sekcii. V pravej časti okna je zobrazený panel aktualít. V sekcii ÚVOD nájdete ovládaciu plochu umožňujúcu rýchly prístup k najčastejšie používaným agendám a akciám. V sekcii AGENDY nájdete všetky agendy, ktoré možno v systéme spúšťať, usporiadané do zložiek podľa modulov. Agendy, ktoré sú obsiahnuté v aktuálne zvolenej zložke (zobrazené v prostrednej časti okna), sú reprezentované dlaždicami a sú rozdelené do záložiek. Či sa má po spustení prednostne zobraziť sekcia ÚVOD alebo sekcia AGENDY, možno nastaviť. (Viď sekcia NASTAVENIE.) V hornej časti okna je okrem panela hľadania aj informácia o aktívnom spojení. Farba priradená spojeniu je indikovaná farebným piktogramom.

Príklad okna pre spúšťanie agend.
Úvodná ovládacia plocha		Zoznam modulov a agend reprezentovaných dlaždicami

Jednotlivé časti okna:

Jednotlivé časti okna a niektoré prvky v ňom zobrazené na uvedenom obrázku:

• Hlavná ponuka menu
• Obsah zvolenej sekcie
• Panel pre rýchle (fulltextové) hľadanie
• Názov spojenia s farebným rozlíšením
• Info o verzii a aktualizácia programu
• Aktuality (zobrazovanie noviniek a správ)

V zložke AGENDY nájdete všetky agendy, ktoré možno v systéme spúšťať, usporiadané do zložiek podľa modulov (moduly tvoria jednotlivé zložky (adresáre) v paneli v ľavej časti okna). Každý modul má v sebe jednotlivé agendy (v pravej časti okna), reprezentované dlaždicami a rozdelené do záložiek.

Vybranú agendu spustíte napr. dvojitým kliknutím myšou na príslušnú dlaždicu. Ďalšiu agendu spustíte napr. pomocou tlačidla nad zoznamom otvorených agend. Ďalej viď podrobný help. Kap.: Možnosti otvorenia agendy

Agendy môžu byť dokladové, číselníkové príp. iného typu, napr. typu sprievodcu. Podľa toho, akého sú typu, sa môže líšiť ich základný vzhľad. Väčšina agend však obsahuje dve a viac záložiek. Obsah aktuálnej záložky je zobrazený v pracovnej ploche hlavného okna aplikácie, zobrazenie inej záložky vyvoláte napr. kliknutím myšou na danú záložku.

Aby ste mohli začať v systéme pracovať (tj. vystavovať doklady), musíte mať vykonanú základnú implementáciu systému. Tj. zadané údaje o vašej firme a naplnené základné číselníky, ktoré budete potrebovať alebo ktoré sú na vystavenie dokladov nutné.

Pre databázový server firebird platí:

• Ak si systém len skúšate a zvolili ste inštaláciu demonštračnej verzie, je toto už vykonané v rámci demonštračných dát a môžete rovno skúsiť vystavovať doklady, zadať si firmu do adresára a pod.
• Ak začínate naostro a zvolili ste inštaláciu so štartovacími dátami, je väčšina vykonaná v rámci štartovacích dát, stačí ich len doplniť podľa konkrétnych údajov. Na to slúži Sprievodca nastavením systému, viď vyššie.
• Ak máte inštaláciu bez dát (tj. začínate a zvolili ste ostrú inštaláciu bez nahrania štartovacích dát), potom musíte najskôr vykonať základnú implementáciu systému, aby ste mohli pracovať. Tj. zadanie údajov o firme a naplnenie základných číselníkov. Na to najlepšie použite Sprievodca nastavením firmy.

Pre databázový server Oracle/MSSQL platí:

• Na základnú implementáciu systému, tj. na zadanie údajov o firme a naplnenie základných číselníkov atď. najlepšie použijete Sprievodca nastavením firmy.

Prácu s číselníkovými agendami si demonštrujeme najskôr na adresári firiem. (V informačnom systéme ABRA je väčšina agend rovnako konštruovaná, líšia sa iba údaje podľa jednotlivých typov, viď vyššie, pričom štýl práce je vo všetkých obdobný. Vďaka tomu sa v systéme rýchlo zorientujete).

Otvorte si agendu Adresár firiem (modul Adresár→záložka Adresár→agenda Adresár firiem). Agenda Adresár firiem vyzerá takto:

Pokiaľ nemáte nahrané demodáta a pokiaľ ste ešte žiadnu firmu nezadávali, je v adresári iba jedna predvyplnená firma s názvom #Bez príslušnosti k firme.

V ľavej časti vidíme ikony spustených agend (v tomto prípade iba jedna), uprostred zoznam doteraz vložených firiem (v tomto prípade iba jedna), v hornej časti menu a toolbar a v pravej časti mnoho tlačidiel (jedna z možností spustenia funkcií). Viac viď vyššie, Prac. plocha ABRA Gen. Opíšeme si funkčnosť niektorých vybraných funkcií tu v adresári (všeobecný význam vybraných funkcií resp. ich klávesových skratiek viď vyššie):

• Tlačidlo Tlač, Export (kl. skratka F5, Shift+F5) umožňuje vytlačiť zoznam podľa preddefinovaných zostáv, uložiť do súboru, poslať e-mailom či vyexportovať do súboru.
• Tlačidlom Nový (kl. skratka F2) pridáme novú firmu do adresára.
• Tlačidlom Opraviť (F4) opravujeme existujúce záznamy.
• Tlačidlom Skopírovať (F9) jednoducho kopírujeme záznamy v adresári. Túto funkciu využijete predovšetkým v agendách ako sú faktúry prijaté, vydané, objednávky prijaté, vydané a pod. a to tak, že už existujúci záznam skopírujete, zmeníte niektoré záznamy (firmu, rad dokladov,..) a uložíte.
• Tlačidlo Vymazať (F8) slúži na vymazanie záznamov.
• Tlačidlo Filtrovať (Alt+F11) použijeme v prípade, že potrebujeme hľadať firmy s obmedzením na určité hodnoty
• Tlačidlo Občerstviť (F11) zaktualizuje zoznam. Používa sa napr. pri práci viacerých používateľov.

Vytvorenie novej firmy - Vytvoríme si novú firmu v adresári stlačením tlačidla Nový (F2). V prípade vytvorenia nového záznamu (alebo aj opravovania existujúceho záznamu) program preskočí zo záložky Zoznam do záložky Detail. Tu zadáme kód a názov firmy (kód sa predvyplňuje, spôsob predvyplňovania možno zmeniť), IČO a DIČ a vyplníme požadované údaje na jednotlivých subzáložkách:

Záložka Ďalšie údaje slúži napr. na zadanie údajov, ktoré budú následne preberané a predvyplnené na hlavičku jednotlivých dokladov, ako napr. faktúr, ak je do nich vybraná daná firma. "Trieda" slúži na zadanie dealerskej triedy k firme, zľava bude po nastavení uplatnená na dokladoch. Zaškrtávacie políčko "Sledovať kredit" použite v prípade, že chcete strážiť maximálnu možnú výška pohľadávok, ktorej hodnotu vyplňte do kolónky kredit. Ďalej v tejto záložke nastavujete globálne nastavenie dĺžky splatnosti, výška sankcie v prípade neuhradenia do splatnosti. Je možné priradiť k firme sklad, cenník, spôsob úhrady, www stránky, kód krajiny, v ktorej je daná firma registrovaná k DPH a i. Možno tiež vyplniť, či a v ktorom je firma registrovaná registri. Pri zaškrtnutí voľby "Predvyplňovať typ zľavy" a nastavení konkrétnej zľavy (Dealerskej, Kusovej) sa bude pri vytváraní dokladov predvyplňovať na hlavičku Vami zadané prednastavenie. Pri prvom oboznámení sa sa nimi nemusíme zaoberať, možno ich doplniť kedykoľvek neskôr.

Po zadaní všetkých informácií firmu uložte stlačením tlačidla Uložiť. Program sa automaticky vráti na záložku Zoznam, kde je novo zadaná firma zobrazená. Kedykoľvek po uložení je možné zobraziť informácie o jednotlivých firmách kliknutím na záložku Detail.

Prácu s dokladovými agendami si demonštrujeme na vystavení faktúry vydanej. Otvorte si agendu Faktúry vydané (modul Predaj→záložka Zálohy a faktúry→agenda Faktúry vydané).

Agenda Faktúry vydané je dokladová agenda. Systém je po inštalácii nastavený tak, že sa najskôr otvorí záložka Začíname (viď vyššie). Tu si môžete prečítať popis tejto agendy a potom kliknutím na odkaz "Vystaviť novú faktúru" vystaviť rovno odtiaľto novú. (Iná možnosť je prepnúť sa na záložka Obmedzenie alebo rovno na záložka Zoznam a vyvolať funkciu Nový záznam (kl. skratka F2)).

Otvorí sa nová faktúra vydaná na subzáložke Hlavička, kde je nutné zadať hlavičkové údaje (rad je už predvyplnených). Všimnite si, že pri niektorých položkách je tlačidlo v závislosti od verzie systému a od nastavenia vzhľadu. Je to tlačidlo, na ktoré keď kliknete, môžete hodnotu položky vybrať pohodlne z ponuky. Hodnoty sa vyberajú buď z nejakej obmedzenej množiny hodnôt daných výrobcom (tzv. combobox), alebo z nejakého číselníka (tzv. číselníkové položky). Demonštrujeme na položke Firma. Položka Firma je číselníková položka (hodnoty sa vyberajú z číselníka).

Po kliknutí na spomenuté tlačidlo sa otvorí číselník - v tomto prípade Adresár firiem. V číselníku vidíme aj nami zadanú firmu:

Výber firmy z adresára

Ak zistíte, že firma, pre ktorú vystavujete faktúru, vo vašom adresári firiem zatiaľ nie je, jednoducho kliknete na tlačidlo Nový (uprostred dole) alebo stlačíte F2 - tým sa dostanete do agendy Adresár firiem, kde si firmu zadáte podľa predchádzajúceho návodu. Po uložení novo zadanej firmy do adresára sa táto firma rovno objaví na hlavičke faktúry vydanej. Všimnite si, že niektoré položky, ako napr. dátum splatnosti, nastavenie zliav, spôsob úhrady a ďalšie na hlavičke faktúry sa menia, a to podľa vami zadaného prednastavenia pre danú firmu na záložke Detail.

Na subzáložke Firma je možné skontrolovať základné údaje k vybranej firme, príp. zadať aj konkrétnu osobu.

Subzáložka Obsah slúži na zadanie jednotlivých položiek faktúry (riadkov). Pridanie vykonáme pomocou tlačidla Pridať alebo jednoducho šípkou nadol po zadaní predchádzajúceho riadku. V riadku ako prvú položku najprv zvolíme typ riadka (ten okrem iného ovplyvňuje, aké ďalšie položky sa budú v danom riadku zadávať). možnosti pri vydanej faktúre:

• Riadok typu "0" – Do tohto riadku možno iba písať
• Riadok typu "1" – Do tohto riadku možno zapísať text s čiastkou.
• Riadok typu "2" – Tento riadok slúži na zadanie textu s počtom a čiastkou.
• Riadok typu "3" – Tento riadok sa nazýva aj skladový. Pri tomto type riadka musíme vybrať sklad, z ktorého budeme vydávať, konkrétnu skladovú kartu, počet vydávaných položiek, jednotku (či ide o jednotlivé kusy alebo balenie). Ďalej je nutné zadať jednotkovú cenu, za ktorú chceme predať. Systém automaticky spočíta celkovú cenu. Zadáme DPH, DPH index a stredisko. Je tiež možné zadať zákazku a obchodný prípad, projekt a ďalšie nepovinné položky. V hornej časti je možné upraviť zaokrúhľovanie.

Po zadaní riadkov môžeme faktúru uložiť.

Faktúra je jedným z dokladov, o ktorom sa účtuje, a po uložení sa automaticky premietne do účtovníctva (ako sa zaúčtuje a aké účty sa použijú, závisí od zvolenej účtovnej predkontácie v hlavičke faktúry). Premietne sa buď rovno do účtovného denníka alebo zatiaľ len do účtovných žiadostí, a to podľa nastavenia pre daný rad dokladov (východiskové nastavenie je do žiadostí). Viď modul Účtovníctvo→záložka Účtovníctvo→agenda Účtovné žiadosti resp. Účtovný denník.

V agende účtovných žiadostí sa zhromažďujú požiadavky na zaúčtovanie do účtovného denníka. Je tu možné si záznamy prekontrolovať (napr. účtovníkom) pred definitívnym zaúčtovaním do denníka. V účtovných agendách je možné opravovať iba údaje týkajúce sa samotného zaúčtovania (napr. účet), nie je možné opravovať údaje vyplývajúce z účtovaného dokladu (tj. napr. sumu). Ak takú opravu potrebujeme vykonať, musíme tak urobiť priamo opravou zdrojového dokladu, tj. napr. faktúry (vďaka tomu sa nemôže stať, že by si údaje na zdrojovom doklade a jeho účtovnom zápise nezodpovedali). Zdrojový doklad môžeme zobraziť priamo z účtovných agend stlačením tlačidla "Zdrojový doklad" (F6). Po stlačení sa účtovná agenda prekryje agendou príslušného dokladu a zobrazí požadovaný doklad. Všimnite si malú šípku na ikone (vľavo v paneli otvorených agend), tá znázorňuje prekrývanie agend. Tento doklad podľa potreby upravíme a agendu zavrieme. Systém sa tak vráti do agendy účtovných žiadostí, kde môžeme pokračovať v práci, napr. označiť všetky položky a stlačiť "Zaúčtovať". Položky sa zaúčtujú do účtovného denníka.

Zaúčtovanie danej faktúry si ale možno pozrieť priamo z agendy faktúr na záložke Zaúčtovanie. Prípadne možno rovno odtiaľto vyvolať napr. agendu účtovných žiadostí stlačením tlačidla "Účtovníctvo" (F6) a vykonať prípadné úpravy v účtovných údajoch (napr. zmeniť účet) či zaúčtovať záznam do účtovníctva.

Základnú prácu so systémom ABRA Gen sme si vysvetlili, podrobnejšie informácie nájdete v ďalších kapitolách pomocníka.