Inventarizace majetku

V minulosti (do verze 19.1 včetně) spočívala inventarizace majetku ve vytištění sestav knih dlouhodobého nebo drobného majetku (setříděných dle potřeby podle Odpovědných osob nebo Umístění), zaznamenání zjištěných změn a rozdílů do těchto sestav a jejich následné promítnutí do karet majetku. Nevýhodou tohoto postupu bylo neuchovávání informací o průběhu inventury v elektronické podobě přímo v systému (kdy inventura proběhla, co bylo inventarizováno, kteří pracovníci inventuru prováděli atd.).

V současné době je v systému ABRA Gen k dispozici skupina specializovaných agend, která tuto problematiku řeší.

K provádění inventarizace slouží několik agend:

  • Inventury majetku - základní agenda pro správu prováděných inventur majetku. Definují se zde termíny, typy inventarizovaného majetku, k inventurám se přidělují inventarizační komise a ke komisím podmnožiny inventarizovaných položek. Inventury se z této agentury rovněž zahajují, ukončují a ruší. Jedná se o dokladovou agendu, každá inventura majetku je reprezentována jedním dokladem typu Inventura majetku.
  • Inventury majetku - seznamy- na základě stavu a obsahu karet majetku a definice inventury (co má být inventarizováno) jsou pro každou inventuru v okamžiku jejího zahájení vygenerovány inventarizační seznamy.
  • Inventury majetku - výsledky inventury - do této agendy jsou zaznamenávány zjištěné rozdíly mezi evidovaným stavem a skutečností.
  • Inventarizační komise majetku - číselníková agenda, slouží pro definování inventarizačních komisí majetku.

V agendě Nastavení parametrů majetku je k dispozici záložka Parametry inventur, na které je možné nastavit hodnoty několika parametrů ovlivňujících chování inventur.

Před zahájením inventury je zapotřebí naplnit číselník inventarizačních komisí:

  • Založit komise, které budou inventuru provádět, do komisí přidat členy a případně určit předsedu.

  • Založit komisi, která bude později v inventuře figurovat jako ústřední komise.

    Ústřední komise se v číselníku inventarizačních komisí definuje zcela identickým způsobem jako komise, které inventury provádějí. V rámci jedné inventury nicméně nemůže jedna komise vystupovat v obou rolích (jako ústřední a inventarizační).

V agendě Inventury majetkuzaloží nová inventura. Jsou rozlišovány dva základní typy inventury:

  • Úplná, zahrnující všechny karty majetku pořízené do určitého data.

    Pokud je datum pořízení určité karty majetku vyšší než datum dokladu inventury, při kontrole úplnosti se taková karta nezohledňuje.

    Stejný princip se uplatňuje při zařazování karet do inventury při jejím zahájení a případném dodatečném ručním přidávání.

    Chceme zahájit úplnou inventuru drobného majetku s podmínkou výběru podle umístění a datem dokladu inventury 31.12.2018. V evidenci máme následující karty:

    Skladová karta Umístění Datum pořízení Zahrne se do inventury Umístění musí zahrnovat
    Hrneček červený Kancelář 1 15.12.2017 ano Kancelář 1
    Kalkulačka Kancelář 1 10.04.2018 ano Kancelář 1
    Propiska Kancelář 2 10.01.2019 ne -
    Notebook Kancelář 3 02.06.2018 ano Kancelář 3
    Židle Kancelář 3 12.02.2019 ne -

    Při kontrole úplnosti se zkontrolují všechny karty s datem pořízení 31.12.2018 nebo nižším.

    Propiska a židle byly pořízeny až po tomto datu, při kontrole se tedy ignorují. Úplnou inventuru s podmínkou výběru podle umístění se nám podaří zahájit i tehdy, pokud do výběru zařadíme pouze umístění Kancelář 1 a Kancelář 3 (Kancelář 3 musí být do inventury zařazena kvůli kartě Notebook).

  • Dílčí, zahrnující pouze karty za určité Umístění, Odpovědnou osobu, Evidenční středisko či Nákladové středisko.

Označení inventury jako úplné také zajistí, že po jejím zahájení nebude možné zahájit jinou inventuru. Více viz popis položky Typ inventury.

Dále je zapotřebí zvolit, zda budou do inventury zahrnuty pouze karty dlouhodobého majetku, pouze karty drobného majetku nebo oba druhy a určit, podle jakého kritéria bude inventura rozdělena mezi jednotlivé inventarizační komise (podle umístění, podle odpovědných osob, podle evidenčních nebo nákladových středisek).

V dalším kroku se naplní seznam inventarizačních komisí, které se budou na inventuře podílet, a ke každé komisi se přiřadí některá z inventarizovaných oblastí (podmnožina karet majetku – konkrétní Umístění, Odpovědná osoba, Evidenční nebo Nákladové středisko).

Po dokončení těchto kroků je možné inventuru zahájit funkcí Zahájit.

V okamžiku zahájení inventury se stane následující:

  • vygeneruje se inventarizační seznam (k prohlížení v agendě Inventury majetku - seznamy), ve kterém bude uchován očekávaný stav dle stavu karet majetku v okamžiku zahájení inventury
  • vygenerují se výsledky inventury (k prohlížení a úpravám v agendě Inventury majetku - výsledky inventury), do kterých se budou zaznamenávat zjištěné rozdíly oproti skutečnosti
  • pokud se určitá karta majetku zařadí do inventury, po jejím zahájení dojde k částečnému omezení možností editace některých položek a změn stavů této karty, podrobněji viz popis funkce Zahájit

Do vygenerovaného seznamu i výsledků inventury jsou zahrnuty pouze karty pořízené, případně zařazené do evidence před inventurou:

V každém okamžiku se může ve stavu Zahájena nacházet maximálně jedna úplná inventura. Před zahájením další inventury je nutné případnou aktuálně probíhající inventuru Ukončit nebo Zrušit.

Dílčích inventur je možné současně zahájit několik, nicméně inventarizované skupiny karet se nesmějí překrývat. Podrobněji viz Typ inventury.

Členové inventarizačních komisí se seznamy karet majetku obcházejí přidělené prostory a provádějí vlastní inventuru. Jako podklad mohou používat:

  • vytištěný seznam inventarizovaných karet majetku - systémová tisková sestava je k dispozici v agendě Inventury majetku - seznamy
  • nebo elektronický seznam karet v mobilní aplikaci sloužící k provádění inventarizace prostřednictvím snímání čárových kódů

Členové inventarizačních komisí zaznamenávají jednotlivé zjištěné případy do vytištěného seznamu nebo do mobilní aplikace. Mohou nastat následující situace:

  • majetek byl nalezen, sledované údaje odpovídají evidenci - inventarizační pracovník potvrdí správnost údajů
  • majetek byl nalezen, ale došlo u něj ke změně v některém z údajů, sledování jehož změn je předmětem inventury (Název, Umístění, Odpovědná osoba, Evidenční středisko, Nákladové středisko, u drobného majetku také Počet) - inventarizační pracovník poznamená změnu na papír nebo do aplikace, případně může dopsat poznámku (zejména tehdy, pokud došlo ke změně jiného údaje)
  • majetek nebyl na očekávaném místě nalezen - inventarizační pracovník ho označí jako nenalezený, v případě, že zjistí skutečné umístění, uvede ho do poznámky (později ve fázi zpracování zaznamenaných změn je k tomuto účelu možné použít přehled Seznam stejných karet)
  • na místě inventury se vyskytuje majetek s inventárním číslem, který se měl nacházet jinde - inventarizační pracovník poznamená změnu na papír nebo do aplikace (změna Umístění + případná změna Odpovědné osoby apod.)
  • na místě prováděné inventury se nalezl zcela nový majetek, bez inventárního čísla - inventarizační pracovník si poznamená informace o nalezeném majetku, případně ho přidá do mobilní aplikace jako nový

Na závěr je zapotřebí:

  • změny zjištěné v průběhu inventury zaznamenat do agendy Inventury majetku - výsledky inventury

    • v případě změn poznamenaných na papírových seznamech ručně - podrobněji viz popis funkcí Opravit (zaznamenání změny na kartě, která je předmětem inventarizace dané komise), Převzít existující (nalezení známého majetku, který neměl být nalezen) a Nový majetek (nalezení neznámého majetku, který neměl být nalezen - založení nové karty)

    • v případě používání mobilní aplikace toto aplikace zajistí automaticky

      Záznamy naimportované z mobilní aplikace se poznají podle zatrženého příznaku Importován.

  • obsah agendy Inventury majetku - výsledky inventury projít a u jednotlivých záznamů nastavit příznak Stav schválení

    Tento bod je důležitý zejména v případě, že využíváte možnost Během ukončení inventury aktualizovat karty majetku - přepnutí do stavu Schváleno je nutnou podmínkou pro to, aby se karty majetku aktualizovaly podle obsahu navázaného výsledku inventury.

  • inventuru ukončit

  • zjištěné změny (rozdíly mezi stavem karet a stavem zjištěným v průběhu inventarizace) promítnout do skladových karet

    V této poslední fázi můžete využít několik mechanismů pro usnadnění a zefektivnění práce.

    • Pokud v agendě Nastavení parametrů majetku zatrhnete parametr Během ukončení inventury aktualizovat karty majetku, některé typy změn se promítnou do karet automaticky. Více informací viz popis tohoto parametru.

    • Při úpravách výsledků inventury (zpracování podkladů dodaných inventarizačními komisemi) pečlivě nastavujte příznak Stav majetku - příznak má v současné době pouze evidenční význam (aplikace jej k ničemu aktivně nevyužívá), ale výsledky budou přehlednější.

      Příznak je vhodné nastavovat zejména u nenalezeného majetku - nesrovnalosti tohoto typu je nutné následně řešit ručně a pokud si nenalezený majetek přepnete do stavu Nenalezen, zobrazí se vám následně v tomto stavu v tiskové sestavě (viz následující bod) a na první pohled uvidíte, že se máte příslušnou kartou zabývat.

    • V agendě Inventury majetku - výsledky inventury jsou k dispozici systémové tiskové sestavy - variantu "rozdíly" si můžete po ukončení inventury vytisknout a při kontrole/zpracování výsledků postupovat podle ní.